Las aplicaciones de escaneo facilitan la digitalización de los recibos de viaje en papel, ¿es su futuro totalmente electrónico?
En los viajes de trabajo frecuentes se acumula una gran cantidad de recibos de viaje, la documentación necesaria para controlar, aprobar y reembolsar los gastos. Si tu equipo sigue presentando recibos en papel de los gastos de viaje, seguro que sabes perfectamente lo lento que puede llegar a ser este proceso.
La documentación en papel puede ser muy engorrosa, pero las aplicaciones móviles y las plataformas de gastos automatizadas están transformando la forma de gestionar los recibos de viaje. Según nuestros datos, mientras que el 16% del personal con poder de decisión sigue utilizando hojas de cálculo, el 35% ya ha cambiado a sistemas específicos de gestión de gastos. Gracias al reconocimiento óptico de caracteres (ROC) y a la extracción de datos basada en IA, ya no hay excusas para prescindir del papel.
Con las herramientas digitales adecuadas, los equipos de Finanzas pueden disfrutar de un sistema de seguimiento de gastos transparente y optimizado. No obstante, a veces se requiere cierta supervisión manual. Basarse únicamente en herramientas de IA puede provocar problemas de cumplimiento normativo. La razón es que, aunque la IA sabe aplicar reglas a la perfección, no es del todo fiable a la hora de interpretarlas. Además, los sistemas de IA no siempre están al día de los cambios en las leyes fiscales y las categorías de gastos.
Sigue leyendo para obtener más información sobre los pros y los contras de prescindir del papel, así como de las características clave que debe tener una aplicación de gestión de gastos.
La tecnología está acelerando la evolución digital de la gestión de los gastos de viaje. Antiguamente, se tenían que recoger los recibos en papel de los gastos de viaje y rellenar manualmente los formularios para su aprobación y reembolso.
En la actualidad, las personas que viajan por trabajo utilizan cada vez más las aplicaciones automatizadas de seguimiento de gastos, y el 88% considera fiable esta tecnología. El software de gestión de gastos permite procesar los datos de facturas y recibos, extrayendo términos de búsqueda relevantes e identificando discrepancias en tiempo real. Los sistemas de IA pueden automatizar el proceso de los gastos de viajes extrayendo datos no solo de las facturas y recibos de viajes, sino también de los planes de viaje históricos para vincular con precisión los gastos con los viajes y proyectos correspondientes.
Las aplicaciones de escaneo de recibos también agilizan el control de los gastos de viaje y su proceso de aprobación. Con el software móvil, las personas que viajan solo tienen que hacer fotos de los recibos y subirlos directamente a las plataformas de gestión de gastos, que los procesarán de inmediato.
Prescindir de los recibos en papel permite a las empresas ahorrar tiempo y mejorar su productividad. En un estudio realizado con 235 empresas de la región nórdica, se concluyó que las empresas dedicaban una media de 14 minutos a procesar cada recibo en papel. El cambio a los recibos digitales redujo el tiempo de procesamiento hasta en 12,5 minutos, lo que equivale a ahorrar una jornada laboral completa por cada 275 recibos procesados.
Con la modernización del proceso de gestión de gastos, los registros son más precisos. En lugar de rebuscar en archivos de recibos en papel para verificar un gasto de viaje, los equipos de Finanzas pueden buscar los registros digitalizados en un par de clics. El mantenimiento de los registros digitales favorece el cumplimiento de la normativa legal y fiscal, ya que hay menos posibilidades de que se pierdan los recibos de los viajes por trabajo.
Dejar de usar recibos en papel es fundamental para el personal remoto de hoy en día. Si la empresa trabaja con contratistas y personal externo o que trabaja en, un formato digital uniforme ayuda a organizar los gastos de viaje. El personal solo tiene que escanear los recibos y subirlos en tiempo real.
Por último, una oficina sin papel es más sostenible. Muchos recibos de papel se imprimen térmicamente con sustancias químicas como el bisfenol A (BPA), que no se pueden reciclar; además, disminuir los recibos de gastos impresos contribuye a ahorrar agua, energía y árboles.
Se están perdiendo, pero en algunos países se siguen utilizando recibos en papel.
Por todas las razones anteriores, cada vez más empresas digitalizan sus recibos de viajes e informes de gastos. De hecho, algunos gobiernos están siguiendo su ejemplo.
Por ejemplo, la Ley de economía circular y antirresiduos de Francia prohíbe la impresión sistemática de recibos de papel en la hostelería y el comercio minorista a partir de 2023. Aunque la clientela puede seguir pidiéndolos si lo prefiere, la ley pretende suprimirlos gradualmente.
Sin embargo, en algunos países como Alemania y Japón, los recibos en papel siguen siendo el método más cómodo y preferido. Dejar constancia física de los gastos en papel mejora la transparencia y la seguridad, lo que fomenta el cumplimiento financiero sin el riesgo real o supuesto de la manipulación digital. Además, si se visitan países con conexiones a internet limitadas, la mejor opción es conservar los recibos en papel para introducirlos manualmente.
Si diriges un equipo que suele realizar viajes de trabajo, sabrá que los recibos pueden acumularse en muy poco tiempo. Hay dos formas principales de organizarlos electrónicamente.
1. Utilizar aplicaciones de gestión de recibos para los gastos de viaje sobre la marcha
La forma más sencilla de organizar los recibos de viaje es utilizar aplicaciones de escaneo de recibos. Estas aplicaciones crean rápidamente versiones digitales de los recibos en papel durante el viaje, que pueden subirse al instante y consultarse en los sistemas digitales mediante filtros y palabras clave.
Una vez descargada la aplicación en el teléfono, solo hay que hacer una foto de cada recibo de viaje. La tecnología de ROC de la aplicación digitaliza el texto y los números para crear una versión digital segura.
