Beleg-Scan-Apps machen die Digitalisierung von Papierbelegen einfacher denn je – ist die Zukunft von Reisebelegen voll elektronisch?
Bei häufigen Geschäftsreisen sammeln sich eine Menge Reisebelege an – die erforderlichen Unterlagen für die Verfolgung, Genehmigung und Erstattung von Ausgaben. Und wenn Ihr Team immer noch physische Belege für Reisekosten einreicht, wissen Sie, wie zeitaufwendig dieser Prozess sein kann.
Wenngleich die Handhabung von Unterlagen in Papierform manchmal frustrierend sein kann, verändern mobile Apps und Plattformen für automatisiertes Ausgabenmanagement die Art und Weise, wie Unternehmen Reisebelege verwalten. Unseren Daten zufolge nutzen zwar 16% der Entscheidungsträger immer noch Tabellen, aber 35% sind inzwischen auf spezielle Ausgabenmanagementsysteme umgestiegen. Dank optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und KI-gestützter Datenextraktion ist eine papierlose Verwaltung heute einfacher denn je.
Mit den richtigen digitalen Tools profitieren Finanzteams von einem transparenten, optimierten System zur Ausgabenverfolgung. Gleichzeitig ist oft jedoch auch ein gewisses Maß an manueller Überwachung erforderlich. Sich ausschließlich auf KI-Tools zu verlassen, kann gelegentlich zu Compliance-Problemen führen. Das liegt daran, dass KI zwar hervorragend darin ist, Regeln anzuwenden, diese jedoch nicht vollkommen zuverlässig interpretieren kann. Und KI-Systeme sind auch nicht immer auf dem aktuellen Stand, was Änderungen der Steuergesetze und Ausgabenkategorien angeht.
Lesen Sie weiter, um mehr über die Vor- und Nachteile einer papierlosen Verwaltung sowie über die wichtigsten Funktionen zu erfahren, die Sie bei der Auswahl einer Ausgabenmanagement-App berücksichtigen sollten.
Technologie treibt die digitale Entwicklung im Bereich des Reisekostenmanagements voran. In der Vergangenheit mussten für die Genehmigung und Erstattung von Reisekosten Belege in Papierform gesammelt und Formulare manuell ausgefüllt werden.
Die heutigen Geschäftsreisenden sind zunehmend mit automatisierten Anwendungen zur Ausgabenverfolgung vertraut, wobei 88% diese Technologie für vertrauenswürdig halten. Ausgabenmanagement-Software unterstützt Sie bei der Verarbeitung von Rechnungs- und Belegdaten, indem relevante Suchbegriffe extrahiert und Abweichungen in Echtzeit identifiziert werden. KI-Systeme können den Reise- und Reisekostenabrechnungsprozess automatisieren, indem Daten nicht nur aus Reisebelegen und Rechnungen, sondern auch aus früheren Reiseplänen abgerufen werden, um die Ausgaben genau mit den entsprechenden Reisen und Projekten zu verknüpfen.
Außerdem vereinfachen Apps zum Scannen von Belegen die Verfolgung von Reisekosten und den Genehmigungsprozess. Mithilfe mobiler Software müssen Geschäftsreisende lediglich Fotos von Belegen machen und diese dann zur sofortigen Verarbeitung direkt auf Ausgabenmanagementplattformen hochladen.
Durch den Verzicht auf Belege in Papierform gewinnen Unternehmen Zeit und Produktivität. Gemäß einer Umfrage unter 235 Unternehmen in den nordischen Ländern benötigen Unternehmen im Durchschnitt 14 Minuten für die Verarbeitung jedes Papierbelegs. Durch die Umstellung auf direkte digitale Belege, verringerte sich die Verarbeitungszeit um bis zu 12,5 Minuten – pro 275 verarbeiteten Belegen wird so ein ganzer Arbeitstag eingespart.
Durch die Modernisierung des Ausgabenmanagementprozesses werden genauere Aufzeichnungen geführt. Anstatt zur Überprüfung von Reisekosten Akten mit Papierbelegen durchforsten zu müssen, können Finanzteams mit nur wenigen Klicks nach digitalisierten Aufzeichnungen suchen. Durch digitale Aufzeichnungen wird die Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Vorschriften verbessert und das Risiko verringert, dass Geschäftsreisebelege verloren gehen.
Für die heutigen Remote-Beschäftigten ist die Abkehr von Belegen in Papierform eine Notwendigkeit. Wenn Ihr Unternehmen mit Auftragnehmern, Freiberuflern und Remote-Mitarbeitenden an weit entfernten Standorten zusammenarbeitet, sorgt ein einheitliches digitales Format für eine geregelte und geordnete Reisekostenabrechnung. Mitarbeitende können Belege ganz einfach scannen und in Echtzeit hochladen.
