Scopri vantaggi e svantaggi delle carte prepagate per trovare la soluzione ideale.
Le carte prepagate per i viaggi business non sono solo comode per i viaggiatori, ma rappresentano anche una svolta per l'azienda. Utilizzare carte precaricate per i viaggi comporta una serie di vantaggi, non ultima la possibilità di mantenere sotto controllo il budget. Continua a leggere per scoprire di più sui vantaggi e gli svantaggi delle carte prepagate e sui fattori da considerare per la scelta dell'opzione ottimale per la tua attività.
Una carta prepagata aziendale è un tipo di carta di viaggio sulla quale un'azienda carica in anticipo denaro prima che i dipendenti la utilizzino. Rappresenta un modo conveniente e comodo per gestire le spese per i viaggi business. Le carte di pagamento prepagate sono disponibili nei formati virtuale e fisico. Una volta caricate con fondi approvati, le carte possono essere utilizzate dai viaggiatori business fino al limite previsto. In caso di esaurimento dei fondi, l'azienda può integrare il saldo secondo necessità, mantenendo il pieno controllo sul budget.
Quali sono le differenze tra una carta prepagata e una carta di credito o di debito aziendali? Mentre le carte di debito sono collegate a conti bancari e le carte di credito sono associate a linee di credito, le carte di viaggio prepagate sono indipendenti. Per questo possono essere utili per le piccole imprese e le startup che potrebbero non avere ancora i requisiti per le carte di credito aziendali.
Uno dei principali vantaggi delle carte prepagate è la semplicità. L'azienda carica fondi sulla carta fino a un limite prestabilito. Questi fondi possono essere aggiunti con il metodo di pagamento preferito, di solito direttamente tramite il sito web o l'app dell'emittente della carta.
Una volta precaricata, il dipendente può utilizzare la carta per le spese approvate. Viene inviata una notifica che avvisa quando il saldo sta terminando.
Sebbene la maggior parte delle carte di viaggio prepagate possa essere utilizzata per viaggi nazionali e internazionali, le opzioni multivaluta offrono l'ulteriore vantaggio di poter caricare più valute su un'unica carta. Questo significa poter usufruire di tassi di cambio concordati, un'opzione utile quando i dipendenti viaggiano in più Paesi.
Sono disponibili anche carte prepagate in una valuta locale, ad esempio sterline, dollari o euro. Sebbene possano essere usate all'estero, saranno soggette alle fluttuazioni valutarie.
Esistono diversi tipi di carte prepagate per le aziende, ma in genere con una carta prepagata puoi fare tutto ciò che faresti con una normale carta di credito aziendale. Possono essere utilizzate per prelievi di contanti, acquisti online e per pagare le spese di viaggio, tra cui voli aziendali, hotel e pasti. La differenza principale è che la tua azienda non utilizzerà né accumulerà credito.
Sì, le carte di viaggio prepagate solitamente prevedono commissioni di transazione. Quando scegli un provider per la tua attività, è importante confrontare attentamente le tariffe, in modo da evitare di pagare commissioni esorbitanti che potrebbero mandare all'aria un budget per i viaggi pianificato con cura.
I vantaggi delle carte prepagate non si limitano alla loro praticità per i dipendenti in viaggio. Offrono anche alle aziende un modo per gestire le spese aziendali per i viaggi. Ecco una panoramica dei principali vantaggi delle carte prepagate.
I sistemi prepagati possono rendere più efficiente il monitoraggio delle spese. Fornendo ai dipendenti una carta di credito prepagata per i viaggi, potrai stabilire dei limiti in base alle diarie e al budget. Puoi incoraggiare il rispetto delle politiche aziendali in materia di viaggi, decidendo chi può spendere cosa e dove, con limiti pre-approvati per diverse categorie di spesa, come vitto e alloggio.
Un altro vantaggio fondamentale delle carte prepagate è la perfetta integrazione con il software di contabilità aziendale. Ad esempio, provider come Soldo e Wise offrono un'integrazione diretta con Xero. Ciò consente un monitoraggio più accurato delle spese, poiché le transazioni vengono aggiornate in tempo reale, senza onerosi errori manuali.
Ricevi avvisi in tempo reale quando i viaggiatori business stanno per raggiungere i limiti di spesa. Potrai programmare ricariche regolari in base alle politiche aziendali e alle regole di spesa associate.
Le carte prepagate semplificano la rendicontazione e il rimborso delle spese di viaggio grazie alla registrazione digitale delle spese. Alcune carte prepagate, come Wise ed Equals Money, sono dotate di app per dispositivi mobili che consentono agli utenti di caricare foto delle ricevute durante il viaggio, comprensive di note, e di inviarle direttamente alla contabilità.
