Questions fréquentes sur les voyages d’affaires

Bien que la définition diffère d’un cas à l’autre, l’objectif d’un voyage d’affaires est de bénéficier à une société dans son ensemble. Les voyages d’affaires peuvent inclure des visites chez des clients ou des prospects dans d’autres villes, des rencontres avec des collègues d’autres bureaux et la participation à des conférences, des événements et des formations.

Les dépenses liées aux voyages d’affaires sont généralement remboursées par la société à l’employé(e) concerné(e).

Il est crucial pour les sociétés de gérer activement leurs voyages d’affaires. En plus de faciliter le suivi et le contrôle des dépenses et d’accélérer le processus de réservation, c’est aussi un moyen de renforcer l’application de leur politique de voyage et de prendre soin de leurs employé(e)s en déplacement. Une bonne gestion minimise aussi les risques tout en améliorant le retour sur investissement des voyages d’affaires, tant sur le plan financier que sur celui de la productivité.

Votre société et vous-même pouvez réaliser des économies sur vos voyages d’affaires de plusieurs manières. La principale méthode consiste à définir une règle de dépenses précise et raisonnable dans votre politique de voyages d’affaires. Ainsi, tout le monde connaîtra les limites à ne pas dépasser.

Parmi les stratégies intelligentes, il y a le fait de réserver le plus tôt possible et de combiner plusieurs réunions en un seul voyage. Il est aussi ingénieux d’opter pour des hébergements avec petit-déjeuner gratuit et d’éviter de louer des voitures dans les aéroports, car une taxe journalière est souvent ajoutée au coût total.

L’utilisation d’une solution de réservation de voyages d’affaires comme Tripeden.com for Business peut également contribuer à réduire les coûts. Tripeden.com for Business propose une vaste gamme de vols, d’hébergements et de voitures à louer à tous les prix. Profitez également des réductions du programme de fidélité Genius, jusqu’à 20 %, et de récompenses comme le petit-déjeuner offert et des surclassements gratuits sur certains séjours, dès les Niveaux 2 et 3 Genius.

Découvrez d’autres conseils dans notre guide : Comment économiser plus en voyage d’affaires ?

La gestion des voyages d’affaires consiste à superviser stratégiquement tous les domaines liés aux voyages d’affaires effectués par le personnel d’une société, ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires commerciaux.

Elle implique la coordination des services de voyage, la sécurité du personnel, la gestion des dépenses et la réduction des coûts du voyage.

Les sociétés peuvent s’appuyer sur des sociétés de gestion de voyages externes, des équipes internes, des agences de voyages, des plateformes dédiées aux déplacements professionnels comme Tripeden.com for Business, ou combiner plusieurs de ces approches pour s’assurer d’optimiser l’efficacité des déplacements professionnels.

Les plateformes de gestion des voyages, comme Tripeden.com for Business, offrent aux entreprises la possibilité de réserver et de gérer des voyages d’affaires à un seul et même endroit. Elles contribuent à réduire les coûts et à gagner du temps en automatisant les processus, en permettant aux responsables des voyages de superviser leur équipe et en laissant les membres du personnel libres de gérer leurs déplacements. Elles proposent également des outils permettant de suivre l’emplacement des employé(e)s, de gérer les dépenses et de générer des rapports sur ces dernières pour optimiser les prévisions et la prise de décision.

Parmi les principaux défis figurent le respect du budget, le fait de laisser le choix aux personnes qui voyagent et la gestion des dépenses. Une plateforme comme Tripeden.com for Business centralise le processus de réservation, les informations sur les voyageurs et voyageuses ainsi que les rapports. Cette visibilité permet aux entreprises de garder le contrôle, tout en économisant du temps et de l’argent.

Une politique de voyages d’affaires est en quelque sorte le manuel de la société pour les voyages d’affaires. Elle contient un ensemble de règles claires décrivant le processus de réservation, le budget, les mesures de sécurité et les procédures de gestion des dépenses que les membres du personnel doivent suivre.

