Avec les KPI, vous pouvez réduire vos coûts tout en assurant le respect des politiques de voyage. Découvrez des exemples.
Votre entreprise utilise-t-elle les derniers indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer sa gestion des voyages et son efficacité ? Les déplacements professionnels génèrent de grands volumes de données, des dépenses moyennes pour chaque voyage aux tarifs des fournisseurs. Par l’organisation et l’analyse de ces données sur votre personnel, vous pouvez obtenir une vision plus précise de la façon dont chaque déplacement s’aligne sur les objectifs de la société.
Ces données s’inscrivent dans des indicateurs clés de performance quantifiables, qui permettent d’évaluer l’efficacité de votre programme de voyages d’affaires.
Ces résultats sont-ils conformes au budget que vous avez dégagé, et comment se positionnent-ils par rapport aux données de référence du secteur ? En apprenant à surveiller ces KPI régulièrement, vous pouvez identifier des tendances et vous mettre en conformité. Grâce aux données sur les voyageurs et voyageuses, vous pourrez mieux évaluer les retombées de chaque déplacement en matière de retour sur investissement (ROI), et ainsi prendre des décisions stratégiques plus éclairées. Vous choisirez alors peut-être de remplacer certains déplacements par de simples réunions virtuelles, tout en identifiant les cas où il est nécessaire d’aller à la rencontre des clients et collaborateurs.
Comment évaluer l’efficacité d’un voyage d’affaires en se basant sur des données ? Pour commencer, il convient de déterminer si le déplacement a permis d’accomplir l’objectif principal : signer un contrat, présenter un nouveau produit lors d’une conférence ou rencontrer des partenaires internationaux.
Ensuite, penchez-vous sur d’autres KPI pour avoir une vision d’ensemble : conformité, aspects financiers, durabilité, satisfaction et plus encore.
Voici les principales catégories de KPI à surveiller pour évaluer vos voyages d’affaires.
Maintenant que nous avons vu les grandes catégories, rentrons dans le détail des KPI à suivre. En suivant ces exemples, vous pourrez mieux évaluer et rationaliser les politiques de gestion des voyages de votre entreprise.
Ce KPI financier représente le coût moyen de chaque réservation des voyages d’affaires. Pour le calculer, additionnez tous les coûts associés aux réservations pour chaque voyage, en incluant les frais et les dépenses administratives, puis divisez cette somme par le nombre total de réservations.
En suivant le coût par réservation au fil du temps, il est possible d’identifier des coûts cachés et des tendances saisonnières et utiliser ces informations pour dégager des économies. Par exemple, si vous utilisez une plateforme de réservation qui applique des frais à chaque voyage, passer à une solution gratuite comme Tripeden.com for Business peut vous aider à faire baisser vos coûts par réservation.
Les réductions réservées aux déplacements professionnels constituent l’une des meilleures façons de réduire vos coûts. Pour savoir combien d’argent vous gagnez, prenez le tarif moyen appliqué sur le marché et soustrayez-y votre tarif réduit. Ensuite, divisez le résultat par le tarif moyen du marché et multipliez-le par 100 pour obtenir un pourcentage.
Une fois que vous avez votre taux d’économies actuel, comparez avec d’autres fournisseurs pour essayer de trouver de meilleures offres. Notre calculateur d’économies est un bon point de départ : après avoir répondu à un bref questionnaire, vous saurez si vous pouvez réduire vos dépenses liées aux voyages d’affaires en utilisant Tripeden.com for Business.
Votre politique de voyage définit-elle un outil ou une plateforme de réservation à privilégier ? Si c’est le cas, ce KPI de conformité permet d’en évaluer l’adoption. Il mesure le pourcentage de voyageurs et voyageuses qui utilisent votre outil en ligne. Si ce taux d’adoption est faible, cherchez à comprendre pourquoi. Souvent, cela indique que l’expérience utilisateur laisse à désirer ou que les options de réservation ne sont pas suffisamment nombreuses. Avec son tableau de bord central et intuitif, sans oublier son large éventail de choix, une plateforme comme Tripeden.com for Business peut facilement augmenter ce taux d’adoption.
Ce KPI s’intéresse à la fréquence d’annulation et de changement d’itinéraire. La plupart du temps, les changements de réservation s’accompagnent de frais administratifs et d’autres coûts.
En plus de surveiller la fréquence des changements et annulations, vous pouvez également vous pencher sur leur timing. Certaines périodes de l’année correspondent-elles à une augmentation des changements ? En analysant ces données, vous pouvez ajuster vos politiques existantes. Vous pouvez également choisir un outil de réservation de voyages flexible, avec annulation gratuite.
La politique de voyage d’une entreprise est la pierre angulaire de la gestion des dépenses. Elle permet d’accélérer les processus d’approbation tout en respectant l’obligation de diligence. Ce KPI examine dans quelle mesure votre personnel respecte vos politiques en matière de voyages.
Quel est le pourcentage de déplacements qui respectent toutes les directives ? Certains aspects spécifiques sont-ils moins souvent respectés que d’autres ? C’est l’occasion de clarifier les choses. Essayez notre outil de création des politiques de voyage pour vous assurer que rien n’est laissé au hasard.
