Leitfaden für das Geschäftsreise- und Abrechnungsmanagement

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Geschäftsreisen optimieren, Prozesse zur Reisekostenverwaltung und -abrechnung straffen und Ihr Unternehmen insgesamt effizienter gestalten.

Eine produktive Geschäftsreise kann Ihrem Unternehmen neue Erkenntnisse, stärkere Beziehungen und mehr bringen. Die Vorteile mögen zwar keinen berechenbaren Geldwert haben, doch ist jede Geschäftsreise mit Kosten verbunden. Glücklicherweise können Sie mit etwas Planung, Organisation und klarer Kommunikation die Reisekostenabrechnung Ihres Unternehmens optimieren und so Zeit und Geld sparen.

Was sind Geschäftsreisekosten?

Zu den Geschäftsreisekosten zählen die meisten Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen – insbesondere Kosten für Produkte und Dienstleistungen, die zur Erreichung der Ziele der Reise erforderlich sind. In der Regel können Geschäftsreisende Ausgaben bei der Dienstreiseabrechnung geltend machen, die ihren Grundbedarf decken oder ihnen die Ausübung ihrer Arbeit im Ausland ermöglichen. Diese Aufwendungen können steuerliche Auswirkungen haben. Daher ist es wichtig, dass jeder in Ihrem Unternehmen versteht, was für die Reisekostenabrechnung infrage kommt.

Die häufigsten Ausgaben für Geschäftsreisen sind:

• Flugpreise
• Unterbringung
• Essen
• Autoanmietungen
• Kraftstoff für Mietwagen oder Privatfahrzeuge
• Kilometerpauschale bei Nutzung eines Privatfahrzeugs für eine Geschäftsreise
• Park- und Mautgebühren
• Öffentliche Verkehrsmittel
• Kosten im Zusammenhang mit der Bewirtung von Kunden, Interessenten und Partnern
• Sonstige Geschäftskosten – von Druckmaterialien für einen Messestand über Requisiten für ein Fotoshooting bis hin zur Miete von Technik für eine Präsentation

Es gibt zwar ein breites Spektrum an Ausgaben, die im Rahmen der Dienstreise-Abrechnung erstattet werden können, doch es gibt auch Grenzen. Geschäftsreisekosten beinhalten in der Regel keine Kosten für das Pendeln zu einem örtlichen Büro, Kleidung für Reisen oder persönliche Bewirtungskosten während einer Geschäftsreise.

Was bedeutet Geschäftsreise- und Abrechnungsmanagement?

Unter Geschäftsreise- und Abrechnungsmanagement versteht man den Prozess der Festlegung von Reiserichtlinien sowie die Sicherstellung, dass die Mitarbeiter während der Reise Aufzeichnungen führen und nach der Rückkehr ihre Reisekostenberichte zur Abrechnung der Dienstreise ordnungsgemäß einreichen. Ein solides Reise- und Abrechnungsmanagement ist wichtig, um Klarheit für die Mitarbeiter zu schaffen, Einsparungen bei Geschäftsreisen zu erzielen und eine genaue Reiseabrechnung zu gewährleisten.

In kleineren Unternehmen fallen diese Aufgaben möglicherweise in die Zuständigkeit der Rechtsabteilung, der Personalabteilung oder der Büroleitung oder werden an ein Unternehmen ausgelagert, das sich auf das Abrechnungsmanagement spezialisiert.

In größeren Unternehmen gibt es möglicherweise einen eigenen Travel Manager, der für die Überwachung der Reiseplanung, die Festlegung und Durchsetzung von Reiserichtlinien, die Verwaltung von Budgets und Ausgaben sowie die Abrechnung von Reisekosten zuständig ist.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kommt auch den Geschäftsreisenden selbst eine wichtige Rolle zu. Sie sind dafür verantwortlich, dass sie die Reiserichtlinien verstehen und befolgen, Aufzeichnungen über ihre Ausgaben führen und Anträge rechtzeitig einreichen.

Der Prozess der Reise- und Kostenverwaltung stützt sich häufig auf den Einsatz einer Lösung für das Reise- und Abrechnungsmanagement.

