Kennen Sie die Vor- und Nachteile von Prepaid-Karten und finden Sie die richtige Für Sie.
Prepaid-Reisekarten sind nicht nur praktisch für Geschäftsreisende, sondern auch von entscheidendem Vorteil für Unternehmen. Prepaid-Reisekarten bieten zahlreiche Vorteile wie etwa die Möglichkeit, die Kontrolle über das Budget zu behalten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile von Prepaidkarten und die Faktoren, die Sie bei der Suche nach der besten Option für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten.
Eine Prepaid-Firmenkarte ist eine Zahlungskarte für Geschäftsreisen, auf die ein Unternehmen Geld lädt, bevor sie von Mitarbeitenden verwendet wird. Sie ist eine kostengünstige und bequeme Möglichkeit zur Verwaltung der Ausgaben auf Geschäftsreisen. Prepaid-Zahlungskarten gibt es im virtuellen Format sowie als Plastikkarte. Sobald die Karte mit dem genehmigten Guthaben aufgeladen ist, können Geschäftsreisende sie bis zum festgelegten Limit nutzen. Wenn das Guthaben aufgebraucht ist, kann das Unternehmen die Karte nach Bedarf neu aufladen und hat so die volle Kontrolle über das Budget.
Worin unterscheidet sich eine Prepaid-Firmenkarte von einer Firmenkredit- oder Debitkarte? Während Debitkarten mit Bankkonten und Kreditkarten mit Kreditlinien verknüpft sind, sind Prepaid-Reisekarten eigenständige Karten. Dies macht sie nützlich für kleine Unternehmen und Startups, die möglicherweise noch nicht für Firmenkreditkarten qualifiziert sind.
Ein Hauptvorteil von Prepaid-Karten ist ihre Einfachheit. Das Unternehmen lädt ein bestimmtes Guthaben auf die Karte. Dieses Guthaben kann über verschiedene Zahlungsmethoden aufgeladen werden, in der Regel direkt über die Website oder App des Kartenanbieters.
Sobald das Guthaben auf der Karte ist, können Mitarbeiter sie für genehmigte Ausgaben verwenden. Sie werden benachrichtigt, wenn das Guthaben fast aufgebraucht ist.
Obwohl die meisten Prepaid-Reisekarten für Inlands- und Auslandsreisen verwendet werden können, bieten Multiwährungsoptionen den besonderen Vorteil, dass mehrere Währungen auf dieselbe Karte geladen werden können. Dies bietet den Vorteil festgelegter Wechselkurse, was nützlich ist, wenn Mitarbeiter in mehrere Länder reisen.
Prepaid-Karten gibt es auch in Ihrer Heimatwährung, ob Pfund, Dollar oder Euro. Diese können zwar auch im Ausland verwendet werden, unterliegen aber Wechselkursschwankungen.
Es gibt verschiedene Arten von Prepaid-Firmenkarten, aber im Allgemeinen können Sie mit einer Prepaid-Karte alles tun, was auch mit einer normalen Firmenkreditkarte möglich ist. Sie können für Bargeldabhebungen, Onlinekäufe und zur Bezahlung von Reisekosten, etwa Geschäftsflügen, Hotels und Mahlzeiten, verwendet werden. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Ihr Unternehmen keinen Kredit nutzt bzw. Kreditschulden aufbaut.
Ja, für Prepaid-Reisekarten fallen normalerweise Transaktionsgebühren an. Bei der Auswahl eines Anbieters für Ihr Unternehmen ist es wichtig, die Gebühren sorgfältig zu vergleichen, damit Sie nicht exorbitant viel zahlen müssen, was ein sorgfältig geplantes Reisebudget leicht sprengen könnte.
Die Vorteile von Prepaid-Karten liegen nicht nur im Komfort für reisende Mitarbeiter. Sie bieten Unternehmen außerdem eine Möglichkeit, ihre Reisekosten zu verwalten. Hier finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Vorteile von Prepaid-Karten.
Prepaid-Systeme ermöglichen eine effiziente Spesenverfolgung. Indem Sie Ihren Mitarbeitern eine Prepaid-Reisekreditkarte zur Verfügung stellen, können Sie Limits Ihren Tagessätzen und Ihrem Budget entsprechend festlegen. Sie können die Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens fördern, indem Sie entscheiden, wer was wofür ausgeben darf. Hierzu gibt es vorab genehmigte Limits für verschiedene Ausgabenkategorien wie Verpflegung oder Unterkunft.
Ein weiterer großer Vorteil von Prepaid-Karten ist die nahtlose Integration in die Buchhaltungssoftware Ihres Unternehmens. Anbieter wie Soldo und Wise lassen sich beispielsweise direkt in Xero integrieren. Dies ermöglicht eine genauere Spesenverfolgung, da Transaktionen in Echtzeit eingepflegt werden, ohne dass kostspielige Fehler bei manuellen Eingaben auftreten.
Sie erhalten umgehend eine Benachrichtigung, wenn Geschäftsreisende ihre Ausgabengrenze erreichen. Basierend auf den Unternehmensrichtlinien und den zugehörigen Ausgabenregeln können Sie regelmäßige Aufladungen planen.