Scegliendo conti multivaluta da provider come Revolut e Wise, puoi risparmiare sui costi di cambio e sulle transazioni in valuta estera. Con le normali carte di credito, questi costi aggiuntivi possono spesso ammontare al 2-3% del totale degli acquisti. Tuttavia, è sempre importante confrontare attentamente le commissioni, poiché alcune carte prepagate comportano costi aggiuntivi.
Le carte di credito internazionali prepagate riducono la necessità di portare con sé contanti in molti Paesi, garantendo la sicurezza dei tuoi dipendenti. Le carte sono dotate di funzionalità di sicurezza integrate per ridurre il rischio di transazioni fraudolente. Gli amministratori dei viaggi possono registrarsi per ricevere avvisi automatici per eventuali transazioni sospette. Basta un clic per bloccare le carte in caso di furto o smarrimento. Per un livello di sicurezza maggiore, puoi anche optare per opzioni protette da PIN.
Sebbene i vantaggi siano numerosi, è importante conoscere anche gli svantaggi delle carte prepagate.
Per le aziende, lo svantaggio principale delle carte di viaggio prepagate sono le commissioni, che in alcuni casi sono più elevate rispetto a quelle di una carta di debito o di credito per i viaggi comparabile. È fondamentale leggere attentamente tutte le clausole, poiché potrebbe essere previsto l'addebito di una commissione di transazione per ogni acquisto effettuato da qualcuno dello staff. Gli svantaggi delle carte prepagate includono costi quali:
Mentre le carte di credito aziendali sono ampiamente accettate a livello internazionale, le carte di viaggio prepagate non sono accettate da tutti gli esercenti, soprattutto se l'emittente della carta non è molto noto.
Fornire una carta di viaggio precaricata per le spese aziendali è una soluzione ottimale quando si tratta di spese prevedibili. Se il budget per un viaggio imminente è incerto, i dipendenti in viaggio potrebbero trovarsi in difficoltà a causa di costi nascosti. Per evitare questi svantaggi delle carte prepagate, è consigliabile registrarsi per ricevere avvisi automatici e monitorare attentamente il saldo.
Come per qualsiasi tipo di pagamento, esiste un leggero rischio di frode con le carte prepagate. Poiché le carte prepagate non sono direttamente collegate a conti bancari o linee di credito aziendali, è possibile che i truffatori utilizzino numeri di carte rubate per effettuare acquisti.
Per il confronto tra carte di credito internazionali prepagate, è bene tenere presenti le commissioni sulle transazioni effettuate all'estero. Per alcune è previsto l'addebito di commissioni aggiuntive per le transazioni internazionali, tra cui commissioni per i prelievi presso sportelli bancomat esteri.
Ma in molti casi consentono anche di risparmiare. Questo perché le carte prepagate multivaluta offrono un modo sicuro e comodo per gestire le fluttuazioni dei tassi di cambio delle valute estere. Con questo tipo di carta di credito prepagata internazionale, le aziende possono caricare i fondi necessari, nella valuta del luogo di destinazione, prima dell'arrivo dei dipendenti. In questo modo non sarà più necessario rivolgersi agli uffici di cambio valuta o alle banche durante il viaggio, né pagare le relative commissioni di elaborazione.
Il mercato offre un'ampia gamma di opzioni per le carte prepagate per i viaggi business. È importante confrontare attentamente le varie opzioni per ottenere il massimo vantaggio. Ecco alcuni fattori chiave da considerare nel confronto:
Sebbene la scelta migliore dipenda dalle dimensioni della tua azienda e dalle tue esigenze di viaggio, ecco alcune carte di viaggio diffuse da prendere in considerazione.
Con una spesa globale per i viaggi business che ha raggiunto quasi 1,5 trilioni di dollari nel 2024, le organizzazioni di tutte le dimensioni sono alla ricerca di soluzioni per ottimizzare le spese. Sfrutta al meglio le spese di viaggio aziendali con questi consigli per le carte prepagate:
Le previsioni finanziarie vanno di pari passo con i consigli per le carte prepagate. Per creare un budget di viaggio conforme e realistico, affidati a strumenti di gestione del viaggio come Tripeden.com for Business. Potrai confrontare in anticipo i costi di voli, alloggi e noleggio auto con l'applicazione di sconti fedeltà. Effettua in anticipo i pagamenti per l'alloggio e ricarica le carte di viaggio in base alle diarie. Seguendo questi passaggi, potrai risparmiare denaro e avere un maggiore controllo sulle spese di viaggio.
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