Découvrez l’impact des flux d’approbation inefficaces sur le respect de la politique de voyage et comment rationaliser vos procédures.
Selon l’une de nos dernières enquêtes, 76 % des personnes effectuant des voyages d’affaires connaissent la politique de voyage de leur entreprise. Pourtant, nombre de ces personnes ne respectent que partiellement ladite politique, ignorant certains détails connus presque uniquement de l’équipe de direction. Cet écart entre connaissance présumée et respect effectif s’explique par la mauvaise communication des politiques, le caractère trop restrictif des directives de réservation et la multiplication des approbations obligatoires.
Un processus d’approbation inefficace peut s’avérer frustrant pour le personnel qui voyage pour le travail et l’équipe de direction. En outre, il s’avère généralement coûteux et chronophage. Selon un sondage sur les voyages d’affaires de la GBTA de 2023 intitulé « 2023 GBTA Business Travel Outlook Poll », une approbation manuelle préalable au voyage était requise pour 27 % des voyages nationaux et 34 % des voyages internationaux. Si des processus d’approbation plus stricts peuvent aider les entreprises à contrôler les dépenses non autorisées, ils peuvent toutefois générer d’autres problèmes, notamment des retards et des soucis de conformité.
Pour que votre politique de voyage soit plus conviviale et efficace, il est important de rationaliser le processus d’approbation des voyages d’affaires. Ci-dessous, nous aborderons les défis courants et les solutions associées aux demandes de déplacement, afin que vous puissiez mettre en œuvre une meilleure procédure d’approbation.
Une politique de voyage d’affaires pour le personnel d’une entreprise est un ensemble de règles, de directives et de processus rédigés par une entreprise pour gérer au mieux les voyages d’affaires. Si l’un des principaux objectifs d’une politique de voyage est d’établir un budget et de contrôler les dépenses liées aux voyages d’affaires, celle-ci inclut également des aspects liés à la gestion des risques, au bien-être du personnel et aux procédures d’approbation.
Une politique de voyage efficace tient compte de tous les éléments d’un voyage. Elle doit couvrir chaque étape d’un voyage d’affaires, de la pré-approbation au débriefing.
Sans politique de voyage d’affaires, vous pouvez perdre très vite le contrôle des dépenses. Les directives relatives aux voyages d’affaires définissent un plafond de dépenses, les procédures de remboursement et les fournisseurs privilégiés.
De plus, elles apportent un cadre aux membres du personnel, qui gagnent du temps en suivant des procédures établies et efficaces afin d’obtenir les autorisations nécessaires, de faire des réservations et de soumettre des rapports de dépenses.
Du point de vue des ressources humaines, les politiques de voyage d’affaires protègent l’entreprise, en garantissant le respect des exigences légales en matière de devoir de diligence et de gestion des risques.
La première étape d’un voyage d’affaires consiste à envoyer une demande de déplacement. Les demandes de déplacement sont soumises par le personnel à la partie concernée pour approbation. Il peut s’agir du service comptable, de la personne en charge de la coordination des déplacements de l’entreprise ou du supérieur hiérarchique. Les demandes doivent inclure tous les détails pertinents du voyage, y compris les dates prévues, les destinations, l’objectif et les coûts estimés.
La procédure de demande et d’approbation doit être clairement énoncée dans la politique de voyage de votre entreprise. Les règles varient en fonction de la taille de votre entreprise, de son budget et de la fréquence de vos voyages d’affaires.
Pour les grandes entreprises, la plupart des étapes ci-dessous sont indispensables, tandis que les PME nécessiteront généralement moins d’étapes et de niveaux d’approbation.
L’employé(e) lance le processus d’approbation en envoyant un formulaire de demande de déplacement dûment rempli avec tous les détails pertinents sur le déplacement.
La personne responsable examine le formulaire de demande pour s’assurer que le déplacement est nécessaire, qu’il respecte le budget et qu’il suit les directives de la politique de voyage de l’entreprise.
Dans certains cas, la demande de déplacement est transmise à d’autres parties prenantes pour approbation. Le service comptable peut vérifier les coûts pour s’assurer qu’ils correspondent aux budgets approuvés par le service. La direction devra peut-être procéder à des vérifications de conformité et des contrôles juridiques supplémentaires, en s’appuyant sur les politiques de voyage.
Si la demande de déplacement n’est pas conforme, elle est renvoyée à l’employé(e) pour modification. Sinon, elle est officiellement approuvée et peut passer à l’étape suivante.
