Ineffiziente Genehmigungsabläufe schränken die Reiserichtlinien-Einhaltung ein. Prozesse optimieren für einen besseren Genehmigungsablauf.
Laut unserer aktuellen Umfrage geben 76% der Geschäftsreisenden an, sich der Reiserichtlinie ihres Unternehmens bewusst zu sein. Im Vergleich zu den Entscheidungsträgern des Unternehmens waren sich jedoch viele der Einzelheiten der Richtlinie nicht bewusst, was die Compliance insgesamt herabsetzte. Die Gründe für diese Kluft zwischen Bewusstsein und Compliance reichen von schlecht kommunizierten Richtlinien bis hin zu übermäßig restriktiven Buchungsanleitungen und der Notwendigkeit mehrerer Genehmigungen.
Ein ineffizientes Genehmigungsverfahren kann für Geschäftsreisende und Management ziemlich frustrierend sein. Oft ist es auch teuer und zeitaufwändig. Eine GBTA Business Travel Outlook-Umfrage von 2023 ergab, dass für 27% der Inlandsreisen und 34% der Auslandsreisen eine manuelle Genehmigung vor Reiseantritt erforderlich war. Strengere Genehmigungsverfahren können einem Unternehmen zwar dabei helfen, den Überblick über ungenehmigte Ausgaben zu behalten, aber auch den unerwünschten Nebeneffekt zusätzlicher Herausforderungen wie Verzögerungen und Nichteinhaltung der Vorschriften umfassen.
Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Reiserichtlinie für Mitarbeitende benutzerfreundlicher und effektiver zu gestalten, besteht darin, die Arbeitsabläufe für Reisegenehmigungen zu optimieren. Im Folgenden behandeln wir häufig auftretende Herausforderungen und Lösungen im Zusammenhang mit Reiseanträgen, damit Sie einen einfacheren Genehmigungsprozess gewährleisten können.
Eine Reiserichtlinie für Mitarbeitende besteht aus einer Reihe von Regeln, Richtlinien und Prozessen, die von einem Unternehmen zur besseren Verwaltung von Geschäftsreisen ausgearbeitet werden. Eines der Hauptziele einer Reiserichtlinie ist zwar die Festlegung eines Budgets und die Kontrolle der Geschäftsreisekosten – der Zweck geht jedoch darüber hinaus und umfasst auch Aspekte des Risikomanagements, des Wohlbefindens der Mitarbeitenden und der Genehmigungsprozesse.
Eine gute Reiserichtlinie für Mitarbeitende bietet Struktur für die gesamte Reise. Dieses Dokument stell die Etappen einer Geschäftsreise vor, von der Vorabgenehmigung bis zur Nachbesprechung sowie alle Schritte dazwischen.
Ohne eine definierte Geschäftsreiserichtlinie können die Kosten schnell außer Kontrolle geraten. In den Richtlinien für Geschäftsreisen sind Ausgabenlimits, Erstattungsverfahren und bevorzugte Anbieter festgelegt.
Etablierte Richtlinien sorgen auch bei den Mitarbeitenden für Einheitlichkeit, und sie können Zeit sparen, indem sie effiziente Verfahren zur Einholung von Reisegenehmigungen, zur Buchung von Reisen und zur Einreichung von Spesenabrechnungen einhalten.
Aus Sicht der Personalabteilung schützen die Reiserichtlinien das Unternehmen, indem sie sicherstellen, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Sorgfaltspflicht und Risikomanagement eingehalten werden.
Die erste Phase einer Geschäftsreise besteht darin, einen Reiseantrag zur Genehmigung einzureichen. Reiseanträge werden von Mitarbeitenden der zuständigen Position zur Genehmigung vorgelegt. Das kann die Finanzabteilung, ein Koordinator für Geschäftsreisen oder ein direktes Managementteam sein. Die Anfragen enthalten alle relevanten Reisedetails, einschließlich voraussichtlicher Daten, Reiseziele, Zweck und geschätzte Kosten.
