Quando si lavora con i freelance, è importante stabilire aspettative chiare per le spese di viaggio.
La tua politica aziendale per le spese di viaggio prevede come gestire quelle dei collaboratori? Quando lavori con freelance, consulenti o collaboratori, è importante che le regole di rimborso siano chiare.
In questo articolo tratteremo le sfide più comuni che si presentano quando devi monitorare e rimborsare le spese di viaggio dei freelance. Definendo con chiarezza le spese consentite, i metodi di fatturazione e la documentazione richiesta, ti assicurerai che i team della contabilità e i freelance siano sulla stessa lunghezza d'onda.
Sì, i collaboratori spesso possono richiedere il rimborso delle spese di viaggio, ma la procedura può essere diversa da quella prevista per i dipendenti a tempo pieno. Le spese consentite per i collaboratori comprendono tutti i costi sostenuti durante lo svolgimento dell'attività lavorativa, come il chilometraggio percorso per andare da un cliente o i voli e i costi dell'alloggio per partecipare a una fiera.
I lavoratori autonomi o i freelance di solito possono richiedere il rimborso delle spese di viaggio alle autorità fiscali del loro Paese o direttamente ai clienti. In entrambi i casi, è importante che tengano traccia accuratamente di tutte le spese, comprovandole con fatture o ricevute.
Le regole per il rimborso delle spese di viaggio dei collaboratori sono simili a quelle di qualsiasi altra spesa per viaggi di lavoro. In generale, le spese sono ammissibili a condizione che siano servite per attività lavorative necessarie fuori casa o fuori ufficio, e non per motivi personali.
Le regole variano a seconda del Paese. Nella maggior parte dei casi, le spese ammissibili per i collaboratori comprendono biglietti aerei, alloggio, vitto, noleggio auto, carburante, chilometraggio, parcheggi, biglietti o ingressi per convegni e trasporti pubblici.
A seconda del tipo di lavoro svolto dai collaboratori per la tua azienda, potrebbero anche includere costi specifici, come il noleggio di attrezzature audio e video.
Per quanto riguarda le spese non ammissibili, per i freelance non è previsto il rimborso di quelle personali. Tra queste rientrano, per esempio, i sistemi di intrattenimento in camera d'albergo, gli spostamenti quotidiani o abiti nuovi per un viaggio di lavoro. Anche le spese che superano il budget, come i voli in business class e gli hotel di lusso, non possono essere rimborsate. È importante chiarire quali spese sono ammissibili e quali no con una politica di viaggio per i freelance.
Prima di stabilire qual è il modo migliore per gestire le spese di viaggio dei freelance, è importante capire le implicazioni fiscali. Innanzitutto è necessario definire il ruolo delle persone all'interno dell'organizzazione e stabilire se si tratta di lavoratori autonomi o meno.
Le regole specifiche per la classificazione dei dipendenti sono diverse da un Paese all'altro. Tali regole definiscono gli obblighi di rimborso spese della tua azienda, a seconda che sia considerata datore di lavoro o cliente dei collaboratori. Ecco alcune domande per stabilire se la persona è classificata come dipendente o autonoma ai fini fiscali:
Se la risposta a queste domande è sì, è più probabile che dovrà essere classificata come dipendente.
Se la risposta a queste domande è sì, la persona dovrà invece essere classificata come collaboratore autonomo.
Per maggiori informazioni sulle classificazioni dei dipendenti, consulta il sito governativo del tuo Paese. Per esempio, lo strumento Check Employment Status for Tax (CEST) del dipartimento HMRC del Regno Unito o il ministero federale per l'economia e l'energia tedesco. Negli Stati Uniti, consulta il sito dell'IRS per maggiori chiarimenti.
La differenza è importante ai fini della conformità fiscale, sia per la tua azienda che per i collaboratori.
I lavoratori interinali, o lavoratori temporanei, possono spesso richiedere il rimborso delle spese di viaggio, ma la gestione di tali spese spetta all'agenzia e non alla tua azienda.
Quando le aziende assumono lavoratori tramite un'agenzia interinale, è l'agenzia a pagare i salari e le spese dei collaboratori. L'agenzia infatti opera come fornitore di servizi di terze parti tra i collaboratori e le aziende.
Se la tua azienda assume collaboratori tramite un'agenzia, le spese di viaggio devono essere considerate alla stregua di qualsiasi costo negoziato con l'agenzia, non con i lavoratori.
Quando c'è una netta distinzione tra dipendenti a tempo pieno e freelance, le procedure di gestione delle spese potrebbero essere diverse.
Le diarie sono importi fissi assegnati per le spese di viaggio giornaliere, compresi alloggio, pasti e spese accessorie. In genere sono utilizzate per rimborsare i dipendenti, ma possono coprire anche le spese aziendali dei freelance e semplificare i rimborsi.
