Les applications de numérisation des reçus ultra conviviales d’aujourd’hui signent-elles la fin des reçus de voyage papier ?
Des déplacements professionnels fréquents génèrent une multitude de reçus de voyage, qui sont des documents indispensables au suivi, à l’approbation et au remboursement des dépenses. Et si votre équipe transmet encore des reçus papier pour ses frais de déplacement, vous savez à quel point ce processus peut être chronophage.
Bien que le traitement des documents papier apporte son lot de frustrations, les applis mobiles et les plateformes de dépenses automatisées révolutionnent la gestion des reçus de voyage pour les entreprises. D’après nos données, si 16 % des décideurs utilisent encore des tableurs, 35 % ont adopté des systèmes de gestion des dépenses dédiés. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR, pour optical character recognition) et à l’extraction de données pilotée par l’IA, il est désormais plus facile que jamais de se passer du papier.
Avec les bons outils numériques en place, les services de comptabilité bénéficient d’un système de suivi des dépenses transparent et rationalisé. Cependant, une supervision manuelle est souvent nécessaire. Le recours exclusif aux outils d’IA peut parfois entraîner des problèmes de conformité. En effet, si l’IA excelle dans l’application des règles, elle n’est pas totalement fiable quant à leur interprétation. De plus, les systèmes d’IA ne sont pas toujours à jour au niveau des modifications apportées aux lois fiscales et aux catégories de dépenses.
Lisez la suite pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients du passage au sans papier, ainsi que sur les principales fonctionnalités à viser lors du choix d’une application de gestion des dépenses.
La technologie accélère l’évolution numérique de la gestion des dépenses liées aux voyages d’affaires. Auparavant, l’approbation et le remboursement impliquaient la collecte de reçus papier et le remplissage manuel des formulaires.
Aujourd’hui, les personnes qui partent en voyage d’affaires sont de plus en plus à l’aise avec les applications automatisées de suivi des dépenses, 88 % d’entre elles trouvant cette technologie digne de confiance. Les logiciels de gestion des dépenses permettent de traiter les données des factures et des reçus, d’extraire les termes de recherche pertinents et d’identifier les écarts en temps réel. Les systèmes d’IA peuvent automatiser le processus de gestion des déplacements et des dépenses en extrayant des données non seulement des reçus et des factures de voyage, mais aussi de l’historique des itinéraires afin de relier précisément les dépenses aux déplacements et aux projets correspondants.
Les applications de numérisation de reçus rationalisent également le processus de suivi et d’approbation des dépenses liées aux voyages. Grâce à un logiciel mobile, les voyageurs et voyageuses d’affaires n’ont qu’à prendre des photos des reçus, puis à les charger directement sur des plateformes de gestion des dépenses pour un traitement immédiat.
Les sociétés gagnent du temps et de la productivité en renonçant aux reçus papier. Une enquête menée auprès de 235 entreprises des pays nordiques a révélé que ces dernières consacraient en moyenne 14 minutes au traitement de chaque reçu papier. En passant aux reçus numériques directs, le temps de traitement a été réduit jusqu’à 12,5 minutes, soit une journée de travail gagnée pour 275 reçus traités.
La modernisation du processus de gestion des dépenses rend la tenue des dossiers plus précise. Plutôt que de parcourir des dossiers entiers de reçus papier pour vérifier une note de frais de déplacement, les services de comptabilité peuvent rechercher des documents numérisés en quelques clics. La tenue de dossiers numériques améliore la conformité juridique et fiscale, réduisant notamment le risque de perte des reçus de voyage d’affaires.
L’abandon progressif des reçus papier est devenu une nécessité pour les télétravailleurs d’aujourd’hui. Si votre entreprise collabore avec des prestataires, des freelances et des télétravailleurs répartis aux quatre coins du monde, un format numérique uniforme permet d’organiser les dépenses liées aux voyages d’affaires. Votre personnel n’a qu’à numériser les reçus et les charger en temps réel.
