Veelgestelde vragen over zakenreizen

Hoewel de definitie per bedrijf verschilt, is het doel van zakenreizen dat het bedrijf als geheel er baat bij heeft. Onder zakelijke reizen vallen onder meer het bezoeken van klanten en potentiële klanten in andere steden, het ontmoeten van collega's in andere kantoren en het bijwonen van conferenties, evenementen en trainingen.

Zakelijke reiskosten worden doorgaans door het bedrijf aan de gereisde werknemer vergoed.

Het is van cruciaal belang dat bedrijven hun zakenreizen actief beheren. Zo kun je de uitgaven makkelijker controleren en beheersen, boekingsprocessen versnellen, ervoor zorgen dat werknemers zich aan het reisbeleid houden en goed voor de reizende werknemers zorgen. Goed management helpt bovendien risico's te minimaliseren en verbetert het rendement op de investering in zakenreizen, zowel vanuit financieel als productiviteitsperspectief.

Jij en je bedrijf kunnen op verschillende manieren op zakenreizen besparen. De belangrijkste manier is om een nauwkeurige, redelijke kostenregel in je zakenreisbeleid op te nemen, zodat iedereen weet wat hun bestedingslimiet is.

Zo ver mogelijk van tevoren boeken en meerdere bijeenkomsten combineren in één reis zijn slimme strategieën. Reizigers moeten ook proberen een accommodatie te kiezen met gratis ontbijt. Huur indien mogelijk geen auto op de luchthaven, omdat er vaak nog een dagelijkse luchthavenbelasting aan de totale kosten wordt toegevoegd.

Het gebruik van een zakelijke boekingsoplossing zoals Tripeden.com for Business kan ook helpen de kosten te verlagen. Tripeden.com for Business biedt een ruim aanbod aan vluchten, accommodaties en autoverhuuropties in alle prijsklassen. Je kunt ook profiteren van de kortingen van het Genius-loyaliteitsprogramma oplopend tot wel 20%, en beloningen zoals een gratis ontbijt en gratis upgrades op geselecteerde verblijven wanneer je Genius Level 2 en 3 bereikt.

In onze gids delen we nog meer tips: Hoe beheer je kostenbesparing voor zakenreizen

Onder zakelijk reisbeheer verstaan we het strategisch toezicht op alle aspecten van zakenreizen voor werknemers, klanten, verkopers en zakenpartners.

Het gaat hierbij om het coördineren van reisarrangementen, het bewaken van de veiligheid van werknemers, het beheren van kosten en het minimaliseren van reiskosten.

Organisaties kunnen vertrouwen op externe bedrijven voor zakelijk reisbeheer, in-house teams, reisbureaus, zakenreisplatforms zoals Tripeden.com for Business of een combinatie hiervan om ervoor te zorgen dat hun zakenreizen zo efficiënt mogelijk verlopen.

Platforms voor reisbeheer, zoals Tripeden.com for Business, bieden bedrijven de mogelijkheid om zakenreizen op één plek te boeken en te beheren. Ze helpen kosten te verlagen en tijd te besparen door processen te automatiseren, reismanagers het team te laten aansturen en werknemers de mogelijkheid zelf dingen te laten doen. Ze kunnen ook hulpmiddelen bieden om de locaties van werknemers te volgen, uitgaven te beheren en uitgaven te rapporteren, zodat je betere prognoses kunt maken en betere beslissingen kunt nemen.

De grootste uitdagingen zijn onder meer binnen het budget blijven, reizigers keuzemogelijkheden bieden en de kosten beheren. Een platform als Tripeden.com for Business centraliseert het boekingsproces, inclusief reizigersgegevens en rapportage-informatie. Dankzij deze zichtbaarheid behouden bedrijven de controle en besparen ze tijd en geld.

Een zakelijk reisbeleid is in feite een bedrijfshandleiding voor zakenreizen. Het bevat een duidelijke, geschreven reeks regels waarin het boekingsproces, het budget, de veiligheidsmaatregelen en de processen voor kostenbeheer worden beschreven waaraan werknemers zich moeten houden.

