Preguntas frecuentes sobre viajes de trabajo

Aunque la definición de cada empresa será diferente, el objetivo de los viajes de trabajo es beneficiar a la empresa en su conjunto. Los viajes por motivos de trabajo pueden incluir visitas a clientes y potenciales clientes en otras ciudades, reuniones con personal de otras oficinas y asistencia a conferencias, actos y programas de formación.

La empresa suele reembolsar los gastos de los viaje de trabajo a la persona que ha viajado.

Es fundamental que las empresas gestionen activamente sus viajes de trabajo. Al hacerlo, es más fácil supervisar y controlar el gasto, agilizar los procesos de reserva, hacer que el personal cumpla con la política de viajes y cuidar de quienes viajan. Una buena gestión también ayuda a minimizar los riesgos y a mejorar el retorno de la inversión en viajes de trabajo, tanto desde el punto de vista financiero como de la productividad.

Tanto tú como tu empresa podéis ahorrar en viajes de empresa de varias maneras. El método principal consiste en establecer una regla de gastos precisa y razonable en la política de viajes de trabajo para que todo el personal conozca sus límites de gasto.

Reservar con la mayor antelación posible y combinar muchas reuniones en un solo viaje son estrategias inteligentes. Quienes viajan también deben intentar elegir alojamientos con desayuno gratuito y evitar, en la medida de lo posible, alquilar coches en los aeropuertos, ya que a menudo se añade un impuesto aeroportuario diario al coste total.

Utilizar una solución de reservas de empresa como Tripeden.com for Business también puede ayudar a reducir costes. Tripeden.com for Business ofrece una gran variedad de opciones de vuelos, alojamiento y coches de alquiler a todos los precios. También puedes aprovechar los descuentos de hasta el 20% del programa de fidelización Genius y ventajas como desayuno y cambios a categoría superior en alojamientos seleccionados gratis, cuando alcances los niveles 2 y 3 de Genius.

Compartimos más consejos en nuestra guía: Cómo ahorrar costes en los viajes de trabajo.

La gestión de viajes de empresa es la supervisión estratégica de todas las áreas relacionadas con los viajes de trabajo de empleados, clientes, proveedores y socios colaboradores.

Implica la coordinación de los preparativos de los viajes, velar por la seguridad de los empleados, gestionar los gastos y minimizar los costes de los viajes.

Las organizaciones pueden confiar en empresas externas de gestión de viajes de trabajo, equipos internos, agencias de viajes, plataformas de viajes de trabajo como Tripeden.com for Business, o cualquier combinación de ellas para garantizar que sus viajes de trabajo sean lo más eficientes posible.

Las plataformas de gestión de viajes, como Tripeden.com for Business, ofrecen a las empresas la posibilidad de reservar y gestionar viajes de trabajo en un solo lugar. Ayudan a reducir costes y ahorrar tiempo al automatizar procesos, permitir que los responsables de viajes supervisen al equipo y que los empleados se autogestionen. También pueden ofrecer herramientas para realizar un seguimiento de las ubicaciones de los empleados, administrar los gastos e informar sobre estos con el fin de mejorar la previsión y la toma de decisiones.

Algunos de los principales desafíos incluyen ajustarse al presupuesto, dar opciones a los viajeros y administrar los gastos. Una plataforma como Tripeden.com for Business centraliza el proceso de reserva, así como los datos de quienes viajan y la información de los informes. Esta visibilidad ayuda a las empresas a mantener el control, a la vez que ahorran tiempo y dinero.

Una política de viajes de empresa es básicamente el manual de una empresa para los viajes de trabajo. Contiene un conjunto de normas claras y escritas que describen el proceso de reserva, el presupuesto, las medidas de seguridad y los procedimientos de administración de gastos que el personal debe seguir.

Contar con una política de viajes de empresa es importante tanto para la empresa como para sus empleados. Las empresas se benefician de menos aumentos en el gasto de viajes, mayor equidad y normas claramente comunicadas sobre los hoteles y vuelos que los empleados pueden reservar. El personal tiene un proceso claro que debe seguir, junto con la flexibilidad y la autonomía para reservar su propio viaje conforme a las directrices.

El creador de políticas de viaje de Tripeden.com for Business simplifica el establecimiento de pautas de reserva, límites de gasto e información de contacto para todo el equipo. Crea tu política de viaje hoy mismo para controlar los gastos y cumplir con las normas con mayor seguridad.

Nada. Tripeden.com for Business es 100% gratis y puedes añadir tantos empleados como quieras a tu cuenta. No hay cuotas de suscripción, reserva ni planes de precios. Tampoco hay cargos ocultos.

