Per garantire la sicurezza dei dipendenti, è essenziale una valutazione dei rischi di viaggio business.
Una valutazione dei rischi tiene conto di tutti i potenziali imprevisti, dagli eventi meteorologici gravi alle epidemie, per garantire la sicurezza dei dipendenti in viaggio. Questo aspetto vitale della gestione dei viaggi aziendali ti permette non solo di tutelare il benessere dei dipendenti, ma anche di assicurarti che la tua organizzazione soddisfi i requisiti di duty of care.
In questa guida ti spieghiamo come eseguire una valutazione dei rischi per i viaggi nazionali o internazionali. Oltre a redigere una politica aziendale, scopri come identificare e ridurre i rischi grazie a un apposito software e ad altri strumenti digitali.
Una valutazione dei rischi identifica i potenziali problemi, più o meno gravi, che i viaggiatori business potrebbero dover affrontare durante le trasferte di lavoro. Può trattarsi di rischi per la salute, come intossicazioni alimentari ed epidemie, di ritardi e cancellazioni dei voli, che scombussolano il programma di viaggio, e di minacce per la sicurezza, come calamità naturali, criminalità e incertezza geopolitica. Poiché i rischi di viaggio sono sempre diversi, è importante ripetere ogni volta la valutazione, magari automatizzandola con un apposito software, per la massima efficienza.
Le minacce potenziali vengono inserite in un modulo di valutazione dei rischi di viaggio per analizzarle, esserne consapevoli e trovare le strategie adatte per limitarle.
Lo scopo di una valutazione dei rischi di viaggio è quello di creare politiche e procedure personalizzate per contenere i danni e soddisfare gli obblighi di duty of care. I dipendenti devono essere informati di ogni potenziale rischio per la salute e la sicurezza dei prossimi viaggi per mettere in atto strategie difensive.
I rischi legati ai viaggi di lavoro rientrano in diverse categorie, che dovrebbero essere tutte contemplate nel modulo di valutazione.
Uno dei rischi più comuni per il benessere dei dipendenti sono le malattie. Pur essendo le pandemie a fare notizia, a mandare all'aria i piani di viaggio sono più spesso le intossicazioni alimentari, l'acqua del rubinetto non potabile e l'esposizione a virus locali. In caso di viaggi all'estero, le emergenze sanitarie devono essere prese in considerazione in ogni valutazione dei rischi.
Chi viaggia per lavoro potrebbe incappare in diversi eventi meteorologici gravi e disastri naturali. Alcuni sopraggiungono senza preavviso, come i terremoti, mentre per altri, come gli uragani, si possono fare previsioni a breve termine, che lasciano un po' di tempo per prepararsi. Per valutare questo rischio, le organizzazioni dovrebbero considerare la destinazione e il periodo dell'anno in cui si svolgerà il viaggio. Per esempio, alcune delle destinazioni più popolari per le trasferte di lavoro, come Tokyo e Los Angeles, si trovano nella cintura di fuoco del Pacifico. Essendo situate lungo le faglie attive, è statisticamente più probabile che si verifichino terremoti.
Quando non lavorano nell'ambiente protetto dell'ufficio, i dipendenti sono più vulnerabili agli attacchi informatici. Phishing, attacchi informatici, malware e ingegneria sociale sono tutte minacce comuni alla sicurezza informatica dei viaggiatori business. Negli aeroporti e negli hotel, i criminali tentano di mettere a segno truffe a danno dei dipendenti per accedere illegalmente a dati sensibili.
Non sono solo i reati online a compromettere la sicurezza dei viaggiatori business. Esiste anche il rischio di essere vittima di furti e microcriminalità nel luogo di destinazione. Quando esegui la valutazione dei rischi di viaggio, esamina i tassi di criminalità locale, in particolare quando devi scegliere l'hotel. Puoi ridurre drasticamente i rischi di questo tipo utilizzando piattaforme come Tripeden.com for Business per scegliere alloggi in quartieri sicuri e con un basso tasso di criminalità.
In un mondo instabile, sono molti gli eventi, dalle proteste politiche agli attacchi terroristici, che possono mettere in pericolo i viaggiatori business. I travel manager devono informarsi sui conflitti geopolitici e inserire gli ultimi aggiornamenti nella valutazione aziendale dei rischi.