Das Antrags- und Genehmigungsverfahren sollte in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens klar dargelegt sein. Die spezifischen Regeln variieren je nach Dauer, Budget und Häufigkeit der Geschäftsreisen Ihres Unternehmens.
Bei großen Unternehmen können Sie davon ausgehen, dass Sie die meisten der unten aufgeführten Schritte befolgen müssen, während KMU in der Regel weniger Schritte und Genehmigungsstufen benötigen.
Der Mitarbeitende leitet den Genehmigungsworkflow ein, indem er ein Reiseantragsformular mit allen relevanten Reisedetails einreicht.
Der Manager des Mitarbeitenden überprüft das Reiseantragsformular, um sicherzustellen, dass die Reise notwendig ist, das Budget eingehalten wird und die Anweisungen der Reiserichtlinie des Unternehmens befolgt werden.
In einigen Fällen wird der Reiseantrag an weitere Beteiligte weitergeleitet, um eine höhere Genehmigung zu erhalten. Das Finanzteam kann die Kosten überprüfen, um abzugleichen, dass sie den genehmigten Budgets der Abteilung entsprechen. Die Geschäftsleitung muss möglicherweise zusätzliche Konformitäts- und Rechtsprüfungen durchführen und dazu die Reiserichtlinie konsultieren.
Wenn es Probleme mit der Anfrage gibt, wird sie zur Änderung an den Mitarbeitenden zurückgeschickt. Andernfalls ist sie offiziell genehmigt und kann zur nächsten Stufe übergehen.
Nach der Genehmigung ist der Reisekoordinator oder Mitarbeitende zur Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und anderen Arrangements berechtigt. Diese Buchungen müssen den Kostenvoranschlägen und Angaben entsprechen, die in der ursprünglichen Anfrage angegeben wurden.
Die Reiseanfrage, Buchungsbestätigungen, Belege, Rechnungen und alle anderen zugehörigen Dokumente sollten aufbewahrt werden.
Nach Abschluss der Reise reicht der Mitarbeitende der Finanzabteilung eine Spesenabrechnung mit allen Belegen ein. Das ist ein weiterer Bereich, in dem die Reiserichtlinie des Unternehmens konsultiert werden muss, um die Compliance von Berichterstattung und Rückerstattung einzuhalten.
Geschäftsreisen stellen in der Regel die zweitgrößte Betriebsausgabe eines Unternehmens dar. Mehrausgaben der Mitarbeitenden machen zwischen einem Fünftel und einem Drittel des Budgets aus. Daher können die Kosten einer Nichteinhaltung der Vorschriften enorm sein, insbesondere für kleine und mittelgroße Unternehmen.
Wenn für Geschäftsreisen die Genehmigung des Managers erforderlich ist, wird sichergestellt, dass Reisen sowohl für die Unternehmensziele unerlässlich sind als auch dem Budget entsprechen.
Während mit der Genehmigung durch den Manager die Kosten im Einklang mit der Reiserichtlinie gehalten werden, bringt das Reisegenehmigungsverfahren seine eigenen Herausforderungen mit sich.
Reiseanfragen müssen allen Unternehmensrichtlinien entsprechen, einschließlich der Richtlinien in Bezug auf Budget, Sicherheit und Buchungsverfahren. Wenn sie nicht in einem zentralen System gespeichert und allen relevanten Parteien klar mitgeteilt werden, kann es zu kostspieligen Fehlern kommen.
Selbst wenn ein Arbeitsplatz papierlos funktioniert, kann ein manueller Genehmigungsprozess einen langen E-Mail-Prozess mit sich bringen. Das Hin- und Herschicken von Reiseanfragen birgt ein erhöhtes Risiko von Fehlern, Missverständnissen und Verzögerungen.
Einige Workflows erfordern die Genehmigung mehrerer Beteiligter wie direkte Manager, Reisekoordinatoren und Finanzadministratoren. Da jede Anfrage mehrere Ebenen der Bürokratie durchläuft, führt jede Verzögerung im Genehmigungsprozess zu einer Verspätung.
