Als je met freelancers werkt, zijn duidelijke regels omtrent het vergoeden van zakelijke reiskosten voor freelancers heel belangrijk.
Wordt in het reiskostenbeleid van je bedrijf geregeld hoe de kosten voor opdrachtnemers worden beheerd? Als je met freelancers, consultants of opdrachtnemers werkt, is het belangrijk om je beleid voor het vergoeden van reiskosten duidelijk te maken.
In dit artikel behandelen we de veelvoorkomende uitdagingen waarmee je waarschijnlijk te maken krijgt bij het bijhouden en vergoeden van reiskosten van freelancers. Met een vastomlijnd overzicht van toegestane kosten, factureringsmethoden en vereiste documentatie zorg je ervoor dat de financiële afdeling en de freelancers op één lijn zitten.
Ja, opdrachtnemers kunnen in veel gevallen reiskosten declareren, maar het proces kan verschillen van dat van fulltime medewerkers. Tot de toelaatbare kosten voor opdrachtnemers behoren alle kosten die gemaakt worden als onderdeel van het zakendoen, of het nu gaat om kilometers die gemaakt worden om een klant te bezoeken of om vlucht- en verblijfkosten voor het bezoeken van een beurs.
Zelfstandige opdrachtnemers of freelancers kunnen reiskosten meestal declareren bij de belastingdienst in hun land of rechtstreeks bij een klant. In beide gevallen is het van belang dat zij een nauwkeurige administratie bijhouden van alle kosten, vergezeld van rekeningen of ontvangstbewijzen als bewijs.
De regels voor vergoedbare reiskosten van opdrachtnemers zijn vergelijkbaar met alle andere zakelijke reiskosten. Over het algemeen zijn kosten vergoedbaar als het geld is uitgegeven tijdens noodzakelijke zakenreizen buitenshuis of buiten het kantoor, en niet voor persoonlijke doeleinden.
De regels verschillen per land. In de meeste gevallen zijn zaken als vliegtickets, accommodatie, eten, autohuur, brandstof, kilometers, parkeerkosten, toegangskaarten voor conferenties en kaartjes voor het openbaar vervoer toegestaan.
Afhankelijk van het soort werk dat de opdrachtnemer voor je bedrijf uitvoert, kan het ook gaan om werkgerelateerde kosten zoals het huren van audiovisuele apparatuur.
Wat betreft niet-toegestane kosten voor een opdrachtnemer, moeten opdrachtnemer geen vergoeding verwachten voor persoonlijke uitgaven. Dit kan bijvoorbeeld entertainment in een hotelkamer zijn, dagelijkse woon-werkverkeer of een nieuwe outfit voor een zakenreis. Kosten die het budget overschrijden, zoals business class-vluchten en luxe hotels, komen mogelijk ook niet in aanmerking voor vergoeding. Het is ook belangrijk om in een reisbeleid voor freelancers duidelijk te maken welke kosten wel en niet vergoed worden.
Voordat je bepaalt hoe je de reiskosten van freelancers het beste kunt beheren, is het belangrijk om de belastingimplicaties te begrijpen. Dit begint met het definiëren van de rol van de medewerker binnen je organisatie en of hij al dan niet als zelfstandige wordt aangemerkt. De specifieke regels voor de classificatie van medewerkers verschillen per land. Deze zullen van invloed zijn op de onkostenvergoedingsverplichtingen van je bedrijf, afhankelijk van of je als werkgever of opdrachtgever van een opdrachtnemer wordt beschouwd. Hier zijn een paar vragen die bepalen of de medewerker voor belastingdoeleinden als medewerker in loondienst of als zelfstandige wordt aangemerkt:
Als het antwoord op deze vragen “ja” is, zullen ze eerder als medewerker worden geclassificeerd.
Als het antwoord op deze vragen “ja” is, moet de persoon meestal als een onafhankelijke opdrachtnemer worden geclassificeerd.
Je kunt ook de website van de overheid van je land raadplegen voor meer informatie over dienstverbandclassificaties. Voorbeelden hiervan zijn de Check Employment Status for Tax (CEST) van het Britse HMRC of het Duitse federale ministerie van Economische Zaken. Raadpleeg in de Verenigde Staten de website van de IRS voor opheldering.
Het verschil is van belang voor de naleving van de fiscale wetgeving, zowel voor je bedrijf als voor de opdrachtnemer.
Uitzendkrachten, ook wel tijdelijke werknemers of interimmers genoemd, kunnen vaak reiskosten declareren, maar dit wordt dan afgehandeld door het uitzendbureau en niet door je bedrijf.
Als bedrijven werknemers inhuren via een uitzendbureau, is het het uitzendbureau dat de lonen en onkosten van de opdrachtnemer betaalt. Dit komt omdat het uitzendbureau optreedt als een externe dienstverlener tussen opdrachtnemer en bedrijf.
Als je bedrijf opdrachtnemers inhuurt via een bureau, moeten reiskosten worden beschouwd als onderdeel van de vergoedingen die met het bureau zijn afgesproken, niet met de werknemer.
Als er een duidelijk onderscheid is tussen fulltime werknemers en freelancers, kunnen er verschillende onkostenbeheerprocedures van toepassing zijn.
Dagvergoedingen zijn vaste bedragen die worden toegekend om de dagelijkse reiskosten te dekken, inclusief logies, maaltijden en incidentele kosten. Dagvergoedingen worden meestal gebruikt om werknemers te vergoeden, maar kunnen ook gebruikt worden om freelance zakelijke uitgaven te betalen en vergoedingen te stroomlijnen.
