Bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern sind klare Erwartungen in Bezug auf deren Reisekosten zu setzen.
Ist in der Reisekostenrichtlinie Ihres Unternehmens die Verwaltung der Ausgaben von Auftragnehmern geregelt? Wenn Sie mit Freiberuflern, beratenden Personen oder Auftragnehmern zusammenarbeiten, ist es wichtig, Ihre Richtlinien zur Reisekostenerstattung klar darzulegen.
In diesem Artikel behandeln wir die typischen Herausforderungen, denen Sie bei der Erfassung und Erstattung der Reisekosten von Freiberuflern wahrscheinlich gegenüberstehen. Mit einer klaren Übersicht über die zulässigen Ausgaben, Rechnungsstellungsmethoden und erforderlichen Unterlagen stellen Sie sicher, dass Finanzteams und Freiberufler auf dem gleichen Stand sind.
Ja, Auftragnehmer können oft Reisekosten geltend machen, das Verfahren kann sich jedoch von dem für Vollzeitbeschäftigte unterscheiden. Zu den erstattungsfähigen Ausgaben von Auftragnehmern gehören sämtliche Kosten, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit anfallen, ganz gleich, ob es sich dabei um Fahrtkosten im Zusammenhang mit einem Kundenbesuch oder Flug- und Übernachtungskosten im Rahmen eines Messebesuchs handelt.
Selbstständige Auftragnehmer oder Freiberufler können Reisekosten in der Regel bei der Steuerbehörde ihres Landes oder direkt bei einem Kunden geltend machen. In jedem Fall ist es wichtig, dass sie genaue Aufzeichnungen über alle Kosten führen und Rechnungen und Belege als Nachweis aufbewahren.
Die Regeln für erstattungsfähige Reisekosten von Auftragnehmern sind mit anderen Geschäftsreisekosten vergleichbar. Im Allgemeinen sind Ausgaben erstattungsfähig, sofern das Geld für notwendige geschäftliche Zwecke außerhalb von zu Hause oder des Büros und nicht für persönliche Belange ausgegeben wurde.
Die Regeln variieren je nach Land. In den meisten Rahmenwerken umfassen die erstattungsfähigen Ausgaben von Auftragnehmern Dinge wie Flugkosten, Unterkunft, Verpflegung, Mietwagen, Kraftstoff, Kilometergeld, Parkgebühren, Eintrittskarten für Konferenzen oder Tickets sowie Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel.
Je nach Art der Tätigkeit, die der Auftragnehmer für Ihr Unternehmen ausführt, können auch tätigkeitsspezifische Kosten wie die Anmietung von audiovisueller Ausrüstung zulässig sein.
Im Hinblick auf nicht erstattungsfähige Ausgaben von Auftragnehmern sollten Freiberufler nicht mit der Erstattung von persönlichen Ausgaben rechnen. Dazu können Dinge wie die Nutzung des Unterhaltungsangebots im Hotelzimmer, Kosten für tägliches Pendeln oder neue Kleidung für eine Geschäftsreise gehören. Auch Ausgaben, die das Budget übersteigen, wie z.B. Flüge in der Business Class und Luxushotels, sind möglicherweise nicht erstattungsfähig. Es ist auch wichtig, diese erstattungsfähigen und nicht erstattungsfähigen Ausgaben in einer Reiserichtlinie für Freiberufler klar darzulegen.
Bevor Sie bestimmen, wie Sie Reisekosten von Freiberuflern am besten verwalten, ist es wichtig, die steuerlichen Auswirkungen zu kennen. Dies beginnt damit, die Rolle des Mitarbeiters innerhalb Ihrer Organisation zu definieren und zu ermitteln, ob die Person als selbstständig gilt oder nicht.
Die spezifischen Regeln zur Klassifizierung von Mitarbeitern sind je nach Land unterschiedlich. Diese wirken sich auf die Verpflichtungen zur Kostenerstattung Ihres Unternehmens aus, je nachdem, ob Sie als Arbeitgeber oder Kunde eines Auftragnehmers gelten. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die bestimmen, ob der Mitarbeiter in steuerlicher Hinsicht als angestellt oder selbstständig gilt:
Wenn die Antwort auf diese Fragen „Ja“ lautet, wird die Person mit größerer Wahrscheinlichkeit als Angestellter eingestuft.