Eine ineffektive Reiserichtlinie könnte die Kosten für Geschäftsreisen in die Höhe treiben, unabhängig davon, ob der Grund dafür eine Nichteinhaltung der Vorschriften oder zeitraubenden Papierkram ist. Wenn Sie Ihre Richtlinien seit einiger Zeit nicht aktualisiert haben, generische Vorlagen verwenden oder sich auf einen langwierigen, manuellen Genehmigungsprozess verlassen, ist es weniger wahrscheinlich, dass reisende Mitarbeitende die Vorschriften einhalten.
Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lautet, ist es möglicherweise an der Zeit, Ihre Reiserichtlinie neu zu formulieren.
Im Geschäftsleben bedeutet die Optimierung eines Prozesses, alle unnötigen Schritte zu vermeiden, die die Effizienz beeinträchtigen können. Das Ziel der Optimierung besteht darin, die Produktivität zu steigern, Verschwendung zu reduzieren und Ungewissheiten zu minimieren.
Die digitalen Tools von heute haben Geschäftsreisen verändert, indem sie Ihren Genehmigungsablauf optimieren und gleichzeitig die Reiserichtlinien verständlicher machen. Kombinieren Sie digitale Lösungen mit Effizienzinitiativen, um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen – so reduzieren Sie den Arbeitsaufwand für Geschäftsreisende, Reisemanager und Finanzabteilungen.
Die Optimierung Ihres Reisemanagementsystems beginnt mit der digitalen Automatisierung. Von der Erstellung von Reiseanträgen bis hin zur Speicherung von Dokumenten sorgt eine Automatisierungs-Software dafür, dass jeder Schritt des Reisegenehmigungsprozesses reibungslos abläuft.
Plattformen wie Traxo erkennen automatisch Bestätigungs-E-Mails und rufen relevante Reisedaten zur Anzeige in Ihrem Reisemanagementsystem ab. Eine Software zur Ausgabenverwaltung wie Expensify automatisiert die Spesenabrechnung und Dokumentation von Genehmigungen und reduziert so die Fehlerwahrscheinlichkeit, sodass Reiserichtlinien besser eingehalten werden können.
Nicht für jede Art von Geschäftsreise ist dieselbe Genehmigungsstufe erforderlich. Beispielsweise können Tagesausflüge und Inlandsflüge nur die Genehmigung des direkten Vorgesetzten eines Mitarbeitenden erfordern. Für längere internationale Reisen wird möglicherweise die Genehmigung von mehr als einer Abteilung benötigt. Diese Genehmigungsabläufe sollten in den Reiserichtlinien des Unternehmens klar festgelegt sein, damit Anfragen auch rechtzeitig erfüllt werden können.
Wenn ein einziger Manager sich um alle Reisegenehmigungen kümmern muss, führt dessen Abwesenheit zu unnötigen Verzögerungen. Mit Reisemanagement-Plattformen wie Tripeden.com for Business können Sie mehrere Administratoren ernennen, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Verwaltungsassistenten, Reisemanager, Personal- und Finanzteams können sich alle auf der Plattform anmelden, um Reiseinformationen von einem zentralen Dashboard aus einzusehen.
Eine inkonsistente Formatierung kann dazu führen, dass die Genehmigung einiger Reiseanträge länger dauert, da die Administratoren zusätzliche Zeit für die Überprüfung benötigen. Am besten setzen Sie abteilungsübergreifend standardisierte Formulare ein, unabhängig davon, ob Sie Reiseanträge für Vollzeitbeschäftigte oder externe Auftragnehmer genehmigen. Wenn Sie eine Reisemanagement-Software verwenden, werden automatisch konsistente Antragsformulare generiert.
Komplexe Reiseanfragen müssen zwar eingehend geprüft werden, aber viele häufig gestellten Anträge können im System vorab genehmigt werden, um Zeit zu sparen. Unterscheiden Sie in Ihrer Geschäftsreiserichtlinie zwischen Genehmigungen für unterschiedliche Preiskategorien, die jeweils ihren eigenen Ansatz verfolgen.
