Se prevé que el SES de la UE se implantará a finales de 2025, por lo que debes prepararte si viajas a la UE por trabajo.
El Sistema de Entradas y Salidas (SES) de la UE es una nueva iniciativa de frontera digital cuyo inicio está previsto para finales de 2025. Su objetivo es agilizar la gestión de fronteras en todo el espacio Schengen mediante el registro digital y controles biométricos para todas aquellas personas nacionales de un país no miembro de la UE.
En esta guía, explicaremos cómo funcionará el sistema SES de la UE para proporcionar a las empresas la información que necesitan para verificar el cumplimiento de todos los requisitos de la documentación del visado y los datos de la comunidad viajera. Además, en el caso de las personas que viajan frecuentemente por trabajo, conocer las normas del SES minimiza las posibles frustraciones y demoras para poder cruzar fronteras con mayor eficiencia.
El Sistema de Entradas y Salidas se aplicará tanto a las personas exentas de visado como a quienes procedan de países no pertenecientes a la UE y que tengan un visado de corta duración. Cuando esté operativo, el sistema reemplazará el sellado manual del pasaporte por un proceso de entradas y salidas totalmente digital. Las nuevas normas del SES se aplicarán a buena parte de las personas que visiten la UE para estancias cortas de hasta 90 días.
El sistema, que funcionará principalmente a través de puntos de atención de autoservicio, registrará lo siguiente:
También se registrarán todas las denegaciones de entrada para mejorar el seguimiento y control de las estancias que se prolonguen más de lo debido. Las autoridades recibirán alertas en tiempo real cuando alguien alargue su estancia más de lo permitido.
El SES es un componente esencial de la iniciativa sobre fronteras inteligentes, diseñada para optimizar los desplazamientos hacia dentro y hacia fuera de la región Schengen. El objetivo principal del Sistema de Entradas y Salidas del espacio Schengen de la UE es agilizar la gestión de fronteras y, al mismo tiempo, mejorar la seguridad.
Según el sitio web del SES, entre las ventajas del sistema se incluirán las siguientes:
En el caso de quienes viajen por trabajo, a estas ventajas se les suma la agilización del proceso de control del pasaporte. Con los puntos de atención automatizados y digitales para el control fronterizo, las colas avanzan más rápido.
Para las organizaciones, mejora el cumplimiento de los requisitos de visado con información más precisa sobre las estancias autorizadas.
Aún no se ha anunciado ninguna fecha de inicio concreta para el Sistema de Entradas y Salidas, aunque se espera que será en octubre de 2025. Aunque inicialmente estaba previsto que comenzara en 2022, el proyecto se ha retrasado varias veces debido a problemas técnicos.
Cuando se haya concretado la fecha de inicio del Sistema de Entradas y Salidas, la Unión Europea la anunciará con antelación. Según una actualización de marzo de 2025 efectuada por los ministros del Interior de la UE, lo más probable es que el SES se ponga en marcha escalonadamente, en lugar de hacerlo de una sola vez. Con esta estrategia, las autoridades fronterizas dispondrán de más tiempo para probar y ajustar el sistema en situaciones reales.
El SES está integrado por 29 países del espacio Schengen.
La lista completa es la siguiente: Austria, Bélgica, Bulgaria, Croacia, Chequia, Dinamarca, Estonia, Finlandia, Francia, Alemania, Grecia, Hungría, Islandia, Italia, Letonia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Noruega, Polonia, Portugal, Rumania, Eslovaquia, Eslovenia, España, Suecia y Suiza.
El sistema concierne a todas aquellas personas procedentes de países no miembros de la UE que visiten alguno de los 29 países del SES para una estancia de corta duración. Las normas del SES definen "estancia de corta duración" como toda estancia de hasta 90 días dentro de cualquier periodo de 180 días.
Concierne a todas aquellas personas que viajen por trabajo desde cualquier país no miembro de la UE y que:
Aunque Chipre e Irlanda forman parte de la Unión Europea, al no formar parte del espacio Schengen, las normas del SES no se aplicarán en sus fronteras. En su lugar, los pasaportes seguirán sellándose manualmente.
El nuevo Sistema de Entradas y Salidas de la UE no concierne a las personas con ciudadanía de la UE.
No obstante, existen otras circunstancias en las que las normas del SES podrían no aplicarse. Por ejemplo, las siguientes:
Esta lista no es exhaustiva y las normas se actualizan con frecuencia. Antes de viajar a la UE por trabajo, se recomienda visitar el sitio web del SES para conocer la información más reciente.
