Avec une application prévue pour fin 2025, les voyageurs d’affaires non-UE doivent anticiper le nouveau système d’entrée/de sortie de l’UE.
Le système d’entrée/de sortie de l’UE est une nouvelle initiative numérique transfrontalière dont le lancement est programmé pour fin 2025. Son objectif : fluidifier la gestion des frontières de l’espace Schengen grâce à l’enregistrement numérique et aux contrôles biométriques pour l’ensemble des ressortissants non-européens.
Dans ce guide, nous vous détaillerons le fonctionnement du nouveau système d’entrée/de sortie de l’UE, en apportant aux entreprises toutes les informations requises pour assurer leur conformité avec les exigences en matière de visas et de données des voyageurs. Pour les personnes qui voyagent régulièrement pour le travail, bien appréhender les règles de ce système permettra de réduire les frustrations et les retards potentiels, garantissant ainsi un passage de frontière plus rapide et plus serein.
Le système d’entrée/de sortie de l’UE concernera aussi bien les personnes exemptées de visa que les titulaires de visas de court séjour originaires de pays non-européens. Une fois mis en œuvre, il remplacera l’estampillage manuel des passeports par un processus d’enregistrement et de contrôle entièrement numérique. Ces nouvelles dispositions s’appliqueront à de nombreux voyageurs et voyageuses d’affaires se rendant dans l’UE pour des séjours de courte durée n’excédant pas 90 jours.
Fonctionnant principalement via des bornes en libre-service, ce système enregistrera :
Tout refus d’entrée sera également répertorié, ce qui permettra d’améliorer le suivi et la détection des dépassements de séjour. Les autorités recevront des alertes instantanées dès lors qu’un voyageur excédera la durée de séjour qui lui est autorisée.
Le système d’entrée/de sortie est une composante essentielle de l’initiative « Smart Borders » (Frontières intelligentes), pensée pour optimiser les flux migratoires au sein et hors de l’espace Schengen. Son objectif principal est de fluidifier la gestion des frontières de l’UE tout en améliorant la sécurité.
Selon le site Internet officiel du système d’entrée/de sortie, les bénéfices de ce dispositif incluront :
Pour les voyageurs et voyageuses d’affaires, ces avantages se manifesteront notamment par une réduction significative des temps d’attente aux contrôles de passeports. Grâce aux bornes de contrôle frontalier automatisées et numériques, les files d’attente avanceront plus vite.
Pour les organisations, le système permettra une meilleure conformité aux exigences en matière de visa, en offrant des informations plus précises sur les durées de séjour autorisées.
Aucune date d’entrée en vigueur précise pour le système d’entrée/de sortie n’a encore été fixée, bien que son lancement soit envisagé pour octobre 2025. Initialement prévu pour 2022, le projet a subi plusieurs retards en raison de problèmes techniques.
Dès que la date exacte de mise en service du système d’entrée/de sortie aura été arrêtée, l’Union européenne la communiquera, avec un temps de préavis. Selon une mise à jour de mars 2025 des ministres de l’Intérieur de l’UE, le déploiement de ce système s’effectuera très probablement par étapes progressives plutôt qu’en un seul temps. Cette approche accordera davantage de temps aux autorités frontalières pour procéder aux tests en conditions réelles et aux ajustements requis.
Le système d’entrée/de sortie concerne 29 pays de l’espace Schengen.
Il s’agit de l’Allemagne, l’Autriche, la Belgique, la Bulgarie, la Croatie, le Danemark, l’Espagne, l’Estonie, la Finlande, la France, la Grèce, la Hongrie, l’Islande, l’Italie, la Lettonie, le Liechtenstein, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, la Norvège, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la Roumanie, la Slovaquie, la Slovénie, la Suisse, la Suède et la Tchéquie.
Le système d’entrée/de sortie concerne l’ensemble des visiteurs provenant de pays non-membres de l’UE qui se rendent dans l’un des 29 pays participants pour un court séjour. Les règles de ce dispositif définissent un court séjour comme une période n’excédant pas 90 jours sur toute période de 180 jours.
Il vise tous les voyageurs d’affaires issus de pays non-européens qui, selon leur situation :
Bien que Chypre et l’Irlande soient membres de l’Union européenne, les dispositions du système d’entrée/de sortie ne s’appliqueront pas à leurs frontières. En effet, ces pays ne font pas partie de l’espace Schengen, et l’estampillage manuel des passeports y demeurera en vigueur.
Le nouveau système d’entrée/de sortie de l’UE ne concerne pas les ressortissants de l’UE.
D’autres situations peuvent également justifier une exemption des règles de ce système. Parmi celles-ci, on retrouve :
Cette liste n’est pas exhaustive et les règles sont fréquemment mises à jour. Avant tout déplacement professionnel vers l’UE, il est vivement recommandé de consulter le site Internet officiel du système d’entrée/de sortie afin d’obtenir les informations les plus à jour.
Le système d’entrée/de sortie sera déployé conjointement avec le système européen d’information et d’autorisation de voyage (ETIAS). Si ces deux mécanismes ont pour objectif de renforcer la sécurité et l’efficacité aux frontières, l’autorisation de voyage ETIAS constitue un système distinct.
