Um für die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden zu sorgen, ist eine Geschäftsreise-Risikobewertung wichtig.
Von Unwetterereignissen bis hin zu Virusausbrüchen – bei einer Reiserisikobewertung werden alle potenziellen Störfaktoren berücksichtigt, um die Sicherheit von reisenden Mitarbeitenden zu gewährleisten. Diese wichtige Komponente des Geschäftsreisemanagements trägt nicht nur zum Schutz des Wohlbefindens der Mitarbeitenden bei, sondern stellt auch sicher, dass Ihr Unternehmen seine Sorgfaltspflicht erfüllt.
In diesem Leitfaden erläutern wir die einzelnen Schritte, wie Sie eine inländische oder internationale Reiserisikobewertung durchführen können. Neben dem Verfassen Ihrer eigenen unternehmensweiten Richtlinie erfahren Sie, wie Sie Risiken mithilfe von Software für Reiserisikobewertungen und anderen digitalen Tools erkennen und verringern können.
Eine Risikobewertung identifiziert kleine und große potenzielle Probleme, mit denen Geschäftsreisende auf Dienstreisen konfrontiert sein könnten. Dazu gehören gesundheitsbezogene Risiken wie Lebensmittelvergiftungen und Krankheitsausbrüche, die Planung durcheinanderbringende Reiseverzögerungen und Flugannullierungen sowie Sicherheitsbedrohungen wie Naturkatastrophen, Kriminalität und geopolitische Unsicherheit. Da sich die Reiserisiken ständig ändern, ist es wichtig, für jede Reise eine neue Bewertung durchzuführen. Mithilfe von Software für automatisierte Risikobewertungen lässt sich dieser Prozess effizienter gestalten.
Potenzielle Bedrohungen werden zur Analyse, zu Sensibilierungszwecken und für Minderungsstrategien in ein Risikobewertungsformular eingegeben.
Der Zweck einer Reiserisikobewertung besteht darin, personalisierte Richtlinien und Verfahren zu erstellen, um das Schadensrisiko zu reduzieren und Ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen. Mitarbeitende sollten zur Umsetzung von Abwehrstrategien über jegliche potenziellen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken informiert werden, die bei bevorstehenden Reiseplänen bestehen.
Die Risiken von Geschäftsreisen fallen in mehrere Kategorien, die alle in einem umfassenden Formular zur Reiserisikobewertung erfasst werden sollten.
Eines der häufigsten Risiken für das Wohlbefinden von Mitarbeitenden ist Krankheit. Während Pandemien Schlagzeilen machen, ist es wahrscheinlicher, dass Lebensmittelvergiftungen, nicht trinkbares Leitungswasser und die Exposition gegenüber lokalen Viren die Reisepläne durcheinanderbringen. Medizinische Notfälle sollten bei jeder Risikobewertung für Reisen ins Ausland berücksichtigt werden.
Geschäftsreisende können mit einer Vielzahl von Unwetterereignissen und Naturkatastrophen konfrontiert werden. Einige treten ohne Vorwarnung ein, z.B. Erdbeben, während andere, z.B. Hurrikane, kurzfristig vorhergesagt werden und etwas Zeit geben, um sich entsprechend vorzubereiten. Um dieses Risiko zu bewerten, sollten Unternehmen bei der Reiseplanung das Reiseziel und die Jahreszeit berücksichtigen. Beliebte Geschäftsreiseziele wie Tokio und Los Angeles befinden sich beispielsweise im Pazifischen Feuerring. Diese Orte liegen auf Bruchlinien, wodurch Erdbeben mit höherer statistischer Wahrscheinlichkeit auftreten.
Wenn sie außerhalb der geschützten Büroräume arbeiten, werden Ihre Mitarbeitenden anfälliger für Cyberangriffe. Phishing, Hacking, Malware und Social Engineering sind alles häufige Cybersicherheitsbedrohungen für Geschäftsreisende. Kriminelle richten Scam-Angriffe gegen Mitarbeitende an Flughäfen und in Hotels, um illegal auf sensible Daten zuzugreifen.
Nicht nur Online-Kriminalität kann die Sicherheit von Geschäftsreisenden gefährden. Es besteht auch das Risiko von Diebstahl und Kleinkriminalität an ihrem Reiseziel. Überprüfen Sie bei der Bewertung des Reiserisikos in jedem Fall die lokalen Kriminalitätsraten, insbesondere bei der Auswahl eines geeigneten Hotels. Sie können das Kriminalitätsrisiko deutlich reduzieren, indem Sie Plattformen wie Tripeden.com for Business verwenden, um Unterkünfte in sicheren Gegenden mit geringer Kriminalitätsrate auszuwählen.