Il est important de disposer d’une politique de voyages d’affaires, tant pour la société que pour son personnel. Par son biais, la société profite de dépenses de voyage moindres, d’une plus grande équité et de règles clairement communiquées concernant les hôtels et les vols que les employé(e)s peuvent réserver. Les personnes qui voyagent, quant à elles, disposent d’une procédure claire à suivre, ainsi que de la flexibilité et de l’autonomie nécessaires pour réserver leurs voyages dans le respect des directives.

L’outil de création de politiques de voyage de Tripeden.com for Business simplifie la définition des règles de réservation, des plafonds de dépenses et des coordonnées de toute votre équipe. Créez votre politique de voyage dès aujourd’hui pour un contrôle accru des coûts et plus de conformité.

Zéro. Tripeden.com for Business est 100 % gratuite et vous pouvez ajouter autant d’employé(e)s que vous le souhaitez à votre compte. Aucuns frais d’abonnement, de réservation ou de forfait ne sont appliqués. Il n’y a pas non plus de frais cachés.

Comme Tripeden.com, nos revenus proviennent des commissions que nous recevons des hôtels, des compagnies aériennes et des sociétés de location de voitures lorsque vous réservez sur notre plateforme. De plus, grâce à nos partenariats, nous pouvons vous proposer des offres qui vous font gagner du temps et économiser de l’argent.

La plateforme de partenariat et d’intégration de Tripeden.com for Business rassemble des experts qui peuvent vous fournir des services liés à la gestion de voyages et bien plus encore. Chacune de leurs offres ou intégrations est conçue pour vous faire gagner du temps et de l’argent.

Nos partenaires proposent des services liés à la gestion des voyages et bien plus encore, comme la saisie de données, la gestion des dépenses, le remboursement des taxes, etc. La plupart d’entre eux proposent une réduction exclusive ou une offre spéciale pour les clients Tripeden.com for Business. Découvrez en plus sur la plateforme d’intégration des partenaires.

Tripeden.com for Business est conçue pour les petites et moyennes entreprises et permet de réserver des voyages d’affaires facilement et à moindres frais.

Cette solution de voyages d’affaires permet aux voyageurs et voyageuses, aux responsables des voyages, aux équipes RH et Comptabilité, aux assistants administratifs et aux PDG de réserver rapidement et efficacement des voyages d’affaires.

Vous et votre équipe pouvez réserver vols, hôtels et voitures de location en quelques clics. Vous pouvez également attribuer des autorisations, consulter les réservations à venir, savoir où se trouvent les voyageurs et voyageuses et suivre leurs dépenses.

Tripeden.com for Business a été spécialement conçue pour la gestion des voyages d’affaires. Elle vous permet de bénéficier de tous les avantages disponibles sur Tripeden.com, ainsi que d’autres fonctionnalités telles que les réductions et les récompenses Genius, la possibilité d’ajouter autant de personnes que vous le souhaitez à votre compte, une carte des voyages et une fonction de création de rapports.

Tripeden.com for Business est une plateforme dédiée aux voyages d’affaires.

Vous et vos employé(e)s pouvez l’utiliser pour réserver et gérer l’intégralité de vos voyages d’affaires depuis un seul et même endroit, et choisir parmi une large gamme d’hébergements, de vols et de voitures de location.

Cette plateforme est totalement gratuite et vous permet d’accéder à des réductions Genius allant jusqu’à 20 %.

Avec Tripeden.com for Business, inscrivez-vous et réservez vos hébergements, vols et voitures de location en quelques clics.

La plateforme vous permet d’ajouter des voyageurs et voyageuses, d’attribuer des niveaux d’accès, d’accéder à des réductions et des récompenses, de gérer vos dépenses, de suivre et de générer des rapports sur vos dépenses, et bien plus encore pour gagner du temps et de l’argent.

Tripeden.com for Business est une plateforme de gestion de voyages en libre-service, facile à configurer et à utiliser. Vous n’avez donc pas besoin d’un(e) chargé(e) de compte.

Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez consulter le Centre d’aide de Tripeden.com for Business.

Oui, avec Tripeden.com for Business, les administrateurs des voyages peuvent définir des budgets hôteliers recommandés pour mieux contrôler les dépenses, tout en laissant le choix aux personnes qui voyagent.

Vous pouvez modifier votre réservation sur Tripeden.com à tout moment avant la prise en charge du véhicule. La modification de votre réservation est gratuite, mais toute modification peut affecter le prix de la location. Parfois, la seule façon de modifier une réservation est de l’annuler et d’en effectuer une nouvelle. Dans ce cas, des frais d’annulation peuvent vous être facturés par le loueur. Si la modification de votre réservation entraîne une modification du prix ou des frais d’annulation, vous le saurez à l’avance.

Vous pouvez modifier votre hébergement d'affaires en fonction des conditions de réservation et d'annulation que vous avez choisies lors du processus de réservation. Les changements d’hébergement et les modifications de la durée de séjour sont soumis aux capacités de l’établissement. Vous pouvez modifier vous-même vos réservations d’hébergement.

Les modifications de vol dépendent également du tarif de vol choisi. Il est généralement possible de changer de vol au sein d'une même compagnie aérienne, bien que des frais supplémentaires puissent être facturés en fonction de votre billet. Lorsque vous réservez des vols, veuillez vous assurer que votre nom est correctement orthographié (comme il est écrit sur votre passeport) afin de vous assurer qu’il n’y aura pas de problème au cas où vous devriez changer vos billets d’avion. Pour en savoir plus sur les modifications de vol, consultez le Centre d’aide de Tripeden.com.

Oui, vous pouvez effectuer des réservations d’hébergement de groupe pour un maximum de 30 voyageurs.

Oui, si vous avez le rôle d’administrateur ou de responsable des voyages, vous pouvez facilement le faire pour d’autres voyageurs et voyageuses, y compris des personnes externes à votre société, comme des sous-traitants ou des partenaires externes, sans créer de profil de voyageur permanent.

Oui, vous pouvez annuler votre voyage d'affaires à tout moment. L’hébergement, les vols et les locations de voitures peuvent être annulés ou modifiés. En revanche, des frais peuvent s’appliquer en fonction des conditions spécifiques à telle ou telle réservation. Vous pouvez annuler votre hébergement via la plateforme Tripeden.com for Business. Les annulations de location de voiture peuvent être effectuées via Tripeden.com. Pour annuler vos réservations de vol, consultez le Centre d’aide Tripeden.com.

Vous pouvez modifier votre hébergement d'affaires en fonction des conditions de réservation et d'annulation que vous avez choisies lors du processus de réservation. Les changements d’hébergement et les modifications de la durée de séjour sont soumis aux capacités de l’établissement.

Les modifications de vol dépendent également du tarif de vol choisi. Il est généralement possible de remplacer un vol par un autre vol de la même compagnie aérienne, mais des frais peuvent s’appliquer en fonction des billets.

Lorsqu’une réservation comprend des vols opérés par plusieurs compagnies aériennes, les changements peuvent poser des problèmes techniques. Lorsque vous effectuez la réservation, veuillez vous assurer que votre nom est correctement orthographié, tel qu’il apparaît sur votre passeport. Sinon, vous pourrez avoir des difficultés à modifier vos billets d’avion.

Les compagnies aériennes n’ont pas toutes les mêmes politiques en ce qui concerne les retards et les indemnisations. Cependant, si la situation se présente, comme un retard de vol, vous serez informé(e) des différentes options qui s’offrent à vous. Si votre vol est annulé et que vous ne souhaitez pas accepter l’alternative proposée, la compagnie aérienne proposera généralement un remboursement ou un crédit pour un futur voyage, sous réserve des conditions de la compagnie aérienne.