Und letztlich ist ein papierloses Büro auch nachhaltiger. Viele Papierbelege werden thermisch mit Chemikalien wie Bisphenol A (BPA) gedruckt, die nicht recycelt werden können, und wenn weniger Ausgabenbelege gedruckt werden, werden Wasser und Energie gespart und Bäume geschont.
Sie werden zwar allmählich abgeschafft, aber in einigen Ländern werden immer noch Belege in Papierform verwendet.
Aus all den oben genannten Gründen setzt eine wachsende Zahl von Unternehmen auf die Digitalisierung ihrer Geschäftsreisebelege und Spesenabrechnungen. Und einige Regierungen folgen diesem Beispiel.
So beinhaltet beispielsweise Frankreichs Anti-Abfallgesetz für eine Kreislaufwirtschaft ein Verbot des systematischen Druckens von Papierbelegen im Gastgewerbe und Einzelhandel ab 2023. Kunden können zwar weiterhin Papierbelege verlangen, wenn sie dies bevorzugen, das Gesetz zielt jedoch darauf ab, diese schrittweise abzuschaffen.
Natürlich sind Belege in Papierform in einigen Ländern wie Deutschland und Japan immer noch die zugänglichste und bevorzugte Methode. Die Bereitstellung physikalischer Papierbelege als Nachweis von Ausgaben verbessert die Transparenz und Sicherheit, um die Einhaltung von Finanzvorschriften zu gewährleisten, ohne dass das tatsächliche oder vermeintliche Risiko digitaler Manipulation besteht. Und wenn Geschäftsreisende Länder mit eingeschränkter Internetverbindung besuchen, ist die Aufbewahrung von Papierbelegen zur manuellen Eingabe unter Umständen die realistischste Option.
Wenn Sie ein Team leiten, das häufig auf Geschäftsreisen ist, können sich Belege schnell anhäufen. Es gibt zwei wesentliche Möglichkeiten, wie Sie Belege elektronisch organisieren können.
1. Nutzen Sie spezielle Apps, um Belege für Reisekosten von unterwegs aus zu verwalten
Die einfachste Methode, Reisebelege zu organisieren, besteht darin, Beleg-Scan-Apps zu verwenden. Mit diesen Apps lassen sich unterwegs schnell digitale Versionen von Papierbelegen erstellen, die sofort hochgeladen und mithilfe von Filtern und Suchbegriffen über digitale Systeme abgerufen werden können.
Sobald die App auf das Smartphone eines Reisenden heruntergeladen wurde, kann dieser mit der Smartphone-Kamera ein Foto von jedem Reisebeleg machen. Die OCR-Technologie der App digitalisiert Text und Zahlen, um eine sichere digitale Version zu erstellen.
2. Organisieren Sie umfangreiche Unterlagen mit Dokumentenscannern
Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Spesenabrechnungen kann zeitaufwendig sein, insbesondere, wenn Sie mit in die Jahre gekommenen Altsystemen arbeiten. Für schnell wachsende Unternehmen, die mit einem Rückstand bei der Verarbeitung von Reisekostenbelegen zu kämpfen haben, kann es sich lohnen, in einen Dokumentenscanner für Unternehmen zu investieren. Diese scannen und digitalisieren große Mengen von Papierdokumenten, um bestehende Reisekostenabrechnungen in Ihr neues, digitales System zu übertragen.
Es gibt eine Vielzahl von Ausgabenmanagement-Softwarelösungen auf dem Markt, und viele umfassen spezielle Tools zum Scannen von Reisebelegen. Nachfolgend finden Sie eine kurze Liste der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:
Im Folgenden finden Sie fünf Ausgabenmanagementlösungen, die Ihrem Team helfen können, Reisebelege effektiver zu scannen, zu erfassen und zu organisieren.
Die SmartScan-Technologie von Expensify macht dieses Tool mit einer Vielzahl von Integrationen zu einer bedienungsfreundlichen Option für Geschäftsreisen. Um Reisebelege zu erfassen, benötigen alle Nutzenden eine Smartphone-Kamera. Anschließend extrahiert die Technologie automatisch wichtige Angaben wie Händler, Datum und Gesamtbetrag.
Sie lässt sich mit Mitfahrdiensten wie Uber verknüpfen und umfasst zudem eine Funktion zur Kilometerverfolgung für Reisende, die selbst fahren. Expensify arbeitet auch mit Tripeden.com for Business zusammen, um das Reisekostenmanagement zu optimieren. Wenn Reisende eine Firmenkreditkarte verwenden, um für Reisekosten zu bezahlen, ordnet Expensify die gescannten Belege automatisch der richtigen Transaktion zu.
Ist Expensify kostenlos?
Während Einzelpersonen New Expensify kostenlos nutzen können und von unbegrenzten SmartScans profitieren, müssen Unternehmen die Pläne „Collect“ oder „Custom“ abonnieren, um auf alle Funktionen wie die Kategorisierung von Ausgaben zugreifen zu können.