Enfin, une entreprise qui passe au 100 % numérique est plus durable. De nombreux reçus papier sont imprimés thermiquement avec des produits chimiques, comme le bisphénol A (BPA), qui ne sont pas recyclables. Autre point : le fait de réduire l’impression des reçus permet d’économiser de l’eau et de l’énergie, en plus de protéger les arbres.
Ils sont progressivement supprimés, mais certains pays y ont encore recours.
Pour toutes ces raisons, de plus en plus d’entreprises numérisent leurs reçus de voyage d’affaires et leurs notes de frais. Et certains gouvernements suivent le mouvement.
Par exemple, la loi française anti-gaspillage pour une économie circulaire interdit l’impression systématique de reçus papier dans les établissements d’accueil et de vente au détail à compter de 2023. Bien que les clients puissent toujours demander des reçus papier en cas de besoin, la loi vise à les supprimer progressivement.
Bien sûr, dans certains pays comme l’Allemagne et le Japon, les reçus papier restent la méthode la plus accessible et privilégiée. Fournir une trace papier des dépenses améliore la transparence et la sécurité, encourageant la conformité financière, sans risque réel ou perçu de falsification numérique. Quant aux voyages d’affaires dans des pays avec une connexion internet limitée, l’option la plus viable est de conserver les reçus papier en vue d’une saisie manuelle.
Si votre équipe voyage régulièrement pour affaires, les reçus peuvent rapidement s’accumuler. Vous pouvez les organiser de deux manières sur le plan numérique.
1. Utilisez des applications de gestion de reçus pour vos frais de déplacement
Le moyen le plus simple d’organiser vos reçus de voyage est d’utiliser des applications de numérisation de reçus. Elles permettent de numériser rapidement les reçus papier pendant le voyage, puis de les charger et de les récupérer instantanément depuis des systèmes numériques grâce à des filtres et des mots-clés.
Une fois l’application téléchargée sur le téléphone de la personne qui voyage, celle-ci peut utiliser l’appareil photo de son smartphone pour photographier chaque reçu. La technologie OCR de l’application numérise le texte et les chiffres afin de créer une version numérique sécurisée.
2. Organisez vos nombreux documents administratifs grâce aux scanners de documents
La transition des notes de frais papier vers les notes de frais numériques peut prendre du temps, surtout si vous travaillez avec des systèmes plus anciens. Pour les entreprises en croissance rapide confrontées à un arriéré de reçus de voyage d’affaires, il peut être judicieux d’investir dans un scanner de documents commerciaux. Ces scanners numérisent de grandes quantités de documents papier et permettent ainsi de transférer les notes de frais de déplacement existantes vers votre nouveau système numérique.
Il existe une multitude de logiciels de gestion des dépenses sur le marché, et nombre d’entre eux proposent des outils dédiés à la numérisation des reçus de voyage. Voici une liste des fonctionnalités clés à privilégier :
Voici cinq solutions de gestion des dépenses qui peuvent aider votre équipe à numériser, à suivre et à organiser plus efficacement ses reçus de voyage.
La technologie SmartScan fait d’Expensify une solution intuitive pour les voyages d’affaires, avec un grand nombre d’intégrations. Vous avez juste besoin d’un smartphone pour capturer les reçus de voyage. La technologie extrait alors automatiquement les informations importantes comme le commerçant, la date et le total.
L’application est compatible avec les services de covoiturage comme Uber et offre également une fonction de suivi du kilométrage pour les voyageurs et voyageuses qui conduisent. Expensify s’associe également à Tripeden.com for Business pour rationaliser la gestion des dépenses liées aux voyages. Lorsque les voyageurs et voyageuses utilisent une carte de crédit d’entreprise pour régler leurs frais de voyage, Expensify compare automatiquement les reçus numérisés à la transaction correspondante.
Expensify est-il gratuit ?
Si les particuliers peuvent utiliser New Expensify gratuitement et bénéficier de SmartScans illimités, les entreprises devront souscrire aux forfaits Collect ou Control pour accéder à toutes les fonctionnalités, comme la catégorisation des dépenses.
