Scopri quando prenotare nuovi voli e chiedere rimborsi per i ritardi.
I contrattempi possono mandare all'aria anche il viaggio di lavoro più organizzato e obbligare a modificare le prenotazioni dei voli con la massima tempestività. Dalle statistiche della Civil Aviation Authority (CAA) risulta che solo nel Regno Unito, lo scorso anno, l'1,4% dei voli è stato cancellato con meno di 24 ore di preavviso, mentre i dati raccolti dall'inizio dello scorso anno mostrano che negli Stati Uniti, ad agosto 2024, è stato cancellato l'1,6% dei voli. Quindi, anche se la maggior parte degli itinerari si svolge secondo i piani, è importante prepararsi per ogni evenienza. Perché i voli vengono cancellati? Sono molti i fattori, dai problemi meccanici agli scioperi del personale, che possono causare costosi ritardi._
Che tu stia prenotando i voli per il tuo team o che sia tu a dover viaggiare per lavoro, scopri come modificare con efficienza le prenotazioni per i voli cancellati e come richiedere una compensazione adeguata alla linea aerea o alla compagnia di assicurazione.
Possono essere molte le ragioni per cui i voli vengono cancellati, per esempio eventi climatici estremi o motivi di sicurezza. Problemi meccanici, overbooking del volo e carenze di personale possono trasformarsi in imprevisti che non consentono di avvisare i viaggiatori con sufficiente preavviso.
Gli eventi meteorologici sono una delle principali cause di cancellazione dei voli. I moderni aeromobili sono progettati per resistere in zone di alta pressione, tuttavia fenomeni insoliti come nubi di cenere vulcanica e bufere di neve possono essere fonte di imprevisti.
I problemi tecnici causano anche cancellazioni di massa, come nel caso del guasto informatico globale del 2024 che ha costretto a sospendere i voli negli Stati Uniti, in Europa e in Asia. In questo caso, la sola Delta Airlines ha dovuto cancellare il 20% dei voli perché i dipendenti non riuscivano ad accedere al software.
Le cancellazioni dei voli possono essere costose per chi gestisce i viaggi di lavoro, non solo perché deve modificare le prenotazioni, ma anche perché, durante i ritardi, si aggiungono nuove spese per i pasti e gli alloggi dei dipendenti. Le voci coperte o meno dalla linea aerea variano a seconda dell'area geografica e della compagnia.
Dato che le compagnie aeree sono responsabili dei passeggeri, quando i voli sono in ritardo o vengono cancellati, devono organizzare un volo alternativo senza costi aggiuntivi. Dovrebbero inoltre fornire vitto e alloggio in caso di ritardi significativi e offrire un rimborso completo se il trasporto alternativo non è accettabile.
Negli Stati Uniti non esistono leggi federali che tutelino i consumatori in caso di cancellazione di un volo. Queste norme vengono invece decise dalle singole compagnie aeree. Quando prenoti un volo aziendale, controlla attentamente i termini e le condizioni della compagnia aerea in materia di cancellazioni e ritardi.
La maggior parte delle linee aeree rimborsa completamente le cancellazioni, ma alcune si limitano a imbarcare i viaggiatori su un volo successivo. Se la compagnia aerea non è in grado di trovare un nuovo volo in tempi accettabili, puoi richiedere un'ulteriore compensazione.
Le compagnie aeree possono offrire rimborsi in denaro o in crediti. I voucher di credito spesso vengono preferiti ai rimborsi in denaro, ma presta attenzione alle date di scadenza perché alcuni hanno validità di un anno. Quando redigi una politica di viaggio aziendale, illustra chiaramente i metodi di rimborso preferiti.
L'Unione Europea, invece, tutela fortemente i passeggeri. I viaggiatori business possono scegliere un posto sul successivo volo disponibile o richiedere un rimborso completo. Se la compagnia aerea originaria non è in grado di offrire un'alternativa adeguata, hai la possibilità di prenotare i voli cancellati con un'altra linea. Se il nuovo volo prenotato costa di più, la prima compagnia aerea è tenuta a coprire la differenza.
La legislazione europea tutela i viaggiatori business anche in caso di forti ritardi dei voli. Se l'attesa è superiore a tre ore, i viaggiatori hanno diritto a una compensazione supplementare, fino a 600 euro, a seconda dell'itinerario.
Secondo la legge del Regno Unito, i diritti dei passeggeri sono tutelati, ma le modalità specifiche per la compensazione e la nuova prenotazione variano da una linea aerea a un'altra. Le compagnie devono comunicare ai clienti come inoltrare i reclami per i voli cancellati, e queste informazioni devono essere disponibili anche sul loro sito.
