Domande frequenti sui viaggi di lavoro

Anche se la definizione di viaggio d'affari può variare da azienda a azienda, lo scopo del viaggio d'affari è quello di apportare benefici all'azienda nel suo complesso. I viaggi di lavoro possono includere visite a clienti e potenziali clienti in altre città, incontri con colleghi in altri uffici e partecipazione a conferenze, eventi e programmi di formazione.

Solitamente l’azienda rimborsa le spese per i viaggi di lavoro ai dipendenti.

Per le aziende è fondamentale gestire attivamente i propri viaggi di lavoro. In questo modo è più facile monitorare e controllare le spese, velocizzare i processi di prenotazione, far sì che i dipendenti rispettino la politica di viaggio e tutelare la sicurezza dei dipendenti in viaggio. Inoltre, una buona gestione aiuta a ridurre al minimo i rischi, migliorando il ritorno sull'investimento sia dal punto di vista finanziario che di produttività.

Tu e la tua azienda potete risparmiare sui viaggi aziendali in diversi modi. Il metodo principale è stabilire regole di spesa precise e ragionevoli nella propria politica di viaggio, affinché tutti conoscano i propri limiti di spesa.

Prenotare più in anticipo possibile e combinare più riunioni in un’unica trasferta sono strategie intelligenti. I viaggiatori dovrebbero inoltre cercare di scegliere alloggi che offrano la colazione gratuita ed evitare, se possibile, di noleggiare auto dagli aeroporti, perché spesso al costo totale viene aggiunta una tassa aeroportuale giornaliera.

Anche l'utilizzo di una soluzione di prenotazione aziendale come Tripeden.com for Business può contribuire ad abbassare i costi. Tripeden.com for Business offre un'ampia gamma di opzioni di voli, alloggi e noleggio auto per tutte le fasce di prezzo. Puoi anche approfittare degli sconti fino al 20% del programma fedeltà Genius e di bonus come la colazione e l’upgrade gratuiti su soggiorni selezionati, una volta raggiunti i Livelli 2 e 3 di Genius.

La nostra guida contiene anche altri consigli: Come risparmiare sui costi nei viaggi business.

La gestione dei viaggi aziendali è la supervisione strategica di tutte le aree associate ai viaggi di lavoro per dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali.

Include il coordinamento degli accordi di viaggio, la tutela della sicurezza dei dipendenti, la gestione delle spese e la riduzione al minimo dei costi di viaggio.

Le organizzazioni possono affidarsi a società esterne che si occupano della gestione dei viaggi business, a team interni, ad agenzie di viaggio, a piattaforme di prenotazione online come Tripeden.com for Business, o a qualsiasi combinazione di questi per garantire che i loro viaggi di lavoro siano più efficienti possibili.

Le piattaforme per la gestione dei viaggi, come Tripeden.com for Business, offrono alle aziende la possibilità di prenotare e gestire le trasferte aziendali in un unico posto. Contribuiscono a ridurre i costi e a risparmiare tempo automatizzando le procedure, consentendo ai travel manager di supervisionare il team e ai dipendenti di gestire autonomamente le proprie attività. Inoltre, possono offrire strumenti per tenere traccia della posizione dei dipendenti, gestire i costi e creare report sulle spese, per migliorare le previsioni e i processi decisionali.

Le sfide principali includono restare nei limiti del budget, offrire ai viaggiatori la possibilità di scegliere e gestire le spese. Una piattaforma come Tripeden.com for Business permette di prenotare e di avere i dati dei viaggiatori e i report in un unico posto. Questa visibilità aiuta le aziende ad avere tutto sotto controllo, risparmiando tempo e denaro.

La politica di viaggio nelle trasferte di lavoro è essenzialmente un manuale che l’azienda utilizza per i viaggi di affari. Contiene un insieme di regole chiare e scritte sul processo di prenotazione, sul budget, sulle misure di sicurezza e sulle procedure di gestione delle spese che i dipendenti devono seguire.

Avere una politica per i viaggi aziendali è importante sia per l’azienda che per i suoi dipendenti. I vantaggi per le prime includono picchi minori nelle spese di viaggio, una maggiore equità e regole comunicate in modo chiaro sugli alloggi e sui voli che i dipendenti possono prenotare. I viaggiatori hanno una procedura chiara da seguire e la flessibilità e l'autonomia di prenotare la trasferta nel rispetto delle linee guida.

Con il tool per la creazione delle politiche di viaggio di Tripeden.com for Business è semplice definire le linee guida per le prenotazioni, i limiti di spesa e i recapiti di tutto il tuo team. Crea subito la tua politica di viaggio per un controllo dei costi e una conformità più sicuri.

