Implicazioni per i viaggiatori business del nuovo sistema di ingressi/uscite UE

Il sistema di ingressi/uscite (EES, Entry/Exit System) dell'Unione Europea è una nuova iniziativa digitale per l'attraversamento delle frontiere, che dovrebbe entrare in vigore alla fine del 2025. L'obiettivo è quello di semplificare la gestione delle frontiere nello spazio Schengen tramite la registrazione digitale e i controlli biometrici per tutti i cittadini dei Paesi extra UE.

In questa guida spiegheremo come funzionerà il sistema EES dell'UE, fornendo alle aziende le informazioni necessarie per verificare la conformità a tutti i requisiti in materia di visti e dati dei viaggiatori. Chi viaggia spesso per lavoro, conoscendo a fondo le regole dell'EES, potrà ridurre al minimo i disagi e i ritardi e attraversare le frontiere con maggiore facilità.

Cos'è il sistema di ingressi/uscite dell'UE e come funzionerà?

Il sistema di ingressi/uscite si applicherà sia ai viaggiatori esenti da visto che ai titolari di visto per soggiorni brevi provenienti da Paesi extra UE. Una volta operativo, il sistema sostituirà i timbri manuali sui passaporti con una procedura di ingresso e uscita completamente digitale. Le nuove regole dell'EES si applicheranno a molti viaggiatori business che entreranno nell'UE per soggiorni di breve durata, fino a 90 giorni.

Gestito principalmente attraverso chioschi self-service, il sistema registrerà:

1. Nome del passeggero
2. Tipo e dettagli del documento di viaggio
3. Dati biometrici
4. Data e luogo di ingresso e di uscita

Ogni ingresso rifiutato sarà inoltre registrato per migliorare il monitoraggio e il controllo dei soggiorni che eccedono la durata massima. Le autorità riceveranno avvisi in tempo reale quando i viaggiatori supereranno il periodo consentito.

Qual è lo scopo del sistema di ingressi/uscite?

L'EES è una componente chiave dell' iniziativa Smart Borders, pensata per ottimizzare la circolazione in ingresso e in uscita dallo spazio Schengen. Lo scopo principale del sistema di ingressi/uscite per lo spazio Schengen dell'UE è quello di snellire la gestione delle frontiere, migliorando al contempo la sicurezza.

Secondo il sito dell'EES, i vantaggi del sistema includeranno i seguenti:

• Lotta ai furti di identità grazie ai dati biometrici
• Lotta al terrorismo e alla criminalità organizzata grazie alla verifica avanzata delle identità
• Miglioramento dell'esperienza dei viaggiatori grazie a controlli efficienti alle frontiere
• Creazione di un registro centralizzato degli ingressi e delle uscite dei visitatori e degli ingressi rifiutati
• Promozione della condivisione delle informazioni in tempo reale in tutta l'UE

Per i viaggiatori business si ridurranno inoltre i tempi di attesa in coda per il passaporto. Grazie ai chioschi digitali automatizzati al controllo delle frontiere, le code procedono più rapidamente.

Per le organizzazioni, migliora la conformità ai requisiti per i visti grazie a informazioni più precise sui soggiorni autorizzati.

Qual è la data di inizio del sistema di ingressi/uscite?

Non è ancora disponibile una data specifica per l'inizio del sistema di ingressi/uscite, ma si prevede che il lancio avverrà a ottobre 2025. Inizialmente previsto per il 2022, il progetto ha subito diversi ritardi a causa di problemi tecnici.

Una volta stabilita, l'Unione Europea annuncerà con un certo anticipo la data di inizio del sistema di ingressi/uscite. Secondo un aggiornamento di marzo 2025 del Consiglio Giustizia e Affari interni dell'UE, l'EES sarà probabilmente introdotto in più fasi, e non tutto in una volta. Con questo approccio le autorità di frontiera avranno più tempo per condurre test e introdurre le modifiche necessarie.

Quali Paesi fanno parte dell'EES?

L'EES comprende i 29 Paesi dello spazio Schengen.

Questi Paesi includono Austria, Belgio, Bulgaria, Cechia, Croazia, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Islanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Norvegia, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia, Svizzera e Ungheria.

A chi si applica il sistema di ingressi/uscite?

