Evaluar los riesgos de un viaje de trabajo es esencial para proteger al personal.
Al evaluar los riesgos de viaje, analizas todos los posibles contratiempos, desde los fenómenos meteorológicos graves hasta las epidemias víricas, para mejorar la seguridad del personal. Este análisis constituye una parte esencial de la gestión de viajes de empresa y no solo sirve para proteger el bienestar de tus empleados, sino que también asegura que tu organización cumpla con el deber de asistencia.
En esta guía, te mostraremos cómo realizar una evaluación de riesgos tanto para viajes nacionales como internacionales. Además de aprender a redactar una política para toda tu empresa, descubrirás cómo identificar y mitigar los riesgos de viaje con softwares de evaluación de riesgos, entre otras herramientas digitales.
En una evaluación de riesgos, se identifican tanto los problemas grandes como pequeños a los que podría enfrentarse el personal durante su viaje de trabajo. Por ejemplo, se analizan los riesgos relacionados con la salud, como las intoxicaciones alimentarias y las epidemias víricas, los posibles retrasos y cancelaciones de vuelos que puedan alterar el itinerario, y las amenazas a la seguridad, como los desastres naturales, la delincuencia y la incertidumbre geopolítica. Dado que los riesgos de viaje cambian constantemente, es importante repetir la evaluación de riesgos para cada nuevo viaje, lo que podrás hacer más eficientemente con la ayuda de un software de evaluación de riesgos automatizado.
Para ello, se resumen las posibles amenazas en un formulario de evaluación de riesgos de viaje para analizarlos, sensibilizar al personal y plantear estrategias de mitigación.
El objetivo de una evaluación de riesgos de viaje es establecer políticas y procedimientos personalizados para reducir el riesgo de daños y asegurar que se cumpla con el deber de asistencia exigido. Además, para aplicar estrategias preventivas, se debe informar al personal de cualquier posible riesgo de salud y seguridad a medida que se desarrollen los próximos planes.
Los riesgos de los viajes de trabajo se dividen en varias categorías, que se deberán incluir sin excepción en el formulario de evaluación para que sea lo suficientemente exhaustivo.
Uno de los riesgos más habituales para el bienestar de los empleados es la enfermedad. Aunque las noticias se centren en las pandemias, es más probable que otros factores rompan tus planes de viaje, como las intoxicaciones alimentarias, el agua no potable del grifo y los virus locales. Por ello, se tienen que incluir las urgencias médicas en cualquier evaluación de riesgos de viajes al extranjero.
El personal que viaja por motivos profesionales puede enfrentarse a diversos desastres naturales y fenómenos meteorológicos graves. En ocasiones son impredecibles, como los terremotos, pero otros tipos de desastres pueden anticiparse a corto plazo, como los huracanes. Para evaluar este riesgo, las organizaciones deben elaborar sus planes según el destino y la época del año en la que pretenden viajar. Por ejemplo, Tokio y Los Ángeles, que son destinos populares para los viajes de trabajo, se encuentran en el cinturón de fuego del Pacífico. Esta región está situada sobre las líneas de las fallas, lo que aumenta mucho la probabilidad de que se produzcan terremotos.
Cuando el personal trabaja fuera de la seguridad de la oficina, se vuelve más vulnerable a los ciberataques. Las personas que viajan por trabajo suelen enfrentarse a ciertas amenazas de ciberseguridad habituales, como el phishing, la piratería informática, el malware y la ingeniería social. Los aeropuertos y los hoteles suelen ser los lugares en los que los delincuentes envían estafas a tu personal para acceder ilegalmente a sus datos confidenciales. Sin embargo, la
no solo ocurre de manera online, ya que también puede comprometer la seguridad física de quien viaja. También existe el riesgo de sufrir robos y delitos menores en el destino. Por lo tanto, cuando evalúes los riesgos de viaje, asegúrate de mirar la tasa de delincuencia local, sobre todo a la hora de elegir un hotel adecuado. Si usas plataformas como Tripeden.com for Business para seleccionar alojamientos en barrios seguros y con una tasa de delincuencia menor, puedes reducir el riesgo de experimentar cualquier tipo de acto delictivo.
