Descubre cuándo cambiar los vuelos y reclamar el reembolso por un vuelo retrasado.
Existen contratiempos que pueden arruinar incluso los mejores planes de viajes de trabajo, hasta el punto de tener que cambiar las fechas de los vuelos. En Reino Unido el año pasado, las estadísticas de la Autoridad de Aviación Civil (CAA) mostraron que el 1,4% de los vuelos se cancelaron en las 24 horas previas a la salida, mientras que en Estados Unidos, el porcentaje de cancelación de vuelos fue del 1,6% hasta agosto de 2024. Por lo tanto, aunque la mayoría de los itinerarios se desarrollen según lo planeado, es importante prepararse para cualquier situación. Pero ¿por qué se cancelan los vuelos? Tanto los problemas mecánicos como las huelgas del personal pueden provocar retrasos costosos._
Descubre cómo cambiar los vuelos cancelados de manera eficiente y cómo reclamar la compensación adecuada a través de la aerolínea o del seguro de cancelación de vuelos, lo que te beneficiará cuando reserves vuelos para tu equipo o cuando viajes por trabajo.
Los aeropuertos pueden cancelar los vuelos por numerosas razones, desde climas extremos hasta motivos de seguridad. Los errores mecánicos, los vuelos con overbooking y la escasez del personal también pueden suspender los viajes poco antes de la salida.
Los fenómenos meteorológicos son una de las principales causas de cancelación de vuelos por parte del aeropuerto. Si bien las aeronaves modernas se han diseñado para tolerar entornos de alta presión y circunstancias inusuales, como nubes de ceniza volcánica y ventiscas, estas condiciones suelen causar alteraciones en los itinerarios.
Los problemas técnicos también producen cancelaciones en masa, como sucedió con la caída global de los sistemas informáticos de 2024 que suspendió vuelos en Estados Unidos, Europa y Asia. Debido a este incidente, solo la aerolínea Delta Airlines ya tuvo que cancelar el 20% de sus vuelos cuando su personal no podía iniciar sesión en el software.
En el caso de que el aeropuerto cancele los vuelos, los gestores de viajes de trabajo pueden enfrentarse a costosas consecuencias, no solo por cambiar los vuelos cancelados, sino también por tener que costear las comidas adicionales y el alojamiento del personal mientras perdure el retraso. Lo que cubra o no la aerolínea dependerá de la región y la compañía aérea.
Cuando los vuelos se retrasan o se cancelan, las aerolíneas deben encargarse de sus pasajeros, por lo que tienen la responsabilidad de ofrecerles un vuelo alternativo sin costes suplementarios. También deben proporcionar comidas y alojamiento si la demora es importante, además de ofrecer reembolsos totales si no se acepta la opción alternativa de transporte.
No hay leyes federales en vigor en Estados Unidos que protejan al consumidor frente a la cancelación de un vuelo. En su lugar, son las aerolíneas las que establecen estas condiciones. Al reservar un vuelo de trabajo, es importante consultar los términos y condiciones de la aerolínea para conocer con claridad su política frente a las cancelaciones y los retrasos.
La mayoría enviará un reembolso completo si se cancela el vuelo, pero algunas se limitan a proporcionar a sus pasajeros un vuelo posterior. En caso de que la aerolínea no pueda facilitar un nuevo vuelo a su debido tiempo, es posible que se ofrezca una compensación adicional.
Las aerolíneas pueden ofrecer reembolsos en forma de crédito o efectivo. Suelen ofrecer vales de devolución con crédito, en vez de realizar el reembolso en efectivo, pero tienes que tener en cuenta las fechas de caducidad, ya que algunos vales pierden su validez al año. Al elaborar la política de viaje de tu empresa, indica con claridad los métodos preferibles de reembolso.
A diferencia de los Estados Unidos, la Unión Europea sí ofrece un alto grado de protección a los pasajeros. Las personas que viajan por trabajo pueden seleccionar un asiento en el próximo vuelo disponible o solicitar un reembolso total. Si ningún vuelo disponible de la aerolínea original se adaptase a tus necesidades, tienes la opción de cambiar los vuelos cancelados con una compañía aérea diferente. En caso de que el nuevo vuelo reservado sea más caro, la aerolínea original deberá cubrir la diferencia en la tarifa.
La legislación de la UE también protege a los pasajeros de los viajes de trabajo frente a retrasos considerables de los vuelos. Si el retraso se prolonga más de tres horas, se tiene derecho a una compensación adicional de hasta 600 euros en función del itinerario.
