Is de toekomst van betaalbewijzen volledig elektronisch nu het gemakkelijker dan ooit is om papieren betaalbewijzen te digitaliseren?
Frequente zakenreizen zorgen voor een overvloed aan betaalbewijzen, de vereiste documentatie ter ondersteuning van het bijhouden, goedkeuren en vergoeden van onkosten. En als uw team nog steeds fysieke betaalbewijzen voor reiskosten indient, weet u hoe tijdrovend het proces kan zijn.
Hoewel papieren documentatie soms frustrerend kan zijn, veranderen mobiele apps en geautomatiseerde onkostenplatforms de manier waarop bedrijven betaalbewijzen beheren. Uit ons gegevens blijkt dat terwijl 16% van de besluitvormers nog steeds spreadsheets gebruikt, 35% is overgestapt op speciale onkostenbeheersystemen. Met behulp van Optical Character Recognition (OCR) en gegevensextractie met behulp van AI is het nu eenvoudiger dan ooit om papierloos te werken.
Met de juiste digitale tools profiteren financiële teams van een transparant, gestroomlijnd onkostenregistratiesysteem. Maar tegelijkertijd is er vaak enig handmatig toezicht nodig. Alleen vertrouwen op AI-tools kan soms leiden tot complianceproblemen. Dit komt omdat AI weliswaar uitstekend is in het toepassen van regels, maar niet helemaal betrouwbaar is als het gaat om het interpreteren ervan. En Al-systemen zijn ook niet altijd up-to-date met wijzigingen in belastingwetten en onkostencategorieën.
Lees verder voor meer informatie over de voor- en nadelen van papierloos werken, evenals de belangrijkste functies waar u op moet letten bij het kiezen van een app voor onkostenbeheer.
Technologie is de drijvende kracht achter de digitale evolutie van het beheer van reiskosten. In het verleden moesten er papieren betaalbewijzen voor reiskosten worden verzameld en moesten formulieren handmatig worden ingevuld voor goedkeuring en terugbetaling.
Hedendaagse zakenreizigers voelen zich steeds meer op hun gemak met geautomatiseerde apps voor het bijhouden van onkosten, waarbij 88% deze technologie betrouwbaar vindt. Software voor uitgavenbeheer helpt bij het verwerken van factuur- en betaalbewijsgegevens, waarbij relevante zoektermen worden opgehaald en discrepanties in real time worden geïdentificeerd. AI-systemen kunnen het reis- en onkostenproces automatiseren door niet alleen gegevens uit betaalbewijzen en facturen te halen, maar ook uit historische reisroutes om uitgaven nauwkeurig te koppelen aan bijbehorende reizen en projecten.
Apps voor het scannen van betaalbewijzen stroomlijnen ook het proces voor het bijhouden en goedkeuren van reiskosten. Met behulp van mobiele software hoeven zakenreizigers alleen foto's van betaalbewijzen te maken en deze vervolgens rechtstreeks te uploaden naar onkostenbeheerplatforms zodat ze direct worden verwerkt.
Organisaties winnen tijd en productiviteit door af te zien van papieren betaalbewijzen. Uit een onderzoek onder 235 bedrijven in de Scandinavische regio bleek dat bedrijven gemiddeld 14 minuten besteedden aan het verwerken van elk papieren betaalbewijs. Door over te stappen op directe digitale betaalbewijzen werd de verwerkingstijd tot 12,5 minuten verkort, wat een volledige werkdag bespaarde voor elke 275 verwerkte betaalbewijzen.
Door het onkostenbeheerproces te moderniseren, wordt de administratie nauwkeuriger. In plaats van mappen met papieren betaalbewijzen te doorzoeken om reiskosten te verifiëren, kunnen financiële teams met een paar klikken zoeken naar gedigitaliseerde gegevens. Digitale administratie verbetert de wettelijke en fiscale naleving, en er is minder kans op zoekgeraakte betaalbewijzen voor zakenreizen.
Het afstappen van papieren betaalbewijzen is een noodzaak voor het huidige externe personeelsbestand. Wanneer uw bedrijf samenwerkt met contractanten, freelancers en externe werknemers op verafgelegen locaties, houdt een uniforme digitale indeling de reiskosten georganiseerd. Werknemers kunnen eenvoudig ontvangstbewijzen scannen en in real time uploaden
Tot slot is een papierloos kantoor duurzamer. Veel papieren betaalbewijzen worden thermisch bedrukt met chemicaliën zoals bisfenol A (BPA) die niet kunnen worden gerecycled, plus het verminderen van afgedrukte betaalbewijzen bespaart water, energie en bomen.
