Le app per la scansione semplificano moltissimo la digitalizzazione: le ricevute di viaggio cartacee sono destinate a scomparire?
I viaggi di lavoro frequenti comportano una grande quantità di ricevute, indispensabili per monitorare, approvare e rimborsare le spese. Ma se il tuo team presenta ancora ricevute cartacee, servirà ovviamente molto tempo per evaderle.
Certamente la documentazione cartacea a volte può essere frustrante, ma il modo in cui le aziende gestiscono le ricevute di viaggio sta cambiando radicalmente grazie alle app mobili e alle piattaforme di spesa automatizzate. I nostri dati mostrano che, mentre il 16% dei responsabili delle decisioni utilizza ancora i fogli di calcolo, il 35% è passato a sistemi dedicati per la gestione delle spese. Grazie al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e all'estrazione dei dati basata sull'intelligenza artificiale, ora è più facile che mai passare al digitale.
Con gli strumenti digitali giusti, i team contabili possono beneficiare di un sistema di monitoraggio delle spese trasparente e snello. Ma spesso è ugualmente necessaria anche la supervisione manuale. Se si ricorre esclusivamente agli strumenti di intelligenza artificiale, a volte possono sorgere problemi di conformità. Infatti, sebbene l'IA sia perfetta per applicare le regole, non è completamente affidabile nell'interpretarle. Inoltre, i sistemi di intelligenza artificiale non sono sempre aggiornati sulle modifiche che vengono apportate alle leggi fiscali e alle categorie di spesa.
Continua a leggere per scoprire di più sui vantaggi e gli svantaggi del passaggio al digitale e sulle funzionalità principali da considerare quando si sceglie un'app per la gestione delle spese.
La tecnologia è alla base dell'evoluzione digitale della gestione delle spese di viaggio. In passato, per approvare e rimborsare queste spese, era necessario raccogliere le relative ricevute cartacee e compilare manualmente dei moduli.
I viaggiatori business sono sempre più a loro agio con le applicazioni di monitoraggio automatizzato delle spese, tanto che l'88% ritiene affidabile questa tecnologia. I software di gestione delle spese aiutano a elaborare i dati di fatture e ricevute, estraendo termini di ricerca pertinenti e identificando le discrepanze in tempo reale. I sistemi basati sull'intelligenza artificiale sono in grado di automatizzare la gestione dei viaggi e delle spese estraendo i dati non solo dalle ricevute e dalle fatture, ma anche dagli itinerari precedenti per collegare con precisione le spese ai viaggi e ai progetti corrispondenti.
Le app per la scansione delle ricevute snelliscono anche il processo di monitoraggio e approvazione delle spese di viaggio. Grazie ai software per dispositivi mobili, i viaggiatori business devono solo scattare le foto delle ricevute e caricarle direttamente sulle piattaforme di gestione delle spese dove vengono immediatamente elaborate.
Senza più le ricevute cartacee le organizzazioni risparmiano tempo e aumentano la produttività. Da un'indagine condotta su 235 aziende dei Paesi nordici, è emerso che l'elaborazione di ogni ricevuta cartacea richiedeva in media 14 minuti. Passando alle ricevute digitali dirette, i tempi si sono ridotti a 12,5 minuti, con un risparmio di un'intera giornata lavorativa ogni 275 documenti elaborati.
La modernizzazione del processo di gestione delle spese rende la registrazione dei dati più accurata. Invece di esaminare interi fascicoli di ricevute cartacee per verificare una spesa di viaggio, ai team della contabilità bastano pochi click per cercare i documenti digitalizzati. La registrazione digitale migliora la conformità legale e fiscale, e ci sono meno rischi di perdere le ricevute dei viaggi di lavoro.
Per chi lavora da remoto ormai è indispensabile eliminare le ricevute cartacee. Quando la tua azienda impiega collaboratori, freelance e persone in smart working in luoghi lontani, un formato digitale uniforme aiuta a organizzare le spese di viaggio. I dipendenti devono solo scansionare le ricevute e caricarle in tempo reale.