Les services de comptabilité connaissent déjà le logiciel de comptabilité QuickBooks, doté d’une gamme complète de fonctionnalités de comptabilité et de gestion des dépenses.
La fonctionnalité de numérisation des reçus offre une solution complète pour numériser les reçus et les intégrer automatiquement aux notes de frais. Elle est idéale pour les grandes entreprises à la recherche d’une solution comptable exhaustive.
Dext facilite l’automatisation du suivi des dépenses de voyage grâce à son application de numérisation de reçus intégrée. Lorsque les employé(e)s en déplacement scannent leurs reçus de voyage, les informations sont numérisées et envoyées dans un référentiel central pour analyse. L’outil s’intègre à l’ensemble des services de comptabilité et de vente de Dext.
L’application de numérisation de reçus de Dext est simple d’utilisation et s’intègre parfaitement aux plateformes comptables comme Xero et QuickBooks. Cet outil est plus coûteux que d’autres figurant dans cette liste, avec des forfaits de base pour petites entreprises à partir de 23 £ par mois.
Adaptée aux appareils Android et iOS, l’application de numérisation de reçus Wave utilise la technologie OCR pour extraire et organiser les données des documents imprimés. Une fois téléchargée, l’application vous permet non seulement de numériser un nombre illimité de reçus, mais inclut également une option d’importation groupée pour gérer des volumes importants. Les reçus de voyage sont stockés en toute sécurité dans le cloud pour faciliter la consultation sur plusieurs appareils.
Les logiciels de gestion des reçus et des dépenses basés sur le cloud éliminent en grande partie le besoin de stocker des documents sous forme physique. Cependant, avant de supprimer complètement les reçus papier, il est important de tenir compte des réglementations fiscales et légales pour rester en conformité.
De nombreux organismes fiscaux, dont l’IRS aux États-Unis et le HMRC au Royaume-Uni, encouragent un système de gestion des dépenses électronique et dématérialisé. Certains pays autorisent depuis peu la documentation électronique. C’est notamment le cas de la Suède, où la loi sur les reçus n’a été adoptée qu’en 2024.
D’autres pays ont des réglementations strictes concernant le stockage sécurisé des données. Par exemple, le Japon exige que tous les reçus numérisés soient conservés dans un espace de stockage inviolable et horodaté, tandis que le GObd allemand exige l’utilisation d’un logiciel de comptabilité certifié pour la conservation des documents numériques.
La simplification de la gestion des reçus de voyage commence par l’utilisation d’outils adaptés. La numérisation des reçus de voyage simplifie le suivi et le reporting des dépenses. Vous pouvez également réduire le temps consacré à la gestion des notes de frais en choisissant des outils qui s’intègrent directement à vos plateformes de réservation de voyages pour faciliter la récupération des données, comme Expensify avec Tripeden.com for Business.
Voici quelques conseils pratiques pour favoriser l’adoption tout en restant en conformité.
1. Adaptez vos processus aux appareils mobiles
Si vous souhaitez que vos employé(e)s en voyage d’affaires puissent documenter leurs dépenses en temps réel, cela doit être possible depuis leur téléphone. Créez un processus de gestion des déplacements et des dépenses adapté aux appareils mobiles, incluant la numérisation des reçus et des applications de suivi.
2. Levez toute ambiguïté de votre politique de voyage d’affaires
La politique de voyage de votre entreprise fournit un aperçu des dépenses approuvées afin d’accélérer le processus de remboursement. Lors de la création de votre politique, veillez à y mentionner les outils numériques que votre équipe doit utiliser pour saisir et soumettre les reçus pour approbation.
3. Automatisez les flux de travail
Utilisez un logiciel de gestion automatisée des dépenses pour réduire le temps et les coûts liés au traitement manuel. Grâce à des solutions de gestion automatisée des voyages comme Tripeden.com for Business, vous pourrez configurer un processus d’approbation personnalisé, conforme aux politiques de voyage de votre entreprise.
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