Bekijk de voor-/nadelen van prepaid kaarten voor de beste oplossing
Prepaid reiskaarten zijn niet alleen handig voor zakenreizigers, ze zijn ook een game-changer voor het bedrijf. Het gebruik van vooraf opgeladen reiskaarten brengt een heleboel voordelen met zich mee, niet allerminst de mogelijkheid om de controle over het budget te behouden. Lees verder om meer te weten te komen over de voor- en nadelen van prepaid kaarten, en over wat je moet overwegen om de beste optie voor je bedrijf te kiezen.
Een prepaid kaart voor bedrijven is een soort reiskaart waarop geld wordt gezet door het bedrijf voordat werknemers de kaart gebruiken. Het biedt een kosteneffectieve, handige manier om zakelijke reiskosten te beheren. Prepaid betaalkaarten zijn er in virtuele en fysieke vorm. Zodra het goedgekeurde bedrag op de kaart staat, kunnen zakenreizigers deze gebruiken tot de ingestelde limiet. Wanneer het geld op is, kan het bedrijf het saldo naar behoefte aanvullen, waardoor het volledige controle heeft over de budgettering.
Hoe verschilt een prepaid kaart voor bedrijven van een zakelijke creditcard of debitcard? Hoewel debetkaarten gekoppeld zijn aan bankrekeningen en creditcards gekoppeld zijn aan kredietlijnen, staan prepaid reiskaarten op zichzelf. Dit maakt ze nuttig voor kleine bedrijven en starters die misschien nog niet in aanmerking komen voor zakelijke creditcards.
Een belangrijk voordeel van prepaid kaarten is hun eenvoud. Het bedrijf laadt geld op de kaart tot een vastgestelde limiet. Dit geld kan worden toegevoegd met een betaalmethode naar keuze, meestal rechtstreeks via de website of app van de kaartprovider.
Wanneer de kaart is geladen met geld, kan een werknemer deze gebruiken voor goedgekeurde uitgaven. Je ontvangt een melding wanneer het saldo op is.
De meeste prepaid reiskaarten kunnen gebruikt worden voor binnenlandse en internationale reizen, maar opties met meerdere valuta's bieden het extra voordeel dat je meerdere valuta's op één kaart kunt laden. Dit biedt ook het voordeel van overeengekomen wisselkoersen, handig als werknemers naar meerdere landen reizen.
Er zijn ook prepaid kaarten in je eigen valuta, of dat nu in euro’s, ponden of dollars is. Hoewel deze in het buitenland gebruikt kunnen worden, zijn ze onderhevig aan valutaschommelingen.
Er zijn verschillende soorten prepaid kaarten voor zakelijk gebruik, maar over het algemeen kun je met een prepaid kaart alles doen wat je met een gewone bedrijfscreditcard zou doen. Ze kunnen gebruikt worden voor het opnemen van geld, online aankopen en om reiskosten te betalen, zoals zakenvluchten, hotels en maaltijden. Het belangrijkste verschil is dat je bedrijf geen krediet gebruikt of opbouwt.
Ja, prepaid reiskaarten brengen meestal transactiekosten met zich mee. Het is belangrijk om de kosten zorgvuldig te vergelijken wanneer je een provider voor je bedrijf kiest, zodat je geen buitensporige kosten betaalt die een zorgvuldig gepland reisbudget overhoop kunnen gooien.
De voordelen van prepaid kaarten gaan verder dan hun gemak voor reizende werknemers. Ze bieden bedrijven ook een manier om de bedrijfsuitgaven voor reiskosten te beheren. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen van prepaid kaarten.
Prepaid-systemen kunnen het bijhouden van onkosten efficiënter maken. Door werknemers een prepaid reiskaart te geven, kun je limieten instellen volgens je dagvergoedingen en budget. Stimuleer naleving van het reisbeleid van het bedrijf door te bepalen wie wat en waar mag uitgeven met vooraf goedgekeurde limieten voor verschillende uitgavencategorieën zoals voedsel en accommodatie.
Een ander belangrijk voordeel van prepaid kaarten is de naadloze integratie met de boekhoudsoftware van je bedrijf. Aanbieders zoals Soldo en Wise integreren bijvoorbeeld rechtstreeks met Xero. Hierdoor kunnen uitgaven nauwkeuriger worden bijgehouden, omdat transacties in real time worden bijgewerkt zonder dure handmatige fouten.
Ontvang realtime waarschuwingen wanneer zakenreizigers hun uitgavenlimieten naderen. Je kunt regelmatige saldo-opwaarderingen plannen op basis van het bedrijfsbeleid en de bijbehorende uitgavenregels.
Prepaid kaarten stroomlijnen de rapportage en terugbetaling van reiskosten door digitale records van uitgaven. Sommige prepaid kaarten, zoals Wise en Equals Money, hebben ook mobiele apps waarmee gebruikers onderweg foto's van kassabonnen met notities kunnen uploaden en deze direct naar de boekhouding kunnen sturen.