In einer unbeständigen Welt kann alles von politischen Protesten bis hin zu Terroranschlägen Ihre Geschäftsreisenden beeinträchtigen und sie in potenzielle Gefahr bringen. Travel Manager sollten über geopolitische Konflikte auf dem Laufenden bleiben und neue Entwicklungen in eine Unternehmensrisikobewertung einbeziehen.
Zunehmende Anti-Tourismus-Proteste in Ländern wie Spanien und Griechenland können ebenfalls Verzögerungen für Geschäftsreisende verursachen, während mangelnde kulturelle Kenntnisse zu Affronts und einer negativen oder sogar feindseligen Haltung bei Einheimischen führen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Unternehmensetikette und die lokalen Gepflogenheiten kennen und sich an sensiblen Orten wie dem Nahen Osten angemessen kleiden.
Nicht für jede Reise ist eine eigene Reiserisikobewertung erforderlich. Wenn Ihre Mitarbeitenden Kollegen in einer nahe gelegenen Stadt besuchen, erfordert dies höchstwahrscheinlich keine vollständige Risikobewertung.
Eine Risikobewertung für Geschäftsreisen wird jedoch für internationale Reiseziele sowie für unbekannte Regionen oder komplexe Reisepläne empfohlen. Sobald Sie ein grundlegendes Formular zur Reiserisikobewertung erstellt haben, können Sie die Details an die Besonderheiten jedes neuen Reiseziels anpassen. Dazu können Faktoren wie lokale Gesetze, Kriminalitätsraten, Cybersicherheitsbedrohungen und Klima gehören.
Sorgfaltspflicht für Mitarbeitende ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, darunter unter anderem Australien, Kanada, Frankreich, Spanien, die Vereinigten Staaten und das Vereinigte Königreich. Das bedeutet, dass die Bewertung des Reiserisikos nicht nur für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden wichtig ist, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben ist.
Indem Sie eine Reiserisikobewertung durchführen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die standortspezifischen Schulungen erhalten, die sie für einen sicheren Aufenthalt an ihrem Reiseziel benötigen. Dies, zusammen mit einer ausgefeilten Reiserichtlinie, stellt Informationen bereit, wer als Ansprechpartner zur Verfügung steht, wenn etwas passiert. Es macht Risiken berechenbarer, sodass Sie Ihre Mitarbeitenden und Ihr Unternehmen schützen können. Vorbereitung ist die beste Verteidigung.
Ein Formular zur Risikobewertung von Geschäftsreisen schlüsselt alle potenziellen Risiken auf, mit denen Reisende während ihrer Dienstreise konfrontiert werden könnten. Diese lassen sich in zwei Kategorien unterteilen.
Natürlich sind viele dieser Faktoren persönlicher Natur und beruhen auf freiwilliger Offenlegung. Ziehen Sie in Betracht, Ihren Mitarbeitenden vor der Reise einen Fragebogen anzubieten, den sie nach eigenem Ermessen ausfüllen können.
Jede Risikoart kann dann nach ihrer Wahrscheinlichkeit bewertet werden, um Sicherheitsschulungen und -bewusstsein zu priorisieren. Beispielsweise stellen Tornados im Süden von England ein potenzielles Risiko dar, sind aber weitaus unwahrscheinlicher als im Mittleren Westen der USA.
Die Risiken von Geschäftsreisen entwickeln sich ständig weiter, was es für Travel Manager schwierig macht, jede potenzielle Bedrohung zu identifizieren. Hier kann Unternehmensrisikomanagementsoftware helfen, die die Informationen auf automatisierte Weise übersichtlich organisiert. Die besten Plattformen bieten Vorteile wie die folgenden:
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Softwarelösungen zur Risikobewertung von Geschäftsreisen.
Spezialisiert auf medizinische und Reisesicherheit bietet International SOS verschiedene Apps für Unternehmen, um die Risikobewertung und -minderung zu verbessern. Dies umfasst auch eine App mit Reisewarnungen in Echtzeit, um Ihr Team über neu auftretende Bedrohungen auf dem Laufenden zu halten, sowie Online-Schulungsmodulen vor der Abreise. Darüber hinaus ist International SOS eines der Partnerunternehmen von Tripeden.com for Business (für eine vollständige Liste all unserer Partnerintegrationen rufen Sie unseren Marketplace auf).
Crisis24 nutzt KI-gestützte Technologie zur Bedrohungserkennung, um Geschäftsreisenden umfassende Risikointelligenzinformationen in Echtzeit bereitzustellen. Sie können sich registrieren, um detaillierte Bewertungen für über 200 Länder und 400 Städte weltweit zu erhalten, die anhand mehrerer Bedrohungskategorien ausführlich bewertet werden.
