Procedure di approvazione inefficienti riducono l’aderenza alle politiche di viaggio. Scopri come snellirle e agevolare l'approvazione.
In base a un nostro sondaggio recente, il 76% dei viaggiatori business ha dichiarato di essere a conoscenza della politica di viaggio aziendale. Tuttavia, molti di loro non erano a conoscenza dei dettagli più specifici della politica rispetto ai decisori aziendali, con conseguente riduzione della conformità complessiva. Le ragioni di questo divario tra consapevolezza e conformità vanno da comunicazioni insufficienti per le politiche, a linee guida per le prenotazioni eccessivamente restrittive e alla necessità di ottenere più approvazioni.
Un processo di approvazione inefficiente può rivelarsi frustrante per i dipendenti in viaggio e la direzione. Spesso è anche costoso, oltre a richiedere molto tempo. Da un sondaggio sui viaggi di lavoro di GBTA del 2023 risulta che era richiesta l'approvazione manuale prima del viaggio per il 27% dei viaggi nazionali e per il 34% dei viaggi internazionali. Sebbene processi di approvazione più rigorosi possano aiutare un'azienda a tenere sotto controllo le spese non autorizzate, potrebbero anche avere l'effetto collaterale indesiderato di creare ulteriori sfide, compresi ritardi e inadempienze.
Uno dei modi migliori per rendere la politica di viaggio dei tuoi dipendenti più efficace e intuitiva è semplificare i flussi di lavoro di approvazione dei viaggi. Di seguito esamineremo le sfide più comuni associate alle richieste di viaggio e le soluzioni corrispondenti, in modo da poter definire un processo di approvazione più snello.
Una politica di viaggio per i dipendenti è un insieme di regole, linee guida e processi elaborati da un'organizzazione per gestire al meglio i viaggi di lavoro. Sebbene uno degli obiettivi principali di una politica di viaggio sia stabilire un budget e controllare le spese per i viaggi di lavoro, essa va oltre e comprende aspetti come la gestione del rischio, il benessere dei dipendenti e i processi di approvazione.
Una buona politica di viaggio per i dipendenti fornisce una struttura per l'intero viaggio. Questo documento illustrerà le varie fasi di un viaggio di lavoro, dalla pre-approvazione al debriefing, nonché tutti i passaggi intermedi.
Senza una politica di viaggio aziendale ben strutturata, i costi possono rapidamente salire alle stelle. Le linee guida della politica di viaggio aziendale stabiliscono limiti di spesa, procedure di rimborso e fornitori preferiti.
Una serie di linee guida garantisce inoltre coerenza ai dipendenti, che possono risparmiare tempo seguendo procedure consolidate ed efficienti per ottenere le approvazioni richieste, prenotare i viaggi e presentare le note spese.
Dal punto di vista delle risorse umane, le politiche di viaggio aziendali proteggono l'organizzazione garantendo la conformità ai requisiti legali in materia di duty of care e gestione del rischio.
La prima fase di un viaggio di lavoro è l'invio di una richiesta di viaggio per l'approvazione. Le richieste di viaggio vengono inviate dai dipendenti alla parte interessata per l'approvazione. Potrebbe trattarsi dell’ufficio contabilità, di un coordinatore dei viaggi aziendali o di un gruppo di responsabili diretti. Le richieste includeranno tutti i dettagli rilevanti del viaggio, tra cui date previste, destinazioni, scopo e costi stimati.
Il processo di richiesta e approvazione deve essere chiaramente delineato nella politica di viaggio aziendale. Le regole specifiche variano a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, del budget e della frequenza dei viaggi di lavoro.
Per le grandi aziende, è prevedibile sia necessario seguire la maggior parte dei passaggi indicati di seguito, mentre le PMI in genere richiederanno meno passaggi e livelli di approvazione.
Il dipendente avvia il flusso di lavoro di approvazione inviando un modulo di richiesta di viaggio compilato con tutti i dettagli rilevanti.
Il responsabile del dipendente esamina il modulo di richiesta per assicurarsi che il viaggio sia necessario, rientri nel budget e segua le linee guida della politica di viaggio aziendale.
In alcuni casi, la richiesta di viaggio viene inoltrata ad altre parti interessate per ottenere approvazioni di più alto livello. È possibile che sia prevista una verifica dei costi da parte del team finanziario per assicurarsi che siano in linea con i budget di reparto approvati. Il senior management potrebbe dover effettuare ulteriori controlli legali e di conformità, facendo riferimento alle politiche di viaggio.
In caso di problemi con la richiesta di viaggio, questa verrà restituita al dipendente per la modifica. In caso contrario, la richiesta viene approvata ufficialmente e può procedere alla fase successiva.
