Découvrez les avantages et les inconvénients des cartes prépayées et trouvez la mieux adaptée à vos besoins.
Les cartes de voyage prépayées ne sont pas seulement pratiques pour les voyageurs et voyageuses d’affaires : elles changent également la donne pour les entreprises. Leur utilisation revêt de nombreux avantages, notamment un meilleur contrôle du budget. Lisez ce qui suit pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients des cartes prépayées, ainsi que sur les facteurs à prendre en compte pour en choisir une adaptée à votre entreprise.
Une carte de voyage prépayée à usage professionnel est préchargée par une entreprise pour son personnel avant un départ en voyage. C’est une solution économique et pratique pour gérer les frais inhérents aux voyages d’affaires. Les cartes de paiement prépayées sont disponibles au format virtuel et physique. Une fois les fonds approuvés, les voyageurs et voyageuses d’affaires peuvent les utiliser jusqu’à la limite fixée. Quand les fonds sont épuisés, l’entreprise peut recharger le solde selon les besoins, pour un contrôle total du budget.
En quoi une carte prépayée professionnelle diffère-t-elle d’une carte de crédit ou de débit d’entreprise ? Alors que les cartes de débit sont liées à des comptes bancaires et les cartes de crédit à des lignes de crédit, les cartes de voyage prépayées sont autonomes. Elles sont donc utiles aux petites entreprises et aux startups qui ne sont pas encore éligibles aux cartes de crédit d’entreprise.
L’un des principaux avantages des cartes prépayées est leur simplicité. L’entreprise crédite la carte jusqu’à un certain plafond. Les fonds peuvent être ajoutés selon le moyen de paiement souhaité, souvent directement via le site Internet ou l’appli de l’émetteur de la carte.
Une fois la carte prépayée, l’employé(e) peut l’utiliser pour régler des dépenses approuvées. Une notification est envoyée à l’approche du solde défini.
Si la plupart des cartes de voyage prépayées peuvent être utilisées pour des voyages nationaux et internationaux, les options multidevises ont l’avantage supplémentaire de gérer plusieurs devises sur une seule carte. Cela permet de bénéficier de taux de change convenus, une option qui a toute son utilité lorsque vos équipes voyagent dans plusieurs pays.
Vous trouverez également des cartes prépayées dans votre devise, qu’il s’agisse du livre sterling, du dollar ou de l’euro. Bien qu’elles puissent être utilisées à l’étranger, elles sont soumises aux fluctuations des taux de change.
Il existe différents types de cartes prépayées professionnelles, mais en général, elles ont les mêmes options qu’une carte de crédit d’entreprise classique. Elles peuvent être utilisées pour les retraits d’espèces, les achats en ligne et le paiement de frais de déplacement, comme les vols d’affaires, les hôtels et les repas. La principale différence est que votre entreprise n’utilise ni ne génère de crédit.
Oui, les cartes de voyage prépayées comportent généralement des frais de transaction. Il est important de comparer attentivement les tarifs lors du choix d’un fournisseur pour votre entreprise, afin d’éviter des frais exorbitants qui pourraient compromettre un budget voyage soigneusement planifié.
Les cartes prépayées ont des avantages qui dépassent le cadre pratique pour les personnes en déplacement. Quant aux entreprises, elles les aident dans la gestion des dépenses propres aux voyages. Voici un aperçu des principaux avantages des cartes prépayées.
Les systèmes prépayés optimisent le suivi des dépenses. En fournissant à vos employé(e)s une carte de crédit prépayée pour leurs déplacements, vous pouvez fixer des limites en fonction de vos indemnités journalières et de votre budget. Encouragez le respect des politiques de déplacement de l’entreprise en définissant qui peut dépenser quoi et où, grâce à des limites préapprouvées pour différentes catégories de dépenses, comme la nourriture et l’hébergement.
Un autre avantage clé des cartes prépayées est leur intégration parfaite avec le logiciel de comptabilité de votre entreprise. Des fournisseurs comme Soldo et Wise s’intègrent directement à Xero, par exemple. Cela permet un suivi plus précis des dépenses, car les transactions sont mises à jour en temps réel, sans erreurs manuelles coûteuses.
Recevez des alertes en temps réel lorsque vos équipes en voyage d’affaires s’approchent du plafond de dépenses. Vous pouvez programmer des recharges régulières en fonction de la politique de l’entreprise et des règles de dépenses associées.
