El uso de KPI para la gestión de viajes puede reducir los costes y mejorar el cumplimiento. Descubre los principales KPI que debes seguir.
¿Utiliza tu empresa los indicadores clave de rendimiento (KPI) más actualizados para la eficiencia y la gestión de viajes? Los viajes de empresa generan grandes cantidades de datos, desde el gasto medio por viaje hasta las tasas de uso de los proveedores. Al desglosar y analizar estos datos sobre los viajes del personal, comprenderás mejor cómo se ajusta cada viaje a los objetivos de la empresa.
Estas métricas basadas en datos inciden en los indicadores clave de rendimiento cuantificables, que son medidas destinadas a evaluar el éxito de tu programa de viajes de empresa.
¿Se ajustan estas mediciones a tu presupuesto de viajes de empresa y a las referencias del sector? Aprender a controlar los indicadores clave de rendimiento de la gestión de viajes a lo largo del tiempo ayuda a identificar tendencias y a fomentar el cumplimiento de la política de empresa. Con los datos de quienes viajan, podrás revisar mejor lo que aporta cada viaje de negocios en términos de retorno de la inversión para tomar decisiones estratégicas. Esto podría incluir determinar qué puede sustituirse por llamadas virtuales y qué áreas requieren más viajes de trabajo en persona.
¿Cómo se mide el éxito de un viaje de negocios utilizando los datos quienes viajan? En primer lugar, mide si el viaje de negocios ha logrado su objetivo principal, ya sea cerrar un acuerdo, presentar un nuevo producto en una conferencia o reunirse con colaboradores internacionales.
Después de evaluar si se ha alcanzado el objetivo del viaje de negocios, otros ejemplos adicionales de KPI de viajes abarcan varias áreas como el cumplimiento, las finanzas, la sostenibilidad y la satisfacción.
A continuación, se indican las principales categorías de métricas de viajes de negocios que hay que medir y seguir.
Ahora que ya hemos visto las categorías más amplias, presentamos otras métricas más específicas que seguir. Los ejemplos de cómo aplicar los KPI de viajes te ayudarán a evaluar y simplificar las políticas de gestión de viajes de tu empresa.
Este KPI financiero calcula el coste medio de cada reserva de viaje de negocios. Para calcularlo, hay que sumar todos los gastos de reserva asociados a cada viaje, incluidos los cargos y gastos administrativos, y dividirlos por el número total de reservas.
El control del coste por reserva a lo largo del tiempo permite identificar posibles tarifas ocultas y tendencias estacionales que podrían ayudar a reducir el gasto. Por ejemplo, si estás gastando dinero en una plataforma de reservas que cobra una tarifa por viaje, cambiar a una solución gratuita como Tripeden.com for Business podría reducir tu coste total por reserva.
Una de las mejores formas que tienen las organizaciones de reducir costes es conseguir descuentos en viajes de empresa. Para saber qué porcentaje ahorras con las tarifas para empresas existentes, resta a la tarifa media del mercado tu tarifa con descuento. A continuación, divide esta cifra por la tarifa media del mercado y multiplícala por 100 para obtener el resultado.
Una vez que hayas calculado tu tarifa de ahorro actual, compara precios para asegurarte de que estás maximizando tus ahorros. Un buen punto de partida es nuestra calculadora de ahorro, un rápido cuestionario que evalúa si puedes reducir el gasto en viajes de empresa utilizando Tripeden.com for Business.
¿Especifica tu política de viajes una herramienta o plataforma de reserva preferente? Si es así, prueba este KPI de cumplimiento de la política de empresa para controlar las tasas de adopción. Mide el porcentaje de personas que viajan por trabajo que utilizan tu actual herramienta de reservas online. Cuando las tasas de adopción son bajas, hay que investigar el motivo. Una tasa de adopción baja suele deberse a problemas con la experiencia del usuario o a la falta de opciones de reserva. Una plataforma como Tripeden.com for Business, al ofrecer un panel de control fácil de usar y acceso a una gran variedad de opciones, puede mejorar de forma natural las tasas de adopción.
Este KPI mide la frecuencia de cambios de itinerario y cancelaciones. En muchos casos, cambiar una reserva existente conlleva gastos administrativos y costes adicionales.
Además de controlar la frecuencia de los cambios y las cancelaciones, también puedes fijarte en el momento en que se producen. ¿Hay determinadas épocas del año en las que se realizan más cambios? Analizar los datos te ayudará a afinar tus políticas de viajes actuales. También merece la pena fomentar una herramienta de reserva de viajes flexible con cancelación gratis.
Las políticas de viajes de empresa son fundamentales para gestionar el gasto y agilizar las aprobaciones, al tiempo que se cumplen los requisitos del deber de asistencia. Esta métrica analiza en qué medida el personal cumple las políticas de viajes de la empresa.