Een zakelijk reisbeleid is belangrijk voor zowel het bedrijf als de werknemers. Bedrijven profiteren van minder pieken in de reisuitgaven, meer eerlijkheid en duidelijk gecommuniceerde regels over hotels en vluchten die werknemers kunnen boeken. Reizigers hebben een duidelijk proces dat ze moeten volgen en hebben de flexibiliteit en autonomie om binnen de richtlijnen zelf hun reis te boeken.

Met de reisbeleidbouwer van Tripeden.com voor zakelijke doeleinden kun je makkelijk boekingsrichtlijnen, bestedingslimieten en contactgegevens voor je hele team instellen. Creëer vandaag nog je reisbeleid voor een betrouwbaardere kostenbeheersing en naleving van bedrijfsbeleid.

Niets. Tripeden.com for Business is 100% gratis in gebruik en je kunt zoveel werknemers aan je account toevoegen als je wilt. Er zijn geen abonnements-, boekings- of prijsplankosten. Ook geen verborgen kosten.

In plaats daarvan ontvangen wij, net als Tripeden.com, commissie van hotels, luchtvaartmaatschappijen en autoverhuurbedrijven wanneer je een boeking via het platform maakt. Bovendien kunnen wij je dankzij onze samenwerkingen aanbiedingen aanbieden waarmee je niet alleen bij zakenreizen tijd en geld bespaart.

De marketplace voor partners en integratie van Tripeden.com for Business is waar we experts samenbrengen die je diensten kunnen bieden op het gebied van reisbeheer en meer. Elk van hun aanbiedingen of integraties is ontworpen om je tijd en geld te besparen.

Onze partners bieden diensten aan die verband houden met reisbeheer en meer, zoals gegevensverzameling, kostenbeheer, belastingteruggave en meer. En de meeste hebben een exclusieve korting of speciale aanbieding voor Tripeden.com for Business-klanten. Bekijk het volledige assortiment op de marketplace voor partners en integratie.

Tripeden.com for Business is speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote bedrijven en biedt een eenvoudige en efficiënte manier om zakenreizen te boeken.

Deze zakelijke reisoplossing kan worden gebruikt door reizigers, reismanagers, HR- en financiële teams, administratieve assistenten en CEO's om snel en efficiënt zakenreizen te boeken.

Met een paar klikken kun jij en je team vluchten, hotels en huurauto's boeken. Je kunt ook rechten toewijzen, aankomende boekingen bekijken, weten waar reizigers zijn en uitgaven bijhouden.

Tripeden.com for Business is speciaal ontworpen voor het beheren van zakenreizen. Het biedt al het goede van Tripeden.com, plus functies zoals Genius-kortingen en -beloningen, de mogelijkheid om zoveel teamleden toe te voegen als je wil, een reizigerskaart en rapportage.

Tripeden.com for Business is een platform voor zakenreizen.

Jij en je medewerkers kunnen er complete zakenreizen op één plek boeken en beheren en kiezen uit een enorm aanbod aan accommodaties, vluchten en autoverhuur.

Het is 100% gratis te gebruiken en je kunt tot wel 20% besparen dankzij Genius-kortingen.

Met Tripeden.com for Business meld je je eenvoudig aan en kun je met een paar klikken direct beginnen met het boeken van accommodaties, vluchten en huurauto's.

Met het platform kun je reizigers toevoegen, toegangsniveaus toewijzen, kortingen en beloningen verdienen, uitgaven beheren, volgen en rapporteren, en nog veel meer om tijd en geld te besparen.

Tripeden.com for Business is een selfserviceplatform voor reisbeheer dat eenvoudig is in te stellen en te gebruiken. Je hebt daarom geen accountmanager nodig.

Als je ondersteuning nodig heb, kun je terecht op het Help Centre van Tripeden.com for Business.