El SES se está poniendo en marcha de forma simultánea con el Sistema Europeo de Información y Autorización de Viajes (SEIAV). Aunque ambos están diseñados para reforzar la seguridad y la eficiencia en las fronteras, la autorización de viaje del SEIAV es un sistema distinto.
Estas son las diferencias fundamentales que debe tener en cuenta toda aquella persona que viaje por trabajo:
Visados:
Países:
Momento de aplicación:
Detalles
Fecha de lanzamiento
Aunque el SES de la UE aún no está en vigor, las empresas ya pueden empezar a preparar a su personal para los próximos requisitos. Las nuevas normas podrían afectar al personal que viaje por trabajo de varias formas, incluidas las que se indican a continuación.
Cuando ya esté plenamente operativo, el nuevo Sistema de Entradas y Salidas de la UE debería hacer que cruzar las fronteras sea un proceso más eficiente. Se reemplazarán los controles manuales de pasaporte por la verificación biométrica, lo que permitirá que las colas en los controles fronterizos avancen con mayor rapidez. Aunque será obligatorio someterse a un escaneo biométrico al entrar o salir de la UE, estos datos se almacenarán en la base de datos del SES para agilizar y automatizar el trámite en visitas sucesivas.
Sin embargo, al igual que sucede con cualquier implementación informática a gran escala, es previsible que quienes viajen por trabajo puedan sufrir al principio algunos retrasos y problemas de puesta en marcha. Ten en cuenta este nuevo sistema cuando planifiques viajes de negocios a la UE para finales de 2025 o principios de 2026, y reserva más tiempo en tu agenda por si se producen retrasos.
En el caso de quienes viajen asiduamente por trabajo a Europa para reunirse con clientes y asistir a congresos, será más importante que nunca que cuenten los días que pasen en el espacio Schengen. Las normas para las estancias de corta duración permiten visitas de hasta 90 días dentro de cualquier periodo de 180 días. Esta norma no cambiará, pero el sellado manual del pasaporte puede en ocasiones dar lugar a que las estancias se prolonguen más de la cuenta debido a errores humanos.
En cambio, el nuevo sistema digital será extremadamente preciso. Dado que la base de datos centralizada del SES monitorizará automáticamente todas las entradas y salidas, no habrá margen para que las estancias se alarguen más de lo debido. Todos los días transcurridos se calcularán en tiempo real, lo cual es un factor que hay que tener en cuenta a la hora de planificar el viaje. De hecho, evitar una prolongación excesiva de los visados es uno de los principales objetivos del SES, y las personas que viajen por trabajo e infrinjan estas normas podrían exponerse a multas o prohibiciones de entrada. Entre otras medidas para prevenir riesgos en los viajes, es vital que las empresas mantengan los viajes de corta duración dentro del límite.
Con el Sistema de Entradas y Salidas de la UE, todas aquellas personas sin ciudadanía de la UE deberán proporcionar imágenes faciales y sus huellas dactilares. Estos datos biométricos se almacenarán de conformidad con las leyes de protección de datos de la UE, incluido el RGPD.
Esta conservación de datos personales podría inquietar a parte de las personas que viajen por trabajo. Para disipar estas preocupaciones, las empresas deberían asesorar a sus equipos sobre las medidas de seguridad, además de explicarles cómo se utilizarán los datos.
Si viajas por trabajo, también puedes tomar una serie de medidas preparatorias a título individual antes de visitar la UE con el nuevo sistema del SES.
Con los sistemas SES y SEIAV de UE en el horizonte, este 2025 es el momento para que las empresas comiencen a planificar.
Para empezar, revisa y actualiza las políticas de los viajes de empresa para reflejar estos cambios.
El SES promete una experiencia de control fronterizo más eficiente y moderna, aunque el periodo de implementación inicial pueda presentar tiempos de espera más prolongados.
La recopilación avanzada de datos en la frontera obligará a las empresas a ser más proactivas y organizadas que nunca en lo referente a la planificación de los viajes de empresa. Para ello, lo primero es actualizar las políticas de viaje para reflejar los nuevos requisitos y luego comunicar estos cambios de forma eficaz a todas las partes interesadas.
Asimismo, conviene utilizar soluciones de gestión de viajes de empresa como Tripeden.com for Business para almacenar y gestionar las reservas en un único espacio accesible. Al contar con un resumen de los desplazamientos del personal, se facilita un seguimiento más preciso del itinerario y, de este modo, podrás prevenir el elevado coste de que las estancias se alarguen más de lo debido.
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