Erfahren Sie, wann Sie Flüge umbuchen und eine Erstattung für Flugverspätungen beantragen sollten.
Ausfälle und Verzögerungen können auch perfekt geplante Geschäftsreisen durcheinanderbringen und das kurzfristige Umbuchen von Flügen erforderlich machen. Laut Statistiken der britischen Zivilluftfahrtbehörde (Civil Aviation Authority, CAA) wurden allein im Vereinigten Königreich im letzten Jahr 1,4% der Flüge weniger als 24 Stunden im Voraus annulliert. In den USA wurden Statistiken zufolge seit Beginn des Jahres bis August 2024 1,6% der Flüge annulliert. Obwohl die meisten Reisen wie geplant verlaufen, ist es wichtig, sich auf solche Fälle vorzubereiten. Warum werden Flüge annulliert? Von mechanischen Problemen bis hin zu Personalstreiks können viele Ursachen zu kostspieligen Verzögerungen führen._
Unabhängig davon, ob Sie Flüge für Ihr Team buchen oder selbst geschäftlich unterwegs sind, sollten Sie wissen, wie Sie annullierte Flüge effizient umbuchen und bei der Fluggesellschaft oder im Rahmen Ihrer Stornokosten-Versicherung für Flüge Anspruch auf angemessene Entschädigung geltend machen können.
Für die Annullierung von Flügen am Flughafen kann es zahlreiche Ursachen geben, von extremen Wetterverhältnissen bis hin zu Sicherheitsgründen. Mechanische Fehler, überbuchte Flüge und Personalmangel können zu Beeinträchtigungen führen, wobei die Reisenden meist erst spät darüber informiert werden.
Wettereignisse sind eine der Hauptursachen für die Annullierung von Flügen am Flughafen. Zwar sind moderne Flugzeuge so gebaut, dass sie hohen Druckbedingungen standhalten, aber ungewöhnliche Ereignisse wie Vulkanaschewolken und starke Schneestürme führen in der Regel trotzdem zu Unterbrechungen.
Technische Probleme sind ebenfalls ein Grund für massenhafte Annullierungen, wie etwa beim weltweiten Cyberausfall 2024, der zu Störungen und Unterbrechungen des Flugverkehrs in den Vereinigten Staaten, Europa und Asien führte. Im Rahmen dieses Vorfalls annullierte allein Delta Airlines 20% seiner Flüge, weil sich die Mitarbeitenden nicht bei ihrer Software anmelden konnten.
Die Annullierung von Flügen am Flughafen kann für Administratoren von Geschäftsreisen kostspielig sein, nicht nur aufgrund der Umbuchung annullierter Flüge, sondern auch durch Kosten für zusätzliche Verpflegung und Unterkunft der Mitarbeitenden während Verzögerungen. Was von der Fluggesellschaft abgedeckt wird und was nicht, hängt von der jeweiligen Region und der Fluggesellschaft ab.
Fluggesellschaften tragen die Verantwortung für ihre Passagiere, daher sollten sie im Falle von verspäteten oder annullierten Flügen ohne Aufpreis einen alternativen Flug organisieren. Zudem sollten sie bei erheblichen Verspätungen Verpflegung und Unterkunft bereitstellen und eine vollständige Erstattung bieten, wenn keine akzeptable alternative Transportmöglichkeit besteht.
Es gibt keine Bundesgesetze in den Vereinigten Staaten, die Verbraucher im Falle einer Flugannullierung schützen. Diese Richtlinien werden stattdessen von den einzelnen Fluggesellschaften festgelegt. Bei der Buchung von Businessflügen ist es daher wichtig, die Geschäftsbedingungen der Fluggesellschaft zu prüfen, um sich über die Regelungen bei Annullierungen und Verspätungen zu informieren.
Die meisten bieten im Fall von Annullierungen eine vollständige Erstattung an. Einige buchen die Reisenden jedoch lediglich auf einen späteren Flug um. Wenn die Fluggesellschaft nicht rechtzeitig einen neuen Flug anbieten kann, können Sie mit zusätzlichen Entschädigungen rechnen.