Die beste Workflow-Management-Software umfasst Datenanalyse-Tools, mit denen Sie Reisetrends identifizieren, Ausgaben verfolgen und kostensparende Lösungen entwickeln können, die auf Ihre eigenen Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. Monday.com bietet beispielsweise benutzerdefinierte Dashboards, mit denen Sie Ihren Workflow mithilfe von Gantt-Diagrammen und Benutzerdaten in Echtzeit darstellen können. Mit diesen Erkenntnissen über Geschäftsreisende können Sie Ihre Reiserichtlinie an die realistischen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Genehmigungen zu optimieren, besteht darin, Reiseanfragen und Richtlinien in bestehende Technologien zu integrieren. Mitarbeiter zu bitten, auf ein PDF- oder Word-Dokument zuzugreifen, ist veraltet und zeitaufwändig. Indem Sie Ihre Reiserichtlinie in Ihre Buchungstechnologie integrieren, können Sie Abläufe und Grenzwerte festlegen.
Mit Tripeden.com for Business können Administratoren beispielsweise empfohlene Hotelbudgets einrichten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Reiseanfragen der Mitarbeitenden den Bedingungen entsprechen. Mit einer Geschäftsreisemanagement-Lösung wie Tripeden.com for Business lassen sich auch Ihre Genehmigungen optimieren, da Buchungen ohne separate Kundenbetreuung oder IT-Support möglich sind.
Wenn in Ihrem Unternehmen ein hohes Volumen an nicht richtlinienkonformen Reisebuchungen zu verzeichnen ist, sollten Sie sich überlegen, ob die Sprache und der Ausdruck in Ihren Richtlinien die Ursache dafür ist. Klobige, umständliche Reiserichtlinien werden von Geschäftsreisenden eher ignoriert, was Zeit und Geld kostet.
Um die Einhaltung Ihrer Geschäftsreiserichtlinien zu maximieren, müssen diese einfach und effektiv kommuniziert werden. Zunächst sollte das Dokument für alle relevanten Personen leicht zugänglich sein, in der Regel in einem Personal- oder HR-Portal. Es kann auch direkt in die Buchungs-Software integriert werden.
Schreiben Sie Ihre Richtlinie mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Reiseanfragen, Genehmigungen und Rückerstattungen. Vermeiden Sie es, Geschäfts- oder Rechtsjargon zu verwenden, und erwägen Sie, die Richtlinie für jede Rolle in Abschnitte zu unterteilen.
Es ist hilfreich, eine Checkliste für Geschäftsreisen beizufügen, mit der die Mitarbeitenden sicherstellen können, dass sie alle Anforderungen des Genehmigungsprozesses erfüllen. Außerdem empfiehlt sich ein FAQ-Bereich, der anhand des Feedbacks von Geschäftsreisenden regelmäßig aktualisiert wird.
Neben der Aktualisierung Ihrer Reiserichtlinie können Sie den Genehmigungsprozess am besten verbessern, indem Sie eine Reisemanagement-Plattform für KMU wie Tripeden.com for Business verwenden.
Tripeden.com for Business vereint alles an einem Ort und bietet effiziente Tools zur Buchung, Verwaltung und Begleitung der Geschäftsreisen Ihres Teams. Sie können Mitarbeitende auf die Plattform einladen und jedem Profil eine Rolle zuweisen, um den Genehmigungsprozess zu optimieren. Bei allgemeinen, häufigen Reiseanforderungen können Reisende ihre Flüge, Hotels und Mietwagen entsprechend der Reiserichtlinie und dem Budget selbst buchen. Ein Ausgaben-Tracker in Echtzeit gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über die Reiseausgaben, die in detaillierte Berichte exportiert werden können.
Integrieren Sie Ihre Geschäftsreiserichtlinie in digitale Plattformen wie diese, um eine bessere Sichtbarkeit, weniger Stress und eine höhere Konformitätsrate zu erzielen.
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