So funktioniert das Reise- und Abrechnungsmanagement

Jedes Unternehmen sollte eine Reise- und Reisekostenrichtlinie (T&E-Richtlinie), einschließlich Kostenmanagement haben, damit die Mitarbeiter verstehen, wie sie Reisekosten abrechnen, welche Ausgaben angemessen sind und was sie bezüglich des Erstattungsprozesses erwarten können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten für das Abrechnungsmanagement, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen:

1. Manuell: Mitarbeiter buchen und bezahlen Geschäftsreisen selbst und machen später eine Reisekostenabrechnung

• Vorteile: Es ist einfach und übersichtlich, alle Ausgaben auf einer Karte zu haben, und es verhindert die vorübergehende finanzielle Belastung der Mitarbeiter, da sie nicht bis zur Reisekostenabrechnung warten müssen, um das vorgestreckte Geld zurückzuerhalten. Durch die Wahl der richtigen Firmenkreditkarte können Sie auch von Prämienprogrammen profitieren.
• Herausforderungen: Unternehmen müssen viel Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben und davon auszugehen, dass diese ihre Firmenkarten angemessen verwenden. Wenn sich mehrere Personen eine physische Firmenkarte teilen, kann es schwierig sein, Ausgaben beim Abrechnungsmanagement zuzuordnen. Außerdem kann eine physische Kreditkarte verloren gehen oder gestohlen werden.

2. Mitarbeiter buchen die Geschäftsreise selbst und bezahlen sie mit einer Firmenkarte

• Vorteile: Bietet Flexibilität sowohl im Hinblick darauf, wer Reisen buchen kann, als auch hinsichtlich der verfügbaren Optionen. Die richtige Plattform kann auch dabei helfen, Ihre Reiserichtlinie durchzusetzen und im gesamten Unternehmen Transparenz über Buchungen und die Dienstreiseabrechnung zu schaffen.
• Nachteile: Unternehmen müssen viel Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben und davon auszugehen, dass diese ihre Firmenkarten angemessen verwenden. Wenn sich mehrere Personen eine physische Firmenkarte teilen, kann es schwierig sein, Ausgaben zu trennen und entsprechende Abrechnungen zu bearbeiten. Außerdem kann eine physische Kreditkarte verloren gehen oder gestohlen werden.

3. Geschäftsreisende, Reisemanager oder Verwaltungsmitarbeiter buchen und bezahlen die Geschäftsreise über eine Geschäftsreiseplattform

• Vorteile: bietet Flexibilität sowohl im Hinblick darauf, wer Reisen buchen kann, als auch hinsichtlich der verfügbaren Optionen. Die richtige Plattform kann auch dabei helfen, Ihre Reiserichtlinie durchzusetzen und im gesamten Unternehmen Transparenz über Reisebuchungen zu schaffen.
• Nachteile: Reisemanagement-Plattformen werden normalerweise für die Buchung von Flügen, Unterkünften und eventuell Verkehrsmitteln verwendet, sodass Sie weiterhin Firmenkarten verwenden oder Ihren Mitarbeitern die während der Reise angefallenen Kosten bei der Reiseabrechnung erstatten müssen. Die Integration anderer Unternehmenssysteme wie Personalwesen oder Buchhaltung kann Probleme verursachen. Daher sollten Sie eine Plattform wählen, die eine nahtlose Integration mit Ihren bestehenden Systemen bietet.

Warum ist das Reise- und Abrechnungsmanagement wichtig?

Das Reise- und Abrechnungsmanagement ist für Unternehmen besonders wichtig, da es die typischen Probleme behebt, die bei der Planung von Geschäftsreisen auftreten:

1. Bessere Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens – Ganz gleich, ob Sie sich dafür entscheiden, eine Abrechnungsmanagement-Lösung zu verwenden, um alle nicht richtlinienkonformen Ausgaben automatisch zu kennzeichnen, oder ob Sie einen eher manuellen Prozess bevorzugen – ein Kostenmanagementsystem erfordert eine sehr klare und gut kommunizierte Reiserichtlinie, die Geschäftsreisende einhalten müssen.
2. Präzise Reisekostenabrechnung – Eine solide Abrechnungsmanagement-Lösung stellt sicher, dass Reiseabrechnungen einfach einzureichen und zu bearbeiten sind und dass Geschäftsreisende ihr Geld so schnell wie möglich zurückerhalten, wenn sie im Voraus bezahlen müssten.
3. Reisekosten optimieren – Das Ziel des Abrechnungsmanagements sollte es sein, die Kosten für Geschäftsreisen zu kontrollieren und zu verstehen, in welchen Bereichen Sie möglicherweise zu viel ausgeben. Ein robustes Abrechnungsmanagement-System kann Ihnen helfen, finanzielle Stabilität zu erreichen und Ihre Reisekosten zu optimieren.

Wie können Plattformen für Geschäftsreisen beim Reise- und Abrechnungsmanagement helfen?