Wenn die Antwort auf diese Fragen „Ja“ lautet, sollte die Person in der Regel stattdessen als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft werden.
Sie können auch die Website der Regierung Ihres Landes zurate ziehen, um mehr Informationen über die Klassifizierung von Beschäftigungen zu erhalten. Beispiele hierfür sind das Tool CEST (Check Employment Status for Tax) der Steuerbehörde HMRC des Vereinigten Königreichs zur Prüfung des Beschäftigungsstatus für steuerliche Zwecke oder das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie in Deutschland. In den Vereinigten Staaten können Sie die Website der US-amerikanischen Steuerbehörde IRS verwenden, um Klarheit zu erhalten._
Der Unterschied ist für die Einhaltung der Steuervorschriften von Bedeutung – sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den Auftragnehmer.
Leiharbeiter, auch als Zeitarbeiter oder Aushilfskräfte bezeichnet, können oft Reisekosten geltend machen, dies wird jedoch über die Leiharbeitsfirma und nicht über Ihr Unternehmen abgewickelt.
Wenn Unternehmen Mitarbeiter über eine Leiharbeitsfirma engagieren, ist die Leiharbeitsfirma dafür verantwortlich, den Lohn und die Spesen des Auftragnehmers zu zahlen. Das liegt daran, dass die Leiharbeitsfirma als Fremddienstleister zwischen dem Auftragnehmer und dem Unternehmen steht.
Wenn Ihr Unternehmen Auftragnehmer über eine Leiharbeitsfirma engagiert, müssen die Reisekosten als Teil der mit der Leiharbeitsfirma und nicht mit dem Mitarbeiter ausgehandelten Entgelte berücksichtigt werden.
Wenn es eine klare Unterscheidung zwischen Vollzeitbeschäftigten und Freiberuflern gibt, können unterschiedliche Verfahren für die Verwaltung der Ausgaben gelten.
Tagessätze sind feste Beträge zur Deckung täglicher Reisekosten, einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten. Tagessätze werden häufig zur Erstattung der Ausgaben von Mitarbeitern verwendet, können jedoch auch zur Deckung der geschäftlichen Ausgaben von Freiberuflern und zur Vereinfachung des Erstattungsverfahrens dienen.
Wenn Sie mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, sind möglicherweise Verhandlungen erforderlich, um einen für beide Seiten akzeptablen Satz zu bestimmen. Als Ausgangspunkt können sich Unternehmen entweder an den von den Regierungsbehörden festgelegten Standardsätzen orientieren oder auf Grundlage der aktuellen Lebenshaltungskosten eigene Sätze festlegen.
Oftmals empfiehlt es sich, die amtlichen Regelsätze für Reisekosten auszuwählen, die regelmäßig aktualisiert werden.
Als Verhandlungsgrundlage finden Sie hier Beispiel-Tagessätze des US-amerikanischen Außenministeriums, der Europäischen Union und der Regierung des Vereinigten Königreichs.
Sobald Sie einen Tagessatz ausgehandelt haben, halten Sie ihn in einem klar formulierten, schriftlichen Vertrag fest. Dabei sollte nicht nur die Höhe des Tagessatzes, sondern auch die Art der erstattungsfähigen Ausgaben und deren steuerliche Auswirkungen aufgeführt werden.
Neben den Reisekostensätzen ist auch Ihre bevorzugte Rechnungsstellungsmethode ein Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Wenn Auftragnehmer in Ihrem Auftrag reisen, können Sie Ihnen die Kosten je nach Steuerklassifizierung in Rechnung stellen.
Auftragnehmer senden Rechnungen in der Regel nach einer der folgenden Methoden:
Wenn Sie Vorausrechnungen akzeptieren, ist es wichtig, die geschätzten Ausgaben zu überprüfen. Dazu können Sie zum Beispiel eine Reisemanagement-Lösung für KMU wie Tripeden.com for Business verwenden, die Ihnen an einem einzigen Ort eine umfassende Übersicht über die Kosten für Unterkunft, Flüge und Mietwagen bietet. Sie können Auftragnehmern auch zugelassene Anbieter empfehlen, um die Reisekosten innerhalb des Budgets zu halten.