Ze worden uitgefaseerd, maar sommige landen gebruiken nog steeds papieren betaalbewijzen.
Om alle bovenstaande redenen digitaliseren steeds meer bedrijven hun betaalbewijzen en onkostendeclaraties voor zakenreizen. En sommige regeringen volgen dit voorbeeld.
De Franse antiafvalwet voor een circulaire economie omvat een verbod op het systematisch afdrukken van papieren betaalbewijzen in hospitality- en winkelomgevingen vanaf in 2023. Hoewel klanten desgewenst nog steeds om papieren betaalbewijzen kunnen vragen, is de wet bedoeld om ze geleidelijk af te schaffen.
Natuurlijk zijn papieren betaalbewijzen in sommige landen, zoals Duitsland en Japan, nog steeds de meest toegankelijke en geprefereerde methode. Een fysiek papieren spoor van uitgaven verbetert de transparantie en veiligheid met betrekking tot financiële naleving zonder het reële of vermeende risico van digitale manipulatie. En wanneer zakenreizigers landen met beperkte internetverbindingen bezoeken, is het bewaren van papieren betaalbewijzen voor handmatige invoer misschien wel de meest realistische optie.
Als u leiding geeft aan een team dat vaak zakenreizen maakt, kunnen de betaalbewijzen zich snel opstapelen. Er zijn twee manieren om betaalbewijzen elektronisch te organiseren.
1. Gebruik apps voor het beheer van betaalbewijzen voor reiskosten onderweg
De eenvoudigste manier om betaalbewijzen georganiseerd te houden, is met apps voor het scannen van betaalbewijzen. Deze maken onderweg snel digitale versies van papieren betaalbewijzen, die direct kunnen worden geüpload en opgehaald uit digitale systemen met behulp van filters en trefwoorden.
Zodra de app is gedownload op de telefoon van reizigers, kunnen ze de camera van de smartphone gebruiken om een foto te maken van elk betaalbewijs. De OCR-technologie van de app digitaliseert tekst en cijfers om een veilige digitale versie te creëren.
2. Organiseer grote hoeveelheden papierwerk met documentscanners
De overgang van papieren naar digitale onkostendeclaraties kan tijdrovend zijn, vooral als u met verouderde systemen werkt. Voor snelgroeiende bedrijven die te maken hebben met een achterstand van betaalbewijzen voor reiskosten, kan het de moeite waard zijn om te investeren in een scanner voor zakelijke documenten. Deze scannen en digitaliseren grote hoeveelheden papieren documenten om bestaande reiskostendeclaraties te verplaatsen naar uw nieuwe, digitale systeem.
Er is een schat aan software voor onkostenbeheer op de markt, en velen hebben tools voor het scannen van betaalbewijzen. Hier is een korte lijst met de belangrijkste functies waar u naar moet zoeken:
Hier zijn vijf oplossingen voor uitgavenbeheer die uw team kunnen helpen betaalbewijzen effectiever te scannen, te volgen en te organiseren.
Expensify's SmartScan-technologie maakt het een gebruiksvriendelijke keuze voor zakenreizen met een groot aantal integraties. Om betaalbewijzen vast te leggen, hebben gebruikers alleen een smartphonecamera nodig. Vervolgens extraheert de technologie automatisch belangrijke details zoals de handelaar, de datum en het totaal.
De tool is gekoppeld aan ridesharing-services zoals Uber en heeft ook een kilometerregistratie functie voor reizigers die zelf rijden. Expensify werkt ook samen met Tripeden.com for Business om het beheer van reiskosten te stroomlijnen. Wanneer reizigers een creditcard van het bedrijf gebruiken om reiskosten te betalen, koppelt Expensify gescande betaalbewijzen automatisch aan de juiste transactie.
Is Expensify gratis?
Hoewel individuen New Expensify gratis kunnen gebruiken en onbeperkte SmartScans kunnen maken, moeten bedrijven zich abonneren op de Collect- of Custom-abonnementen om toegang te krijgen tot volledige functies zoals onkosten categorisatie.
Financiële teams zijn waarschijnlijk al bekend met de boekhoudsoftware van QuickBooks, die is uitgerust met een volledig spectrum aan functies voor boekhouding en onkostenbeheer.