Plattformen für Geschäftsreisen sind Softwarelösungen aus einer Hand, mit denen Sie die unterschiedlichen Bestandteile Ihrer Reise buchen können. Sie helfen dabei, die verschiedenen Aspekte von Geschäftsreisen, einschließlich der Reisekosten, online zu optimieren und zu verwalten und erleichtern Ihnen so auch das Abrechnungsmanagement.

Hier sind die wichtigsten Funktionen und Vorteile, die Plattformen für Geschäftsreisen bieten können:

1. Alles aus einer Hand – Sie können Flüge, Unterkünfte und Mietwagen an einem Ort buchen. Plattformen für Geschäftsreisen unterstützen mehrere Reisedienstleister und Sie müssen sich nicht damit abmühen, Rechnungen für Ihr Abrechnungsmanagement von verschiedenen Anbietern zu sammeln. Sie können sich auch einen Überblick über die gesamte Reise verschaffen und die Reiserouten sind der Einfachheit halber auf Mobilgeräten zugänglich.
2. Kostenverfolgung und Berichterstattung – Für einen effizienten Kostenabgleich ist die Integration mit Lösungen zur Abrechnung von Dienstreisen möglich. Die Ausgaben sind in Echtzeit sichtbar und Geschäftsreisende können ihre Ausgabenbelege automatisch in dem Tool erfassen, sodass weniger manueller Papieraufwand für die Reisekostenabrechnung erforderlich ist. Einige Plattformen enthalten ein Analyse-Dashboard, damit Sie einen besseren Überblick über die Ausgaben haben und wissen, wo Sie Geld sparen können, um fundierte Entscheidungen über Ihr Budget zu treffen und Ihre Reisekosten zu optimieren.
3. Integrierte Reiserichtlinien – Geschäftsreiselösungen ermöglichen es Ihnen, Ihre Reiserichtlinien zu integrieren und im Falle eines Verstoßes automatisch benachrichtigt zu werden. Sie können anpassbare Genehmigungsworkflows sowohl für Reiseanträge als auch für Reisekostenabrechnungen einrichten.
4. Vereinbarte Rabatte – wenn Sie eine Geschäftsreiseplattform nutzen, kann Ihr Unternehmen Angebote mit Reisedienstleistern vereinbaren und die Reisekosten optimieren.

Der Einsatz einer solchen Lösung kann sowohl dem Geschäftsreisenden als auch dem Finanz- oder Personalteam das Leben leichter machen, da einige Aufgaben automatisiert werden.

Abrechnungsmanagement-Prozess

Die optimale Art und Weise, Kosten zu erfassen und Dienstreiseabrechnungen einzureichen, hängt von den Präferenzen der Geschäftsreisenden und Ihrer Geschäftsreiserichtlinie ab. Hier sind die vier Hauptschritte eines Reise- und Kostenmanagementprozesses:

1. Eine Reiseanfrage stellen

Dieser Prozess beginnt damit, dass ein Mitarbeiter eine Reiseanfrage stellt, was in der Regel der Genehmigung des Managers bedarf. Der Manager kann diese genehmigen, ablehnen oder klärende Fragen stellen. Wenn Ihr Unternehmen zu diesem Zeitpunkt eine Abrechnungsmanagement-Lösung mit einer integrierten Reiserichtlinie verwendet, werden alle Verstöße gegen die Richtlinie angezeigt.

2. Ausgaben

Sobald die Anfrage für die Geschäftsreise genehmigt wurde, können einige Aspekte der Reise, wie Hotel- und Flugtickets, im Voraus gebucht werden. Andere Kosten wie Mahlzeiten oder Transport fallen während der Geschäftsreise an. Diese können mit einer Firmenkarte bezahlt werden oder der Mitarbeiter kann gebeten werden, sie aus eigener Tasche zu bezahlen und später bei der Dienstreiseabrechnung zurückerstatten zu lassen.

3. Ausgaben melden

Jetzt ist es für den Geschäftsreisenden an der Zeit, die Belege für die Reisekostenabrechnung einzureichen. Um effektiv zu sein, sollte sich die Kostenberichterstattung auf Folgendes stützen:

• Ein Kostenverwaltungstool – Die beste Möglichkeit, Ihre Prozesse und Kosten zu optimieren, ist die Verwendung einer Ausgabenverwaltungs-App. Je nach Größe Ihres Teams stehen viele Optionen zur Verfügung. Suchen Sie nach einer Lösung, die Funktionen wie das Scannen von Belegen, die Erfassung von Kilometern und Genehmigungs-Workflows bietet. Lösungen für das Abrechnungsmanagement, wie z. B. Reisekostenrechner, können in Geschäftsreiseplattformen integriert werden.
• Organisierte Aufzeichnungen – Das ist der wichtigste Aspekt bei der Erfassung der Kosten für Geschäftsreisen. Stellen Sie sicher, dass jede Ausgabe nach Ihrer Art kategorisiert wurde, damit Ihre Manager Ihre Steuern korrekt abrechnen können und einen Überblick darüber haben, wo das Unternehmen das meiste Geld ausgibt. Dies kann automatisiert werden, wenn Sie sich auf eine Geschäftsreiseplattform mit integrierter Reisekostenabrechnung stützen.
• Klare Prozesse – Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, sollte Ihre Reiserichtlinie klare Erwartungen an die Art und Weise enthalten, wie Geschäftsreisende ihre Ausgaben verfolgen sollen, was für die Abrechnung der Dienstreise eingereicht werden muss sowie Fristen, wann Kostenberichte eingereicht werden müssen

4. Die Reisekostenerstattung

Die Reisekostenerstattung ist die letzte Phase des Abrechnungsmanagement-Prozesses. Je nachdem, was Ihre Richtlinien zur Reiseerstattung vorsehen, können Mitarbeiter die Erstattung direkt mit ihrer Gehaltsabrechnung oder per Banküberweisung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ebenfalls Teil des Prozesses. Es ist wichtig, am Ende jeder Reise die Meinung der Mitarbeiter einzuholen, um zu verstehen, wo die Prozesse für die Abrechnung von Dienstreisen verbessert werden kann.

So legen Sie Ausgabengrenzen fest

Im Allgemeinen verfolgen Geschäftsreisende und Geschäftsreisemanager das gleiche Ziel: die Produktivität der Reise zu maximieren und gleichzeitig die Geschäftsreise-Kosten zu optimieren.

Bei der Festlegung von Ausgabengrenzen kommt es darauf an, ein Gleichgewicht zwischen Einschränkungen und Freiheiten zu finden. Jeder Einzelne hat andere Routinen, Ernährungsgewohnheiten, Bedürfnisse und Vorlieben. Für einige Menschen könnte ein Fitnessstudio im Hotel eine wertvolle Annehmlichkeit sein, um auch auf einer Geschäftsreise etwas für die Work-Life-Balance zu tun, während für andere der Aufenthalt an einem bestimmten Ort wichtiger ist. Manche Menschen benötigen ein großes Frühstück, während andere mehrere kleine Mahlzeiten über den Tag verteilt vorziehen. Flexibilität ermöglicht es Geschäftsreisenden, Entscheidungen treffen, die ihre Produktivität auf Reisen verbessern – eine Win-win-Situation für alle.

Um das richtige Gleichgewicht zu erreichen, finden Sie hier einige Vorschläge für die Festlegung von Richtlinien in wichtigen Ausgabenkategorien für das Abrechnungsmanagement:

• Essen: Legen Sie eine tägliche Verpflegungspauschale fest, lassen Sie Geschäftsreisende aber selbst entscheiden, wie sie die Pauschale auf Frühstück, Mittagessen, Abendessen und Snacks aufteilen möchten.
• Unterkunft: Geben Sie Parameter für die Zimmerkategorie, die Sternebewertung des Hotels und/oder den Höchstpreis pro Nacht vor, aber erlauben Sie den Mitarbeitern, innerhalb dieser Richtlinien ihr eigenes Hotel auszuwählen.
• Verkehrsmittel: Geben Sie klare Anweisungen zur Auswahl kostengünstiger Transportmethoden, berücksichtigen Sie aber auch den Zeitverlust durch die Reise. Beispielsweise kann es sich lohnen, etwas mehr Geld für einen Direktflug auszugeben, anstatt einen ganzen Arbeitstag durch mehrere Zwischenlandungen zu verlieren.

So können Sie bei Geschäftsreisen die Reisekosten optimieren

Es mangelt nicht an Tipps und Tricks, um die Ausgaben für Geschäftsreisen niedrig zu halten. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie damit beginnen können, Ihre Reisekosten zu optimieren:

1. Planen Sie voraus. Vermeiden Sie Last-Minute-Aufschläge und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um vorauszuschauen. Wenn Ihr Unternehmen immer an einer bestimmten Konferenz teilnimmt oder Kundenbeziehungen pflegt, die einen regelmäßigen persönlichen Kontakt erfordern, können Sie durch eine frühzeitige Buchung von Flügen und Unterkünften für Ihre Geschäftsreise günstige Angebote erhalten.
2. Bleiben Sie bei Ihren Buchungen flexibel. Manchmal lohnt es sich, für Flexibilität etwas mehr zu bezahlen. Da sich die Dinge schnell ändern können, sparen Sie gegebenenfalls auf lange Sicht Geld, wenn Sie Flüge und Unterkünfte buchen, die Sie beliebig bewegen können, ohne Gebühren zu zahlen. Für größtmögliche Flexibilität können Sie auch nach stornierbaren und erstattungsfähigen Buchungen suchen.
3. Schauen Sie sich die Annehmlichkeiten der Unterkunft an. Achten Sie bei der Auswahl eines Hotels oder einer anderen Unterkunft unbedingt auf die angebotenen Annehmlichkeiten. Für Geschäftsreisen ist kostenloses WLAN unerlässlich. Weitere Annehmlichkeiten, mit denen Sie etwas Geld sparen können, sind kostenloses Frühstück, Zugang zu Tagungs- oder Konferenzräumen sowie kostenlose Parkplätze.
4. Profitieren Sie von den Vorteilen Ihrer Kreditkarte. Einige Firmenkreditkarten bieten niedrigere Gebühren für den Währungsumtausch, Cashback-Anreize oder Vergünstigungen für Mietwagen, Flüge, Versicherungen und Flughafen-Lounges.
5. Nutzen Sie Treueprogramme. Manchmal kann es sich auf lange Sicht auszahlen, bei einer Hotelkette oder Fluggesellschaft zu bleiben. Halten Sie Ausschau nach speziellen Business-Tarifen, Mitgliedschaften und Treueprogrammen, die die Kosten für Mehrfachbuchungen senken können.
6. Verhandeln Sie mit Anbietern – verhandeln Sie Ihre Verträge mit Anbietern, um einen Rabatt zu erhalten. Ob es um Unterkunftsanbieter, Mietwagenfirmen oder Fluggesellschaften geht, Ihr Unternehmen kann möglicherweise von Vorzugspreisen profitieren.

Bewährte Praktiken für das Abrechnungsmanagement

Die beste Strategie für das Abrechnungsmanagement für Unternehmen ist eine Strategie, die auf Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Team zugeschnitten ist. Binden Sie Ihre Mitarbeiter in regelmäßige Überlegungen und Rückmeldungen ein, um ein Kostenmanagementverfahren zu schaffen, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Hier sind einige bewährte Praktiken, die für alle Unternehmen gelten:

1. Nutzen Sie Technologie, um organisiert zu bleiben

Es gibt zahlreiche Optionen für Reise- und Kostensoftware, mit denen Sie die Abrechnung von Dienstreisen optimieren und den Überblick behalten. Sie können Geschäftsreisende auch bitten, sofort Fotos von Belegen und Rechnungen zu machen und diese unterwegs in freigegebene Ordner hochzuladen – das verhindert den Verlust von Belegen und spart Zeit bei der späteren Reisekostenabrechnung.

2. Legen Sie Fristen fest

Gerade wenn man von einer anstrengenden Geschäftsreise nach Hause kommt, kann es leicht passieren, dass sich die Verwaltungsaufgaben stapeln. Setzen Sie Ihren Mitarbeitern klare Fristen, innerhalb derer sie ihre Reiseabrechnung zur Erstattung einreichen müssen.

3. Passen Sie Ihre Budgets der Situation an

Selbst innerhalb desselben Landes können die Kosten stark variieren. Legen Sie realistische Geschäftsreisebudgets fest und erwägen Sie, Ihre Ausgabengrenzen an den Standort anzupassen. Außerdem sollte Sie Ihre Reiserichtlinie mindestens einmal pro Jahr überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Budget mit der Inflation und den örtlichen Schwankungen für häufige Reiseziele Schritt hält.

4. Vermitteln Sie Ihre Reiserichtlinie gut

Versuchen Sie, Ihre Reiserichtlinie für alle in Ihrem Unternehmen leicht verständlich zu gestalten. Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Richtlinie auf eine einfache Sprache und darauf, dass keine Unklarheiten darüber bestehen, welche Ausgaben bei der Abrechnung der Dienstreise geltend gemacht werden können. Nachdem Ihre Richtlinie erstellt ist, sollten Sie auch einen Plan haben, wie Sie sie im Unternehmen verbreiten und die Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, damit die Informationen in Gedächtnis bleiben.

Verwaltungsaufgaben wie das Reise- und Abrechnungsmanagement scheinen oft eine geringere Priorität zu haben, wenn es hektisch zugeht. Aber mit ein wenig Planung, Organisation und Kommunikation lässt sich viel erreichen. Eine klare Strategie trägt nicht nur zur administrativen und finanziellen Effizienz bei, sondern verringert auch Verwirrung und Sorgen, sodass sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren kann: die Erreichung der Ziele der Geschäftsreise.