Le crescenti proteste contro il turismo in Paesi come la Spagna e la Grecia possono anche provocare ritardi ai viaggiatori business, mentre la scarsa conoscenza della cultura di un Paese può essere causa di comportamenti offensivi e indurre le persone del posto ad accogliere i dipendenti in modo non ospitale o addirittura ostile. Assicurati che i dipendenti siano consapevoli del galateo aziendale e delle usanze locali e che vestano in modo appropriato e sobrio nei luoghi più sensibili, come il Medio Oriente.
Non è necessario eseguire una valutazione specifica dei rischi per ogni viaggio. Se i dipendenti si incontrano con dei colleghi in una città vicina, molto probabilmente non sarà necessaria una valutazione completa dei rischi.
Tuttavia, la valutazione dei rischi dei viaggi aziendali è consigliata per le destinazioni internazionali e per tutte le aree geografiche poco conosciute o per gli itinerari complessi. Una volta creato un modulo di base, potrai modificare i dettagli per ogni nuova meta. Si possono includere fattori come le leggi locali, i tassi di criminalità, le minacce alla sicurezza informatica e il clima.
La duty of care per i dipendenti è un requisito legale in molti Paesi, tra cui Australia, Canada, Francia, Spagna, Stati Uniti, Regno Unito e altri. Valutare i rischi di viaggio dunque non è importante solo perché è una salvaguardia per il datore di lavoro, ma anche perché è previsto dalla legge.
Eseguendo una valutazione dei rischi di viaggio, fai in modo che i dipendenti ricevano tutte le informazioni necessarie per non correre pericoli una volta a destinazione. Queste, insieme a una politica di viaggio ben scritta, includono i contatti a cui rivolgersi in caso di emergenza. I rischi saranno così più prevedibili e potrai proteggere i tuoi dipendenti e il tuo business. La preparazione è la migliore difesa.
Un modulo di valutazione analizza tutti i rischi potenziali che i viaggiatori potrebbero affrontare durante le trasferte di lavoro. Questi possono essere suddivisi in due categorie.
Naturalmente, molti di questi fattori sono personali e non devono necessariamente essere resi noti. Valuta l'opportunità di distribuire un questionario prima della partenza, che i dipendenti possono compilare a loro discrezione.
A ogni tipo di rischio può essere assegnato un punteggio in base alla probabilità, per stabilire la priorità in termini di formazione e sensibilizzazione sulla sicurezza. Per esempio, i tornado sono un rischio potenziale nel sud dell'Inghilterra, ma sono molto meno probabili che nel Midwest degli Stati Uniti.
I rischi legati ai viaggi di lavoro sono in continua evoluzione, e per i travel manager è difficile identificare ogni potenziale minaccia. In questi casi può essere utile un software di gestione aziendale dei rischi, che organizza le informazioni in modo chiaro e automatizzato. Le migliori piattaforme offrono vantaggi come i seguenti:
Ecco alcuni esempi di soluzioni software per la valutazione dei rischi di viaggio business.
Specializzata in consigli medici e sicurezza in viaggio, International SOS offre una serie di app che consentono alle aziende di migliorare la valutazione dei rischi e di limitarli. Una delle app fornisce avvisi di viaggio in tempo reale, che tengono aggiornato il team su eventuali minacce emergenti, e moduli di formazione online da seguire prima della partenza. Inoltre, International SOS è uno dei partner di Tripeden.com for Business. Per una panoramica completa di tutte le integrazioni dei nostri partner, visita il nostro marketplace.
Crisis24 utilizza una tecnologia di rilevamento delle minacce basata sull'intelligenza artificiale per fornire informazioni complete sui rischi in tempo reale ai viaggiatori business. Registrandoti riceverai valutazioni dettagliate e granulari per più categorie di minacce e per oltre 200 Paesi e 400 città di tutto il mondo.
Questa azienda globale è specializzata nella gestione dei rischi di viaggio business, dalla valutazione al recupero. Consulenze specifiche forniscono ai viaggiatori e ai responsabili le informazioni necessarie sulla sicurezza prima della partenza. Le offerte commerciali comprendono strumenti come CAP Advantage, una piattaforma di intelligence sui rischi di viaggio, dotata di un pulsante per l'assistenza in caso di emergenza.