Non costa niente. Tripeden.com for Business è gratuito al 100% e puoi aggiungere al tuo account tutti i dipendenti che vuoi. Non ci sono costi di abbonamento, prenotazione o piani tariffari. Inoltre, non ci sono costi nascosti.

Come per Tripeden.com, il nostro guadagno proviene dalle commissioni che riceviamo da hotel, compagnie aeree e fornitori di autonoleggio quando prenoti sulla piattaforma. Inoltre, grazie alle nostre partnership, possiamo proporti delle offerte che ti aiuteranno a risparmiare tempo e denaro, non solo durante i viaggi di lavoro.

Il marketplace di partner e integrazioni di Tripeden.com for Business è il luogo in cui riuniamo partner esperti in grado di fornirti servizi relativi alla gestione dei viaggi, e non solo. Ognuna delle loro offerte o integrazioni è pensata per farti risparmiare tempo e denaro.

I partner offrono servizi per la gestione dei viaggi e molto altro, come l'acquisizione dei dati, la gestione delle spese, il rimborso delle tasse, ecc. La maggior parte di loro offre uno sconto esclusivo o un'offerta speciale per i clienti di Tripeden.com for Business. Scopri tutte le opzioni disponibili nel marketplace di partner e integrazioni.

Tripeden.com for Business è pensato per le piccole e medie imprese e offre un modo semplice e conveniente per prenotare viaggi di lavoro.

Questa soluzione per i viaggi può essere usata da viaggiatori, travel manager, team addetti alle risorse umane e alla contabilità, assistenti amministrativi e CEO, per prenotare trasferte di lavoro in modo rapido ed efficiente.

Tu e il tuo team potete prenotare voli, hotel e auto a noleggio in pochi click. Puoi anche assegnare autorizzazioni, visualizzare le prenotazioni future, sapere dove si trovano i viaggiatori e monitorare le spese.

Tripeden.com for Business è pensato specificamente per la gestione dei viaggi di lavoro. Offre tutto ciò che ti piace di Tripeden.com, oltre a funzionalità come sconti e bonus Genius, la possibilità di aggiungere tutti i membri del team che vuoi, una mappa dei viaggiatori e strumenti di reportistica.

Tripeden.com for Business è una piattaforma per i viaggi di lavoro.

Tu e i tuoi dipendenti potrete utilizzarlo per prenotare e gestire interamente le trasferte di lavoro in un unico posto, e scegliere tra un'ampissima gamma di alloggi, voli e autonoleggi.

È totalmente gratuito e può aiutarti a risparmiare con sconti Genius fino al 20%.

Con Tripeden.com for Business ti basta iscriverti e iniziare a prenotare alloggi, voli e autonoleggi in pochi click.

La piattaforma permette di aggiungere viaggiatori, assegnare i livelli di accesso, accedere a sconti e premi, gestire e monitorare i costi, creare report sulle spese e molto altro ancora, per risparmiare tempo e denaro.

Tripeden.com for Business è una piattaforma per la gestione self-service dei viaggi ed è facile da gestire e da configurare, quindi non avrai bisogno di un account manager.

In caso di necessità, puoi consultare il centro assistenza di Tripeden.com for Business.

Sì, con Tripeden.com for Business gli Amministratori possono impostare budget consigliati per gli hotel per avere un maggiore controllo sulle spese di viaggio e lasciando comunque ai viaggiatori la possibilità di scegliere.

Puoi fare modifiche alle prenotazioni su Tripeden.com in qualsiasi momento prima del ritiro dell’auto. Non ci sono costi di gestione in caso di modifiche alle prenotazioni, ma qualsiasi cambiamento potrebbe influire sul prezzo del noleggio. A volte l'unico modo per modificare una prenotazione è cancellarla e farne un'altra, e in quel caso la compagnia di noleggio auto potrebbe addebitare una penale di cancellazione. Se la modifica della prenotazione dovesse comportare una variazione del prezzo o una penale di cancellazione, ti verrà comunicato in anticipo.

Puoi modificare l’alloggio in base alle condizioni di prenotazione e cancellazione scelte al momento della prenotazione. Eventuali cambi di alloggio e della durata dipendono dalla disponibilità della struttura. Puoi modificare la prenotazione dell’alloggio in autonomia.

Anche le modifiche ai voli dipendono dalla tariffa scelta. Di solito è possibile cambiare il volo mantenendo la stessa compagnia aerea, ma potrebbero essere applicati costi aggiuntivi a seconda del biglietto. Quando prenoti un volo, assicurati che il nome sia scritto correttamente (come è riportato sul passaporto) per evitare problemi qualora fosse necessario cambiare i biglietti aerei. Scopri di più sulle modifiche ai voli nell’Help Center di Tripeden.com.

Sì, puoi effettuare prenotazioni di gruppo per l’alloggio, per un massimo di 30 viaggiatori.