Ja, met Tripeden.com for Business kunnen admins aanbevolen hotelbudgetten instellen om meer controle te hebben over de reiskosten en reizigers toch nog een keuze hebben.

Je kunt wijzigingen aanbrengen in je boeking op Tripeden.com, op elk gewenst moment vóórdat je de auto ophaalt. Er zijn geen administratiekosten verbonden aan het wijzigen van je boeking, maar eventuele wijzigingen die je aanbrengt, kunnen van invloed zijn op de huurprijs. Soms kun je een boeking alleen wijzigen door deze te annuleren en een nieuwe te maken. In dat geval kan het zijn dat er annuleringskosten in rekening worden gebracht bij het verhuurbedrijf. Als het wijzigen van je boeking de prijs zou veranderen of annuleringskosten met zich mee zou brengen, word je hierover vooraf geïnformeerd.

Je kunt je zakelijke accommodatie wijzigen afhankelijk van de boekings- en annuleringsvoorwaarden die je tijdens het boekingsproces hebt gekozen. Kamerwijzigingen en aanpassingen in de duur zijn mogelijk, afhankelijk van de capaciteit van het hotel. Je kunt accommodatieboekingen zelf wijzigen.

Vluchtaanpassingen zijn afhankelijk van het gekozen vluchttarief. Gewoonlijk is het mogelijk om binnen één luchtvaartmaatschappij van vlucht te veranderen. Er kunnen wel kosten worden berekend afhankelijk van je ticket. Zorg er bij het boeken van vluchten voor dat je naam correct is gespeld (zoals deze in je paspoort staat) om er zeker van te zijn dat er geen problemen zijn als je je vliegtickets moet wijzigen. Ontdek meer over vluchtwijzigingen in het Help Centre van Tripeden.com.

Ja, je kunt groepsboekingen bij accommodaties maken voor maximaal 30 reizigers.

Ja, als je een rol van Organisator of Admin hebt, kun je eenvoudig reizen boeken voor anderen, inclusief niet-werknemers zoals uitzendkrachten of externe partners, zonder dat je een permanent reizigersprofiel hoeft aan te maken.

Ja, je kunt je zakenreis op elk moment annuleren. Accommodaties, vluchten en huurauto's kunnen geannuleerd of gewijzigd worden. Er kunnen wel kosten in rekening worden gebracht, afhankelijk van de specifieke boekingsvoorwaarden. Je kunt je accommodatie annuleren via het platform Tripeden.com for Business. Je kunt je huurauto annuleren via Tripeden.com. Voor het annuleren van vluchtboekingen vind je informatie in het Help Centre van Tripeden.com.

Je kunt je zakelijke accommodatie wijzigen afhankelijk van de boekings- en annuleringsvoorwaarden die je tijdens het boekingsproces hebt gekozen. Kamerwijzigingen en aanpassingen in de duur van het verblijf zijn mogelijk, afhankelijk van de capaciteit van het hotel.

Vluchtaanpassingen zijn ook afhankelijk van het gekozen vluchttarief. Over het algemeen is het mogelijk om binnen één luchtvaartmaatschappij van vlucht te wisselen, maar afhankelijk van je ticket kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.

Als een boeking meer dan één luchtvaartmaatschappij omvat, kunnen er technische problemen optreden bij wijzigingen. Zorg ervoor dat je naam correct is gespeld (zoals in je paspoort weergegeven) wanneer je boekt, anders kunnen er problemen zijn met het wijzigen van je vliegtickets.

Het beleid van luchtvaartmaatschappijen verschilt als het gaat om vertragingen en compensatie. Als er zich echter zo'n situatie voordoet, zoals een vluchtvertraging, word je geïnformeerd over je beschikbare opties. Als je vlucht geannuleerd wordt en je geen alternatief wilt accepteren, zal de luchtvaartmaatschappij doorgaans een terugbetaling of tegoed voor toekomstige reizen verstrekken, afhankelijk van hun algemene voorwaarden.

