Explora las ventajas e inconvenientes de las tarjetas prepago para encontrar la mejor solución.
Las tarjetas prepago para viajes no solo son prácticas para las personas que viajan por trabajo, también suponen un gran cambio para la empresa. El uso de tarjetas de viaje precargadas conlleva una serie de ventajas, entre las que destaca la capacidad de mantener el control sobre los presupuestos. Sigue leyendo para saber más sobre las ventajas e inconvenientes de las tarjetas prepago, así como los factores a tener en cuenta a la hora de seleccionar la mejor opción para la empresa.
Una tarjeta prepago de empresa es un tipo de tarjeta de viaje que una empresa carga previamente con dinero antes de que el personal la utilice. Ofrece una forma cómoda y rentable de administrar los gastos de los viajes de trabajo. Las tarjetas prepago se ofrecen en formatos virtuales y físicos. Una vez transferidos los fondos aprobados, las personas que viajan por trabajo pueden utilizar estas tarjetas hasta el límite establecido. Cuando se agotan los fondos, la empresa puede recargar el saldo según sea necesario, lo que aporta un control total sobre el presupuesto.
¿En qué se diferencia una tarjeta prepago de empresa de una tarjeta de crédito o débito corporativa? Mientras que las tarjetas de débito están vinculadas a cuentas bancarias y las tarjetas de crédito están vinculadas a líneas de crédito, las tarjetas prepago para viajes son independientes. Esto las hace útiles para empresas emergentes y pequeñas, que quizá no pueden contar con tarjetas de crédito corporativas.
Una de las principales ventajas de las tarjetas prepago es su simplicidad. La empresa transfiere fondos a la tarjeta hasta un límite establecido. Estos fondos se pueden añadir con la forma de pago que prefieras, por lo general directamente a través del sitio web o la aplicación del proveedor de la tarjeta.
Una vez que la tarjeta se ha precargado con fondos, un empleado puede usarla para gastos aprobados. Cuando el saldo se esté agotando recibirás una notificación.
Aunque la mayoría de las tarjetas prepago para viajes se pueden utilizar para viajes nacionales e internacionales, las opciones multidivisa proporcionan la ventaja adicional de transferir varias monedas en una sola tarjeta. Esto ofrece la ventaja de contar con tipos de cambio acordados, lo cual resulta útil cuando los empleados viajan a varios países.
También encontrarás tarjetas prepago en la moneda local, ya sea en libras, dólares o euros. Aunque se pueden utilizar en el extranjero, estarán sujetas a fluctuaciones de tipo de cambio.
Existen diferentes tipos de tarjetas prepago para empresas, pero normalmente con una tarjeta prepago podrás hacer todo lo que harías con una tarjeta de crédito normal de empresa. Se pueden utilizar para retiradas de efectivo, hacer compras online y para pagar gastos de viaje, incluidos vuelos de negocios, hoteles y comidas. La principal diferencia es que la empresa no usará, o creará, crédito.
Sí, normalmente las tarjetas prepago para viajes incluyen cargos por transacción. Es importante comparar detenidamente los cargos al seleccionar un proveedor para la empresa, y así evitar pagar cargos excesivos que pueden desbaratar un presupuesto de viaje planeado al detalle.
Las ventajas de las tarjetas prepago van más allá de su comodidad para el personal que viaja. También proporcionan a las empresas una forma de administrar la partida dedicada a gastos de viaje. A continuación se muestra un resumen de las principales ventajas de las tarjetas prepago.
Los sistemas prepago pueden hacer que el seguimiento de los gastos sea más eficiente. Al proporcionar a los empleados una tarjeta de crédito prepago para viajes, podrás establecer límites según las dietas y el presupuesto. Fomento del cumplimiento de las políticas de viajes de empresa, decidiendo quién puede gastar, qué cantidad y dónde, con límites preaprobados para diferentes categorías de gastos, como alimentación y alojamiento.
Otra ventaja clave de las tarjetas prepago es la integración perfecta con el software de contabilidad de la empresa. Por ejemplo, proveedores como Soldo y Wise se integran directamente con Xero. Esto facilita un seguimiento más preciso de los gastos, ya que las transacciones se actualizan en tiempo real sin caer en costosos errores manuales.
Recibe alertas en tiempo real cuando las personas que viajan por trabajo se acercan a sus límites de gasto. Podrás programar recargas frecuentes en función de la política de la empresa y las políticas de gasto asociadas.