Nel Regno Unito, la compensazione viene calcolata considerando quanto preavviso è stato dato per la cancellazione, se il contrattempo dipende o meno dalla linea aerea e da quanto è durata l'interruzione del servizio.
Per i voli inferiori a 1.500 km, la CAA afferma che i viaggiatori business potrebbero avere diritto a una compensazione di 220 £, ridotta del 50% se il volo sostitutivo ha una durata paragonabile a quella del volo originale. Per i viaggi a lungo raggio, la compensazione può arrivare fino a un massimo di 520 £.
Nella maggior parte dei casi, riceverai una compensazione per i voli cancellati, che però varia a seconda dei Paesi e delle leggi a tutela dei consumatori. Vale anche la pena di controllare i termini e le condizioni della propria compagnia aerea.
Sì, se il ritardo si protrae abbastanza a lungo, i passeggeri all'interno dell'Unione Europea riceveranno una compensazione adeguata per coprire il costo di un pernottamento.
Anche se la maggior parte dei viaggi di lavoro si svolge senza problemi, cosa succede quando i viaggiatori arrivano in aeroporto e vedono il temuto avviso di cancellazione alle Partenze? Ecco le misure immediate da adottare per evitare ulteriori disagi.
Raccogli le informazioni che ti servono per prendere la decisione migliore. La linea aerea deve offrire un'alternativa di viaggio, ma potrebbe capitarti di prenotare un altro posto sul volo successivo, di attendere un giorno, di prendere un treno o addirittura di rivolgerti a una compagnia concorrente.
Se possibile, è preferibile modificare la prenotazione con una per il volo successivo. Le compagnie aeree di solito suggeriscono immediatamente un itinerario alternativo, inserendo automaticamente i passeggeri sul successivo volo disponibile. Non è nemmeno necessario fare la coda per verificare i dettagli del volo. Puoi controllare rapidamente attraverso l'app o il portale online della compagnia aerea.
Se la compagnia aerea non offre automaticamente un altro posto sul volo successivo, chi si occupa dell'organizzazione dei viaggi può utilizzare strumenti di prenotazione online come Tripeden.com for Business per trovare i migliori voli aziendali alternativi.
Dato che per gli itinerari più complessi potrebbe essere necessario modificare diverse tappe del viaggio, è meglio avere sotto controllo gli spostamenti dei membri del team per evitare ulteriori disagi. Le cancellazioni possono essere stressanti. I travel manager dovrebbero chiedere ai dipendenti se preferiscono rientrare il prima possibile oppure pernottare in hotel.
Qualora il maltempo o problemi informatici mettessero fuori uso tutti i sistemi, potrebbero non esserci alternative immediate. In questi casi, i viaggiatori devono rivolgersi direttamente ai rappresentanti dell'assistenza clienti della compagnia aerea, soprattutto se si trovano già in aeroporto. Mantieni la calma mentre il personale fa il possibile per trovare una soluzione, che si tratti di una nuova prenotazione o di un rimborso. Conserva tutte le ricevute delle spese sostenute in caso di ritardi, per esempio per cibo, bevande, telefonate e alloggio.
Il costo dell'iscrizione ai club fedeltà si ripaga in caso di lunghi ritardi o di cancellazioni dei voli, perché avrai la possibilità di accedere alle business lounge e di scegliere il posto preferito quando prenoterai un nuovo volo. I passeggeri della prima classe e della business possono rivolgersi ai rappresentanti della compagnia aerea per sapere a quali vantaggi hanno diritto in caso di ritardi prolungati.
La sicurezza dei dipendenti in viaggio deve venire sempre al primo posto, anche quando i voli sono cancellati. Utilizza una soluzione per la gestione dei viaggi che offra una visibilità completa sui dipendenti, per poter tenere traccia di eventuali modifiche non previste all'itinerario e garantire l'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
In base al duty of care, le compagnie aeree sono tenute a sostenere i costi delle prenotazioni dei nuovi voli, ma, a seconda del Paese e della legge sui consumatori, potrebbe rendersi necessaria un'assicurazione per i viaggi di lavoro per coprire le perdite aggiuntive. La maggior parte delle polizze copre la rinuncia a un viaggio, ma, per quanto riguarda la cancellazione dei voli, le condizioni sono diverse a seconda della polizza e della compagnia assicurativa.