Il sistema si applica a tutti i visitatori provenienti da Paesi extra UE che si recano in uno dei 29 Paesi dell'EES per un soggiorno breve. In base alle regole dell'EES, per soggiorno breve si intende un periodo massimo di 90 giorni nell'arco di 180 giorni.

Si applica a tutti i viaggiatori business provenienti da tutti i Paesi extra UE che:

1. Non necessitano di un visto per soggiorni brevi nei Paesi europei
2. Necessitano di un visto per soggiorni brevi per viaggiare nei Paesi europei

Per Cipro e Irlanda che, sebbene facciano parte dell'Unione Europea, non sono Paesi dello spazio Schengen, le regole dell'EES non si applicheranno alle frontiere. Al contrario, i passaporti saranno ancora timbrati manualmente.

A chi non si applica l'EES?

Il nuovo sistema di ingressi/uscite dell'UE non si applica ai cittadini dell'UE.

Esistono ulteriori circostanze in cui le regole dell'EES potrebbero non essere applicate. Ecco alcuni esempi:

• Cittadini extra UE familiari di cittadini dell'UE in possesso di una carta di soggiorno
• Viaggiatori titolari di un permesso di soggiorno o di un visto per soggiorni lunghi
• Cittadini extra UE che partecipano a un programma di trasferimento intra-societario o di scambio a fini di ricerca
• Lavoratori transfrontalieri esentati dai controlli alla frontiera

Questo elenco non è esaustivo, e le regole vengono aggiornate di frequente. Prima di recarsi nell'UE per lavoro, è meglio visitare il sito dell'EES per avere le informazioni più aggiornate.

Qual è la differenza tra EES e autorizzazione ai viaggi ETIAS?

L'EES viene lanciato in concomitanza con il Sistema europeo di informazione e autorizzazione ai viaggi (ETIAS, European Travel Information and Authorisation System). Sebbene entrambi siano pensati per potenziare la sicurezza e l'efficienza alle frontiere, l'autorizzazione ai viaggi ETIAS è un sistema diverso.

Ecco le principali differenze che i viaggiatori business dovrebbero conoscere:

Visti:

• L'EES si applica ai viaggiatori con e senza obbligo di visto
• L'ETIAS è disponibile solo per i viaggiatori senza obbligo di visto

Paesi:

• L'EES si applica ai 29 Paesi dello spazio Schengen
• L'ETIAS dell'UE si applica a tutti i 29 Paesi dello spazio Schengen e a Cipro

Tempistiche:

• L'EES registra i viaggiatori alla frontiera
• L'ETIAS viene applicato in anticipo

Dettagli

• L'EES raccoglie i dati di ingresso e di uscita dei viaggiatori, oltre ai dati biometrici, incluse le impronte digitali e l'immagine del volto
• L'ETIAS raccoglie i dati personali, inclusi professione, indirizzo, dettagli del passaporto e informazioni sui viaggi passati

Data di lancio

• L'EES verrà lanciato prima dell'ETIAS dell'UE

Quale sarà l'impatto delle regole dell'EES sui viaggiatori business?

Anche se il sistema EES dell'UE non è ancora in vigore, le aziende possono iniziare a preparare i viaggiatori per la conformità ai requisiti futuri. Ecco cosa potrebbe cambiare per i dipendenti che viaggiano per lavoro con l'applicazione delle nuove regole.

1. Ritardi nella fase di implementazione

Una volta operativo, il nuovo sistema di ingressi/uscite dall'UE dovrebbe rendere più efficiente l'attraversamento delle frontiere. I controlli manuali dei passaporti saranno sostituiti dalla verifica biometrica, consentendo di velocizzare le code alle frontiere. I viaggiatori dovranno sottoporsi a una scansione biometrica all'ingresso o all'uscita dall'UE, ma i dati saranno archiviati nel database EES, velocizzando e automatizzando l'elaborazione durante le visite future.

Tuttavia, come per qualsiasi lancio informatico su larga scala, i viaggiatori business dovranno aspettarsi alcuni ritardi e problemi iniziali. Considera questo nuovo sistema se pianifichi trasferte di lavoro nell'UE per la fine del 2025 o l'inizio del 2026, calcolando del tempo extra per gli eventuali ritardi.