¿Qué porcentaje de viajes cumple todas las directrices? ¿Existen determinadas zonas en las que es más probable que quienes viajan no las cumplan? Es posible que haya que trabajar más en ellas para aclararlas. Prueba a utilizar nuestro creador de políticas de viaje para asegurarte de que se cubren todas ellas.
Más del 84% de los empleados afirma que los viajes de trabajo son "importantes" o "muy importantes" para su satisfacción laboral. En general, los viajes de trabajo deben ser una experiencia positiva y gratificante; si no lo son, esto puede indicar un problema con tu programa de viajes de empresa.
Para evaluar los KPI de experiencia del personal, envía encuestas periódicas de satisfacción después de cada viaje. Incluye preguntas específicas sobre cómo resultó el proceso de reserva, el transporte, el alojamiento y el viaje en general. Con estos datos, podrás identificar y abordar los puntos débiles para mejorar la satisfacción.
Otro aspecto importante de la experiencia del personal es la seguridad. Como parte de tus procesos corporativos de evaluación y prevención de riesgos, debes disponer de procesos claros que, en caso de emergencia, te permitan contactar con quienes están de viaje. Sin embargo, si los perfiles de estas personas están incompletos, puede que no dispongas de la información de contacto necesaria.
Con este KPI de cumplimiento de la política de empresa, puedes crear una puntuación de cumplimentación para los perfiles de viajeros online. Lo ideal es que esta cifra sea lo más cercana posible al 100%.
Una parte del deber de asistencia consiste en minimizar las posibilidades de interrupción durante los viajes de trabajo, ya sea por enfermedad, trámites de visado incompletos o condiciones meteorológicas adversas. Cuando se produzcan estas situaciones, registra cada incidente notificado para realizar un seguimiento a lo largo del tiempo. Analiza los datos para identificar tendencias y actualizar los protocolos de seguridad en consecuencia.
Este KPI mide el impacto medioambiental de los viajes de negocios a través de la emisión de CO2. Las empresas pueden entonces invertir en formas de alcanzar el objetivo de cero emisiones netas.
¿Cómo puedo hacer un seguimiento de mi huella de carbono?
Utiliza calculadoras de la huella de carbono como Greenly para hacer un seguimiento de las emisiones y crear estrategias de descarbonización personalizadas. Por ejemplo, puedes adaptar tu política y animar al personal a tomar el tren en lugar del avión en los trayectos cortos, invirtiendo al mismo tiempo en compensaciones de carbono.
¿Trabaja tu empresa con compañías de alquiler de coches, aerolíneas u hoteles preferentes? Si existe algún contrato que te obliga a cumplir determinados requisitos de gasto para poder recibir descuentos en viajes de empresa, es importante hacer un seguimiento de este KPI.
Para las pequeñas y medianas empresas que no alcancen los mínimos requeridos, como Tripeden.com for Business suelen ser más ventajosas que reservar directamente con cada hotel. La comunidad viajera puede elegir entre uno de los inventarios más completos de alquiler de coches, vuelos y hoteles.
Los anteriores ejemplos de KPI de viajes son algunos de los más comunes. Ahora bien, es importante recordar que no existe una solución única, ya que cada empresa tiene sus propias pautas y requisitos de desplazamiento. Elige la que más se ajuste al programa de viajes y a los objetivos de tu empresa. Por ejemplo, los propietarios de pequeñas empresas pueden centrarse en gran medida en el coste por reserva y el ahorro en descuentos, mientras que las grandes empresas pueden hacer hincapié en el cumplimiento de las políticas y la sostenibilidad.
Los KPI de viajes de negocios te proporcionan datos y cifras con los que trabajar, pero lo que importa es lo que hagas con estos datos. A continuación, te explicamos cómo ajustar tu estrategia para que se ajuste mejor a los objetivos del programa de viajes.
El cálculo de los KPI de viajes es más eficaz cuando se realiza a lo largo del tiempo. En primer lugar, tendrás que recopilar y compilar los datos de las personas de los sistemas de reservas de tu empresa. El análisis a largo plazo de los datos de quienes viajan permite identificar las tendencias emergentes y las áreas que necesitan mejoras. Existen cuatro tipos de análisis de datos utilizados en la toma de decisiones sobre viajes de negocios:
Con la ayuda de herramientas de gestión de viajes, tu empresa puede centralizar los datos de quienes viajan para hacer un seguimiento más preciso de las métricas. También es posible automatizar tareas, lo que mejora la eficiencia. Integra las plataformas de reservas con el software de gestión de gastos para cargar automáticamente los recibos en tiempo real y agilizar las aprobaciones y los reembolsos.
Por último, elige soluciones de viajes como Tripeden.com for Business que simplifican el proceso de reserva y gestión. Con un panel de control central y fácil de usar, las personas que viajan por trabajo adquieren el control de sus propios itinerarios, sin dejar de cumplir con las políticas, mientras que los administradores pueden gestionar mejor las reservas y los gastos de estos viajeros en un solo lugar.
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