Sì, se puoi accedere come Organizzatore o Amministratore, puoi prenotare facilmente per altre persone, anche non necessariamente dipendenti (come terzista o partner esterno), senza dover creare un profilo viaggiatore permanente.

Sì, puoi cancellare il viaggio quando vuoi. Gli alloggi, i voli e il noleggio auto sono cancellabili e modificabili, e potrebbero essere applicati dei costi a seconda dei termini e delle condizioni della prenotazione. Puoi cancellare la prenotazione dell’alloggio tramite la piattaforma Tripeden.com for Business. La prenotazione dell’auto a noleggio può essere cancellata tramite Tripeden.com. Per cancellare la prenotazione di un volo, consulta l’Help Center di Tripeden.com.

Puoi modificare l’alloggio in base alle condizioni di prenotazione e cancellazione scelte al momento della prenotazione. Eventuali cambi di tipologia dell’alloggio e di durata del soggiorno dipendono dalla disponibilità della struttura.

Anche le modifiche ai voli dipendono dalla tariffa scelta. Di solito con la stessa compagnia aerea è possibile cambiare volo, anche se questo potrebbe avere un costo (in base al biglietto).

Se invece la prenotazione è con compagnie diverse, per eventuali modifiche potrebbe esserci qualche problema tecnico. Quando prenoti, assicurati di scrivere bene il tuo nome (così come è riportato sul passaporto o documento di identità), altrimenti potresti avere difficoltà nel fare modifiche.

La gestione dei ritardi e dei risarcimenti dipende dalle politiche della compagnia aerea. Tuttavia, se dovesse verificarsi una situazione particolare, come ad esempio un ritardo del volo, ti verranno comunicate le varie opzioni disponibili. Se il volo viene cancellato e non vuoi accettare un'alternativa, solitamente la compagnia aerea fornisce un rimborso o un credito per viaggi futuri, a seconda dei termini e delle condizioni.

Di solito i rimborsi per l'alloggio richiedono 7-12 giorni lavorativi. I rimborsi per il noleggio auto dipendono da quando viene cancellata la prenotazione. I rimborsi dei voli dipendono dalla politica della compagnia aerea.

Sì, puoi prenotare voli business sia con compagnie low-cost che tradizionali. Scegli la tariffa e la classe di volo che preferisci, ed eventuali servizi aggiuntivi come pasti e bagagli.

Tripeden.com for Business si integra perfettamente con lo strumento per la gestione delle spese Expensify, che ti permette di trasferire in automatico le prenotazioni dei tuoi viaggi aziendali sul tuo account Expensify. Questa automazione ti evita di dover inserire manualmente i dati e riduce il rischio di errori durante l'invio delle spese di viaggio. Grazie a questa integrazione, i tuoi dati di viaggio vengono trasferiti in modo accurato, lasciandoti più tempo da dedicare alle attività importanti.

Attraverso l’integrazione di Traxo con strumenti per la gestione delle spese come Expensify, avrai modo di vedere nel dettaglio i costi del viaggio. Questa integrazione ti consente di monitorare e gestire facilmente le spese, offrendo più controllo, trasparenza e conformità nelle operazioni relative ai viaggi di lavoro.

Il tracker delle spese di viaggio fornisce un'analisi dettagliata e può aiutarti a fare previsioni contabili per i viaggi di lavoro futuri. Puoi scaricare la panoramica delle spese di viaggio in formato .csv.

Prima di tutto, Tripeden.com for Business è gratuito al 100% per tutti gli utenti: non ci sono costi di abbonamento, prenotazione o piani tariffari.

Inoltre, con il programma fedeltà Genius di Tripeden.com, puoi iniziare a risparmiare non appena crei un account, grazie a uno sconto del 10% sulle strutture partecipanti e su auto a noleggio selezionate.

Attraverso l’integrazione di Traxo con strumenti per la gestione delle spese come Expensify, hai la piena visibilità di tutti i costi di viaggio. Questa integrazione ti consente di monitorare e gestire facilmente le spese, offrendo più controllo, trasparenza e conformità nelle operazioni relative ai viaggi di lavoro.

Il tracker per le spese di viaggio fornisce analisi dettagliate e rappresenta la base per fare previsioni economiche riguardo alle trasferte di lavoro. Puoi scaricare la panoramica delle spese di viaggio in formato .csv.

Per avere la fattura di una prenotazione aziendale, dovrai contattare direttamente la struttura o la società di autonoleggio.

Per le fatture della compagnia aerea, riceverai l’itinerario e la ricevuta al momento della prenotazione.

Puoi salvare le carte di credito, di debito e AirPlus aziendali sul tuo account Tripeden.com for Business e poi pagare in anticipo per un dipendente. Tuttavia, se è stata scelta l’opzione paga in struttura in fase di prenotazione, il viaggiatore dovrà pagare al momento dell'arrivo.