2. Organizar un gran volumen de documentos con escáneres de documentos
La transición de los informes de gastos en papel a los digitales puede llevar mucho tiempo, sobre todo si se trabaja con sistemas antiguos. En empresas de rápido crecimiento con gran cantidad de recibos de gastos de viaje acumulados, puede merecer la pena invertir en un escáner de documentos empresariales. Estos dispositivos escanean y digitalizan grandes cantidades de documentos en papel para transferir los informes de gastos de viaje al nuevo sistema digital.
En el mercado existe una gran variedad de software de gestión de gastos, y muchos de ellos cuentan con herramientas específicas para escanear recibos de viaje. Aquí tienes una lista de las principales características que debería tener:
Aquí tienes cinco soluciones de gestión de gastos que pueden ayudar a tu equipo a escanear, controlar y organizar los recibos de viajes de forma más eficaz.
La tecnología SmartScan, que ofrece un gran número de integraciones, la convierte en una opción muy fácil de usar en los viajes de trabajo. Para registrar los recibos de viaje, solo hay que utilizar la cámara de un teléfono. A continuación, la tecnología extrae automáticamente los detalles importantes, como el comercio, la fecha y el importe total.
Expensify colabora con servicios de viajes compartidos, como Uber, y también tiene una función de seguimiento del kilometraje para quienes se desplacen en coche. La aplicación también está asociada con Tripeden.com for Business para agilizar la gestión de los gastos de viaje. Si se utiliza una tarjeta de crédito de empresa para abonar los gastos de viaje, Expensify compara automáticamente los recibos escaneados con la transacción correcta.
¿Es gratis Expensify?
Las personas físicas pueden utilizar New Expensify de forma gratuita con un número ilimitado de SmartScans, pero las empresas tienen que suscribirse a los planes Collect o Custom para acceder a todas las funciones, como la categorización de gastos.
Los equipos de Finanzas ya estarán familiarizados con el software de contabilidad QuickBooks, que incluye una amplia gama de funciones de contabilidad y gestión de gastos.
La función de escaneo de recibos de la herramienta ofrece un modo muy completo de escanear recibos e integrarlos automáticamente en los informes de gastos. Es ideal para grandes empresas que buscan una solución contable completa.
Dext facilita la automatización del seguimiento de los gastos de viaje con su aplicación integrada de escáner de recibos. Cuando el personal escanea sus recibos de viaje, la información se digitaliza y envía a un repositorio central para analizarla. La herramienta se integra en la completa selección de servicios de contabilidad y ventas de Dext.
La aplicación de escáner de recibos de Dext es muy fácil de usar y se integra perfectamente con plataformas de contabilidad como Xero y QuickBooks. La herramienta es más cara que otras de esta lista, los planes básicos para pequeñas empresas parten de 23£ al mes.
La aplicación de escaneo de recibos de Wave, para Android e iOS, utiliza tecnología de ROC para extraer y organizar los datos de documentos impresos. Una vez descargada, la aplicación no solo permite escanear un número ilimitado de recibos, sino que también incluye una opción de importación masiva para gestionar grandes volúmenes. Los recibos de viaje se almacenan de forma segura en la nube, lo que facilita su consulta desde distintos dispositivos.
El software de gestión de gastos y recibos basado en la nube evita en gran medida tener que almacenar documentos en papel. Sin embargo, antes de prescindir por completo de los recibos físicos, conviene tener en cuenta la normativa fiscal y legal para garantizar el cumplimiento de la normativa.
Muchos organismos fiscales, como el IRS de Estados Unidos y el HMRC del Reino Unido, recomiendan el uso de un sistema de gestión de gastos electrónico y sin papel. En algunos países, como en Suecia, se ha comenzado hace poco a admitir la documentación electrónica con la Ley de recibos, que no se aprobó hasta 2024.
Otros aplican normas estrictas sobre el almacenamiento seguro de los datos. Por ejemplo, en Japón se exige que todos los recibos escaneados se conserven en un almacenamiento a prueba de manipulaciones con marcas de tiempo, mientras que el GObd alemán exige el uso de software de contabilidad certificado para conservar los registros digitales.
Para simplificar la gestión de los recibos de viaje, lo primero es utilizar las herramientas adecuadas. La digitalización de los recibos de viaje agiliza el control de los gastos y el proceso de elaboración de informes. También puedes reducir el tiempo necesario para gestionar los gastos de viaje eligiendo herramientas que se integren directamente con tus plataformas de reserva de viajes, como Expensify con Tripeden.com for Business, para facilitar la consulta de datos.
Aquí tienes algunos consejos de buenas prácticas para agilizar la aprobación y, al mismo tiempo, facilitar el cumplimiento de la normativa.
1. Adaptar los procesos a los dispositivos móviles
Si quieres que el personal que viaja documente los gastos de viaje en tiempo real, lo suyo es que pueda hacerlo desde su dispositivo móvil. Crea un proceso de viajes y gastos adaptado a los dispositivos móviles con aplicaciones de escaneo y seguimiento de recibos.
2. Crear una política de viajes de empresa clara
La política de viajes de la empresa debe establecer los gastos aprobados para agilizar el proceso de reembolso. Al crear tu política, asegúrate de hacer referencia a las herramientas digitales que debe utilizar el equipo para registrar y enviar los recibos con vistas a su aprobación.
3. Automatizar los flujos de trabajo
Utiliza un software de gestión de gastos automatizado para reducir el tiempo y el coste del procesamiento manual. Con soluciones automatizadas de gestión de viajes como Tripeden.com for Business, podrás configurar un flujo de trabajo de aprobaciones personalizado que se ajuste a las políticas de viajes de empresa.
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