Dans le cadre des voyages d’affaires, l’évaluation des risques est essentielle pour assurer la sécurité de vos équipes.
Que ce soit pour pallier une catastrophe naturelle ou une pandémie, une évaluation des risques est la première étape pour faire face aux situations d’urgence et assurer la sécurité des employé(e)s en déplacement. Cette étape cruciale de la gestion des voyages d’affaires assure le bien-être des collaborateurs et collaboratrices, tout en s’inscrivant dans le cadre de l’obligation de diligence de l’entreprise.
Dans ce guide détaillé, nous verrons comment procéder à une évaluation des risques, que ce soit pour des voyages nationaux ou internationaux. Vous devrez non seulement rédiger une politique de voyage pour votre entreprise, mais aussi identifier et gérer les risques grâce à des logiciels spécialisés et à d’autres outils numériques.
Une évaluation des risques permet d’identifier les problèmes potentiels, quelle que soit leur gravité, qu’un(e) employé(e) en déplacement peut rencontrer. Il peut s’agir de risques liés à la santé (intoxication alimentaire, pandémie), au planning (retards, annulations de vol) et à la sécurité (catastrophes naturelles, criminalité, tensions géopolitiques). Ces risques sont en constante évolution, raison pour laquelle il est essentiel de procéder à une nouvelle évaluation pour chaque voyage. Ce processus est bien plus efficace si vous utilisez un logiciel automatisé d’évaluation des risques.
Il vous suffit d’indiquer les menaces potentielles dans un formulaire dédié, qui procède ensuite à une analyse pour identifier la conduite à adopter en cas de problème.
Le but de l’évaluation des risques est de créer des politiques et procédures personnalisées afin d’éviter toute mise en danger des personnes concernées. En outre, les entreprises ont une obligation de diligence à respecter. Vous devez informer les membres de votre personnel des risques pour leur santé et leur sécurité lors de la planification du voyage et leur indiquer la conduite à adopter si besoin.
Les voyages d’affaires présentent des risques qui appartiennent à plusieurs catégories et vous devez toutes les prendre en compte dans le formulaire d’évaluation complète.
L’un des risques les plus répandus pour le bien-être des collaborateurs et collaboratrices est celui de tomber malade. Si les pandémies font souvent les gros titres, il est plus probable qu’une intoxication alimentaire, de l’eau du robinet non potable ou une exposition à des virus endémiques contrecarrent les projets de voyage. Les urgences médicales doivent donc figurer dans l’évaluation des risques pour les voyages à l’étranger.
Les voyageurs et voyageuses d’affaires peuvent faire face à des événements météorologiques violents ou des catastrophes naturelles. Certains d’entre eux, comme les séismes, sont complètement imprévisibles. Pour d’autres, comme les ouragans, les personnes concernées ont un peu de temps pour se préparer. Pour évaluer ce risque, les entreprises doivent prendre en compte la destination et la saison. Par exemple, Tokyo et Los Angeles, qui sont des destinations prisées pour les voyages d’affaires, sont placées sur la ceinture de feu du Pacifique. Ces villes se situent non loin de failles tectoniques, ce qui augmente significativement le risque de séisme.
Dès lors qu’ils ou elles travaillent en dehors de l’environnement sécurisé de leur bureau, vos employé(e)s sont plus vulnérables aux cyberattaques. Phishing, piratage, logiciels malveillants, ingénierie sociale : ces menaces de cybersécurité touchent souvent les voyageurs et voyageuses d’affaires. Dans les aéroports et les hôtels, votre personnel constitue une cible de choix pour les pirates, qui jouent d’arnaques afin d’accéder illégalement à des données sensibles.
L’espace numérique n’est pas la seule source d’inquiétude lors des voyages d’affaires. Les vols et autres actes de petite délinquance constituent également un risque une fois à destination. Au cours de votre évaluation, n’oubliez pas de consulter les statistiques de criminalité à proximité, surtout pour choisir un hôtel. Vous pouvez éviter la plupart de ces risques en utilisant des plateformes comme Tripeden.com for Business, qui vous aident à choisir des solutions d’hébergement situées dans des quartiers sûrs.