Une fois le déplacement approuvé, la personne chargée de sa coordination ou l’employé(e) peut réserver des vols, des hôtels, des voitures de location et d’autres éléments du voyage. Ces réservations doivent correspondre aux coûts estimés et aux détails spécifiés dans la demande initiale.
La demande de voyage, les confirmations de réservation, les reçus, les factures et tout autre document connexe doivent être conservés.
À la fin du voyage, l’employé(e) soumettra un rapport de dépenses au service comptable avec tous les reçus. Il est également important de consulter la politique de voyage de l’entreprise pour assurer la conformité des rapports et des remboursements.
Les voyages d’affaires constituent généralement le 2e poste de coût le plus important d’une entreprise, les dépenses excessives du personnel représentant entre un cinquième et un tiers du budget. Le coût d’une non-conformité peut être conséquent, en particulier pour les petites et moyennes entreprises.
L’implication du manager dans l’approbation d’un voyage d’affaires permet de s’assurer que les déplacements effectués sont essentiels aux objectifs de l’entreprise, et respectent le budget fixé.
Si l’approbation du manager permet de contrôler les coûts en accord avec la politique de voyage, la procédure d’approbation compte son lot de défis.
Les demandes de déplacement doivent respecter toutes les directives de la politique de l’entreprise, y compris celles liées au budget, à la sécurité et aux procédures de réservation. Si ces informations ne sont pas stockées dans un système centralisé et clairement communiquées à toutes les parties concernées, vous vous exposez à un risque majeur d’erreurs qui peuvent coûter cher.
Même si votre entreprise est passée au tout numérique, un processus d’approbation manuel peut générer un nombre incalculable d’e-mails. Les nombreux échanges d’e-mails à propos des demandes de déplacement augmentent le risque d’erreur, de mauvaise communication et de retard.
Certaines procédures nécessitent l’approbation de plusieurs parties prenantes, notamment les responsables, l’équipe de coordination des voyages et le service comptable. Chaque demande passant par plusieurs services, les moindres retards dans le processus d’approbation s’accumulent.
Une politique de voyage inefficace peut augmenter le coût des voyages d’affaires, tant à cause du non-respect des règles que de l’accumulation de la paperasse. Si vous n’avez pas mis à jour votre politique depuis un certain temps, si vous utilisez des modèles génériques ou suivez une procédure d’approbation manuelle fastidieuse, il y a des chances que les membres de votre personnel qui partent en voyage d’affaires ne respectent pas les règles.
Si votre réponse à l’une de ces questions est non, il est peut-être temps de revoir votre politique de voyage.
Au sein d’une entreprise, rationaliser un processus revient à éliminer toutes les étapes inutiles qui pèsent sur son efficacité. L’objectif de la rationalisation est d’augmenter la productivité, de réduire le gaspillage et de minimiser l’incertitude.
Les outils numériques ont transformé les voyages d’affaires, en rationalisant votre procédure d’approbation et en facilitant la compréhension des politiques de voyage. Associez des solutions numériques à des initiatives d’efficacité pour simplifier le processus d’approbation, et vous réduirez la charge de travail des personnes qui voyagent pour les travail, des responsables des voyages et du service comptable.
La rationalisation de votre système de gestion des voyages commence par l’automatisation numérique. De la génération des demandes de voyage au stockage des documents, les logiciels d’automatisation garantissent le bon déroulement de chaque étape du processus d’approbation des voyages.
Des plateformes comme Traxo détectent automatiquement les e-mails de confirmation et extraient les données pertinentes des voyageurs et voyageuses pour les afficher dans votre système de gestion des voyages. Un logiciel de gestion des dépenses comme Expensify automatise le processus de reporting des dépenses et de documentation des approbations, réduisant les risques d’erreur pour une meilleure conformité à la politique de voyage.
Tous les types de voyages d’affaires ne nécessitent pas le même niveau d’approbation. Par exemple, les déplacements d’une journée et les vols intérieurs peuvent nécessiter l’approbation du supérieur hiérarchique de la personne qui voyage. Les voyages internationaux plus longs peuvent nécessiter l’approbation de plusieurs services. Ces flux d’approbation doivent être clairement indiqués dans la politique de voyage de l’entreprise afin que les demandes soient validées en temps opportun.