Las tarjetas prepago optimizan la presentación de informes y reembolsos de gastos de viaje gracias a los registros digitales de los gastos. Algunas tarjetas prepago, como Wise y Equals Money, incluyen aplicaciones móviles que permiten a los usuarios cargar fotos de recibos sobre la marcha, con notas, y enviarlas directamente a contabilidad.
Cuando eliges cuentas multidivisa de proveedores como Revolut y Wise, puedes ahorrar dinero en el coste del cambio de moneda extranjera y en las transacciones. Las tarjetas de crédito normales normalmente añaden del 2% al 3% del total de las compras. Sin embargo, siempre es importante comparar detenidamente los cargos, ya que algunas tarjetas prepago conllevan costes adicionales.
Las tarjetas de crédito prepago internacionales reducen la necesidad de llevar efectivo en muchos países, lo que hace que los empleados estén seguros. Las tarjetas incluyen funciones de seguridad incorporadas para reducir las posibilidades de transacciones fraudulentas. Los administradores de viajes pueden registrarse para recibir alertas automatizadas de transacciones sospechosas. Bloquea las tarjetas con un clic si se pierden o son robadas. También puedes optar por opciones protegidas por PIN para tener un mayor nivel de seguridad.
Aunque usar tarjetas prepago tiene muchas ventajas, también es importante conocer los inconvenientes
Para las empresas, la principal desventaja de las tarjetas prepago para viajes son los cargos, que en algunos casos son más altos que los de una tarjeta de débito o tarjeta de crédito comparable. Es fundamental leer la letra pequeña, ya que es posible que se cobre un cargo de transacción cada vez que un empleado hace una compra. Los inconvenientes de la tarjeta prepago incluyen costes como:
Aunque las tarjetas de crédito corporativas son ampliamente aceptadas internacionalmente, no todos los comercios aceptan tarjetas prepago para viajes, sobre todo si el emisor de la tarjeta no es muy conocido.
Proporcionar una tarjeta de viaje precargada para gastos de empresa funciona mejor cuando estos gastos son predecibles. Si el presupuesto para un próximo viaje se basa en algunas suposiciones, los empleados que viajan podrían quedarse sin fondos debido a costes ocultos. Lo mejor es suscribirse a alertas automatizadas para tener un control detallado del saldo y evitar estos inconvenientes de las tarjetas prepago.
Al igual que con cualquier tipo de pago, las tarjetas prepago conllevan un pequeño riesgo de fraude. Como las tarjetas prepago no están directamente vinculadas a cuentas bancarias corporativas o líneas de crédito, es posible que los estafadores usen números de tarjetas robadas para hacer compras.
Al comparar tarjetas de crédito internacionales de prepago, ten en cuenta los cargos por transacciones en el extranjero. Algunas cobrarán cargos adicionales por uso internacional como, por ejemplo, cargos por retirada en cajeros automáticos extranjeros.
Aun así, en muchos casos ofrecen un ahorro. Esto se debe a que las tarjetas multidivisa de prepago ofrecen una forma segura y práctica de gestionar las fluctuaciones de los tipos de cambio de moneda extranjera. Con este tipo de tarjeta de crédito internacional de prepago, las empresas pueden cargarla con los fondos necesarios, en la moneda del destino, antes de que lleguen sus empleados. Esto anula la necesidad de tratar con oficinas de cambio o bancos mientras viajan, junto con sus cargos de gestión asociados.
En el sector de las tarjetas prepago de viajes de trabajo, existe una amplia gama de opciones en el mercado. Es importante comparar detalladamente las opciones disponibles para maximizar sus ventajas. Estos son algunos factores clave que se deben tener en cuenta en la comparación:
Aunque la mejor opción dependerá del tamaño de la empresa y las necesidades del viaje, a continuación se muestran algunas tarjetas de viaje populares que pueden ser interesantes.
El gasto global en viajes de trabajo alcanzó prácticamente 1,5 billones de USD en 2024, por lo que las organizaciones de todos los tamaños están buscando maneras de optimizar los gastos. Aprovecha al máximo los gastos de viajes de empresa con estos consejos relacionados con las tarjetas prepago:
La previsión financiera va unida a los consejos de tarjetas prepago. A la hora de elaborar un presupuesto de viaje realista y que cumpla las políticas, recurre a herramientas de gestión de viajes como Tripeden.com for Business. Podrás comparar los costes de vuelos, alojamiento y alquiler de coches por adelantado con los descuentos de fidelización aplicados. Realiza pagos de alojamientos por adelantado, y precarga tarjetas de viaje según las dietas. Si sigues estos pasos, podrás ahorrar dinero y ejercer un mayor control sobre los gastos de viaje.
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