Pour plus de 84 % des employé(es), les déplacements sont « importants » ou « très importants » pour leur épanouissement professionnel. Les voyages d’affaires doivent être une expérience positive et gratifiante. Si ce n’est pas le cas, votre programme a peut-être un problème sous-jacent.
Pour suivre ces KPI, envoyez des questionnaires de satisfaction après chaque voyage. Posez-y des questions précises sur le processus de réservation, le transport, le logement et le voyage dans son ensemble. Une fois ces données collectées, vous pouvez identifier les difficultés et y remédier pour améliorer le niveau de satisfaction de votre personnel.
Un autre aspect crucial de l’expérience de déplacement professionnel est la sécurité. Dans le cadre de vos processus d’évaluation et d’atténuation des risques, vous devez définir clairement comment contacter les voyageurs et voyageuses en cas d’urgence. Malheureusement, si leurs profils sont incomplets, ces informations sont peut-être manquantes.
Ce KPI de conformité permet d’établir une note qui reflète le taux de remplissages des profils en ligne. Idéalement, ce taux doit se rapprocher autant que possible de 100 %.
Dans le cadre de votre obligation de diligence, vous devez réduire le risque de perturbation des déplacements professionnels, qu’elles soient dues à une maladie, à un problème administratif avec un visa ou à des conditions météorologiques exceptionnelles. Lorsque ces situations surviennent, consignez chaque incident pour en assurer le suivi au fil du temps. Analysez ensuite vos données pour identifier des tendances et mettre à jour vos protocoles de sécurité en conséquence.
Ce KPI s’intéresse à l’impact environnemental de chaque voyage en mesurant les émissions de CO₂. Les entreprises peuvent investir pour atteindre l’objectif de zéro émission nette.
Comment faire pour évaluer mon empreinte carbone ?
Utilisez des calculateurs, comme celui de Greenly, pour suivre vos émissions et créer des stratégies de décarbonation personnalisées. Par exemple, vous pouvez adapter votre politique et encourager les voyageurs et voyageuses à prendre le train plutôt que l’avion pour des trajets courts. En parallèle, vous pouvez investir dans de la compensation carbone.
Votre entreprise a-t-elle des sociétés de location de voitures, des compagnies aériennes ou des hôtels que vous privilégiez ? Si vous avez, dans vos contrats, l’obligation d’atteindre certains seuils de dépenses pour bénéficier de réductions lors de vos voyages d’affaires, ce KPI est important à surveiller.
Pour les PME qui ne parviennent pas à atteindre ces seuils, des comme Tripeden.com for Business sont souvent plus avantageuses que de faire des réservations directes auprès de chaque hôtel. Les voyageurs et voyageuses peuvent faire leur choix parmi l’un des plus grands catalogues en matière de location de voitures, vols et hôtels.
Les exemples de KPI ci-dessus sont les plus répandus pour avoir une visibilité complète sur ses voyages. Toutefois, il est important de rappeler qu’il n’y a pas de solution unique : chaque entreprise a ses propres habitudes et attentes. Sélectionnez les indicateurs qui correspondent le mieux à vos objectifs et à votre programme de voyage. Par exemple, pour les petites entreprises, le coût par réservation et les économies réalisées grâce aux réductions sont particulièrement importants. Pour de grands groupes, le respect de la politique de voyage de la société et la durabilité prennent la priorité.
Les KPI de vos voyages d’affaires vous donnent des faits et des chiffres qui servent de base de travail, mais le plus important, c’est comment vous allez utiliser ces données. Voici comment adapter votre stratégie pour mieux l’aligner sur les objectifs de votre programme de voyage.
Les KPI de voyage révèlent leur plein potentiel lorsqu’ils sont calculés au fil du temps. D’abord, vous devez collecter et compiler vos données en consultant les systèmes de réservation de votre entreprise. En analysant vos données de voyage sur une longue période, vous pouvez identifier les tendances et dégager des perspectives d’amélioration. Il y a 4 types d’analyses de données utilisés pour prendre des décisions en matière de voyages d’affaires :
Avec des outils de gestion des voyages, votre entreprise peut centraliser les données pour assurer un meilleur suivi des indicateurs. Il est également possible d’automatiser certaines tâches pour gagner en efficacité. Intégrez vos plateformes de réservation à des logiciels de gestion des dépenses pour charger automatiquement les reçus en temps réel et ainsi accélérer les approbations et les remboursements.
Enfin, choisissez des solutions de voyage comme Tripeden.com for Business pour simplifier les processus de réservation et de gestion. Avec le tableau de bord centralisé et intuitif, les personnes en déplacement professionnel peuvent contrôler leurs propres itinéraires tout en respectant la politique de voyage, tandis que les responsables de l’administration peuvent mieux gérer les réservations et les dépenses dans une même interface.
D'une conférence à un événement de team building, planifiez et gérez les voyages d’affaires en équip...
Il est essentiel d’avoir à l’esprit et de maîtriser à la perfection les principes de la gestion des...
Comment l'utilisation d'une solution de gestion des voyages d'affaires peut transformer la façon don...