Si vous n’avez qu’une seule personne chargée d’approuver les demandes de voyage, vous vous exposez à des retards si cette personne s’absente. Les plateformes de gestion des voyages comme Tripeden.com for Business permettent de nommer plusieurs administrateurs afin de rationaliser votre procédure. Responsables des voyages, équipe d’assistance administrative, RH, service comptable : tout le monde peut se connecter à la plateforme pour consulter les informations sur les voyageurs et voyageuses depuis un tableau de bord central.
Un formatage incohérent peut ralentir l’approbation de certaines demandes de voyage, car les administrateurs prendront plus de temps pour les examiner. Il est préférable d’utiliser des formulaires standardisés dans tous les services, que vous approuviez les demandes de déplacement d’employé(e)s à temps plein ou de sous-traitants externes. Si vous utilisez un logiciel de gestion de voyages, celui-ci générera automatiquement les mêmes formulaires de demande.
Si les demandes de déplacement complexes nécessitent un examen détaillé, de nombreuses demandes courantes peuvent être pré-approuvées dans le système pour gagner du temps. Dans votre politique de voyage d’affaires, faites la distinction entre les approbations à coût élevé et à faible coût, chacune nécessitant une approche différente.
Le meilleur logiciel de gestion des flux de travail comprend des outils d’analyse de données pour identifier les tendances de voyage, suivre les dépenses et élaborer des solutions de réduction des coûts adaptées aux besoins de votre entreprise. Par exemple, Monday.com propose des tableaux de bord personnalisés pour afficher votre flux de travail à l’aide de diagrammes de Gantt et des données utilisateur en temps réel. Grâce à ces informations sur les personnes qui voyagent, vous pouvez ajuster votre politique selon les besoins réels de votre équipe.
L’un des meilleurs moyens de rationaliser vos approbations est d’intégrer les demandes et les politiques de voyage à la technologie existante. Demander au personnel de se référer à un document PDF ou Word est obsolète et chronophage. En intégrant votre politique de voyage à votre technologie de réservation, vous pouvez définir des directives et des limites.
Par exemple, Tripeden.com for Business permet aux administrateurs de définir des budgets hébergements recommandés. Cela permet de garantir la conformité des demandes de déplacement du personnel aux politiques de voyage de l’entreprise. L’utilisation d’une solution de gestion des voyages d’affaires comme Tripeden.com for Business rationalise également vos approbations, en permettant aux utilisateurs de faire des réservations sans faire appel à des chargé(e)s de compte ni à un service d’assistance informatique.
Si votre entreprise fait face à un volume élevé de réservations de voyages non conformes, il convient de se demander si ce n’est pas à cause de la façon dont votre politique est rédigée. Les personnes qui voyagent pour le travail ont tendance à ignorer les politiques de voyage compliquées et nébuleuses, ce qui coûte de l’argent et fait perdre du temps à l'entreprise.
Pour optimiser le respect de votre politique de voyage d’affaires, celle-ci doit être simple et efficace. Tout d’abord, elle doit être facilement accessible à toutes les parties prenantes concernées, via un portail destiné au personnel ou aux RH. Elle peut également être intégrée directement dans un logiciel de réservation.
Détaillez les étapes à suivre pour les demandes de déplacement, les approbations et les remboursements. Évitez le jargon commercial ou juridique et créez différentes sections au sein de la politique pour chaque poste.
Vous pouvez y inclure une liste de vérification, que le personnel peut suivre pour répondre à toutes les exigences du processus d’approbation, ainsi qu’une FAQ mise à jour régulièrement en fonction du retour des personnes qui ont déjà effectué des voyages d’affaires.
Outre la mise à jour de votre politique de voyages, l’un des meilleurs moyens d’améliorer votre processus d’approbation est d’utiliser une plateforme de gestion de voyages pour les PME comme Tripeden.com for Business.
Tripeden.com for Business est une plateforme tout-en-un qui propose des outils efficaces pour réserver, gérer et surveiller les voyages d’affaires de votre équipe. Vous pouvez inviter votre personnel, en attribuant un rôle à chaque profil pour rationaliser le processus d’approbation. Pour les déplacements courants et fréquents, les voyageurs et voyageuses peuvent réserver leurs vols, hôtels et voitures de location eux-mêmes en fonction de la politique de voyage et du budget. Un outil de suivi des dépenses en temps réel vous offre une visibilité complète sur vos dépenses de voyage, qui peuvent être exportées dans des rapports détaillés.
Intégrez votre politique de voyages d’affaires à des plateformes numériques comme celles-ci pour une meilleure visibilité, une réduction du stress et un taux de conformité plus élevé.
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