Voici les différences clés que les voyageurs et voyageuses d’affaires devraient connaître :
Visas :
Pays concernés :
Moment de l’enregistrement :
Données collectées :
Date d’entrée en vigueur :
Bien que le système d’entrée/de sortie de l’UE ne soit pas encore pleinement opérationnel, les entreprises ont d’ores et déjà la possibilité de préparer leurs employé(e)s aux prochaines exigences. Voici comment ces nouvelles règles pourraient avoir des conséquences sur les personnes qui voyagent pour le travail.
Une fois pleinement opérationnel, le nouveau système d’entrée/de sortie de l’UE est censé fluidifier les passages aux frontières. Les contrôles manuels des passeports céderont la place à une vérification biométrique, ce qui permettra aux files d’attente aux postes de contrôle frontalier d’avancer plus vite. Même si les voyageurs et voyageuses devront se soumettre à un scan biométrique à chaque entrée ou sortie de l’UE, ces données seront conservées dans la base de données du système d’entrée/de sortie, assurant un traitement rapide et automatisé lors des visites ultérieures.
Cependant, comme pour tout déploiement informatique de cette ampleur, les voyageurs et voyageuses d’affaires doivent s’attendre à des retards au moment du lancement du programme et à d’éventuels ajustements. Il est donc prudent de garder ce nouveau système à l’esprit lors de la planification de vos déplacements professionnels vers l’UE fin 2025 ou début 2026, en intégrant du temps supplémentaire à votre itinéraire pour pallier les retards potentiels.
Pour les voyageurs et voyageuses d’affaires qui se rendent régulièrement en Europe pour des réunions clients ou des conférences, un suivi rigoureux des jours passés dans l’espace Schengen deviendra plus crucial que jamais. Les règles relatives aux courts séjours autorisent des visites allant jusqu’à 90 jours sur toute période de 180 jours. Cette disposition demeure inchangée, mais l’estampillage manuel des passeports peut parfois engendrer des dépassements accidentels dus à une erreur humaine.
En revanche, ce nouveau système numérique se distinguera par son extrême précision. Grâce à la base de données centrale du système d’entrée/de sortie qui enregistre automatiquement toutes les entrées et sorties, aucune tolérance ne sera accordée pour les dépassements de séjour. Chaque jour passé sera calculé en temps réel, un aspect à intégrer impérativement dans la planification des voyages. En effet, la prévention des dépassements de visa constitue l’un des objectifs primordiaux du système d’entrée/de sortie. Les voyageurs et voyageuses d’affaires qui enfreindraient les règles pourraient être passibles de sanctions financières ou d’interdictions d’entrée. Dans le cadre de la gestion des risques liés aux voyages, il est donc crucial pour les entreprises de veiller à ce que les courts séjours respectent la durée autorisée.
Avec le système d’entrée/de sortie de l’UE, l’ensemble des voyageurs non-européens seront tenus de fournir des images faciales et des empreintes digitales. Ces données biométriques seront stockées en stricte conformité avec la législation de l’UE en matière de protection des données, notamment le RGPD.
Certains voyageurs et voyageuses d’affaires pourraient manifester des inquiétudes quant à la conservation de leurs données personnelles. Les entreprises se doivent de dissiper ces préoccupations en informant clairement les membres de leur équipe sur les mesures de sécurité mises en place et en expliquant précisément l’usage qui sera fait de ces données.
Les voyageurs et voyageuses d’affaires peuvent, à titre individuel, anticiper leur visite dans l’UE en adoptant quelques mesures préparatoires, en prévision du nouveau système d’entrée/de sortie.
Avec l’arrivée imminente du système d’entrée/de sortie et de l’ETIAS de l’UE, l’année 2025 représente une période clé pour les entreprises qui souhaitent anticiper.
Pour commencer, examinez et actualisez vos politiques de voyages d’entreprise afin d’y intégrer ces évolutions.
Le système d’entrée/de sortie s’annonce comme une solution de contrôle frontalier plus efficace et modernisée, même si sa phase de mise en place initiale pourrait entraîner des délais d’attente accrus.
Avec la collecte avancée de données à la frontière, les entreprises doivent faire preuve d’une proactivité et d’une organisation accrues dans la planification de leurs voyages d’affaires. Cela passe d’abord par la mise à jour des politiques de voyage pour y intégrer les nouvelles exigences, puis par une communication transparente de ces modifications à tous les collaborateurs.
Il est par ailleurs pertinent de recourir à des solutions de gestion des voyages d’affaires, comme Tripeden.com for Business, pour centraliser et administrer l’ensemble des réservations sur une plateforme unique et accessible. Cela facilite un suivi plus précis des itinéraires, vous permettant ainsi d’éviter des dépassements de séjour coûteux grâce à une vue d’ensemble des déplacements des voyageurs et voyageuses.
Maîtrisez votre budget et offrez une meilleure expérience de voyage grâce aux dernières statistiques...
Découvrez les principales destinations d’affaires européennes. De Berlin à Rome, ces centres d’affai...
Événements immersifs, réservations intelligentes… découvrez les 9 tendances qui révolutionnent les v...