En lugar de eso, como Tripeden.com, cobramos una comisión a los hoteles, aerolíneas y proveedores de coches de alquiler cuando reservas en la plataforma. Además, a través de nuestras colaboraciones, podemos ofrecerte ofertas que te ayudarán a ahorrar tiempo y dinero, y no solo en los viajes de trabajo.

El marketplace de colaboradores e integraciones de Tripeden.com for Business es donde reunimos a expertos que pueden ofrecerte servicios relacionados con la gestión de viajes y mucho más. Cada una de sus ofertas o integraciones está diseñada para ahorrarte tiempo y dinero.

Nuestros colaboradores ofrecen servicios relacionados con la gestión de viajes y mucho más, como la captura de datos, la gestión de gastos o la reclamación de impuestos, entre otros. Además, la mayoría tiene un descuento exclusivo u oferta especial para clientes de Tripeden.com for Business. Consulta la gama completa en el marketplace de colaboradores e integraciones.

Tripeden.com for Business es una plataforma pensada para pequeñas y medianas empresas y ofrece una forma fácil y rentable de reservar viajes de trabajo.

Viajeros, responsables de viajes, equipos de recursos humanos y finanzas, asistentes administrativos y directores ejecutivos, pueden usar esta solución para viajes de trabajo para reservar viajes de negocios de forma rápida y eficaz.

Tú y tu equipo podéis reservar vuelos, hoteles y coches de alquiler con unos pocos clics. También es posible asignar permisos, ver las próximas reservas, saber dónde están los viajeros y hacer un seguimiento del gasto.

Tripeden.com for Business está diseñado específicamente para gestionar viajes de negocios. Ofrece todo lo que te gusta de Tripeden.com, además de funciones como descuentos y ventajas Genius, la posibilidad de añadir a tantas personas del equipo como quieras, un mapa de viajeros e informes.

Tripeden.com for Business es una plataforma de viajes de trabajo.

Tú y tus empleados podéis utilizarla para reservar y gestionar viajes de trabajo completos en un solo lugar, y elegir entre una gran variedad de opciones de alojamiento, vuelos y alquiler de coches.

Su uso es 100% gratuito y puede ayudarte a ahorrar con descuentos Genius de hasta el 20%.

Con Tripeden.com for Business, solo tienes que registrarte y empezar a reservar tu alojamiento, vuelos y coche de alquiler en unos pocos clics.

La plataforma te permite añadir viajeros, asignar niveles de acceso, acceder a descuentos y ventajas, administrar gastos, realizar un seguimiento e informar sobre el gasto, y mucho más para ahorrar tiempo y dinero.

Tripeden.com for Business es una plataforma de gestión de viajes de autoservicio que es fácil de configurar y utilizar, por lo que no necesitas a un account manager.

Si necesitas ayuda, puedes visitar la página de ayuda de Tripeden.com for Business.

Sí, con Tripeden.com for Business, los administradores de viajes pueden configurar presupuestos de hotel recomendados para tener un mejor control sobre los gastos de viaje, sin dejar de dar opciones a los viajeros.

Puedes realizar cambios en tu reserva en Tripeden.com en cualquier momento antes de que vayas a recoger el coche. No hay gastos de gestión por cambiar tu reserva, pero cualquier cambio que hagas puede afectar al precio del alquiler. A veces, la única forma de cambiar una reserva es cancelarla y hacer otra, en cuyo caso es posible que la empresa de alquiler de coches te aplique un cargo de cancelación. Si el cambio de la reserva modifica el precio o conlleva cargos de cancelación, se te informará de antemano.

Puedes hacer cambios en tu alojamiento de trabajo según las condiciones de reserva y cancelación que hayas elegido durante el proceso de reserva. Los cambios de habitación y de la duración de la estancia están sujetos a la disponibilidad del hotel. Puedes cambiar tú mismo las reservas de alojamiento.

Los cambios de vuelos dependen de la tarifa elegida. Por lo general, se pueden cambiar los vuelos sin cambiar de aerolínea, aunque se pueden aplicar cargos adicionales según el billete. Al reservar vuelos, asegúrate de escribir tu nombre correctamente (como aparece en tu pasaporte) para evitar problemas en caso de que necesites cambiar tus billetes. Encontrarás más información sobre los cambios de vuelo en la página de ayuda de Tripeden.com.

Sí, puedes hacer reservas de alojamiento para grupos de hasta 30 personas.