Prepaid-Karten vereinfachen die Reisekostenabrechnung und -erstattung durch digitale Ausgabenaufzeichnungen. Für einige Prepaid-Karten, z.B. Wise und Equals Money, gibt es mobile Apps, über die Benutzer unterwegs Fotos von Belegen hochladen, Notizen hinzufügen und beides direkt an die Buchhaltung übermitteln können.
Wenn Sie sich für Multiwährungskonten von Anbietern wie Revolut und Wise entscheiden, können Sie Kosten für Devisenwechsel und Transaktionen in anderen Währungen sparen. Bei herkömmlichen Kreditkarten können oft 2% bis 3% des Kaufpreises als Gebühren anfallen. Allerdings ist es immer wichtig, die Gebühren genau zu vergleichen, da auch bei manchen Prepaid-Karten zusätzliche Kosten anfallen.
Mit einer internationalen Prepaid-Kreditkarte müssen Ihre Mitarbeiter in vielen Ländern weniger Bargeld mit sich führen und sind dadurch sicherer. Die Karten verfügen über integrierte Sicherheitsfunktionen, die das Risiko betrügerischer Transaktionen verringern. Reisekoordinatoren können automatische Benachrichtigungen zu verdächtigen Transaktionen aktivieren. Bei Verlust oder Diebstahl können Sie die Karten mit einem Klick sperren. Für noch höhere Sicherheit stehen auch PIN-geschützte Optionen zur Verfügung.
Obwohl es zahlreiche Vorteile gibt, ist es genauso wichtig, sich über die Nachteile von Prepaid-Karten im Klaren zu sein.
Für Unternehmen bestehen die Nachteile von Prepaid-Reisekarten vor allem in den Gebühren, die teilweise höher als bei einer vergleichbaren Reise-Debitkarte oder Kreditkarte sind. Lesen Sie unbedingt das Kleingedruckte, da unter Umständen bei jedem Einkauf eines Mitarbeiters eine Transaktionsgebühr fällig wird. Zu den Nachteilen der Prepaid-Karte gehören Kosten wie:
Während Firmenkreditkarten international weitgehend akzeptiert werden, werden Prepaid-Reisekarten nicht von allen Händlern akzeptiert, insbesondere wenn der Kartenaussteller eher unbekannt ist.
Prepaid-Reisekarten für Geschäftsausgaben funktionieren am besten, wenn diese Ausgaben vorhersehbar sind. Wenn das Budget für eine bevorstehende Reise auf Vermutungen beruht, könnten reisende Mitarbeiter durch versteckte Kosten in Verlegenheit geraten. Um diese Nachteile von Prepaid-Karten zu umgehen, aktivieren Sie am besten automatische Benachrichtigungen, sodass Sie das Guthaben stets im Blick haben.
Wie bei jeder Zahlungsart besteht ein geringes Risiko eines Prepaid-Kartenbetrugs. Da Prepaid-Karten nicht direkt mit Firmenbankkonten oder Kreditlinien verknüpft sind, können Betrüger gestohlene Kartennummern für Einkäufe verwenden.
Denken Sie beim Vergleich internationaler Prepaid-Kreditkarten an die Gebühren für Auslandstransaktionen. Einige Anbieter erheben zusätzliche Gebühren bei internationaler Nutzung, etwa Gebühren für Abhebungen an ausländischen Geldautomaten.
Dennoch ergeben sich in vielen Fällen Ersparnisse. Denn mit Prepaid-Multiwährungskarten können Sie schwankenden Wechselkursen von Fremdwährungen sicher und entspannt entgegensehen. Unternehmen können internationale Prepaid-Kreditkarte vor der Ankunft ihrer Mitarbeiter im Reiseland mit dem nötigen Guthaben in der Landeswährung aufladen. Dadurch entfällt der Gang zu Wechselstuben oder Banken auf Reisen und die damit verbundenen Transaktionsgebühren.
Bei Prepaid-Geschäftsreisekarten gibt es auf dem Markt eine große Auswahl. Um ihre Vorteile zu maximieren, sollten Sie Ihre Optionen sorgfältig vergleichen. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei Ihrem Vergleich berücksichtigen sollten:
Die beste Option hängt von der Größe und den Reiseanforderungen Ihres Unternehmens ab. Hier sind einige beliebte Reisekarten, die Sie in Betracht ziehen können.
Da die weltweiten Ausgaben für Geschäftsreisen 2024 fast 1,5 Billionen US-Dollar betrugen, suchen Unternehmen jeder Größe nach Möglichkeiten zur Ausgabenoptimierung. Mit diesen Prepaidkarten-Tipps optimieren Sie Ihre Geschäftsreisekosten maximal:
Finanzielle Schätzungen gehen mit Prepaidkarten-Tipps Hand in Hand. Nutzen Sie bei der Planung eines richtlinienkonformen und realistischen Reisebudgets Reisemanagement-Tools wie Tripeden.com for Business. Hier können Sie Flüge, Unterkünfte und Mietwagenkosten im Voraus vergleichen und dabei Treuerabatte mit berücksichtigen lassen. Unterkünfte können Sie bereits im Voraus bezahlen. So können Sie die Reisekarten einfach entsprechend der Tagessätze aufladen. Mit dieser Vorgehensweise können Sie bares Geld sparen und haben Reisekosten besser im Blick.
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