La legislación de Reino Unido protege los derechos de los pasajeros, pero la aerolínea puede determinar el método exacto de compensación y cómo se cambiará la reserva. Las aerolíneas deben informar al cliente sobre cómo reclamar los vuelos cancelados, información que también estará disponible en su página web.
En Reino Unido, la compensación depende de varios factores, como la antelación con la que se informó de la cancelación, la duración de la interrupción del viaje y si estaba bajo el control de la aerolínea.
En los vuelos de menos de 1.500 km, la CAA indica que las personas que viajen por trabajo podrían tener derecho a una compensación de 220 libras esterlinas, que se puede reducir en un 50% si la duración del vuelo alternativo es comparable a la del vuelo original. En los viajes de larga distancia, la compensación asciende hasta un máximo de 520 libras esterlinas.
En la mayoría de los casos, recibirás una compensación si se cancelan tus vuelos, pero dependerá de la región del mundo y las leyes de protección del consumidor. También conviene consultar los términos y condiciones de la aerolínea.
Sí, si el retraso se prolonga lo suficiente, los pasajeros recibirán la compensación apropiada para cubrir el precio de una estancia de una noche en la UE.
La mayoría de los viajes de trabajo suelen transcurrir sin problemas, pero ¿qué sucede cuando un viajero llega al aeropuerto y lee ese temido aviso de cancelación en salidas? A continuación, te aclaramos los pasos que tienes que seguir de inmediato para evitar más contratiempos.
Busca información para tomar la mejor decisión. La aerolínea debe ofrecerte un viaje alternativo, aunque podría implicar cambiar a un vuelo posterior, esperar un día, coger un tren o incluso acudir a un competidor.
Normalmente y siempre que sea posible, es preferible cambiar la reserva al próximo vuelo. Las aerolíneas suelen tardar muy poco en proponer un itinerario alternativo y, por lo general, te reservan automáticamente una plaza en el siguiente vuelo disponible. Tampoco tendrás que esperar ninguna larga cola para confirmar los datos del vuelo. Puedes consultarlos rápidamente a través de la propia aplicación de la aerolínea o el portal online.
Si la aerolínea no te ofrece automáticamente un nuevo asiento en el siguiente vuelo, los planificadores de viajes pueden usar herramientas de reserva online como Tripeden.com for Business para encontrar las mejores opciones de vuelos de trabajo.
Cuando el itinerario es complejo, es posible que se tengan que modificar las rutas de varios tramos del viaje, lo que puede provocar más problemas. Por este motivo, es importante contar con una visión completa de los movimientos de cada miembro del equipo. Las cancelaciones pueden ser estresantes. Los gestores de viajes deben preguntar al personal sobre sus preferencias, dado que quizás les convenga llegar a casa cuanto antes o pasar la noche en un hotel.
Las alteraciones de los itinerarios por motivos meteorológicos o problemas informáticos pueden paralizar todo los sistemas, es decir, es posible que no puedan proporcionar alternativas de manera oportuna. En estos casos, el pasajero tendrá que ponerse en contacto directamente con los agentes de atención al cliente de la aerolínea, sobre todo si ya está en el aeropuerto. Mantén la calma mientras el personal intenta encontrar una solución, ya sea cambiar la reserva o enviarte un reembolso. Guarda todos los recibos de los gastos incurridos durante los retrasos, desde la comida a la bebida, las llamadas telefónicas y el alojamiento.
Los clubs de fidelización valen la pena cuando tienes que afrontar largos retrasos o cancelaciones de los vuelos, ya que te permiten acceder a las salas VIP para trabajar y te dan prioridad a la hora de reservar los nuevos vuelos. Los pasajeros de primera clase y clase business deben ponerse en contacto con los representantes de la aerolínea para averiguar cuáles son sus ventajas si se prolonga el retraso.
La seguridad de los viajeros siempre debe ser lo primero, incluso cuando se cancelan los vuelos. Puedes usar una solución de gestión de viajes para obtener una visibilidad completa de los viajes del personal, supervisar cualquier cambio inesperado en el itinerario y proporcionar una atención al cliente ininterrumpida.
Aunque el deber de asistencia obligue a las aerolíneas a pagar el cambio de los vuelos, dependiendo de la región y los derechos del consumidor, es posible que se necesite un seguro de viaje de trabajo para cubrir los gastos adicionales. La mayoría incluye la renuncia del viaje, pero las condiciones del seguro de cancelación del vuelo variarán según la póliza y el proveedor.