Accettiamo carte di credito e di debito private o aziendali, e le carte AirPlus. Qualora venisse usata la carta virtuale AirPlus, la struttura riceverà un modulo di autorizzazione con le istruzioni per non richiedere il pagamento al momento del check-out.

Se puoi accedere come Amministratore o Organizzatore, puoi trovare e gestire le prenotazioni dalla dashboard principale.

Vedrai tutte le informazioni rilevanti, come lo stato della prenotazione, i nomi dei viaggiatori, il tracker delle spese, la mappa dei viaggiatori e molto altro.

Sì.

Per gli alloggi puoi avere sconti Genius fino al 20%, con vantaggi extra come la colazione e l’upgrade gratuiti dell’alloggio.

Per le auto a noleggio, puoi usufruire di sconti Genius fino al 15% e dell’assistenza gratuita.

Il tool di Traxo disponibile su Tripeden.com for Business ti permette di sapere dove si trovano i dipendenti in viaggio. Identifica tutte le prenotazioni effettuate dal team, a prescindere dalla piattaforma utilizzata.

Sì, puoi farlo. Traxo offre un'integrazione perfetta con altri servizi, tra cui lo strumento per la gestione delle spese Expensify, per rendere più efficiente la gestione delle trasferte business. Grazie alle integrazioni di Traxo, puoi massimizzare la produttività e semplificare l'esperienza complessiva dei viaggi aziendali.

Ogni persona che accede a Tripeden.com for Business ha un ruolo che determina cosa può fare.

Con il ruolo di Utente standard puoi aggiornare il tuo profilo e vedere gli itinerari, ma non prenotare né effettuare modifiche.

Chi ha il ruolo di Viaggiatore può aggiornare il proprio profilo, vedere gli itinerari, prenotare e fare modifiche alle prenotazioni.

L’Organizzatore può prenotare anche per altre persone dell’azienda e visualizzare tutte le prenotazioni.

L’Amministratore può svolgere tutte le funzioni degli altri ruoli e aggiungere e aggiornare le impostazioni aziendali, come i metodi di pagamento e i budget degli hotel.

Il kit per iniziare di Tripeden.com for Business include maggiori informazioni sui ruoli e consigli su come prepararsi al meglio.

Supportiamo inglese, spagnolo, tedesco, francese, italiano, olandese, portoghese e polacco.

L'assistenza di viaggio gratuita (via e-mail) è disponibile in inglese, spagnolo, tedesco, francese, italiano, olandese, portoghese e polacco.

L'assistenza di viaggio inclusa (via telefono) è disponibile solo in inglese.

Ovunque tu sia nel mondo, puoi ricevere assistenza gratuita tutti i giorni h24 da parte di esperti di viaggio che ti aiuteranno in caso di modifiche alla prenotazione, cancellazioni o informazioni smarrite (per qualsiasi parte del viaggio). Se hai bisogno di aiuto per usare la piattaforma, consulta il nostro centro assistenza e il chatbot.

Puoi sempre contare sul supporto di Tripeden.com for Business. Ricevi assistenza gratuita tutti i giorni 24 ore su 24 da specialisti di viaggio, che ti aiuteranno in caso di modifiche alla prenotazione, cancellazioni o informazioni smarrite.

Tripeden.com for Business è stato pensato per velocizzare e semplificare la prenotazione e la gestione dei viaggi di lavoro. È facile cercare e confrontare le informazioni, prenotare e accedere all’assistenza in caso di modifiche.

Dopo alcuni viaggi, la funzione di personalizzazione impara a conoscere le tue preferenze e ti consiglia un itinerario, così puoi completare le prenotazioni in pochi minuti.

Puoi farlo facilmente cliccando sul pulsante Registrati nella parte superiore del sito di Tripeden.com for Business. La registrazione è semplice e richiede pochi minuti. Dopo averla completata, puoi iniziare subito a prenotare.

Dovrai solo fornire i seguenti dati:

• Indirizzo e-mail e codice monouso
• Nome e Paese dell’azienda
• Numero di viaggiatori
• Nome completo

Dopo la registrazione, riceverai un’e-mail con il link di attivazione.

Sì, puoi usufruire dei vantaggi Genius per i viaggi aziendali, tra cui sconti fino al 20% e bonus come colazioni e upgrade gratuiti dell’alloggio.

Se fai già parte di un livello Genius su Tripeden.com, questo viene trasferito automaticamente al tuo account Tripeden.com for Business. Vedrai il tuo Livello Genius nell’account Tripeden.com for Business, sotto al tuo nome in alto a destra.

Gli alloggi e le auto a noleggio con lo sconto Genius si contraddistinguono per il logo blu “Genius”. Questi sconti corrispondono al livello Genius nel tuo account personale.