Les cartes prépayées simplifient la déclaration et le remboursement des frais de déplacement grâce à des relevés numériques. Certaines cartes prépayées, comme Wise et Equals Money, fonctionnent avec des applis mobiles, où les utilisateurs peuvent charger les photos des reçus avec des commentaires et les envoyer directement au service de comptabilité.
En choisissant des comptes multidevises auprès de fournisseurs comme Revolut et Wise, vous pouvez économiser sur les frais de change et les transactions. Avec les cartes de crédit classiques, ces frais représentent souvent 2 % à 3 % du total des achats. Néanmoins, il est important de comparer attentivement les prix, car certaines cartes prépayées entraînent des frais supplémentaires.
Les cartes de crédit internationales prépayées réduisent le besoin de transporter des espèces dans de nombreux pays, assurant la sécurité de vos employé(e)s. Elles sont dotées de fonctions de sécurité intégrées pour réduire les risques de transactions frauduleuses. La personne responsable des voyages peut s’inscrire pour recevoir des alertes automatiques en cas de transactions suspectes. Les cartes se bloquent en un clic en cas de perte ou de vol. Vous pouvez également opter pour des options de protection par code PIN pour une sécurité renforcée.
Bien que les avantages soient nombreux, il est également important d’en connaître les inconvénients.
Pour les entreprises, le principal inconvénient des cartes de voyage prépayées réside dans leurs frais, parfois plus élevés que ceux d’une carte de débit ou de crédit comparable. Il est essentiel de lire attentivement les conditions, car des frais de transaction peuvent vous être facturés à chaque achat effectué par votre personnel. Voici quelques inconvénients des cartes prépayées :
Si les cartes de crédit d’entreprise sont largement prises en charge à l’international, les cartes de voyage prépayées ne sont pas acceptées par tous les commerçants, surtout si l’émetteur de la carte est peu connu.
Il est plus efficace d'opter pour une carte de voyage prépayée pour les dépenses professionnelles prévisibles. Si pour l’un de vos voyages à venir, vous n’avez pas la possibilité de définir un budget précis, une fois sur place, vos employé(e)s pourraient faire face à des frais cachés. Il est préférable d’activer les alertes automatiques pour un suivi précis du solde, et ainsi éviter ces inconvénients des cartes prépayées.
Comme pour tout moyen de paiement, le risque zéro n’existe pas. Les cartes prépayées n’étant pas directement liées à des comptes bancaires ou à des lignes de crédit d’entreprise, les fraudeurs peuvent utiliser des numéros de carte volés pour effectuer des achats.
Lorsque vous comparez les différentes cartes de crédit internationales prépayées existantes, tenez compte des frais de transaction à l’étranger. Certaines facturent des frais supplémentaires pour une utilisation à l’étranger, notamment des frais de retrait aux distributeurs automatiques.
Toutefois, elles permettent souvent de réaliser des économies. En effet, les cartes multidevises prépayées offrent un moyen sûr et pratique de gérer les fluctuations des taux de change. Les entreprises peuvent recharger les cartes de crédit internationales prépayées avec les fonds nécessaires, dans la devise du pays de destination, et ce, avant l’arrivée de leurs employé(e)s sur place. Cela évite les démarches auprès des bureaux de change ou des banques pendant le voyage, ainsi que les frais de traitement associés.
Il existe une vaste gamme de cartes de voyage prépayées pour les professionnel(le)s sur le marché. Il est important de comparer attentivement chacune d’entre elles afin de trouver l’option idéale. Voici quelques facteurs clés à prendre en compte :
Bien que la meilleure option dépende de la taille de votre entreprise et de ses besoins en matière de voyages, voici quelques cartes qui tirent leur épingle du jeu.
Alors que les dépenses mondiales en voyages d’affaires ont atteint près de 1500 milliards de dollars en 2024, les entreprises de toutes tailles cherchent des solutions pour optimiser leurs dépenses. Optimisez vos dépenses de voyages d’affaires grâce aux conseils suivants :
Les prévisions financières sont tout aussi utiles que les conseils sur les cartes prépayées. Pour établir un budget de voyage réaliste et conforme, utilisez des outils de gestion des voyages comme Tripeden.com for Business. Vous pourrez comparer à l’avance les prix des vols, des hébergements et des locations de voitures, et bénéficier de réductions pour votre fidélité. Payez vos hébergements à l’avance et préchargez vos cartes de voyage en fonction des tarifs journaliers. En suivant ces étapes, vous réaliserez des économies et maîtriserez mieux vos dépenses de voyage.
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