2. Monitoraggio in tempo reale dei limiti dei soggiorni brevi

Per i viaggiatori business che si recano spesso in Europa per incontrare i clienti e partecipare a convegni, sarà più importante che mai tenere traccia dei giorni trascorsi nella spazio Schengen. Le norme sui soggiorni brevi consentono visite fino a 90 giorni in un periodo di 180 giorni. Questa regola non cambia, ma se il timbro manuale non viene apposto correttamente sul passaporto a causa di un errore umano, il periodo di soggiorno consentito potrebbe superare la durata massima.

Il nuovo sistema digitale sarà invece estremamente preciso. Il database centrale dell'EES tiene traccia automaticamente di tutti gli ingressi e le uscite, quindi non è possibile che i soggiorni eccedano la durata massima. Tutti i giorni di permanenza saranno calcolati in tempo reale, e questo è un fattore da tenere in considerazione quando si organizzano i viaggi. In effetti, prevenire il superamento del periodo di soggiorno consentito dal visto è uno degli scopi principali dell'EES, e i viaggiatori business che infrangono le regole potrebbero essere soggetti a sanzioni pecuniarie o al divieto di ingresso. Nell'ambito della gestione del rischio, è fondamentale per le aziende che i viaggi brevi non superino i limiti.

3. Raccolta dei dati biometrici e problemi di sicurezza

Con il sistema di ingressi/uscite dell'UE, tutti i viaggiatori extra UE devono fornire immagini del volto e impronte digitali. Questi dati biometrici saranno conservati in conformità alle leggi sulla protezione dei dati dell'UE, compreso il GDPR.

Alcuni viaggiatori business potrebbero avere dubbi sulla conservazione dei loro dati personali. Le aziende possono dissipare queste preoccupazioni informando i membri dei team sulle misure di sicurezza e spiegando come verranno utilizzati i dati.

In che modo i viaggiatori business possono prepararsi al sistema di ingressi/uscite dallo spazio Schengen

I singoli viaggiatori business possono anche adottare alcune misure per prepararsi a visitare l'UE in conformità con le nuove normative dell'EES.

1. Prima di partire, leggi le regole dell'EES per familiarizzare con le procedure biometriche e i documenti richiesti.
2. Somma e controlla le date dei tuoi viaggi tenendo presente la regola dei 90 giorni.
3. Esamina i documenti di viaggio, compresi passaporti e visti, per verificare che corrispondano ai dettagli della prenotazione.
4. Aggiungi alla lista delle cose da mettere in valigia per i viaggi di lavoro app per l'EES come Travel to Europe, che consentono di preregistrare i dati dei documenti di viaggio e le immagini del volto per accelerare i tempi di ingresso.

Come aggiornare le politiche di viaggio aziendali per il nuovo sistema di ingressi/uscite dell'UE

Con i sistemi EES ed ETIAS dell'UE all'orizzonte, il 2025 è il momento per le aziende di iniziare a pianificare.

Comincia riesaminando e aggiornando la politica di viaggio aziendale in base a questi cambiamenti.

• Indica chiaramente nella tua politica di gestione dei viaggi chi sarà responsabile di verificare che i viaggiatori rientrino nei limiti consentiti di 90 giorni e come ciò verrà monitorato.
• I dipendenti devono anche essere consapevoli che i loro dati biometrici saranno raccolti e delle relative implicazioni.
• Ottimizza le procedure di prenotazione dei viaggi in modo da tenere conto dei ritardi alle frontiere durante le fasi di implementazione dell'EES.
• Vale la pena di valutare i ritardi durante i viaggi e la sicurezza dei dati nell'ambito di una valutazione completa dei rischi.

Conformità con il sistema di ingressi/uscite

Il sistema EES promette un'esperienza di controllo alle frontiere più efficiente e moderna, anche se il periodo iniziale di implementazione potrebbe essere più lungo del previsto.

La raccolta avanzata di dati alla frontiera richiede alle aziende di essere più proattive e organizzate che mai nella pianificazione dei viaggi aziendali. Per questo è prima di tutto necessario aggiornare le politiche di viaggio in base ai nuovi requisiti e quindi comunicare in modo efficace queste modifiche a tutte le parti interessate.

Vale anche la pena di utilizzare soluzioni per la gestione dei viaggi di lavoro, come Tripeden.com for Business, per archiviare e gestire le prenotazioni in un unico posto sempre accessibile. Sarà così più facile monitorare accuratamente l'itinerario ed evitare costosi prolungamenti dei soggiorni, grazie alla panoramica degli spostamenti dei viaggiatori.