Die Fluggesellschaften bieten dann möglicherweise Erstattungen in bar oder als Guthaben an. Gutscheine werden häufig Erstattungen in bar vorgezogen. Achten Sie hierbei aber auf deren Ablaufdaten, da manche nur ein Jahr gültig sind. Wenn Sie eine Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen erstellen, sollten Sie Ihre bevorzugten Erstattungsmethoden klar definieren.
Im Gegensatz dazu gilt in der Europäischen Union ein umfangreicher Schutz für Passagiere. Geschäftsreisende können entweder einen Sitzplatz auf dem nächsten verfügbaren Flug beanspruchen oder Anspruch auf eine vollständige Erstattung geltend machen. Wenn kein passender Flug der ursprünglichen Fluggesellschaft verfügbar ist, haben Sie die Möglichkeit, annullierte Flüge auf eine andere Fluggesellschaft umzubuchen. Die ursprüngliche Fluggesellschaft ist verpflichtet, für den Preisunterschied aufzukommen, falls der umgebuchte Flug teurer ist.
Die EU-Gesetzgebung sieht auch Entschädigungen für Geschäftsreisende im Falle erheblicher Flugverspätungen vor. Dauern diese länger als drei Stunden, haben Reisende je nach Reiseplan Anspruch auf eine zusätzliche Entschädigung von bis zu 600 EUR.
Nach britischem Recht sind die Rechte von Passagieren geschützt, aber die genaue Methode der Entschädigung und Umbuchung variiert je nach Fluggesellschaft. Die Fluggesellschaften sollten die buchende Person darüber informieren, wie im Falle von Flugannullierungen Ansprüche auf Entschädigung geltend gemacht werden können. Diese Informationen sind auch auf ihren Websites zu finden.
Im Vereinigten Königreich hängt die Entschädigung davon ab, wie lange im Voraus über die Annullierung informiert wurde, ob die Unterbrechung der Kontrolle der Fluggesellschaft unterliegt, und welche Streckenlänge von der Unterbrechung betroffen ist.
Für Flüge unter 1.500 km gibt die britische Zivilluftfahrtbehörde (CAA)an, dass Geschäftsreisende Anspruch auf eine Entschädigung in Höhe von bis zu 220 GBP haben, die um 50% reduziert wird, wenn der Ersatzflug in der Dauer mit dem ursprünglichen Flug vergleichbar ist. Bei Langstreckenflügen beträgt die Entschädigung bis zu 520 GBP.
In den meisten Fällen erhalten Sie eine Entschädigung für annullierte Flüge, dies variiert jedoch je nach Weltregion und den dort geltenden Verbraucherschutzgesetzen. Es lohnt sich auch, die Geschäftsbedingungen Ihrer Fluggesellschaft zu überprüfen.
Ja, wenn die Verspätung groß genug ist, erhalten Passagiere innerhalb der EU eine angemessene Entschädigung, um die Kosten für eine Übernachtung zu decken.
Die meisten Geschäftsreisen verlaufen reibungslos. Aber was passiert, wenn ein Reisender am Flughafen ankommt und feststellt, dass im Abflugbereich die gefürchtete Annullierung angezeigt wird? Im Folgenden sehen Sie, welche Schritte Sie sofort unternehmen sollten, um weitere Beeinträchtigungen zu vermeiden.
Sammeln Sie Informationen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Ihre Fluggesellschaft muss eine alternative Reisemöglichkeit anbieten, dies kann jedoch auch eine Umbuchung auf den nächsten Flug, einen Tag Wartezeit, eine Zugfahrt oder die Nutzung einer anderen Fluggesellschaft bedeuten.
Eine Umbuchung auf den nächsten Flug wird in der Regel bevorzugt, wenn dies möglich ist. Die Fluggesellschaften schlagen in der Regel unverzüglich einen alternativen Reiseplan vor und buchen die Passagiere automatisch auf den nächsten verfügbaren Flug um. Es ist auch nicht nötig, lange in der Warteschlange zu stehen, um die Flugdaten zu bestätigen. Dies kann ganz leicht über die App der Fluggesellschaft oder das Online-Portal erfolgen.