Dieses globale Unternehmen ist auf das Risikomanagement für Geschäftsreisen spezialisiert, von der Bewertung bis zur Wiederherstellung. Berater vermitteln Geschäftsreisenden und Managern vor der Reise Sicherheitskenntnisse. Zu den kommerziellen Angeboten gehören Tools wie CAP Advantage, eine Plattform für Reise-Risikointelligenz, die einen One-Touch-Button für Notfallunterstützung umfasst.
In Kombination mit Ihrer Unternehmensreiserichtlinie sollte eine Risikobewertung für Geschäftsreisen alle relevanten Angaben enthalten, die Mitarbeitende für sichere Dienstreisen benötigen. Dies beginnt mit der Identifizierung potenzieller Risiken, bevor das Risikoniveau und konkrete Schritte zur Risikominderung skizziert werden.
Beginnen Sie mit der Auflistung aller potenziellen Risiken, sowohl umweltbezogen als auch individueller Art, die den Reisenden auf dieser spezifischen Reise beeinträchtigen könnten. Während man üblicherweise an große Katastrophen wie Terrorismus und politische Unruhen denkt, ist es weitaus wahrscheinlicher, dass Ihre Teammitglieder Risiken wie Gelegenheitsdiebstahl und Lebensmittelvergiftungen ausgesetzt werden.
Verwenden Sie für jedes Reiseziel eine Softwarelösung für Risikobewertungen oder führen Sie Ihre eigenen Recherchen durch, um Fragen wie die folgenden zu beantworten:
Individuelle Risiken sollten ebenfalls aufgeführt werden, darunter Angaben der Mitarbeitenden zu Gesundheitszuständen, Mobilitätseinschränkungen und Allergien. Berücksichtigen Sie auch identitätsbezogene Risiken, die Reisende beeinträchtigen könnten. Beispielsweise können weibliche Alleinreisende auf Geschäftsreisen in bestimmten Ländern einem höheren Risiko von Diebstahl und Überfällen ausgesetzt sein. Sind gleichgeschlechtliche Beziehungen legal? Müssen sonstige kulturelle Spannungen beachtet werden?
Sobald Sie alle Risiken aufgelistet haben, ist es an der Zeit, mithilfe einer Risikobewertungsmatrix zu ermitteln, wie schwerwiegend jedes einzelne Problem sein könnte. Beispielsweise würden ein Militärputsch oder hohe Terrorgefahr in die Kategorie schwerwiegender Risiken fallen, während das Risiko von Insektenstichen relativ gering einzuordnen wäre.
Ein vorrangiges Ziel der Risikobewertung von Geschäftsreisen besteht darin, Geschäftsreisende vorzubereiten und zu unterstützen. Praktische, umsetzbare Strategien sollten jedes Risiko begleiten, damit die Mitarbeitenden wissen, was zu tun ist und an wen sie sich wenden können. Notfallkontaktdaten sollten in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens ebenfalls aufgeführt sein. Bieten Sie gegebenenfalls Schulungssitzungen an.
Mithilfe von Risikobewertungssoftware und Vorlagen sind keine spezifischen Qualifikationen erforderlich. Dennoch sind laufende Schulungen zum Risikomanagement innerhalb eines Unternehmens immer nützlich.
Zwar können Formulare zur Risikobewertung beliebig strukturiert sein, im Folgenden finden Sie jedoch ein Beispiel für die Abschnitte, die in jedem Fall enthalten sein sollten.
Beispiel für eine Risikobewertung von Geschäftsreisen:
Reiseziel: Denver, Colorado, USA
Gefahr: Insektenstiche
Risiko: Verletzung oder allergische Reaktion
Wahrscheinlichkeit: Gering
Maßnahme:
Reiseziel: Medellin, Kolumbien
Gefahr: Wetterverhältnisse
Risiko: Hitzschlag
Wahrscheinlichkeit: Mittel
Maßnahme:
Reiseziel: Paris, Frankreich
Gefahr: Bestehende persönliche Gesundheitsprobleme
Risiko: Erkrankung auf Reisen
Wahrscheinlichkeit: Mittel
Maßnahme:
Unabhängig von spezifischen Bedrohungen kann Ihr Unternehmen reisende Mitarbeitende mithilfe allgemeiner Sicherheitstipps auf ein sichereres Reiseerlebnis vorbereiten.
Während es unmöglich ist, alle Risiken von Geschäftsreisen zu eliminieren, kann eine ausführliche Risikobewertung vor jeder Reise die Bedrohungen unter Kontrolle halten.
Mit Tripeden.com for Business können Sie vollständige Transparenz über die Buchungen von Mitarbeitenden erhalten. Sie können nicht nur Businesshotels sorgfältig vergleichen, um Unterkünfte in sichereren Gegenden auszuwählen, sondern mithilfe des integrierten Tools Traxo zur Reiseverfolgung dieser Reisemanagementplattform können Sie auch Bewegungen in Echtzeit anzeigen und bei jedem Schritt auf dem Weg Unterstützung bieten.
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