A la hora de trabajar con personal externo, es importante definir expectativas claras sobre sus gastos de viaje.
¿La póliza de gastos de viaje de tu empresa cubre la gestión de los gastos de tus contratistas? Cuando trabajes con personal externo, especialistas en consultoría o contratistas, es importante dejar clara tu política de reembolso de gastos de viaje.
En este artículo, explicaremos los problemas habituales que probablemente te surgirán a la hora de llevar un seguimiento de los gastos de viaje del personal externo y de los reembolsos. Si defines con precisión los gastos permitidos, los métodos de facturación y la documentación necesaria, te asegurarás de que los equipos de Finanzas y el personal externo tengan claras las condiciones.
Sí, las personas contratistas suelen tener la potestad de reclamar gastos de viaje, pero el proceso puede ser distinto al del personal a jornada completa. Entre los gastos permitidos para contratistas se incluyen todos aquellos costes contraídos para desempeñar su actividad, ya sea el kilometraje recorrido para visitar a clientes o el importe de los vuelos y el alojamiento abonado para visitar una feria comercial, entre otros.
El colectivo de contratistas por cuenta propia y el personal externo suelen tener la posibilidad de reclamar los gastos de viaje a la autoridad fiscal de su país o directamente a su cliente. En ambos casos, es importante que lleven un registro estricto de todos los gastos junto con facturas o recibos que los justifiquen.
La política de reembolso de los gastos de viaje de contratistas es semejante a la de cualquier otro gasto de viaje por trabajo. Por norma general, esos gastos son admisibles siempre que el dinero se gastara durante el desempeño necesario de la actividad fuera de casa o de la oficina, pero no por motivos personales.
La política varía en función del país. En la mayoría de los supuestos, entre los gastos permitidos para contratistas se incluye el coste de los billetes de avión, el alojamiento, la comida, los coches de alquiler, el combustible, el kilometraje, las tarifas de parking, las entradas o cuotas de inscripción en congresos y el transporte público.
En función del tipo de trabajo que cada contratista desempeñe para tu empresa, también se podrían estar incluidos costes específicos de su trabajo, como el alquiler de equipos audiovisuales.
Los gastos no reembolsables a contratistas ni a personal externo son los personales. Por ejemplo, los servicios de entretenimiento de la habitación del hotel, los desplazamientos diarios o un traje nuevo para un viaje de negocios. También podrían estar excluidos de la posibilidad de reembolso aquellos gastos que se salgan del presupuesto, como los vuelos en clase business y los hoteles de lujo. Además, es importante aclarar qué gastos están permitidos y cuáles no mediante una política de viaje para el personal externo.
Antes de determinar cuál es la forma más adecuada de administrar los gastos de viaje del personal externo, es importante comprender las implicaciones fiscales. Para ello, lo primero es definir el rol que alguien desempeña en tu organización y si se le puede considerar personal externo por cuenta propia o no.
La política concreta de clasificación del personal variará de un país a otro. Las obligaciones de reembolso de gastos se verán afectadas en función de si se considera que tu empresa ha contratado servicios externos como empleador o ha sido un cliente. A continuación, te dejamos unas cuantas preguntas que te ayudarán a determinar si alguien que trabaja para ti tiene la consideración de personal interno o externo a efectos fiscales:
Si has contestado estas preguntas afirmativamente, lo más probable es que a esta persona se la clasifique dentro de tu personal interno.
Cuando la respuesta a estas preguntas es afirmativa, lo habitual es clasificar a esta persona como contratista independiente.
También puedes consultar el sitio web de la Administración pública de tu país para obtener más información sobre las categorías laborales. Por ejemplo, en el Reino Unido, puedes consultar la página Check Employment Status for Tax (CEST) del HMRC o, en Alemania, la página del Ministerio Federal de Asuntos Económicos. En los Estados Unidos, puedes aclarar tus dudas al respecto en el sitio web del IRS.
Esta diferencia importa para el cumplimiento de las obligaciones fiscales, tanto las de tu empresa como las de la persona contratista.
Quienes trabajan a través de una empresa de trabajo temporal (ETT) suelen tener la posibilidad de reclamar gastos de viaje, pero quien se debe ocupar de esto es la propia ETT, no tu empresa.
Cuando las empresas contratan trabajadores a través de una ETT, es esta la que paga los salarios y gastos de la persona contratada. Esto se debe a que la ETT actúa como proveedor de servicios externos entre tu empresa y la persona contratada.
Si tu empresa contrata a alguien a través de una ETT, los gastos de viaje tendrían que contemplarse dentro de los cargos negociados con la agencia, no con esa persona contratada.
Cuando hay una distinción clara entre el personal a jornada completa y el externo, se pueden aplicar distintos procedimientos de administración de gastos.
Se trata de cantidades fijas asignadas para cubrir los gastos de viaje diarios, incluidos el alojamiento, las comidas y los imprevistos. Aunque las dietas se suelen emplear para reembolsar al personal interno, también se pueden utilizar para pagar los gastos de empresa del personal externo y agilizar el reembolso.