Wenn die Fluggesellschaft nicht automatisch einen neuen Sitzplatz auf dem nächsten Flug anbietet, können Reiseplaner Online-Buchungstools wie Tripeden.com for Business verwenden, um die besten alternativen Businessflüge zu finden.
Komplizierte Reisepläne machen möglicherweise die Änderung einiger Teilflugstrecken der Reise erforderlich, daher ist es am besten, sich eine Übersicht über die Bewegungen der Teammitglieder zu verschaffen, um weitere Beeinträchtigungen zu vermeiden. Annullierungen können mit Stress verbunden sein. Travel Manager sollten Mitarbeitende nach ihren Präferenzen fragen, ob sie lieber schnell nach Hause kommen oder die Nacht in einem Hotel verbringen möchten.
Wetterbeeinträchtigungen oder IT-Probleme können ganze Systeme zum Ausfall bringen, was bedeutet, dass es möglicherweise keine unmittelbaren Alternativen gibt. In solchen Fällen müssen sich Reisende direkt an die Mitarbeitenden der Kundenbetreuung der Fluggesellschaft wenden, insbesondere, wenn sie sich bereits am Flughafen befinden. Bewahren Sie Ruhe, während sich die Mitarbeitenden um eine Lösung bemühen, ganz gleich, ob es sich dabei um eine Umbuchung oder eine Erstattung handelt. Bewahren Sie alle Belege für die während Verspätungen entstandenen Kosten auf, einschließlich für Speisen und Getränke, Telefongespräche und Unterkunft.
Treueclubs sind bei größeren Flugverspätungen oder Annullierungen ihr Geld wert, da sie Zugang zu Business-Lounges und bevorzugte Berücksichtigung bei der Umbuchung bieten. Passagiere der Ersten Klasse und der Business Class sollten sich bei Mitarbeitenden der Fluggesellschaft erkundigen, von welchen Vorteilen sie während einer längeren Verspätung profitieren.
Die Sicherheit von reisenden Mitarbeitenden sollte immer an erster Stelle stehen, auch wenn es um Flugannullierungen geht. Verwenden Sie eine Reisemanagementlösung, die vollständige Transparenz bei reisenden Mitarbeitenden bietet, sodass Sie jegliche unerwarteten Änderungen an den Reiseplänen nachverfolgen und Kundenbetreuung rund um die Uhr bieten können.
Zwar haben Fluggesellschaften je nach Region und Verbraucherrecht eine Sorgfaltspflicht zur Deckung der Kosten für die Umbuchung von Flügen. Zusätzliche Verluste können jedoch eine Geschäftsreiseversicherung erforderlich machen. Die meisten Policen decken den Reiseabbruch ab, die Besonderheiten einer Stornokosten-Versicherung für Flüge variieren jedoch je nach Police und Anbieter.
Der Anspruch auf Entschädigung im Falle von Annullierungen gilt oft für im Rahmen einer Verspätung oder Annullierung entstandene Ausgaben, die nicht immer von der Fluggesellschaft abgedeckt werden, wie z.B. Unterkunft, Verpflegung, Transport und Telefongespräche.
Standard-Geschäftsreiseversicherungen decken Dinge wie verlorenes Gepäck und medizinische Behandlung sowie arbeitsbezogene Dinge wie Geschäftsausstattung ab.
Wie bei jeder Geltendmachung von Versicherungsansprüchen ist es wichtig, Belege, Bordkarten und sonstige Dokumente aufzubewahren. Wenn Sie mit der Fluggesellschaft in Kontakt treten, bewahren Sie Protokolle dieser Gespräche auf.
Wenn Flüge aufgrund „außergewöhnlicher Umstände“ annulliert werden, erhalten Passagiere möglicherweise nicht automatisch eine Entschädigung. Dabei handelt es sich um Faktoren, die außerhalb der Kontrolle der Fluggesellschaft liegen, wie zum Beispiel:
Diese Probleme sind zwar Grund für die Ablehnung von Entschädigungsansprüchen bei annullierten Flügen, viele Fluggesellschaften gewähren aus Kulanz aber trotzdem Erstattungen bei Flugverspätungen. Und in den Fällen, in denen keine Entschädigung erfolgt, sollte eine umfassende Geschäftsreiseversicherung die Lücken schließen.