En un mundo volátil como el nuestro, tanto las manifestaciones políticas como los ataques terrorista pueden afectar al personal viajero y amenazar su seguridad. Los gestores de viajes deben conocer los conflictos geopolíticos e incluir las noticias más recientes en la evaluación de riesgos corporativos.
En países como España y Grecia, han aumentado las manifestaciones antiturísticas, que podrían retrasar a las personas con fines laborales. Además, desconocer la cultura de destino puede ofender a la población local y generar una recepción negativa o incluso hostil. Por lo tanto, asegúrate de que el personal conozca la etiqueta corporativa y las costumbres locales. Por ejemplo, en países delicados como los de Oriente Medio, es preferible usar una vestimenta que te cubra modestamente el cuerpo.
No se requiere una evaluación de amenazas específica para cada viaje de la empresa. Si el personal va a visitar a compañeros de trabajo en una ciudad cercana, probablemente no sea necesaria una evaluación exhaustiva de los riesgos.
No obstante, se recomienda evaluar los riesgos de los viajes de empresa cuando el destino sea internacional, pertenezca a una región desconocida o presente itinerarios complejos. Después de crear un formulario básico para evaluar los riesgos de viajes, puedes ajustar y adaptar los detalles a las particularidades de cada nuevo destino. Esto podría incluir factores como la legislación local, las tasas de delincuencia, las ciberamenazas a la seguridad y el clima.
El deber de asistir al personal constituye una obligación legal en muchos países, como Australia, Canadá, España, Estados Unidos, Francia y Reino Unido, entre otros. Esto significa que evaluar los riesgos del viaje es importante no solo para asegurar el bienestar del personal, sino también por motivos legales.
Si analizas las amenazas del viaje, puedes facilitar la formación necesaria sobre el próximo destino para garantizar la seguridad del personal. En caso de imprevistos, esta capacitación y una política de viaje bien redactada proporcionarán el contacto más adecuado para cualquier situación. La evaluación permite predecir mejor los riesgos para que puedas proteger a tu empresa y al personal. Prepararse es la mejor forma de defenderse.
Un formulario de evaluación de riesgos para viajes de empresa incluye todos los riesgos potenciales que pueden surgir en un viaje de trabajo. Los riesgos pueden clasificarse en dos categorías.
Evidentemente, como muchos de estos factores son personales, evaluarlos depende de que el viajero decida compartir dicha información. Por lo tanto, plantéate la posibilidad de ofrecer un cuestionario previo al viaje para que el personal lo cumplimente según su criterio.
A fin de priorizar la formación y sensibilización del personal respecto a su seguridad, se pueden puntuar todos los riesgos según la probabilidad de que ocurran. Por ejemplo, el riesgo de tornados en el sur de Inglaterra es muy inferior al de las regiones norcentrales de Estados Unidos.
Los riesgos en los viajes de trabajo no dejan de cambiar, lo que dificulta a los gestores de viajes la identificación de todas las posibles amenazas. Aquí es donde puede ayudar el software de gestión de riesgos corporativos, dado que organiza la información de manera clara y automatizada. Las mejores plataformas ofrecen ventajas como las siguientes:
Estos son algunos ejemplos de las soluciones que ofrecen los softwares de evaluación de riesgos para los viajes de trabajo.
International SOS se especializa en seguridad médica y de viaje, y ofrece diferentes aplicaciones a las empresas para mejorar la evaluación y la mitigación de riesgos. Por ejemplo, incorpora módulos de formación online antes de la salida y una aplicación que ofrezca alertas de viaje en tiempo real para informar a tu equipo sobre las posibles nuevas amenazas en cualquier momento. Además, International SOS es uno de los socios colaboradores de Tripeden.com for Business. Si quieres leer un análisis completo de todas las integraciones de nuestros socios, consulta nuestro Marketplace.
Crisis24 proporciona una tecnología completa de detección de riesgos y amenazas en tiempo real impulsada por IA para mantener informada a la comunidad viajera. Puedes registrarte para recibir evaluaciones muy detalladas de más de 200 países y 400 ciudades de todo el mundo con diversas categorías de amenazas.