Dans un monde instable, les soulèvements politiques comme les attaques terroristes peuvent présenter des risques pour les voyageurs et voyageuses d’affaires et même les mettre en danger. Dans le cadre de leur évaluation des risques, les responsables des voyages doivent s’informer de la situation géopolitique et tenir compte de l’actualité.
Dans certains pays, comme l’Espagne et la Grèce, les manifestations anti-touristes sont un phénomène qui prend de l’ampleur et peuvent provoquer des retards sur le planning du voyage. En outre, si vos équipes ne connaissent que peu ou pas la culture locale, elles risquent d’offenser les locaux et de provoquer des réactions négatives, voire hostiles. Faites bien en sorte que vos employé(e)s soient au courant des règles d’éthique en entreprise et des coutumes locales. Par exemple, dans des pays particulièrement sensibles comme au Moyen-Orient, il convient de se vêtir convenablement.
Il n’est pas nécessaire de recommencer votre évaluation des risques à zéro pour chaque voyage d’affaires. Si votre équipe rend visite à des collègues dans une ville voisine, une évaluation complète n’est sans doute pas nécessaire.
En revanche, les voyages d’affaires internationaux doivent faire l’objet d’une évaluation intégrale, surtout si la destination est située dans une région peu familière ou si l’itinéraire est complexe. Une fois que vous avez créé un formulaire d’évaluation des risques de base, vous pouvez modifier les détails en fonction des particularités de chaque destination. Il peut s’agir de la législation locale, des statistiques de criminalité, des cybermenaces et des risques climatiques.
Dans de nombreux pays (Australie, Canada, Espagne, États-Unis, France, Royaume-Uni, etc.), les employeurs ont une obligation de diligence inscrite dans la loi. Autrement dit, l’évaluation des risques associés à un voyage n’est pas simplement une bonne pratique visant à assurer le bien-être des équipes ; c’est une obligation légale.
Cette évaluation permet de s’assurer que les équipes sont correctement formées et informées, de sorte qu’elles soient en sécurité une fois à destination. Ce processus, qui vient compléter une politique de voyage bien rédigée, permet de savoir qui contacter en cas de problème. Ainsi, les risques sont moins imprévisibles et vous pouvez protéger vos employé(e)s comme votre entreprise. La meilleure défense, c’est la préparation.
Un formulaire d’évaluation des risques pour les voyages d’affaires répertorie tous les risques auxquels les équipes peuvent être exposées au cours de leur déplacement. On peut les répartir en deux catégories.
Bien sûr, certains de ces facteurs sont strictement personnels et reposent sur le fait que votre personnel a accepté de vous divulguer de telles informations. Vous pouvez préparer un questionnaire préalable au voyage afin que vos employé(e)s puissent vous informer de leur situation, à leur guise.
La probabilité de chaque type de risque doit être évaluée afin d’élaborer une session de formation et de prévention qui aidera les membres du personnel à ne pas se mettre en danger. Par exemple, même si les tornades constituent techniquement un risque dans le sud de l’Angleterre, elles y sont bien moins fréquentes que dans le Midwest états-unien.
En matière de voyages d’affaires, les risques sont en constante évolution. Pour les responsables des voyages, il est donc difficile d’identifier toutes les menaces potentielles. C’est là qu’un logiciel de gestion des risques professionnels peut vous aider en organisant automatiquement les informations pour gagner en clarté. Les meilleures plateformes proposent plusieurs avantages. En voici quelques exemples :
Voici quelques exemples de solutions logicielles d’évaluation des risques que vous pouvez utiliser pour vos voyages d’affaires.
Spécialisée dans l’assistance médicale et la sécurité en voyage, International SOS propose de nombreuses applications d’évaluation et de gestion des risques adaptées aux besoins des employé(e)s. L’une d’entre elles permet de recevoir des alertes en temps réel pour que vos équipes restent informées des menaces émergentes. Elles peuvent également suivre des modules de formation avant leur départ. En outre, International SOS est partenaire de Tripeden.com for Business (la liste complète de nos intégrations partenaires est disponible sur notre plateforme dédiée).
Crisis24 exploite une technologie de détection des menaces basée sur l’IA pour fournir en temps réel aux voyageurs et voyageuses d’affaires des informations sur les risques. Vous pouvez vous y inscrire pour recevoir des évaluations détaillées pour plus de 200 pays et 400 villes du monde entier, avec une répartition précise par catégorie.