Die steuerlichen Auswirkungen der geschäftlichen Ausgaben von Freiberuflern können schnell kompliziert werden. Ein wichtiger zu berücksichtigender Aspekt ist die Mehrwertsteuer (MwSt.). Wenn Ihr Auftragnehmer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss er MwSt. auf alle erbrachten Dienstleistungen erheben und sicherstellen, dass die MwSt. bei der Kostenerstattung nicht doppelt angewendet wird.
Eine klare Erstattungsrichtlinie für Auftragnehmer beseitigt jegliche Unklarheiten in Zusammenhang mit dem Erstattungsverfahren für Reisekosten. Dies hilft Ihrem Unternehmen nicht nur dabei, bei der Erstattung der Reisekosten von Auftragnehmern das Budget einzuhalten, sondern schafft auch auf beiden Seiten klare Erwartungen.
Sie können eine bestehende Vorlage für eine Reisekostenrichtlinie verwenden und sie mit spezifischen Angaben für Auftragnehmer anpassen. Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie die folgenden Fragen beantwortet:
Die beste Methode für die Handhabung der Ausgaben von Auftragnehmern hängt von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrem Arbeitsablauf ab. Hier finden Sie einige abschließende Tipps, wie Sie die Verwaltung der Ausgaben von Freiberuflern optimieren können.
Um Ihre eigenen Buchhaltungsfristen einzuhalten, ist es wichtig, alle Rechnungen und Belege rechtzeitig zu erhalten. Andernfalls können Belege verloren gehen und die Bearbeitung verzögert sich. Wenn Sie mit Auftragnehmern zusammenarbeiten, ist Ihr Team nicht immer vor Ort. Daher ist es umso wichtiger, klare Fristen für die Einreichung der Spesenabrechnungen zu setzen.
Nutzen Sie Technologie, um das Antrags- und Erstattungsverfahren zu optimieren. Bitten Sie Auftragnehmer, Belege und Rechnungen nach Erhalt digital hochzuladen, um den Erstattungsprozess zu beschleunigen. Apps wie Expensify bieten Geschäftsreisenden die Möglichkeit, unterwegs Fotos von Belegen zu machen und diese sofort hochzuladen, und umfassen außerdem Funktionen zur Kilometererfassung und können für eine genauere Rechnungsstellung vollständig in Buchhaltungstools integriert werden.
Die durchschnittlichen Hotelpreise können von Jahr zu Jahr stark variieren, insbesondere unter Berücksichtigung von Währungsschwankungen und regionaler Inflation. Bevor Sie Tagessätze mit neuen Auftragnehmern aushandeln, sollten Sie sich unbedingt über die aktuellen Reisekosten informieren. Nutzen Sie Tools wie Tripeden.com for Business, um Flug- und Unterkunftspreise zu vergleichen und die besten Firmenraten zu finden.
Unabhängig davon, in welchem Land Sie geschäftlich tätig sind, sollten Sie die lokalen Steuervorschriften überprüfen, wenn Sie mit Freiberuflern oder Mitarbeitern zusammenarbeiten. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Reisekostenabzüge aus, was Sie in Ihrem Budget berücksichtigen müssen. Auch das Führen genauer Aufzeichnungen ist für die Einhaltung der Steuergesetze und -vorschriften von entscheidender Bedeutung.
Mithilfe von Tools zur Ausgabenerfassung können Unternehmen die Reisekosten von Auftragnehmern in Echtzeit überwachen, wodurch der zeitaufwendige Papierkram reduziert wird. Und mit Reisemanagement-Software können Sie das Erstattungsverfahren für Reisekosten von Vollzeitmitarbeitenden und Auftragnehmern gleichermaßen optimieren. Tripeden.com for Business hilft Unternehmen bei der Verwaltung der Reisepläne von Auftragnehmern und stellt gleichzeitig sicher, dass die Geschäftsreisekosten den Budgetanforderungen entsprechen. Sorgen Sie dafür, dass beim Buchungsprozess die Richtlinien eingehalten werden, und profitieren Sie zugleich von exklusiven Rabatten und einem rund um die Uhr verfügbaren Kundenservice.
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