Questo rimborso specifico spesso viene applicato alle spese sostenute a causa di un ritardo o di una cancellazione, che non sempre sono coperte dalla compagnia aerea, per esempio l'alloggio, i pasti, i trasporti e le telefonate.
Le assicurazioni standard per i viaggi business coprono aspetti come lo smarrimento del bagaglio e le cure mediche, ma anche altri direttamente legati al lavoro come le attrezzature aziendali.
Come per le richieste di risarcimento, è importante conservare le ricevute, le carte d'imbarco e qualsiasi altro documento. Se contatti la compagnia aerea, conserva le trascrizioni delle conversazioni.
Se i voli vengono cancellati a causa di "circostanze straordinarie", non è detto che la compensazione per i passeggeri sia automatica. Stiamo parlando di fattori al di fuori del controllo della compagnia aerea, per esempio:
Sebbene questi problemi giustifichino il rifiuto delle richieste di compensazione per i voli cancellati, molte compagnie aeree offrono comunque rimborsi per i ritardi dei voli come gesto di buona volontà. E nei casi in cui non sono previste compensazioni, un'assicurazione completa per i viaggi di lavoro dovrebbe tutelarti.
Quando i voli vengono cancellati, il danno per le aziende non è limitato al costo del biglietto. Si devono calcolare anche la perdita di produttività e le spese per l'alloggio e i biglietti degli eventi non utilizzati e per le comunicazioni tra viaggiatori e amministratori che devono effettuare le nuove prenotazioni.
Una buona polizza per viaggi di lavoro potrebbe compensare questi costi aggiuntivi, quindi vale la pena di cercarne una che preveda l'assicurazione per la cancellazione dei voli.
I contrattempi durante una trasferta, oltre a essere un problema sia per i viaggiatori che per i travel manager, sono fonte di stress e frustrazione. Se ricevi l'avviso che il tuo volo è in ritardo o è stato cancellato, prenditi il tempo necessario per valutare la situazione e mantieni la calma.
Conserva i documenti: è probabile che la tua azienda prima o poi dovrà presentare alla linea aerea o a una compagnia di assicurazione una richiesta di rimborso per i voli cancellati. Archivia tutta la documentazione relativa alla cancellazione per avere la certezza di ottenere un rimborso.
La tecnologia garantisce alle aziende un'esperienza di viaggio più fluida, dalla prenotazione all'assistenza post-vendita. Il modo migliore per prenotare di nuovo un volo cancellato senza perdere mai la calma è fornire ai viaggiatori business i giusti strumenti digitali.
Prima di ogni trasferta, i viaggiatori business dovrebbero scaricare l'app della compagnia aerea. L'app, che contiene le carte d'imbarco elettroniche e le informazioni sul programma fedeltà, facilita le procedure di check-in e imbarco. Le app delle compagnie aeree avvisano automaticamente i viaggiatori in caso di ritardo o cancellazione. Se i nuovi posti vengono prenotati automaticamente, i viaggiatori possono accedere all'app per effettuare le modifiche in tempo reale.
Le aziende possono utilizzare strumenti per la collaborazione come Slack, Microsoft Teams e Asana per gestire le comunicazioni interne a distanza. Crea chat di gruppo o canali dedicati ai viaggi per tenere aggiornato l'intero team su qualsiasi modifica dell'itinerario.
Il duty of care prevede che le aziende si prendano cura dei dipendenti in viaggio, e le app di tracciamento offrono una visibilità completa sui loro spostamenti, anche in caso di un cambio di programma. Tripeden.com for Business collabora con Traxo, che consente di visualizzare in un'unica posizione le prenotazioni delle trasferte di lavoro e una mappa che indica in tempo reale dove si trovano tutti i viaggiatori. In questo modo, sarà possibile garantire un'assistenza completa e prendere decisioni informate.
Le migliori piattaforme di gestione dei viaggi consentono di evitare i disagi, ove possibile, indicando chiaramente a travel manager e viaggiatori business le procedure da seguire. Crea un portale con gli strumenti di cui i viaggiatori hanno bisogno per sentirsi supportati e rispettare le politiche di viaggio anche durante le situazioni più frenetiche, tra cui:
Negli strumenti come Tripeden.com for Business trovi tutti gli itinerari in un'unica posizione e puoi monitorare meglio i potenziali problemi in tempo reale. Per modificare facilmente le prenotazioni dei voli cancellati, la parola chiave è flessibilità. Questi strumenti consentono di cancellare o prenotare nuovamente voli e alloggi aziendali senza penali, riducendo al minimo i costi delle cancellazioni.
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