Da der Start für Ende 2025 geplant ist, sollten sich Nicht-EU-Geschäftsreisende jetzt auf das neue EES der EU vorbereiten.
Das Einreise-/Ausreisesystem der EU (Entry-Exit-System, EES) ist eine neue Initiative für ein digitales Grenzsystem,, das Ende 2025 eingeführt werden soll. Ziel ist es, das Grenzmanagement im gesamten Schengen-Raum mittels digitaler Registrierung und biometrischen Kontrollen für alle Nicht-EU-Staatsangehörige zu optimieren.
In diesem Leitfaden erklären wir, wie das EES der EU funktionieren wird, und geben Unternehmen die nötigen Informationen an die Hand, um die Einhaltung aller Anforderungen in Bezug auf die Visumsunterlagen und Daten von Reisenden zu überprüfen. Und für häufige Geschäftsreisende minimiert das Wissen um die EES-Regeln potenzielle Frustration und Verzögerungen, was einen effizienteren Grenzübertritt ermöglicht.
Das Einreise-/Ausreisesystem wird sowohl für Reisende, die von der Visumspflicht befreit sind, als auch für Inhaber eines Visums für Kurzaufenthalte aus Nicht-EU-Ländern gelten. Sobald das System in Betrieb ist, wird es das manuelle Stempeln von Reisepässen durch einen vollständig digitalen Ein- und Ausreiseprozess ersetzen. Die neuen EES-Regeln werden für eine Vielzahl von Geschäftsreisenden gelten, die die EU für Kurzaufenthalte von bis zu 90 Tagen besuchen.
Das hauptsächlich über Selbstbedienungsschalter betriebene System wird folgende Informationen registrieren:
Es werden auch alle Einreiseverweigerungen erfasst, um die Nachverfolgung und die Kontrolle von Überschreitungen der zulässigen Aufenthaltsdauer zu verbessern. Die Behörden erhalten Benachrichtigungen in Echtzeit, wenn Reisende ihre zulässige Aufenthaltsdauer überschreiten.
Das EES ist ein wesentlicher Bestandteil der Smart Borders Initiative, die darauf abzielt, die Ein- und Ausreise in bzw. aus dem Schengen-Raum zu optimieren. Das Schengener Einreise-/Ausreisesystem der EU soll in erster Linie dazu dienen, das Grenzmanagement zu optimieren und gleichzeitig die Sicherheit zu verbessern.
Der EES-Website zufolge wird das System unter anderem die folgenden Vorteile mit sich bringen:
Zu den Vorteilen für Geschäftsreisende gehören verringerte Wartezeiten bei der Reisepasskontrolle. Mit automatisierten, digitalen Grenzkontrollschaltern geht es bei den Warteschlangen schneller vorwärts.
Für Organisationen verbessert das System die Einhaltung der Visabestimmungen durch präzisere Informationen zu den genehmigten Aufenthalten.
Ein konkretes Startdatum für das Einreise-/Ausreisesystem liegt noch nicht vor, es wird jedoch voraussichtlich im Oktober 2025 eingeführt. Ursprünglich war der Start für 2022 geplant, das Projekt hat sich jedoch aufgrund technischer Probleme mehrfach verzögert.
Sobald ein genauer Termin feststeht, wird die Europäische Union das spezifische Startdatum für das Einreise-/Ausreisesystem mit einer gewissen Vorlaufzeit bekannt geben. Gemäß einer aktuellen Ankündigung vom März 2025 der EU-Innenminister wird das EES höchstwahrscheinlich in schrittweisen Phasen und nicht unmittelbar vollumfänglich eingeführt. Dieser Ansatz gibt den Grenzbehörden mehr Zeit für Live-Tests und Anpassungen.
Das EES umfasst die 29 Länder des Schengen-Raums.
Dazu gehören Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, die Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, die Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien und Ungarn.
Das System gilt für alle Besuchenden aus Nicht-EU-Ländern, die eines der 29 EES-Länder für einen Kurzaufenthalt besuchen. Gemäß den EES-Regeln sind Kurzaufenthalte als bis zu 90 Tage innerhalb eines beliebigen Zeitraums von 180 Tagen definiert.
Das System gilt für alle Geschäftsreisenden aus allen Nicht-EU-Ländern, die entweder:
Zypern und Irland gehören zwar zur Europäischen Union, sind aber keine Schengen-Länder, weshalb die EES-Regeln an ihren Grenzen nicht gelten. Stattdessen werden Reisepässe weiterhin manuell abgestempelt.
Das neue Einreise-/Ausreisesystem der EU gilt nicht für EU-Staatsangehörige.
Zudem gibt es zusätzliche Umstände, unter denen die EES-Regeln möglicherweise nicht gelten. Einige Beispiele sind:
Diese Liste ist nicht erschöpfend, und die Regeln werden häufig aktualisiert. Bevor Sie aus beruflichen Gründen in die EU reisen, empfiehlt es sich, die EES-Website zu besuchen, um die neuesten Informationen zu erhalten.
Das EES wird zusammen mit dem Europäischen Reiseinformations- und Reisegenehmigungssystem (European Travel Information and Authorisation System, ETIAS) eingeführt. Während beide dazu dienen, die Sicherheit und Effizienz an den Grenzen zu erhöhen, handelt es sich bei der ETIAS-Reisegenehmigung um ein anderes System.