Als je met opdrachtnemers werkt, kan enige onderhandeling nodig zijn om een voor beide partijen gunstig tarief te vinden. Als uitgangspunt kunnen bedrijven ofwel de standaardvergoedingen volgen die door overheidsinstanties zijn vastgesteld, of eigen vergoedingen kiezen op basis van de huidige kosten van levensonderhoud.
Het heeft vaak de voorkeur om de officiële vergoedingen voor reiskosten te kiezen aangezien deze regelmatig worden bijgewerkt.
Als basis voor de onderhandelingen vind je hier voorbeelden van dagvergoedingen van het Amerikaanse Ministerie van Buitenlandse Zaken, de Europese Unie en de Britse overheid.
Als je eenmaal een dagvergoeding hebt onderhandeld, leg deze dan vast in een duidelijke schriftelijke overeenkomst. Dit moet niet alleen het dagvergoedingbedrag omvatten, maar ook de gedekte onkosten en hun belastingimplicaties. Factureringsmethoden
Naast de reiskostentarieven is een andere factor die je in overweging moet nemen de factureringsmethode van je voorkeur. Als opdrachtnemers in opdracht van jou reizen, kunnen zij je de onkosten in rekening brengen, afhankelijk van de fiscale classificatie.
opdrachtnemers sturen meestal facturen volgens een van de volgende methoden:
Als je facturen vooraf accepteert, is het belangrijk om de geschatte onkosten te controleren. Een manier om dit te doen, is door gebruik te maken van een MKB-reisbeheeroplossing als Tripeden.com for Business, waar je op één plek volledig inzicht hebt in de tarieven voor accommodatie, vluchten en autohuur. Je kunt ook goedgekeurde leveranciers delen met opdrachtnemers om de reiskosten binnen het budget te houden.
De belastingimplicaties van zakelijke kosten van freelancers kunnen snel ingewikkeld worden. Een belangrijk detail om rekening mee te houden is de belasting op de toegevoegde waarde (btw). Indien je opdrachtnemer btw-plichtig is, moet hij btw in rekening brengen voor alle geleverde diensten en ervoor zorgen dat de btw niet tweemaal wordt toegepast op de onkostenvergoeding.
Een duidelijk beleid voor de vergoeding van onkosten van opdrachtnemers voorkomt verwarring bij de afhandeling van reiskosten. Een beleid helpt je bedrijf niet alleen om binnen het budget te blijven bij het betalen voor reiskosten van opdrachtnemers, maar schept ook duidelijkheid voor beide partijen.
Je kunt een bestaande template voor reiskostenbeleid gebruiken en deze aanpassen met specifieke details voor opdrachtnemers. Zorg ervoor dat in het beleid de volgende vragen worden beantwoord:
De beste manier om met de onkosten van opdrachtnemers om te gaan, is afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de workflow. Hier volgen een paar laatste tips om het onkostenbeheer van freelancers te optimaliseren.
Om je eigen deadlines voor de boekhouding te halen, is het belangrijk om alle facturen en ontvangstbewijzen op tijd te ontvangen. Anders kunnen ontvangstbewijzen zoekraken en loopt de verwerking vertraging op. Als je met opdrachtnemers werkt, betekent dit dat je team niet altijd op locatie is, waardoor het des te belangrijker is om duidelijke deadlines te stellen voor het indienen van onkostendeclaraties.
Zet in op van technologie om het declaratie- en vergoedingsproces te stroomlijnen. Vraag opdrachtnemers om ontvangstbewijzen en facturen digitaal te uploaden zodra ze binnenkomen om het terugbetalingsproces te versnellen. Met apps als Expensify kunnen zakenreizigers onderweg foto's van ontvangstbewijzen maken en deze direct uploaden, daarnaast bevatten ze functies voor het bijhouden van afgelegde kilometers en een volledige integratie met boekhoudprogramma's voor nauwkeurigere facturering.
De gemiddelde hotelprijzen kunnen van jaar tot jaar sterk verschillen, vooral als rekening wordt gehouden met wisselkoersschommelingen en regionale inflatie. Voordat je met nieuwe opdrachtnemers onderhandelt over dagvergoedingen, moet je eerst uitzoeken wat op dat moment reële reiskosten zijn. Maak gebruik van tools als Tripeden.com for Business om vlucht- en accommodatieprijzen te vergelijken en de beste zakelijke tarieven te vinden.
In welk land je ook actief bent, controleer de lokale fiscale regelgeving omtrent het werken met freelancers of medewerkers. Deze regelgeving heeft directe gevolgen voor de aftrek van reiskosten, iets wat je in je budget moet verwerken. Nauwkeurige administratie is ook van essentieel belang om te voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving.
Met tools voor het bijhouden van onkosten krijgen bedrijven realtime inzicht in de reiskosten van opdrachtnemers, waardoor tijdrovend papierwerk wordt beperkt. En met reisbeheersoftware kun je het proces voor de vergoeding van reiskosten voor zowel fulltime medewerkers als opdrachtnemers stroomlijnen. Tripeden.com for Business helpt bedrijven bij het beheren van de reisactiviteiten van opdrachtnemers en houdt tegelijkertijd de zakelijke reiskosten binnen het budget. [page=355](Integreer naleving van het beleid in het boekingsproces en profiteer tegelijkertijd van exclusieve kortingen en 24/7 klantenservice.
In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskoste...
Automatiseer je systemen met ons artikel voor de beste software voor uitgavenbeheer.
Je bedrijf kan kosten besparen door middel van belastingaftrek. Lees welke reiskosten aftrekbaar zij...