Insieme alla politica di viaggio, una valutazione aziendale dei rischi deve includere tutti i dettagli pertinenti, di cui i dipendenti hanno bisogno per viaggiare in sicurezza. Inizia identificando i rischi potenziali, per poi definire il livello di ogni rischio e le misure concrete da adottare per limitarlo.
Inizia a elencare tutti i potenziali rischi, sia ambientali che personali, che potrebbero colpire i viaggiatori in questa specifica trasferta. Sebbene sia normale pensare a eventi gravi come il terrorismo e i disordini politici, è molto più probabile che i membri del team corrano rischi come piccoli furti e intossicazioni alimentari.
Per ogni destinazione, utilizza un software di valutazione dei rischi o fai una ricerca personale per rispondere a domande come le seguenti:
Dovrebbero essere elencati anche i rischi per la persona, compresi i dati forniti dai dipendenti su condizioni di salute, problemi di mobilità e allergie. Considera i rischi legati all'identità che potrebbero colpire i viaggiatori. Per esempio, in alcuni Paesi le donne che viaggiano da sole potrebbero essere più esposte al rischio di furti e aggressioni. Le relazioni tra persone dello stesso sesso sono legali? Ci sono altre tensioni culturali di cui tenere conto?
Dopo aver elencato tutti i rischi, è il momento di utilizzare una matrice di valutazione per determinare la gravità di ciascun problema. Eventi come colpi di stato militari o minacce terroristiche elevate rientreranno nella categoria dei rischi gravi, mentre le punture di insetto saranno considerate un rischio piuttosto basso.
L'obiettivo principale di una valutazione dei rischi di viaggio business è quello di responsabilizzare i viaggiatori. Ogni rischio deve essere accompagnato da strategie pratiche e attuabili, in modo che i dipendenti sappiano cosa fare e chi contattare. I recapiti di emergenza dovrebbero essere elencati anche nella politica di viaggio dell'azienda. Se necessario, prevedi delle sessioni di formazione.
Con l'aiuto di software e modelli di valutazione dei rischi, non è necessario avere qualifiche specifiche. Tuttavia, una formazione continua sulla gestione dei rischi è sempre utile all'interno di un'organizzazione.
Sebbene le strutture dei moduli di valutazione dei rischi possano essere molto diverse, ecco un esempio delle sezioni da includere.
Esempio di valutazione dei rischi di viaggio business:
Destinazione: Denver, Colorado, Stati Uniti
Pericolo: morsi di animali
Rischio: ferite o reazioni allergiche
Probabilità: bassa
Azioni:
Destinazione: Medellín, Colombia
Pericolo: condizioni meteorologiche
Rischio: colpi di calore
Probabilità: media
Azioni:
Destinazione: Parigi, Francia
Pericolo: problemi di salute personali preesistenti
Rischio: ammalarsi durante il viaggio
Probabilità: media
Azioni:
Indipendentemente dalle minacce specifiche, l'organizzazione può preparare i dipendenti a un'esperienza di viaggio più sicura seguendo i consigli generali sulla sicurezza.
Naturalmente non è possibile eliminare tutti i rischi legati alle trasferte di lavoro, ma eseguirne una valutazione dettagliata prima di ogni viaggio consente di tenere sotto controllo le minacce.
Con Tripeden.com for Business, puoi avere piena visibilità sulle prenotazioni dei dipendenti. Questa piattaforma di gestione dei viaggi non solo ti consente di confrontare attentamente gli hotel business per scegliere gli alloggi nelle aree più sicure, ma integra anche lo strumento di localizzazione Traxo, con cui puoi visualizzare gli spostamenti dei dipendenti in tempo reale, prestando assistenza in ogni fase del viaggio.
Consigli top per garantire la sicurezza durante i viaggi d'affari, prepararsi al viaggio e valutare...
Nel tema delle trasferte di lavoro, capire il duty of care è più importante che mai. Leggi la guida...
La gestione del rischio nei viaggi è un aspetto importante da considerare e da conoscere con padrona...