Im Folgenden finden Sie die wesentlichen Unterschiede, die Geschäftsreisende beachten sollten:
Visa:
Länder:
Zeitpunkt:
Details
Einführungsdatum
Wenngleich das EES-System der EU noch nicht in Betrieb ist, können Unternehmen schon jetzt damit beginnen, Reisende auf die kommenden Anforderungen vorzubereiten. Hier sind mehrere Möglichkeiten, wie sich die neuen Regeln auf Mitarbeitende auswirken könnten, die aus beruflichen Gründen reisen.
Sobald das neue Einreise-/Ausreisesystem der EU in Betrieb ist, sollten sich Grenzübertritte effizienter gestalten. Manuelle Reisepasskontrollen werden durch biometrische Prüfungen ersetzt, sodass es bei den Grenzkontroll-Warteschlangen schneller vorwärtsgeht. Zwar müssen sich Reisende bei der EU-Ein- oder -Ausreise einem biometrischen Scan unterziehen, aber diese Daten werden in der EES-Datenbank gespeichert, um eine schnellere, automatische Verarbeitung bei künftigen Besuchen zu ermöglichen.
Doch wie bei jedem IT-System, das flächendeckend eingeführt wird, können Geschäftsreisende mit einigen anfänglichen Verzögerungen und Schwierigkeiten rechnen. Behalten Sie dieses neue System im Hinterkopf, wenn Sie Geschäftsreisen in die EU für Ende 2025 oder Anfang 2026 planen, und berücksichtigen Sie in Ihrem Reiseplan zusätzliche Zeit für mögliche Verzögerungen.
Für Geschäftsreisende, die häufig für Kundenmeetings und Konferenzen nach Europa reisen, wird es wichtiger denn je sein, die im Schengen-Raum verbrachten Tage nachzuverfolgen. Die Regeln für Kurzaufenthalte erlauben Besuche für bis zu 90 Tage innerhalb eines beliebigen Zeitraums von 180 Tagen. Diese Regelung bleibt bestehen, aber das manuelle Abstempeln von Reisepässen kann aufgrund von menschlichem Versagen gelegentlich zu versehentlichen Überschreitungen der zulässigen Aufenthaltsdauer führen.
Im Gegensatz dazu wird das neue digitale System extrem präzise sein. Mit einer zentralen EES-Datenbank, die automatisch alle Ein- und Ausreisen erfasst, gibt es keinen Spielraum für Überschreitungen der Aufenthaltsdauer. Alle Aufenthaltstage werden in Echtzeit berechnet, was bei der Reiseplanung berücksichtigt werden muss. Tatsächlich besteht eines der Hauptziele des EES darin, Visumüberschreitungen zu verhindern, und Geschäftsreisende, die gegen die Regeln verstoßen, könnten mit Geldstrafen oder Einreiseverboten belegt werden. Als Teil des Reiserisikomanagements ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, bei Kurzzeitreisen innerhalb der Beschränkungen zu bleiben.
Mit dem Einreise-/Ausreisesystem der EU müssen alle Nicht-EU-Reisenden Gesichtsbilder und Fingerabdrücke vorlegen. Diese biometrischen Daten werden in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen der EU, einschließlich der Datenschutzgrundverordnung, gespeichert.
Einigen Geschäftsreisenden mag der Gedanke, dass ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden, unter Umständen ein Gefühl der Verunsicherung oder Unbehagen bereiten. Unternehmen sollten diese Bedenken ausräumen, indem sie Teammitglieder im Hinblick auf Sicherheitsmaßnahmen beraten und erläutern, wie die Daten verwendet werden.
Individuelle Geschäftsreisende können auch einige vorbereitende Schritte ergreifen, bevor sie die EU im Rahmen des neuen EES besuchen.
Angesichts der bevorstehenden Einführung des EES und ETIAS der EU ist es im Jahr 2025 für Unternehmen an der Zeit, mit der Planung zu beginnen.
Überprüfen und aktualisieren Sie zunächst Ihre Geschäftsreiserichtlinien, um diesen Änderungen zu entsprechen.
Das EES verspricht eine effizientere, moderne Grenzkontrollerfahrung, auch wenn es in der anfänglichen Einführungsphase zu längeren Wartezeiten kommen kann.
Eine erweiterte Datenerfassung an der Grenze bedeutet, dass Unternehmen bei der Planung von Geschäftsreisen proaktiver und organisierter denn je vorgehen müssen. Dies beginnt mit der Aktualisierung der Reiserichtlinien, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Anschließend müssen diese Änderungen effektiv an alle Stakeholder kommuniziert werden.
Es lohnt sich auch, Lösungen für das Geschäftsreisemanagement wie Tripeden.com for Business zu verwenden, um Buchungen an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zu speichern und zu verwalten. Dies ermöglicht eine genauere Nachverfolgung der Reisepläne, sodass Sie anhand einer Übersicht über die Bewegungen der Reisenden kostspielige Überschreitungen der zulässigen Aufenthaltsdauer verhindern können.
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