Wanneer je kiest voor multi-valutarekeningen van aanbieders zoals Revolut en Wise, kun je geld besparen op de kosten voor het wisselen van vreemde valuta en transacties. Met gewone creditcards komt er vaak 2% tot 3% bovenop de totale aankopen bij. Het is echter altijd belangrijk om de kosten zorgvuldig te vergelijken, want sommige prepaid kaarten brengen extra kosten met zich mee.
Internationale prepaid kaarten zorgen ervoor dan in veel landen minder contant geld hoeft te worden meegenomen, zodat je werknemers veilig zijn. Kaarten hebben ingebouwde beveiligingsfuncties om de kans op frauduleuze transacties te verkleinen. Reisbeheerders kunnen zich aanmelden voor automatische waarschuwingen met betrekking tot verdachte transacties. Je kunt kaarten met één klik deactiveren als ze verloren raken of gestolen worden. Je kunt ook kiezen voor met PIN beveiligde opties voor een betere beveiligingslaag.
Hoewel er talloze voordelen zijn, is het ook belangrijk om op de hoogte te zijn van de nadelen van prepaid kaarten.
Voor bedrijven zijn de belangrijkste nadelen van prepaid reiskaarten de kosten, die in sommige gevallen hoger zijn dan die van een vergelijkbare debetkaart of creditcard voor reizen. Het is van groot belang om de kleine lettertjes te lezen, aangezien er transactiekosten in rekening gebracht kunnen worden telkens wanneer een werknemer een aankoop doet. Nadelen van prepaid kaarten zijn onder andere kosten zoals:
Hoewel zakelijke creditcards internationaal algemeen aanvaard worden, worden prepaid reiskaarten niet door alle handelaars aanvaard, vooral als de uitgever van de kaart niet bekend is.
Een vooraf geladen reiskaart voor zakelijke uitgaven werkt het beste als deze uitgaven voorspelbaar zijn. Als het budget voor een komende reis gebaseerd is op wat giswerk, kunnen reizende werknemers door verborgen kosten worden verrast. Je kunt je het beste aanmelden voor automatische waarschuwingen om het saldo zorgvuldig in de gaten te houden om deze nadelen van prepaid kaarten te vermijden.
Zoals bij elk type betaling bestaat er een klein risico op fraude met prepaid kaarten. Omdat prepaid kaarten niet direct gekoppeld zijn aan zakelijke bankrekeningen of kredietlijnen, is het voor fraudeurs mogelijk om gestolen kaartnummers te gebruiken om aankopen te doen.
Wanneer je internationale prepaid kaarten vergelijkt, moet je rekening houden met de kosten voor buitenlandse transacties. Sommige kaartaanbieders brengen extra kosten in rekening voor internationaal gebruik, waaronder kosten voor opname uit buitenlandse geldautomaten.
In veel gevallen bieden ze echter besparingen. Dit komt omdat prepaid-multivalutakaarten een veilige, handige manier zijn om met de wisselkoersschommelingen van vreemde valuta om te gaan. Met dit type internationale prepaid kaart kunnen bedrijven het benodigde geld in de munteenheid van de bestemming opladen voordat hun werknemers aankomen. Hierdoor hebben ze tijdens het reizen geen gedoe met wisselkantoren of banken en de bijbehorende transactiekosten.
Er zijn veel verschillende opties op de markt op het gebied van prepaid kaarten voor zakenreizen. Het is belangrijk om je opties zorgvuldig te vergelijken om er zoveel mogelijk voordeel uit te halen. Hier zijn enkele belangrijke factoren die je in je vergelijking moet meenemen:
Hoewel de beste optie zal afhangen van de grootte en reisbehoeften van je bedrijf, zijn hier enkele populaire reiskaarten die je kunt overwegen.
Met wereldwijde uitgaven voor zakenreizen die in 2024 bijna 1,3 biljoen euro zullen bedragen, zijn organisaties van alle groottes op zoek naar manieren om de uitgaven te optimaliseren. Haal het meeste uit je zakelijke reiskosten met deze tips voor prepaid kaarten:
Financiële prognoses gaan hand in hand met tips voor prepaid kaarten. Om een realistisch reisbudget op te stellen dat aan de regels voldoet, kun je gebruikmaken van hulpmiddelen voor reisbeheer zoals Tripeden.com for Business. Je kunt vooraf vluchten, accommodatie en autoverhuur vergelijken met loyaliteitskortingen. Betaal reiskosten voor accommodaties vooraf en laad reiskaarten vooraf op volgens de dagtarieven. Door deze stappen te volgen, kun je geld besparen en meer controle uitoefenen over je reiskosten.
Optimaliseer je zakenreizen, stroomlijn je processen en maak je organisatie efficiënter met deze uit...
De juiste betaaloplossing voor zakenreizen is essentieel voor beheersbare uitgaven en zakenreizigers...
Virtuele betaalkaarten: best practice voor zakenreizen? Veilige, naadloze betalingen met minder frau...