Una volta ottenuta l'approvazione, il coordinatore dei viaggi o il dipendente avrà il via libera per prenotare voli, hotel, noleggi auto e altri servizi. Tali prenotazioni devono corrispondere alle stime dei costi e ai dettagli specificati nella richiesta iniziale.
La richiesta di viaggio, le conferme di prenotazione, le ricevute, le fatture e tutti gli altri documenti correlati devono essere conservati ai fini della registrazione.
Una volta completato il viaggio, il dipendente invierà all’amministrazione una nota spese con tutte le ricevute. Questo è un altro ambito in cui è importante consultare la politica di viaggio aziendale per agire in conformità con le regole previste per la rendicontazione e i rimborsi.
I viaggi di lavoro rappresentano in genere la ([http://www.inc.com/dan-ruch/business-travel-is-expensive-should-it-be.html]seconda spesa operativa maggiore) delle società, con le spese eccessive dei dipendenti che arrivano a consumare tra un quinto e un terzo del budget. Pertanto, il costo della non conformità può essere enorme, soprattutto per le piccole e medie imprese.
Richiedere l'approvazione del responsabile per i viaggi di lavoro garantisce che il viaggio sia essenziale per gli obiettivi aziendali e che rispetti il budget.
Sebbene l'approvazione del responsabile mantenga i costi in linea con le linee guida della politica di viaggio dei dipendenti, il processo di approvazione dei viaggi presenta sfide specifiche.
Le richieste di viaggio devono rispettare tutte le linee guida aziendali, comprese quelle relative al budget, alla sicurezza e alle procedure di prenotazione. Se questi dati non vengono archiviati in un sistema centralizzato e comunicati in modo chiaro a tutte le parti interessate, potrebbero verificarsi errori costosi.
Anche se il tuo posto di lavoro è stato digitalizzato, un processo di approvazione manuale potrebbe comportare un lungo processo di scambi di e-mail. L'andirivieni di richieste di viaggio da una casella di posta all'altra comporta un rischio maggiore di errori, fraintendimenti e ritardi.
Alcuni flussi di lavoro richiedono l'approvazione di più parti interessate, tra cui responsabili diretti, coordinatori dei viaggi e amministratori finanziari. Poiché ogni richiesta passa attraverso più livelli burocratici, qualsiasi intoppo nel processo di approvazione si traduce in un ritardo.
Una politica di viaggio inefficace potrebbe far lievitare il costo dei viaggi aziendali, sia per la mancata conformità che per le scartoffie che fanno perdere tempo. Se non aggiorni le tue politiche da un po' di tempo, usi modelli generici o ti affidi a un lungo processo di approvazione manuale, è meno probabile che i dipendenti in viaggio rispettino le regole.
Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è no, potrebbe essere giunto il momento di riformulare la politica di viaggio per i dipendenti.
Nel mondo del business, snellire un processo significa eliminare tutti i passaggi non necessari che potrebbero ostacolarne l'efficienza. L'obiettivo è aumentare la produttività, ridurre gli sprechi e ridurre al minimo le incertezze.
Gli strumenti digitali odierni hanno trasformato i viaggi aziendali, snellendo il flusso di lavoro di approvazione e rendendo le politiche di viaggio più comprensibili. Puoi abbinare soluzioni digitali a iniziative per l'efficienza in modo da semplificare il processo di approvazione, e ridurre il carico di lavoro per i viaggiatori, i responsabili dei viaggi e i reparti finanziari.
L'ottimizzazione del sistema di gestione dei viaggi inizia con l'automazione digitale. Dalla generazione delle richieste di viaggio all'archiviazione dei documenti, il software di automazione contribuisce a garantire che ogni fase del processo di approvazione dei viaggi si svolga senza intoppi.
Piattaforme come Traxo rilevano automaticamente le e-mail di conferma ed estraggono i dati rilevanti dei viaggiatori da visualizzare nel sistema di gestione dei viaggi. Un software di gestione delle spese come Expensify automatizza la parte del processo di approvazione relativa alla rendicontazione e alla documentazione delle spese, riducendo il rischio di errore per una migliore conformità alla politica di viaggio.
Non tutti i tipi di viaggi di lavoro richiedono lo stesso livello di approvazione. Ad esempio, i viaggi in giornata e i voli nazionali potrebbero richiedere l'approvazione del responsabile diretto di un dipendente. I viaggi internazionali più lunghi potrebbero richiedere l'approvazione di più di un reparto. Questi flussi di lavoro di approvazione devono essere chiaramente indicati nella politica di viaggio aziendale, garantendo che le richieste vengano evase tempestivamente.