Quando si lavora con i collaboratori, può essere necessario negoziare per trovare una tariffa favorevole a entrambe le parti. Le aziende possono partire dalle tariffe standard stabilite dalle autorità governative, oppure determinare le proprie tariffe in base al costo attuale della vita.
Spesso è preferibile scegliere le tariffe ufficiali indicate dalle normative, che vengono aggiornate di frequente.
Come base per la negoziazione, ecco alcuni esempi di diaria del Dipartimento di Stato degli Stati Uniti, dell'Unione Europea e del governo del Regno Unito.
Una volta negoziata la diaria, mettila chiaramente per iscritto in un contratto. Questo non deve indicare solo l'importo della diaria, ma anche le spese coperte e le implicazioni fiscali.
Oltre alle tariffe per le spese di viaggio, un altro fattore da considerare è il metodo di fatturazione da scegliere. Quando i collaboratori viaggiano per tuo conto, possono addebitarti le spese, a seconda della classificazione fiscale.
I collaboratori in genere inviano le fatture con uno dei metodi seguenti:
Se accetti le fatture anticipate, è importante verificare le spese stimate. Per farlo, puoi utilizzare una soluzione di gestione dei viaggi per le PMI come Tripeden.com for Business, dove in un unico posto avrai piena visibilità sulle tariffe di alloggi, voli e noleggi auto. Puoi anche condividere con i collaboratori i fornitori di servizi approvati per evitare che le spese di viaggio superino il budget.
Le implicazioni fiscali delle spese aziendali dei freelance possono diventare rapidamente complicate. Un aspetto importante da considerare è l'IVA. Se i tuoi collaboratori hanno la partita IVA, dovranno addebitare l'IVA su tutti i servizi forniti e verificare che non venga applicata due volte ai rimborsi spese.
Una chiara politica di rimborso per i collaboratori elimina ogni possibile confusione dalla procedura di gestione delle spese di viaggio. Oltre ad aiutare la tua azienda a rispettare il budget fissato, non delude le aspettative di nessuna delle due parti.
Puoi utilizzare un modello di politica per le spese di viaggio esistente e adattarlo con i dettagli specifici dei collaboratori. Assicurati che risponda alle seguenti domande:
Il modo migliore per gestire le spese dei collaboratori dipende dalle dimensioni e dal flusso di lavoro dell'azienda. Ecco ancora alcuni consigli per ottimizzare la gestione delle spese dei freelance.
Per rispettare le scadenze contabili, è importante ricevere per tempo tutte le fatture e le ricevute. Altrimenti, le ricevute possono andare perse e l'elaborazione subire ritardi. Lavorando con i collaboratori, il team non è sempre presente in sede, perciò è ancora più importante stabilire scadenze chiare per la presentazione delle note spese.
Sfrutta la tecnologia per snellire il processo di richiesta di rimborso. Per velocizzare la procedura, chiedi ai collaboratori di caricare in formato digitale le ricevute e le fatture non appena le ricevono. Applicazioni come Expensify consentono ai viaggiatori business di scattare foto delle ricevute ovunque siano e di caricarle immediatamente. Inoltre includono funzionalità di tracciamento del chilometraggio e si integrano perfettamente con gli strumenti di contabilità per una fatturazione più accurata.
Le tariffe alberghiere medie possono variare notevolmente da un anno all'altro, soprattutto a causa delle fluttuazioni valutarie e dell'inflazione locale. Prima di negoziare le diarie con i nuovi collaboratori, verifica i costi di viaggio in tempo reale. Utilizza strumenti come Tripeden.com for Business per confrontare i prezzi dei voli e degli alloggi e trovare le migliori tariffe aziendali.
Indipendentemente dal Paese in cui operi, verifica le normative fiscali locali relative al lavoro autonomo o dipendente. Le deduzioni delle spese di viaggio sono stabilite da tali normative, e questo è un fattore da considerare nel tuo budget. Anche un'accurata registrazione è fondamentale per essere in regola con le leggi e le normative fiscali.
Grazie ad appositi strumenti, le aziende possono monitorare le spese di viaggio dei collaboratori e avere visibilità in tempo reale su di esse, riducendo le lunghe formalità amministrative. Inoltre il software di gestione dei viaggi ti consentirà di snellire la procedura di rimborso delle spese sia per i dipendenti a tempo pieno che per i collaboratori. Tripeden.com for Business aiuta le aziende a gestire gli itinerari dei collaboratori mantenendo le spese di viaggio aziendali in linea con le esigenze del budget. Integra la conformità alle politiche aziendali nella procedura di prenotazione, approfittando di sconti esclusivi e di un'assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
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