Finanzteams sind in der Regel bereits mit der Buchhaltungssoftware QuickBooks vertraut, die eine umfassende Palette an Buchhaltungs- und Ausgabenmanagementfunktionen umfasst.
Die Beleg-Scan-Funktion des Tools bietet eine umfassende Möglichkeit, Belege zu scannen und sie automatisch in Spesenabrechnungen zu integrieren. Diese Lösung eignet sich am besten für größere Unternehmen, die nach einer umfassenden Buchhaltungslösung suchen.
Dext erleichtert die Automatisierung der Reisekostenverfolgung mit einer integrierten App zum Scannen von Belegen. Wenn Mitarbeitende unterwegs ihre Reisebelege scannen, werden die Informationen digitalisiert und zur Analyse an ein zentrales Repository gesendet. Das Tool lässt sich in die gesamte Palette der Buchhaltungs- und Vertriebsdienste von Dext integrieren.
Die Beleg-Scan-App von Dext ist einfach zu verwenden und kann nahtlos in Buchhaltungsplattformen wie Xero und QuickBooks integriert werden. Das Tool ist teurer als einige andere auf dieser Liste – die Basispreispläne für kleinere Unternehmen beginnen bei 23 GBP pro Monat.
Die für Android und iOS geeignete Beleg-Scan-App von Wave verwendet OCR-Technologie, um Daten aus gedruckten Dokumenten zu extrahieren und zu organisieren. Nach dem Herunterladen können Sie mit der App nicht nur eine unbegrenzte Anzahl von Belegen scannen, sondern sie umfasst auch eine Massenimport-Option, um große Mengen zu verwalten. Reisebelege werden sicher in der Cloud gespeichert und können ganz leicht von mehreren Geräten abgerufen werden.
Durch cloudbasierte Beleg- und Ausgabenmanagement-Software entfällt größtenteils die Notwendigkeit, Unterlagen in physischer Form aufzubewahren. Doch bevor Sie Papierbelege völlig abschaffen, ist es wichtig, die rechtlichen und steuerlichen Vorschriften zu beachten, um deren Einhaltung zu wahren.
Viele Steuerorganisationen, darunter die IRSin den USA und HMRC im Vereinigten Königreich, fördern ein elektronisches, papierloses Ausgabenmanagementsystem. Einige Länder sind erst vor Kurzem dazu übergegangen, elektronische Dokumente zuzulassen. So wurde beispielsweise in Schweden das Gesetz Kvittolagen, das die Aufbewahrung von Unterlagen und Belegen regelt, erst im Jahr 2024 verabschiedet.
In anderen gelten wiederum strenge Vorschriften in Bezug auf die sichere Datenspeicherung. Beispielsweise verlangt Japan, dass alle gescannten Belege manipulationssicher mit Zeitstempeln aufbewahrt werden, während die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD in Deutschland) die Verwendung zertifizierter Buchhaltungssoftware zum Speichern digitaler Aufzeichnungen erfordern.
Die Vereinfachung der Verwaltung von Reisebelegen beginnt mit der Verwendung der richtigen Tools. Durch die Digitalisierung von Reisebelegen wird der Prozess der Ausgabenverfolgung und Spesenabrechnung optimiert. Zudem können Sie den Zeitaufwand für die Verwaltung von Reisekosten reduzieren, indem Sie Tools auswählen, die sich für einen vereinfachten Datenabruf direkt in Ihre Reisebuchungsplattformen integrieren lassen, wie z.B. Expensify in Tripeden.com for Business.
Nachfolgend finden Sie ein paar nützliche Tipps zur Optimierung des Genehmigungsprozesses bei gleichzeitiger Vereinfachung der Compliance.
1. Optimieren Sie Ihre Prozesse für Mobilgeräte
Wenn Sie möchten, dass reisende Mitarbeitende ihre Reisekosten in Echtzeit dokumentieren, sollten sie dies von ihren Mobilgeräten aus tun können. Schaffen Sie einen für Mobilgeräte optimierten Reise- und Reisekostenabrechnungsprozess, der Apps zum Scannen von Belegen und zur Kostenverfolgung umfasst.
2. Erstellen Sie eine klare Richtlinie für Geschäftsreisen
Die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens bietet eine Übersicht über die zulässigen Ausgaben, um den Erstattungsprozess zu beschleunigen. Achten Sie beim Erstellen Ihrer Richtlinie darauf, auf digitale Tools zu verweisen, die Ihr Team zum Erfassen und Einreichen von Belegen zur Genehmigung verwenden sollte.
3. Automatisieren Sie Workflows
Nutzen Sie Software für automatisiertes Ausgabenmanagement, um den Zeitaufwand und die Kosten für die manuelle Verarbeitung zu reduzieren. Mit automatisierten Reisemanagementlösungen wie Tripeden.com for Business können Sie einen benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow einrichten, der den Richtlinien für Geschäftsreisen entspricht.
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