Cette entreprise internationale est spécialisée dans la gestion des risques liés au voyage pour les entreprises, de l’évaluation à la gestion post-crise. Les conseils avant voyage donnent aux voyageurs et voyageuses d’affaires comme aux responsables les informations nécessaires pour assurer la sécurité des personnes participantes. Leurs offres commerciales comprennent des outils comme CAP Advantage, une plateforme d’analyse des risques qui permet de recevoir de l’aide d’urgence en appuyant simplement sur un bouton.
L’évaluation des risques vient compléter la politique de voyage d’affaires de l’entreprise. Elle doit comprendre toutes les informations nécessaires pour s’assurer que le déplacement des employé(e)s se passe sans encombre. Tout part de l’identification des risques ; ensuite, il convient d’évaluer leur probabilité et de prévoir un plan d’action dans le cas où la situation surviendrait réellement.
Commencez par dresser une liste des risques, qu’ils soient personnels ou liés à l’environnement, dans le cadre du voyage en question. Bien que l’on puisse penser en premier lieu aux catastrophes de grande ampleur (attaque terroriste, instabilité politique), il est bien plus probable que les membres de votre équipe soient confrontés à des petits vols ou à une intoxication alimentaire.
Pour chaque destination, utilisez un logiciel d’évaluation des risques ou faites vos propres recherches pour répondre à plusieurs questions, par exemple :
Les risques individuels doivent également figurer dans l’évaluation, en fonction des informations transmises par les personnes participantes : problèmes de santé ou de mobilité, allergies, etc. Tenez compte des risques liés à l’identité même des personnes qui participent au voyage. Par exemple, dans certains pays, les femmes qui voyagent seules pour le travail peuvent être plus exposées aux vols et aux agressions. Les relations homosexuelles sont-elles légales ? Existe-t-il d’autres tensions culturelles qu’il vaut mieux garder à l’esprit ?
Une fois que vous avez répertorié tous les risques, il est temps d’utiliser une matrice d’évaluation pour déterminer leur gravité. Un coup d’État militaire ou une urgence attentat entreraient dans la catégorie des risques graves, tandis que les piqûres d’insectes constituent un risque faible.
L’un des principaux objectifs d’une évaluation des risques liés aux voyages d’affaires est de donner les bons réflexes aux personnes qui y participent. Elles doivent avoir une feuille de route claire et facile à mettre en œuvre pour chaque risque, afin de savoir comment réagir et qui contacter. Les personnes à prévenir en cas d’urgence doivent également figurer dans la politique de voyage de l’entreprise. Si besoin, organisez des formations.
Grâce aux logiciels et modèles d’évaluation des risques, aucune qualification spécifique n’est nécessaire. Toutefois, gardez à l’esprit qu’au sein d’une entreprise, il vaut mieux organiser régulièrement des formations en ce sens.
La structure des formulaires d’évaluation des risques est libre, mais voici quelques exemples d’éléments qu’il est utile d’y inclure.
Exemple d’évaluation des risques
Destination : Denver, Colorado, États-Unis
Danger : Piqûre d’insecte
Risque : Blessure ou réaction allergique
Probabilité : Faible
Comportement à adopter :
Destination : Medellín, Colombie
Danger : Conditions météorologiques
Risque : Insolation
Probabilité : Moyenne
Comportement à adopter :
Destination : Paris, France
Danger : Problème de santé personnel préexistant
Risque : Tomber malade au cours du voyage
Probabilité : Moyenne
Comportement à adopter :
Quelles que soient les menaces propres à la destination du voyage, votre entreprise peut donner aux employé(e)s des conseils de sécurité d’ordre général.
En matière de voyage d’affaires, le risque zéro n’existe pas. Toutefois, une évaluation des risques détaillée, réalisée avant chaque départ, permet de garder ces risques sous contrôle.
Avec Tripeden.com for Business, vous pouvez garder une visibilité complète sur les réservations de votre personnel. Vous pouvez comparer les hôtels pour choisir un hébergement adapté aux besoins professionnels et situé dans un quartier sûr. En outre, notre plateforme de gestion des voyages est équipée de l’outil Traxo, qui vous permet de suivre les déplacements en temps réel et de bénéficier d’une assistance à chaque étape.
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