A la hora de trabajar con contratistas, puede que haya que negociar hasta encontrar una tarifa favorable para ambas partes. De entrada, como empresa, puedes aplicar las tarifas estándares establecidas por las autoridades gubernamentales o elegir otras por tu cuenta a partir de la información actual sobre el coste de la vida.
La opción preferente suele ser seleccionar las tarifas oficiales establecidas por las autoridades, que se actualizan con frecuencia.
A modo de referencia para las negociaciones, aquí tienes ejemplos de dietas del Departamento de Estado de EE. UU., la Unión Europea y la Administración del Reino Unido.
En cuanto hayas negociado las dietas, plásmalas por escrito claramente en un contrato. No solo debe incluir el importe de las dietas, sino también los gastos cubiertos y las implicaciones fiscales.
Aparte de las tarifas de los gastos de viaje, otro factor que hay que tener en cuenta es el método de facturación preferente. Cuando haya contratistas viajando en tu nombre, podrán cobrarte los gastos dependiendo de la clasificación fiscal.
Lo habitual es que te envíen facturas conforme alguno de los siguientes métodos:
Si aceptas facturas anticipadas, es importante verificar la estimación de gastos. Una forma de hacerlo es a través de una solución de gestión de viajes para pymes como Tripeden.com for Business, donde podrás ver en un solo lugar las tarifas de todos los alojamientos, los vuelos y los coches de alquiler. También puedes dar a tus contratistas una lista de proveedores autorizados para que los costes de viaje no se salgan del presupuesto.
Las implicaciones fiscales de los gastos de empresa del personal externo pueden complicarse con rapidez. Un detalle importante que hay que tener en cuenta es el IVA. Si tu contratista se ha registrado a efectos de IVA, tendrá que cobrar el IVA por todos los servicios prestados y asegurarse de que el IVA no se aplique dos veces para el reembolso de los gastos.
Una política de reembolso de contratistas clara elimina cualquier posible malentendido del proceso de reclamación de gastos de viaje. No solo ayuda a tu empresa a no salirse del presupuesto al pagar los gastos de viaje de contratistas, sino que también define lo que pueden esperar ambas partes.
Puedes utilizar una plantilla de políticas de gastos de viaje existente y adaptarla con los detalles específicos de cada contratista. Asegúrate de que dé respuesta a las siguientes preguntas:
La forma más adecuada de administrar los gastos de tus contratistas depende del tamaño de tu empresa y el proceso de trabajo. Para concluir, aquí tienes unos cuantos consejos para optimizar la gestión de los gastos del personal externo.
Para cumplir con tus propios plazos contables, es importante recibir todas las facturas y recibos a tiempo. De lo contrario, los recibos pueden perderse y demorar la tramitación. Al trabajar con contratistas, el equipo no siempre estará en las instalaciones de tu empresa, por lo que establecer plazos claros para la presentación de informes de gastos resulta aún más importante.
Aprovecha la tecnología para optimizar el proceso de reclamaciones y reembolsos. Pide a tus contratistas que suban los recibos y las facturas digitalmente a medida que los vayan recibiendo para acelerar el proceso de reembolso. Existen aplicaciones como Expensify que permiten sacar fotos de los recibos para subirlos al instante y que también incluyen funciones de seguimiento de kilometraje, así como una integración total con herramientas de contabilidad para que la facturación sea más precisa.
Las tarifas medias de los hoteles pueden variar mucho de un año a otro, sobre todo cuando se tienen en cuenta las fluctuaciones monetarias y la inflación regional. Antes de negociar los importes de las dietas con contratistas con quienes no hayas trabajado antes, procura haber investigado el coste del viaje en tiempo real. Utiliza herramientas como Tripeden.com for Business para comparar precios de vuelos y alojamientos y encontrar las mejores tarifas para empresas.
Independientemente del país en el que operes, confirma la normativa fiscal local antes de trabajar con personal externo o interno. Esto afectará directamente a los gastos de viaje que podrás deducirte, y eso es algo que debes tener en cuenta a la hora de elaborar un presupuesto. Además, es vital llevar un registro adecuado para cumplir con las leyes y normativas fiscales.
Las herramientas de seguimiento de gastos permiten a las empresas obtener una visibilidad en tiempo real de los gastos de viaje de sus contratistas y, de este modo, dedicar menos tiempo al tedioso papeleo. Además, con un software de gestión de viajes, podrás agilizar el proceso de reembolso de los gastos de viaje tanto del personal contratado a jornada completa como del externo. Tripeden.com for Business ayuda a las empresas a gestionar los itinerarios de sus contratistas y a contener los gastos de los viajes de negocios dentro de los límites presupuestarios. Integra el cumplimiento de la política en el proceso de reserva y, al mismo tiempo, aprovecha descuentos exclusivos y una atención a clientes las 24 horas.
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