Sí, si eres organizador o administrador de viajes, puedes reservar fácilmente viajes para otras personas, incluidas las que no son empleados, como contratistas o colaboradores externos, sin necesidad de crear un perfil de viajero permanente.

Sí, puedes cancelar en cualquier momento. El alojamiento, los vuelos y los alquileres de coches se pueden cancelar o modificar, aunque se pueden aplicar cargos según los términos y condiciones específicos de la reserva. Puedes realizar cancelaciones de alojamiento a través de la plataforma de Tripeden.com for Business. Las cancelaciones de coches de alquiler se pueden hacer a través de Tripeden.com. Para cancelar reservas de vuelos, encuentra información en la página de ayuda de Tripeden.com.

Puedes modificar tu alojamiento de trabajo según las condiciones de reserva y cancelación que hayas elegido durante el proceso de reserva. Los cambios de habitación y la modificación de la duración de la estancia están sujetos a la disponibilidad del hotel.

Los cambios de vuelos también dependen de la tarifa elegida. Normalmente, los vuelos se pueden cambiar cuando son de una sola aerolínea, aunque puede que haya que asumir costes adicionales, dependiendo del billete.

Cuando una reserva incluye más de una aerolínea, pueden darse problemas técnicos a la hora de efectuar cambios. Asegúrate de que tu nombre esté escrito correctamente (como en tu pasaporte) al hacer la reserva. De lo contrario, puede que tengas problemas para cambiar los billetes de avión.

Las políticas de las aerolíneas difieren en lo que respecta a retrasos e indemnizaciones. Sin embargo, si surge alguna problema, como el retraso de un vuelo, se te informará de las opciones disponibles. Si te cancelan el vuelo y no quieres aceptar una alternativa, la aerolínea suele hacer un reembolso o dar crédito para futuros viajes, según sus términos y condiciones.

Los reembolsos de alojamiento suelen tardar entre 7 y 12 días laborables. Los reembolsos por alquiler de coches dependen de cuándo canceles la reserva. Los reembolsos de vuelos dependen de la política de la aerolínea.

Sí, puedes reservar tanto con aerolíneas de bajo coste como con aerolíneas tradicionales para vuelos de trabajo. Selecciona la tarifa que prefieras, la clase y los extras, como el equipaje y las comidas, para personalizar tu reserva.

Tripeden.com for Business se integra a la perfección con la herramienta de gestión de gastos Expensify, que te permite transferir automáticamente tus reservas de viajes de empresa a tu cuenta de Expensify. Esta automatización acaba con la necesidad de introducir datos manualmente y reduce el riesgo de errores al enviar los gastos de viaje. Con esta integración, los datos de tus viajes se transfieren con precisión, lo que te deja más tiempo para centrarte en las tareas importantes.

Gracias a la integración de Traxo con herramientas de gestión de gastos como Expensify, tendrás una visibilidad detallada de tus gastos de viaje. Esta integración te permite realizar un seguimiento y administrar los gastos sin complicaciones, lo que te ofrece un mayor control, transparencia y cumplimiento de tu proceso de viajes de empresa.

Con el rastreador de gastos de viajes tendrás un desglose detallado que te puede ayudar a hacer previsiones financieras para futuros viajes. Puedes descargar el resumen de los gastos de viaje en formato .csv.

Tripeden.com for Business es 100% gratis para todos los usuarios: no hay cargos de suscripción, de reserva ni planes de precios.

Además, con el programa de fidelización Genius de Tripeden.com, puedes empezar a ahorrar nada más crear una cuenta, con un 10% de descuento en los alojamientos que participan y un 10% de descuento en coches de alquiler seleccionados.

A través de la integración de Traxo con herramientas de gestión de gastos como Expensify, tendrás una visibilidad completa de todos tus gastos de viaje. Esta integración te permite realizar un seguimiento y administrar los gastos sin complicaciones, lo que te ofrece un mayor control, transparencia y cumplimiento de tu proceso de viajes de empresa.

Con el rastreador de gastos de viajes tendrás un desglose detallado que sirve de base para hacer previsiones financieras para viajes de trabajo. Puedes descargar el resumen de los gastos en viajes en formato .csv.

Si quieres una factura de la reserva, contacta con el alojamiento o la empresa de alquiler de coches directamente.

En el caso de los vuelos, recibirás tu itinerario y el recibo en el momento de la reserva.

Puedes guardar tarjetas de crédito, débito y AirPlus de la empresa en tu cuenta Tripeden.com for Business y, luego, pagar por adelantado al empleado que va a viajar. Sin embargo, si durante el proceso de reserva se selecciona la opción de pago en el alojamiento, quien viaja tendrá que pagar a su llegada.