Für Unternehmen können die Unkosten für einen annullierten Flug über den Preis an sich hinausgehen. Es kommt auch zu Produktivitätsverlusten, den Kosten für ungenutzte Unterkünfte oder Veranstaltungstickets sowie den Kosten für die Kommunikation, während Reisende und Reiseadministratoren Umbuchungen vornehmen.
Eine gute Versicherungspolice für Geschäftsreisen kann diese zusätzlichen Kosten kompensieren, daher lohnt es sich, den Abschluss einer Geschäftsreiseversicherung mit Versicherungsleistungen bei Flugannullierung abzuschließen.
Reiseunterbrechungen bereiten Reisenden und Reiseadministratoren gleichermaßen Kopfschmerzen und sind mit Stress und Frustration verbunden. Sobald Sie über eine Flugverspätung oder -annullierung informiert wurden, nehmen Sie sich die Zeit, die Situation zu bewerten, und bewahren Sie Ruhe.
Bewahren Sie Dokumente auf: Unabhängig davon, ob dies über die Fluggesellschaft oder einen Versicherungsanbieter erfolgt, muss Ihr Unternehmen wahrscheinlich irgendwann Entschädigungsansprüche für annullierte Flüge geltend machen. Wenn Sie alle Unterlagen in Zusammenhang mit der Annullierung aufbewahren, gewährleistet dies eine Erstattung.
Der Einsatz von Technologie sorgt von der Buchung bis zur Nachbetreuung für eine reibungslosere Reiseerfahrung für Unternehmen. Die beste Methode, einen annullierten Flug umzubuchen und während des Prozesses Ruhe zu bewahren, besteht darin, Geschäftsreisende mit den richtigen digitalen Tools auszustatten.
Geschäftsreisende sollten vor jeder Reise die App der jeweiligen Fluggesellschaft herunterladen. Diese enthält elektronische Bordkarten und Informationen zum Treueprogramm, was den Check-in- und Boarding-Prozess erleichtert. Apps von Fluggesellschaften benachrichtigen Reisende auch automatisch im Falle einer Verspätung oder Annullierung. Wenn Sitzplätze automatisch umgebucht werden, können sich Reisende auch in der App anmelden, um Änderungen in Echtzeit vorzunehmen.
Unternehmen können Tools zur Zusammenarbeit wie Slack, Microsoft Teams und Asana verwenden, um die interne Kommunikation aus der Ferne zu verwalten. Richten Sie reisebezogene Kanäle oder Chatgruppen ein, um das gesamte Team über jegliche Änderungen an den Reiseplänen auf dem Laufenden zu halten.
Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht für reisende Mitarbeitende, und Reise-Tracker gewährleisten vollständige Transparenz über die Bewegungen, auch wenn sich die Pläne ändern. Tripeden.com for Business arbeitet mit Traxo zusammen, um Buchungen für Geschäftsreisen an einem zentralen Ort anzuzeigen, zusammen mit einer Echtzeitkarte, die den Aufenthaltsort aller Reisenden anzeigt. Dies ermöglicht umfassende Unterstützung und eine fundierte Entscheidungsfindung.
Die besten Reisemanagementplattformen verhindern Beeinträchtigungen, wo immer dies möglich ist, indem sie klare Verfahren vorgeben, die Reiseadministratoren und Geschäftsreisende befolgen müssen. Richten Sie ein Portal mit den Tools ein, die Reisende benötigen, um sich unterstützt zu fühlen und in hektischen Situationen konform zu bleiben. Dazu gehören die folgenden:
Tools wie Tripeden.com for Business bieten alle Reisepläne an einem Ort, um potenzielle Probleme besser in Echtzeit nachverfolgen zu können. Die besten Methoden zum Umbuchen von annullierten Flügen erfordern Flexibilität. Diese ermöglichen es Ihnen, Businessflüge und Unterkünfte ohne Stornierungsgebühren zu stornieren oder umzubuchen, was die Kosten für Stornierungen minimiert.
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