Quando c'è un unico responsabile incaricato di tutte le approvazioni dei viaggi, una sua eventuale assenza provoca inutili ritardi. Piattaforme di gestione dei viaggi come Tripeden.com for Business consentono di nominare più amministratori per snellire il flusso di lavoro. Assistenti amministrativi, responsabili dei viaggi, personale delle risorse umane e personale del team finanziario possono tutti accedere alla piattaforma per visualizzare le informazioni sui viaggiatori da una dashboard centrale.
Una formattazione non uniforme potrebbe comportare tempi di approvazione più lunghi per alcune richieste di viaggio, perché gli amministratori avranno bisogno di più tempo per la revisione. È meglio usare moduli standardizzati in tutti i reparti, indipendentemente dal fatto che le richieste di viaggio da approvare provengano da dipendenti a tempo pieno o da collaboratori esterni. Se ti affidi a un software di gestione dei viaggi, verranno generati automaticamente moduli di richiesta coerenti.
Sebbene le richieste di viaggio più complesse richiedano un esame dettagliato, molte richieste di viaggio più comuni possono essere pre-approvate nel sistema per risparmiare tempo. Nella tua politica di viaggio aziendale fai una distinzione tra approvazioni per costi elevati e quelle per costi contenuti, definendo un approccio specifico per ognuna.
Il miglior software di gestione del flusso di lavoro include strumenti di analisi dei dati per identificare le tendenze di viaggio, monitorare le spese ed elaborare soluzioni di risparmio sui costi su misura per le esigenze della tua azienda. Ad esempio, Monday.com offre dashboard personalizzate per visualizzare il flusso di lavoro utilizzando diagrammi di Gantt e dati utente in tempo reale. Grazie a questi dati analitici sui viaggi di lavoro, puoi adattare la tua politica in modo che rispecchi le esigenze reali del tuo team.
Uno dei modi migliori per semplificare le approvazioni è integrare le richieste e le politiche di viaggio con la tecnologia esistente. Chiedere ai dipendenti di fare riferimento a un documento PDF o Word è una pratica obsoleta e rappresenta uno spreco di tempo. Integrando la tua politica di viaggio con la tua tecnologia di prenotazione, puoi stabilire linee guida e limiti.
Ad esempio, Tripeden.com for Business consente agli amministratori di impostare budget consigliati per gli hotel. Ciò contribuisce a garantire che le richieste di viaggio dei dipendenti siano conformi alle politiche di viaggio. Scegliere una soluzione di gestione dei viaggi di lavoro come Tripeden.com for Business semplifica anche le approvazioni, consentendo di effettuare le prenotazioni senza dover ricorrere ad account manager separati o al supporto IT.
Se la tua azienda sta riscontrando un elevato volume di prenotazioni di viaggio non conformi, valuta se la causa può essere il linguaggio usato nella tua politica. È più probabile che le politiche di viaggio macchinose e complicate vengano ignorate dai viaggiatori, con conseguente perdita di tempo e denaro.
Per massimizzare il rispetto della politica di viaggio aziendale, è necessario comunicarla in modo semplice ed efficace. Innanzitutto, il documento dovrebbe essere facilmente accessibile a tutte le parti interessate, in genere tramite un portale per i dipendenti o delle risorse umane. Può anche essere integrato direttamente nel software di prenotazione.
Scrivi la politica fornendo istruzioni dettagliate per le richieste di viaggio, le approvazioni e i rimborsi. Evita di usare gergo aziendale o legale e valuta la possibilità di suddividere la politica in sezioni per ogni ruolo.
È utile includere una checklist per i viaggi di lavoro che i dipendenti possono seguire per assicurarsi di soddisfare tutti i requisiti del processo di approvazione, nonché una sezione di domande frequenti aggiornata frequentemente in base al feedback dei viaggiatori.
Oltre ad aggiornare la tua politica di viaggio, uno dei modi migliori per migliorare il processo del flusso di lavoro di approvazione è utilizzare una piattaforma di gestione dei viaggi per PMI come Tripeden.com for Business.
Tripeden.com for Business riunisce in un unico posto tutti gli strumenti efficienti necessari per prenotare, gestire e monitorare i viaggi di lavoro del tuo team. Puoi invitare i dipendenti sulla piattaforma, assegnando un ruolo a ciascun profilo per snellire il processo di approvazione. Per esigenze di viaggio comuni e frequenti, i viaggiatori possono prenotare autonomamente voli, hotel e noleggi auto in base alla politica di viaggio e al budget. Un sistema di monitoraggio delle spese in tempo reale ti offre una visibilità completa sulle spese di viaggio, con la possibilità di esportare report dettagliati.
Integra la tua politica di viaggio aziendale in piattaforme digitali come queste per ottenere una migliore visibilità, ridurre lo stress e aumentare il tasso di conformità.
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Con questa guida completa, scoprirai cos'è una politica di viaggio, come monitorarne la conformità e...
La seguente guida è un manuale dettagliato e completo per le politiche di viaggio.