De functie voor het scannen van betaalbewijzen biedt een uitgebreide manier om betaalbewijzen te scannen en automatisch te integreren in onkostendeclaraties. Deze tool is het beste voor grotere bedrijven die op zoek zijn naar een uitgebreide boekhoudoplossing.
Dext maakt het gemakkelijk om het bijhouden van reiskosten te automatiseren met de ingebouwde app voor het scannen van betaalbewijzen. Wanneer reizende medewerkers hun betaalbewijzen scannen, wordt de informatie gedigitaliseerd en voor analyse naar een centrale opslagplaats gestuurd. De tool kan worden geïntegreerd in de volledige selectie van boekhoud- en sales diensten van Dext.
De Dext-app voor het scannen van betaalbewijzen is eenvoudig te gebruiken en integreert naadloos met boekhoudplatforms zoals Xero en QuickBooks. De tool is duurder dan sommige andere op deze lijst, met basisabonnementen voor kleine bedrijven vanaf £ 23 per maand.
De Wave-app voor het scannen van betaalbewijzen is geschikt voor Android en iOS en maakt gebruik van OCR-technologie om gegevens uit afgedrukte documenten te extraheren en te ordenen. Als u de app heeft gedownload, kunt u onbeperkt betaalbewijzen scannen. Daarnaast heeft de app ook een bulkimportoptie om grote volumes te beheren. Betaalbewijzen worden veilig opgeslagen in de cloud en kunnen gemakkelijk worden opgehaald via meerdere apparaten.
Cloudgebaseerde software voor betaalbewijzen en onkostenbeheer elimineert een groot deel van de noodzaak om papierwerk in een fysieke vorm op te slaan. Maar voordat u papieren betaalbewijzen volledig elimineert, is het belangrijk om rekening te houden met juridische en fiscale regelgeving om compliant te blijven.
Veel belastingorganisaties, waaronder de IRS in de Verenigde Staten en de HMRC in het Verenigd Koninkrijk, stimuleren een elektronisch, papierloos onkostenbeheersysteem. Sommige landen, zoals Zweden, zijn pas onlangs overgestapt op het toestaan van elektronische documentatie, waarbij de Receipt Act pas in 2024 is aangenomen.
Andere landen hebben strikte regels met betrekking tot veilige gegevensopslag. Japan vereist bijvoorbeeld dat alle gescande betaalbewijzen moeten worden bewaard in een fraudebestendige opslag met tijdstempels, terwijl de Duitse overheid het gebruik van gecertificeerde boekhoudsoftware vereist om digitale gegevens bij te houden.
Het vereenvoudigen van het beheer van betaalbewijzen begint met het gebruik van de juiste tools. Het digitaliseren van betaalbewijzen stroomlijnt het proces voor het bijhouden en rapporteren van onkosten. U kunt ook de tijd die u besteedt aan het beheren van reiskosten verminderen door tools te kiezen die rechtstreeks integreren met uw reisboekingsplatforms zodat u gegevens makkelijker kunt ophalen, zoals Expensify met Tripeden.com for Business.
Hier zijn een paar tips voor best practices om goedkeuringen te stroomlijnen en tegelijkertijd naleving aan te moedigen.
1. Maak uw processen mobielvriendelijk
Als u wilt dat reizende werknemers reiskosten in real time documenteren, moeten ze dit vanaf hun mobiele apparaten kunnen doen. Creëer een mobielvriendelijk reis- en onkostenproces met apps voor het scannen en bijhouden van betaalbewijzen.
2. Creëer een duidelijk zakenreisbeleid
Het reisbeleid van uw bedrijf biedt een overzicht van goedgekeurde uitgaven om het vergoedingsproces te versnellen. Wanneer u het beleid opstelt, moet u de digitale tools die uw team moet gebruiken om betaalbewijzen vast te leggen en ter goedkeuring in te dienen in het beleid opnemen.
3. Workflows automatiseren
Gebruik geautomatiseerde software voor onkostenbeheer om de tijd en kosten van handmatige verwerking te verminderen. Met geautomatiseerde oplossingen voor reisbeheer, zoals Tripeden.com for Business, kunt u een aangepaste goedkeuringsworkflow opzetten die in lijn is met het beleid voor zakenreizen.
Automatiseer je systemen met ons artikel voor de beste software voor uitgavenbeheer.
In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskoste...
Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...