Infine, un ufficio senza carta è più sostenibile. Per molti documenti si utilizzano le stampanti termiche che impiegano sostanze chimiche come il bisfenolo A (BPA), e non possono essere riciclati. Inoltre, riducendo le stampe, si risparmiano acqua ed energia e si preservano gli alberi.
Anche se sono in via di eliminazione, alcuni Paesi utilizzano ancora le ricevute cartacee.
Per tutti i motivi che abbiamo elencato sopra, un numero sempre maggiore di aziende sta digitalizzando le ricevute e le note spese dei viaggi di lavoro. E alcune amministrazioni pubbliche stanno facendo lo stesso.
Per esempio, la legge francese contro gli sprechi per un'economia circolare prevede il divieto di stampare sistematicamente le ricevute cartacee nei settori dell'ospitalità e della vendita al dettaglio già dal 2023. I clienti che preferiscono le ricevute cartacee possono ancora richiederle, ma la legge mira a eliminarle gradualmente.
Naturalmente in alcuni Paesi, come la Germania e il Giappone, le ricevute cartacee sono ancora il metodo più accessibile e preferito. Fornire una traccia cartacea delle spese assicura maggiore trasparenza e sicurezza e favorisce la conformità finanziaria senza il rischio reale o percepito di manomissione digitale. E se i viaggiatori business si trovano in Paesi dove la connessione Internet è limitata, conservare le ricevute cartacee per l'inserimento manuale potrebbe essere l'opzione più realistica.
Se sei a capo di un team che viaggia spesso per lavoro, le ricevute possono accumularsi rapidamente. Esistono due modi principali per organizzare le ricevute in formato elettronico.
1. Utilizza le app di gestione delle ricevute per le spese di viaggio durate gli spostamenti
Il modo più semplice per organizzare le ricevute di viaggio è utilizzare app per la scansione. Queste app creano rapidamente versioni digitali dei documenti cartacei, che possono essere caricate e recuperate istantaneamente dai sistemi digitali tramite filtri e parole chiave.
I viaggiatori devono solo scaricare l'app sul telefono e scattare una foto di ogni ricevuta con la fotocamera dello smartphone. La tecnologia OCR dell'app digitalizza testo e numeri per creare una versione digitale sicura.
2. Organizza grandi quantità di documenti con gli scanner
Il passaggio dalla rendicontazione cartacea a quella digitale può richiedere molto tempo, soprattutto se si lavora con sistemi legacy più datati. Per le aziende in rapida crescita che devono gestire un arretrato di ricevute per le spese di viaggio, potrebbe essere utile investire in uno scanner. Questi strumenti scansionano e digitalizzano grandi quantità di documenti cartacei per trasferire le note spese di viaggio esistenti nel nuovo sistema digitale.
Sul mercato esiste una vasta gamma di software per la gestione delle spese, molti dei quali includono strumenti dedicati alla scansione delle ricevute di viaggio. Ecco una lista suggerita delle funzionalità principali:
Ecco cinque soluzioni di gestione delle spese con cui il tuo team potrà scansionare, monitorare e organizzare le ricevute di viaggio in modo più efficiente.
La tecnologia SmartScan di Expensify ne fa una scelta intuitiva per i viaggi di lavoro, grazie al suo elevato numero di integrazioni. Per acquisire le ricevute di viaggio, non serve altro che la fotocamera di uno smartphone. Quindi, la tecnologia estrae automaticamente dettagli importanti come l'esercente, la data e il totale.
Si collega a servizi di ridesharing come Uber e include anche una funzionalità di tracciamento del chilometraggio per chi guida un veicolo autonomamente. Expensify collabora anche con Tripeden.com for Business per snellire la gestione delle spese di viaggio. Quando i viaggiatori utilizzano una carta di credito aziendale per pagare, Expensify associa automaticamente le ricevute scansionate alla transazione corretta.
Expensify è gratuita?
Le imprese individuali possono utilizzare New Expensify gratuitamente e hanno a disposizione un numero illimitato di operazioni SmartScan. Le aziende dovranno invece sottoscrivere i piani Collect o Custom per accedere a tutte le funzionalità, come la categorizzazione delle spese.
Molto probabilmente i team contabili hanno già familiarità con il software QuickBooks, che offre una gamma completa di funzionalità per la contabilità e la gestione delle spese.