Le remboursement des frais d’hébergement prend généralement entre 7 et 12 jours ouvrés. Le remboursement des frais de location de voitures dépend du moment de l’annulation. Le remboursement des frais de vol dépend de la politique de la compagnie aérienne.

Oui, nous proposons 2 options pour les vols d’affaires : les compagnies low cost et celles avec service complet. Vous pouvez sélectionner votre tarif préféré, la classe du vol ainsi que des suppléments (bagages, repas,etc.) pour personnaliser votre réservation.

Tripeden.com for Business s’intègre parfaitement à l’outil de gestion des dépenses Expensify, vous permettant de transférer automatiquement vos réservations liées aux voyages d’affaires vers votre compte Expensify. Cette automatisation élimine la saisie manuelle des données et réduit le risque d’erreurs lors de la soumission des frais de déplacement professionnel. Grâce à cette intégration, vos données de déplacement sont transférées avec précision, vous laissant tout le loisir de vous concentrer sur les tâches importantes.

Grâce à l’intégration de Traxo avec des outils de gestion des dépenses comme Expensify, vous bénéficiez d’une visibilité complète sur tous vos frais de déplacement. Cette intégration permet de suivre et de gérer vos dépenses en toute fluidité pour plus de contrôle, de transparence et de conformité dans l’organisation de vos voyages d’affaires.

Le suivi des dépenses de voyage donne une répartition détaillée et peut vous aider à établir des prévisions financières pour les futurs voyages d’affaires. Vous pouvez télécharger l’aperçu des dépenses liées à un voyage d’affaires au format .csv.

Tripeden.com for Business est une solution 100 % gratuite : pas de frais d’abonnement, de réservation ou autre.

De plus, avec Genius, le programme de fidélité de Tripeden.com, vous pouvez commencer à économiser dès que vous créez un compte grâce à une réduction de 10 % valable dans les établissements participants et 10 % sur une sélection de voitures de location.

Grâce à l’intégration de Traxo avec des outils de gestion des dépenses comme Expensify, vous bénéficiez d’une visibilité complète sur tous vos frais de déplacement. Cette intégration permet de suivre et de gérer vos dépenses en toute fluidité pour plus de contrôle, de transparence et de conformité dans l’organisation de vos voyages d’affaires.

L’outil de suivi des dépenses donne un aperçu détaillé des dépenses et sert de base pour établir des prévisions budgétaires pour les voyages d’affaires. Vous pouvez télécharger la vue d’ensemble des dépenses de voyage au format .csv.

Pour obtenir une facture pour les réservations liées à un voyage d’affaires, veuillez contacter directement la société d’hébergement ou de location de voitures.

Pour les factures de compagnies aériennes, vous recevrez votre itinéraire et votre reçu au moment de la réservation.

Vous pouvez enregistrer vos cartes de crédit, de débit et AirPlus professionnelles sur votre compte Tripeden.com for Business et payer à l’avance pour la personne qui voyage. Cependant, si l’option de paiement à l’établissement est sélectionnée lors de la réservation, cette dernière devra payer à son arrivée.

Nous acceptons les cartes de crédit et de débit privées ou professionnelles, ainsi que les cartes AirPlus. Lors de l’utilisation d’une carte virtuelle AirPlus, l’établissement recevra un formulaire d’autorisation avec des instructions lui indiquant de ne pas demander au client de payer au moment de son départ.

Si vous disposez d’un accès en tant qu’administrateur ou responsable des voyages, vous pouvez consulter et gérer vos réservations depuis le tableau de bord principal.

Vous y trouverez toutes les informations utiles, telles que le statut de la réservation, le nom des voyageurs et voyageuses, le suivi des dépenses, la carte des voyages, etc.

Oui, nous en proposons.

Pour l’hébergement, vous pouvez bénéficier de réductions Genius allant jusqu’à 20 %, ainsi que d’avantages supplémentaires comme le petit-déjeuner et le surclassement gratuit.

Quant à la location de voitures, vous pouvez profiter de réductions Genius allant jusqu’à 15 % et d’une assistance gratuite.