El reembolso por cancelación suele incluir esos gastos ocasionados durante el retraso o la cancelación que no siempre puede cubrir la aerolínea, como el alojamiento, las comidas, el transporte y las llamadas telefónicas.
El seguro habitual para los viajes de trabajo cubre la pérdida del equipaje y tratamientos médicos, entre otros detalles, además de la cobertura relacionada con el trabajo que afecte a cosas como el equipamiento de la empresa.
Al igual que en cualquier reclamación, es importante guardar los recibos, las tarjetas de embarque y cualquier otro documento. Si te pones en contacto con la aerolínea, conserva una copia de todas las conversaciones.
Cuando los vuelos se cancelan por "circunstancias extraordinarias", existe la posibilidad de que los pasajeros no reciban automáticamente una compensación. Estas circunstancias son factores que escapan al control de la aerolínea, como los siguientes:
Las aerolíneas pueden rechazar la compensación reclamada cuando se cancelen los vuelos por alguna de las incidencias comentadas, aunque muchas proporcionarán los reembolsos de todas formas, como acto de buena voluntad, por el retraso de los vuelos. Si no obtienes la compensación, un seguro completo de viaje de trabajo debería ser suficiente.
Los gastos producidos por la cancelación del vuelo pueden salir más caros que la tarifa inicial, lo que supone un peso económico para las empresas. También implica una pérdida de productividad y de dinero, tanto por el alojamiento como por las entradas a los eventos que se han desaprovechado, así como por la comunicación proporcionada mientras los viajeros y gestores cambiaban el vuelo.
Una buena póliza de seguro de viaje de trabajo puede compensar estos gastos adicionales, por lo que conviene buscar una que proporcione un seguro de cancelación de vuelos.
La alteración del itinerario genera una gran frustración y estrés tanto a los pasajeros como a los gestores de viaje. Cuando te informen de un retraso o una cancelación del vuelo, tómate un momento para analizar la situación y mantener la calma.
Guarda los documentos: en algún momento, es probable que tu empresa tenga que reclamar un reembolso por los vuelos cancelados a través de la aerolínea o un proveedor de seguros. Si archivas toda la documentación de la cancelación, tendrás más seguridad de recibir el reembolso.
La tecnología garantiza a las empresas una experiencia de viaje perfecta, desde la reserva hasta la asistencia posterior. Proporcionar las herramientas digitales adecuadas a los viajeros de negocios es la mejor forma de cambiar un vuelo cancelado y mantener la calma en todo el proceso.
Antes de cualquier viaje, los viajeros de negocios tienen que descargarse la aplicación de la aerolínea. Así podrán guardar las tarjetas de embarque de forma electrónica y obtener información sobre el programa de fidelización, que facilita el proceso de facturación y embarque. Las aplicaciones de la aerolínea también notificarán automáticamente a los viajeros en caso de retraso o cancelación. Además, cuando se reasignen los asientos automáticamente, los viajeros podrán iniciar sesión en la aplicación para realizar cambios en tiempo real.
Las empresas pueden usar herramientas colaborativas, como Slack, Microsoft Teams y Asana, para gestionar las comunicaciones internas a distancia. Crea canales o grupos de chat relacionados con los viajes para informar a todo el equipo si cambia el itinerario.
Las empresas tienen el deber de cuidar a su personal cuando viaja por motivos profesionales. Para ello, los rastreadores de viajes garantizan una visibilidad total de los movimientos, incluso cuando se modifica el plan. Tripeden.com for Business se ha asociado con Traxo para mostrar las reservas de los viajes de trabajo desde un único lugar, así como la ubicación de los viajeros a través de un mapa en tiempo real. De este modo, suministra asistencia completa y facilita la toma de decisiones fundamentadas.
Las mejores plataformas de gestión de viajes se anticipan a la posible suspensión de los viajes siempre que es posible e informan con claridad a los gestores de viajes y los viajeros de negocios sobre los procedimientos que tienen que seguir. Crea un portal con las herramientas necesarias para respaldar a los viajeros y asegurar la conformidad en las situaciones que requieran rapidez. Por ejemplo, puedes incluir los siguientes detalles:
Las herramientas como Tripeden.com for Business guardan todos los itinerarios en un solo lugar para supervisar mejor los problemas potenciales del viaje en tiempo real. Además, te confieren la flexibilidad que necesitas para cambiar los vuelos cancelados. Estas herramientas te permiten cancelar o cambiar los vuelos de trabajo y los alojamientos sin penalización, lo que minimiza el coste de las cancelaciones.
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