Se aceptan tarjetas de crédito y débito privadas o de empresa, así como tarjetas AirPlus. Si se usa una tarjeta virtual AirPlus, el alojamiento recibirá un formulario de autorización con instrucciones para que no pida al viajero que pague al hacer el check-out.

Si tienes acceso como administrador u organizador, puedes buscar y gestionar las reservas a través de la página de Inicio.

Allí encontrarás toda la información relevante, como el estado de la reserva, los nombres de quienes viajan, el gasto de viaje, el mapa de viajeros y mucho más.

Sí.

Para alojamiento, puedes acceder a descuentos Genius de hasta el 20%, con ventajas adicionales como desayunos y cambios a habitaciones de categoría superior gratis.

Para alquiler de coches, puedes obtener descuentos Genius de hasta el 15% y asistencia gratuita.

La herramienta de ubicación de Traxo en Tripeden.com for Business te permite localizar al personal de viaje. Agrupa todas las reservas realizadas por tus empleados, independientemente de la plataforma que utilicen.

Sí, se puede. Traxo ofrece una integración perfecta con otros servicios, incluida la herramienta de gestión de gastos Expensify, para que la gestión de tus viajes de trabajo sea más eficaz. Con las integraciones de Traxo, puedes maximizar la productividad y simplificar tu experiencia general de viajes de trabajo.

Al acceder a Tripeden.com for Business todo el mundo tiene un rol que determina lo que puede hacer.

Un pasajero puede actualizar su perfil y ver sus itinerarios, pero no puede realizar ni modificar las reservas.

Un viajero puede actualizar su perfil, ver sus itinerarios y realizar y modificar sus propias reservas.

Un organizador de viajes puede hacer reservas para cualquier persona de la empresa y ver todas las reservas.

Un administrador de viajes puede hacer todo lo que hacen los demás roles, y añadir y actualizar la configuración de la empresa, como métodos de pago y presupuestos de hotel.

El kit de iniciación de Tripeden.com for Business contiene más información sobre los roles y cómo preparar a tu empresa para el éxito.

Tenemos español, inglés, alemán, francés, italiano, holandés, portugués y polaco.

La asistencia de viajes gratuita (por email) está disponible en español, inglés, alemán, francés, italiano, holandés, portugués y polaco.

La asistencia de viaje gratuita (por teléfono) solo está disponible en inglés.

Desde cualquier parte del mundo, puedes contar con la asistencia ininterrumpida de especialistas en viajes para ayudarte con cambios en las reservas, cancelaciones, planes de viajes perdidos o cualquier parte de tu viaje, de forma gratuita. Si necesitas ayuda para utilizar la plataforma, nuestra página de ayuda y el chatbot están a tu disposición.

Con Tripeden.com for Business, siempre tienes asistencia. Puedes recibir ayuda gratuita de forma ininterrumpida de especialistas en viajes que te ayudarán con cambios de reservas, cancelaciones e itinerarios perdidos.

Tripeden.com for Business está pensada para agilizar y simplificar el proceso de reserva y gestión de viajes de trabajo. Es fácil buscar, comparar, reservar y acceder al servicio de asistencia para realizar cambios en caso necesario.

Después de algunos viajes, la función de personalización llega a conocer tus preferencias y te recomienda un itinerario, para que puedas completar las reservas en solo unos minutos.

Puedes darte de alta fácilmente haciendo clic en el botón "Crear una cuenta", en la parte superior de la página de Tripeden.com for Business. El proceso es sencillo y solo lleva unos minutos. Una vez que te hayas dado de alta, puedes empezar a reservar de inmediato.

Solo tienes que indicar lo siguiente:

• Dirección de correo electrónico y código de un solo uso
• Nombre de la empresa y país
• Número de viajeros
• Nombre completo

Una vez creada la cuenta, recibirás un correo electrónico con un enlace de activación.

Sí, puedes disfrutar de las ventajas de Genius para viajes corporativos, incluidos descuentos de hasta el 20% y ventajas como desayunos gratuitos y cambios a habitaciones de categoría superior.

Si eres Genius en Tripeden.com, el nivel que tengas se aplicará automáticamente a tu cuenta de Tripeden.com for Business. Verás tu nivel de Genius debajo de tu nombre en la parte superior derecha de tu cuenta de Tripeden.com for Business.

Todos los alojamientos y coches de alquiler que ofrezcan descuentos Genius tendrán el logo azul de "Genius". Estos descuentos son los del nivel de Genius de tu cuenta personal.