L’outil de localisation Traxo, intégré à Tripeden.com for Business, vous permet de localiser vos employé(e)s en déplacement. Il enregistre toutes les réservations qu’ils ont effectuées, et ce, peu importe la plateforme utilisée.

Bien sûr. Traxo offre une intégration transparente avec d’autres services, notamment l’outil de gestion des dépenses Expensify, pour optimiser la gestion de vos voyages d’affaires. Grâce aux intégrations de Traxo, vous pouvez maximiser votre productivité et simplifier votre expérience globale des voyages d’affaires.

Toute personne qui se connecte à Tripeden.com for Business possède un profil qui détermine ce qu’elle peut faire.

Un passager peut mettre à jour son profil et consulter ses itinéraires, mais ne peut ni effectuer ni modifier ses réservations.

Un voyageur peut mettre à jour son profil, consulter ses itinéraires, et effectuer et modifier ses propres réservations.

Un responsable des voyages peut effectuer des réservations pour tous les membres de la société et consulter toutes les réservations.

Un administrateur des voyages peut effectuer les mêmes tâches que les autres rôles, et ajouter et modifier les paramètres de la société, comme les moyens de paiement et les budgets hébergements.

Le kit de démarrage Tripeden.com for Business contient plus d’informations sur les rôles et les clés pour assurer la réussite de votre société.

Nous prenons en charge le français, l'allemand, l'anglais, l'espagnol, l'italien, le néerlandais, le polonais et le portugais.

Une assistance voyage gratuite (par e-mail) est disponible en français, en allemand, en anglais, en espagnol, en italien, en néerlandais, en polonais et en portugais.

L'assistance voyage gratuite (par téléphone) est disponible uniquement en anglais.

Où que vous soyez dans le monde, des agents de voyage sont à votre disposition 24h/24 et 7j/7 pour vous aider à modifier ou à annuler une réservation, à retrouver votre itinéraire, ou pour toute autre demande liée à votre voyage, et ce, sans frais. Si vous avez besoin d’aide pour utiliser la plateforme, vous disposez de notre Centre d’aide et de notre chatbot.

Tripeden.com for Business vous offre une assistance permanente. Des spécialistes du voyage vous assistent 24h/24 et 7j/7 pour toute modification, annulation ou perte d’itinéraire.

Tripeden.com for Business est conçue pour accélérer et simplifier la réservation et la gestion de vos voyages d’affaires. Recherchez, comparez, réservez et accédez facilement à l’assistance pour effectuer des modifications, si nécessaire.

Après quelques voyages, la fonctionnalité de personnalisation analyse vos préférences et vous recommande un itinéraire, vous permettant de finaliser vos réservations en quelques minutes seulement.

Vous pouvez facilement vous inscrire en cliquant sur le bouton S’inscrire en haut du site Internet Tripeden.com for Business. Le processus est simple et s’effectue en quelques minutes. Une fois inscrit(e), vous pouvez commencer à réserver immédiatement.

Vous devez fournir les éléments suivants :

• Adresse e-mail et code à usage unique
• Nom de l’entreprise et pays
• Nombre de voyageurs
• Nom complet

Après votre inscription, vous recevrez un e-mail avec un lien d’activation.

Oui, vous pouvez profiter des avantages Genius pour vos voyages d’affaires, notamment des réductions allant jusqu’à 20 % et des récompenses comme des petits-déjeuners et des surclassements de chambre gratuits.

Si vous avez déjà atteint un certain niveau dans le programme Genius avec votre compte Tripeden.com, celui-ci sera transféré automatiquement à votre compte Tripeden.com for Business. Votre niveau Genius apparaîtra sous votre nom, en haut à droite de votre compte Tripeden.com for Business.

Tous les hébergements et locations de voitures proposant des réductions Genius afficheront le logo bleu « Genius ». Les réductions correspondront alors au niveau Genius atteint avec votre compte personnel.