Normaal gesproken duurt het 7-12 werkdagen voordat je accommodatie wordt terugbetaald. Of je de kosten van een huurauto terugkrijgt, hangt af van het moment waarop je de boeking annuleert. Terugbetalingen van vluchten zijn afhankelijk van het beleid van de luchtvaartmaatschappij.

Ja, je kunt zowel bij low-cost luchtvaartmaatschappijen als bij luchtvaartmaatschappijen met volledige service zakenvluchten boeken. Personaliseer je boeking door de prijs, de vluchtklasse en extra opties zoals bagage en maaltijden van je voorkeur te selecteren.

Tripeden.com for Business integreert naadloos met de tool voor kostenbeheer Expensify, waarmee je automatisch je zakelijke reisboekingen naar je Expensify-account kunt overzetten. Dankzij deze automatisering is het niet meer nodig om gegevens handmatig in te voeren. Zo wordt de kans op fouten bij het indienen van reiskostenvergoedingen verkleind. Dankzij deze integratie worden je reisgegevens nauwkeurig overgedragen, waardoor je meer tijd hebt om je te concentreren op belangrijke zaken.

Door Traxo te integreren met tools voor uitgavenbeheer zoals Expensify, heb je een gedetailleerd inzicht in al je reiskosten. Met deze integratie kun je uitgaven naadloos bijhouden en beheren, wat zorgt voor meer controle, transparantie en naleving van de regelgeving in je zakelijke reisactiviteiten.

De reiskostentracker geeft je een gedetailleerd overzicht en kan je helpen bij het maken van financiële prognoses voor toekomstige zakenreizen. Je kunt het reisuitgavenoverzicht downloaden in .csv-formaat.

Tripeden.com for Business is voor alle gebruikers 100% gratis in gebruik – er zijn geen abonnements-, boekings- of prijsplankosten.

Bovendien kun je met het Genius-loyaliteitsprogramma van Tripeden.com beginnen met besparen zodra je een account aanmaakt, met 10% korting op deelnemende accommodaties en 10% korting op geselecteerde huurauto's.

Door Traxo te integreren met tools voor uitgavenbeheer zoals Expensify, heb je een volledig inzicht in al je reiskosten. Met deze integratie kun je uitgaven naadloos bijhouden en beheren, wat zorgt voor meer controle, transparantie en naleving van de regelgeving in je zakelijke reisactiviteiten.

De reisuitgaventracker geeft je een gedetailleerd overzicht en dient als basis voor het maken van een financiële prognose voor zakenreizen. Je kunt het reisuitgavenoverzicht downloaden in .csv-formaat.

Voor een zakelijke boekingsfactuur kun je rechtstreeks contact opnemen met de accommodatie of het autoverhuurbedrijf.

Voor facturen van luchtvaartmaatschappijen ontvang je je reisplanning en ontvangstbewijs op het moment van boeken.

Je kunt zakelijke creditcards, betaalpassen en AirPlus-kaarten opslaan in je Tripeden.com for Business-account en vervolgens vooraf betalen voor een reizende werknemer. Als echter tijdens het boekingsproces voor de optie is gekozen om te betalen bij de accommodatie, moet de reiziger bij aankomst betalen.

Wij accepteren creditcards en betaalpassen voor particulieren en bedrijven, en ook AirPlus-kaarten. Bij gebruik van een virtuele kaart van AirPlus ontvangt de accommodatie een autorisatieformulier met instructies om de gast bij het uitchecken niet om betaling te vragen.

Als je admin- of organisatorrechten hebt, kun je boekingen zoeken en beheren via het hoofddashboard.

Daar vind je alle relevante informatie, zoals de boekingsstatus, de namen van de reizigers, de uitgaventracker, een reizigerskaart en meer.

Ja.

Voor accommodaties kun je profiteren van Genius-kortingen tot wel 20%, met extra's zoals gratis ontbijt en gratis kamerupgrades.