Esta empresa internacional se especializa en la gestión de riesgos de viajes de empresa, desde la evaluación hasta la recuperación. Las advertencias previas al viaje informan a los gestores y a las personas que viajan por trabajo sobre la seguridad. Las ofertas comerciales incluyen herramientas como CAP Advantage, una plataforma de inteligencia de riesgos de viaje en la que puedes pedir ayuda en casos de emergencia con tan solo pulsar un botón.
Además de una política de viajes, tienes que incluir todos los detalles relevantes y necesarios para garantizar la seguridad del personal en sus viajes de trabajo. Solo así podrás redactar una evaluación exhaustiva de los riesgos de viajes de empresa. Puedes comenzar identificando los riesgos potenciales. Después, indica el nivel de cada riesgo y describe los distintos procedimientos específicos que hay que seguir para mitigarlo.
Empieza enumerando todos los riesgos potenciales, medioambientales y personales que podrían afectar al viajero en un viaje concreto. Aunque es habitual pensar en las grandes catástrofes, como casos de terrorismo y disturbios políticos, es mucho más probable que los miembros de tu equipo se enfrenten a otro tipo de riesgos, como los robos menores y las intoxicaciones alimentarias.
Cuando vayas a evaluar los riesgos de cualquier nuevo destino, usa un software de evaluación o investiga para responder a las siguientes preguntas:
También se deben indicar los riesgos personales, como los datos proporcionados por el personal respecto a sus condiciones de salud, problemas de movilidad y alergias. Considera si existen factores relacionados con la identidad que pudieran suponer un riesgo adicional durante el viaje. Por ejemplo, en algunos países, las mujeres que viajan solas con fines empresariales pueden correr un mayor riesgo de sufrir robos y agresiones. ¿Son legales las relaciones homosexuales? ¿Hay otras tensiones culturales que se deban tener en cuenta?
Una vez hayas indicado todos los riesgos, tendrás que usar una matriz de evaluación de riesgos para determinar la seriedad de cada problema. Por ejemplo, un alto riesgo de terrorismo o de golpe militar son amenazas que habría que clasificar como graves, mientras que las picaduras de insectos suponen un riesgo bastante bajo.###
Paso 3: Mitigación de riesgos
Uno de los objetivos principales de la evaluación de riesgos para los viajes de empresa es ayudar y preparar a las personas que viajan por trabajo. Se deben incluir estrategias prácticas y factibles con cada riesgo para que el personal sepa cómo actuar y con quién contactar si ocurriera alguno de ellos. Los datos de contacto de emergencia también deben figurar en la política de viajes de la empresa. Ofrece sesiones de formación cuando sea necesario.
Si dispones de un software de evaluación de riesgos y plantillas, no necesitas ninguna cualificación específica. Sin embargo, una formación continua de gestión de riesgos siempre beneficia a las organizaciones.
Si bien los formularios de evaluación de riesgos pueden presentar cualquier estructura, aquí te ofrecemos un ejemplo para mostrarte cuáles son las secciones imprescindibles.
Ejemplo de evaluación de riesgos para viajes de trabajo:
Destino: Denver (Colorado, Estados Unidos)
Peligro: Mordedura de animal
Riesgo: Herida o reacción alérgica
Probabilidad: Baja
Acción:
Destino: Medellín (Colombia)
Peligro: Condiciones meteorológicas
Riesgo: Golpe de calor
Probabilidad: Media
Acción:
Destino: París (Francia)
Peligro: Condición personal de salud preexistente
Riesgo: Enfermar durante el viaje
Probabilidad: Media
Acción:
Sean cuales sean las amenazas del viaje, tu organización puede preparar al personal para lograr que su experiencia sea más segura con las siguientes recomendaciones generales de seguridad.
Aunque es imposible eliminar todos los riesgos de los viajes de trabajo, evaluarlos con detalle antes de cada viaje te ayudará a mantener las amenazas bajo control.
Con Tripeden.com for Business, podrás ver todas las reservas del personal. Pero esta plataforma de gestión de viajes te permite hacer mucho más. No solo puedes comparar los hoteles corporativos para elegir las ubicaciones más seguras, sino que también puedes aprovechar la integración de Traxo, una herramienta que te muestra los movimientos en tiempo real del personal durante su viaje para que puedas ayudarles en cada paso del camino.
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