La funzione di scansione delle ricevute dello strumento consente di acquisirle e integrarle automaticamente nelle note spese. È ideale per le aziende più grandi che cercano una soluzione contabile completa.
Dext semplifica l'automazione del monitoraggio delle spese di viaggio grazie all'app integrata per la scansione delle ricevute. Quando i dipendenti scansionano le ricevute, le informazioni vengono digitalizzate e inviate a un archivio centrale per l'analisi. Lo strumento si integra perfettamente nella gamma completa di servizi di contabilità e vendita di Dext.
L'app di scansione delle ricevute di Dext è facile da usare e si integra senza problemi con piattaforme di contabilità come Xero e QuickBooks. Lo strumento è più costoso di altri presenti in questa lista, ma propone piani base per le piccole imprese a partire da 23 £ al mese.
Compatibile con Android e iOS, l'app di scansione delle ricevute di Wave utilizza la tecnologia OCR per estrarre e organizzare i dati dai documenti stampati. Una volta scaricata, l'app non solo ti consente di scansionare un numero illimitato di ricevute, ma include anche un'opzione di importazione in blocco per gestire grandi volumi. Le ricevute di viaggio vengono archiviate in modo sicuro nel cloud da dove possono essere facilmente recuperate tramite più dispositivi.
Il software di gestione delle ricevute e delle spese basato sul cloud rende quasi del tutto inutile l'archiviazione dei documenti cartacei. Tuttavia, prima di eliminare completamente le ricevute cartacee, è importante considerare le normative fiscali e legali per mantenere la conformità.
Molte organizzazioni fiscali, tra cui l'IRS degli Stati Uniti e l'HMRC del Regno Unito, promuovono un sistema di gestione delle spese completamente elettronico. Alcuni Paesi hanno recentemente introdotto la documentazione elettronica, come ha fatto la Svezia con la legge sulle ricevute approvata solo nel 2024.
Altri hanno normative rigorose per l'archiviazione sicura dei dati. Per esempio, in Giappone è obbligatorio conservare tutte le ricevute scansionate in un archivio a prova di manomissione con marcatura temporale, mentre il GObd tedesco prevede l'uso di software di contabilità certificato per la conservazione dei registri digitali.
Per semplificare la gestione delle ricevute di viaggio, servono innanzitutto gli strumenti giusti. La digitalizzazione delle ricevute snellisce il processo di tracciamento e rendicontazione delle spese. Inoltre puoi scegliere strumenti che si integrano direttamente con le tue piattaforme di prenotazione, come fa Expensify con Tripeden.com for Business, riducendo il tempo necessario per la gestione delle spese di viaggio e recuperando più facilmente i dati.
Ecco alcuni suggerimenti per snellire le approvazioni e promuovere la conformità.
1. Adatta i tuoi processi ai dispositivi mobili
Se vuoi che i dipendenti in viaggio documentino le spese in tempo reale, è importante che possano farlo dai loro dispositivi mobili. Crea una procedura di gestione dei viaggi e delle spese ottimizzata per questi dispositivi, che includa app per la scansione e il monitoraggio delle ricevute.
2. Crea una politica di viaggio aziendale chiara
La politica di viaggio della tua azienda offre una panoramica delle spese approvate per velocizzare la procedura di rimborso. Quando crei la politica, assicurati che faccia riferimento agli strumenti digitali che il tuo team dovrebbe utilizzare per acquisire e inviare le ricevute per l'approvazione.
3. Automatizza i flussi di lavoro
Utilizza un software per la gestione automatizzata delle spese per ridurre i tempi e i costi rispetto all'elaborazione manuale. Grazie alle soluzioni automatizzate, come Tripeden.com for Business, potrai configurare un flusso di lavoro di approvazione personalizzato, che rispetti le politiche di viaggio aziendali.
Ottimizza i tuoi viaggi di lavoro, semplifica i processi e rendi la tua organizzazione più efficient...
Automatizza i tuoi sistemi con la nostra guida al miglior software di gestione delle spese.
La politica per le spese di viaggio definisce le aspettative per i viaggiatori. Crea la tua politica...