Voor huurauto's ontvang je tot 15% Genius-korting en gratis ondersteuning.

Met de locatietool van Traxo binnen Tripeden.com for Business kun je je reizende werknemers lokaliseren. Hiermee worden alle boekingen van je werknemers vastgelegd, ongeacht het platform dat ze gebruiken.

Ja, dat kan. Traxo biedt naadloze integratie met andere diensten, waaronder de tool voor kostenbeheer Expensify, om je zakelijke reisbeheer efficiënter te maken. Met de integraties van Traxo kun je je productiviteit maximaliseren en je algehele zakenreiservaring vereenvoudigen.

Iedereen die gebruik maakt van Tripeden.com for Business heeft een rol die bepaalt wat ze kunnen doen.

Een forens kan hun profiel bijwerken en hun reisschema's bekijken, maar kan geen boekingen maken of wijzigen.

Een reiziger kan hun profiel bijwerken, reisroutes bekijken en hun eigen boekingen maken en wijzigen.

Een organisator kan boekingen maken voor iedereen in het bedrijf en alle boekingen bekijken.

Een admin kan alles doen wat de andere rollen kunnen, en bedrijfsinstellingen zoals betaalmethoden en hotelbudgetten toevoegen en bijwerken.

De Tripeden.com for Business Starterskit bevat meer informatie over rollen en hoe je je bedrijf succesvol kunt maken."

We ondersteunen Engels, Spaans, Duits, Frans, Italiaans, Nederlands, Portugees en Pools.

Gratis reisondersteuning (via e-mail) is beschikbaar in het Engels, Spaans, Duits, Frans, Italiaans, Nederlands, Portugees en Pools.

Gratis reisondersteuning (via de telefoon) is alleen beschikbaar in het Engels.

Waar je ook bent in de wereld, je kunt 24/7 ondersteuning krijgen van reisspecialisten voor hulp bij elk onderdeel van je reis. Of het nu gaat om het wijzigen van je boekingen, annuleringen of kwijtgeraakte reisplanningen. Als je ondersteuning nodig hebt bij het gebruik van het platform, kun je terecht op ons Help Centre of bij onze chatbot.

Met Tripeden.com for Business is ondersteuning altijd beschikbaar. Je kunt 24/7 gratis ondersteuning ontvangen van reisspecialisten voor hulp bij het wijzigen van je boeking, annuleringen en kwijtgeraakte reisroutes.

Tripeden.com for Business is ontworpen om het proces van het boeken en beheren van zakenreizen te versnellen en te vereenvoudigen. Je kunt eenvoudig zoeken, vergelijken, boeken en toegang krijgen tot ondersteuning om indien nodig wijzigingen door te voeren.

Na een paar reizen leert de personalisatiefunctie je voorkeuren kennen en wordt er een reisroute voor je aanbevolen. Binnen enkele minuten kun je je boeking afronden.

Je kunt je eenvoudig aanmelden door op de knop 'Aanmelden' bovenaan de website van Tripeden.com for Business te klikken. Het proces is eenvoudig en duurt slechts een paar minuten. Nadat je je hebt aangemeld, kun je direct beginnen met boeken.

Je hoeft alleen het volgende op te geven:

• E-mailadres en eenmalige code
• Bedrijfsnaam en land
• Aantal reizigers
• Volledige naam

Na registratie ontvang je een e-mail met een activeringslink.

Ja – je kunt profiteren van Genius-voordelen voor zakelijke reizen, inclusief kortingen tot 20% en beloningen zoals gratis ontbijt en kamerupgrades!

Als je een Genius Level bij Tripeden.com hebt, wordt dit automatisch toegepast op je Tripeden.com for Business-account. Je Genius Level wordt onder je naam weergegeven in de rechterbovenhoek van je Tripeden.com for Business-account.

Alle accommodaties en huurauto's met een Genius-korting zijn voorzien van het blauwe 'Genius'-logo. Deze kortingen komen overeen met het Genius Level in je persoonlijke account.