Vluchten omboeken en terugbetaling voor vluchtvertraging aanvragen.
Reisonderbrekingen kunnen zelfs de best geplande zakenreis overhoop gooien, waarbij vluchten snel omgeboekt moeten worden. Statistieken van de Civil Aviation Authority (CAA) tonen aan dat vorig jaar alleen al in het VK 1,4% van de vluchten werd geannuleerd met een kennisgevingstermijn van minder dan 24 uur, terwijl cijfers voor het lopende jaar laten zien dat vanaf augustus 2024 1,6% van de vluchten in de VS werd geannuleerd. Hoewel de meeste vluchten volgens plan verlopen, is het dus belangrijk om voorbereid te zijn op dit soort gevallen. Waarom worden vluchten geannuleerd? Alles, van mechanische problemen tot stakingen van personeel, kan zorgen voor dure vertragingen._
Of je nu vluchten boekt voor je team of zelf op zakenreis gaat, leer hoe je geannuleerde vluchten efficiënt kunt omboeken en een passende compensatie kunt claimen via de luchtvaartmaatschappij of met een vluchtannuleringsverzekering.
Vluchten worden op luchthavens om vele redenen geannuleerd, of het nu om extreme weersomstandigheden of om veiligheidsredenen gaat. Mechanische fouten, overboekte vluchten en personeelstekorten kunnen allemaal verstoringen veroorzaken zonder dat reizigers daarvan op de hoogte worden gesteld.
Weersomstandigheden zijn een van de belangrijkste oorzaken van het annuleren van vluchten op luchthavens. Hoewel moderne vliegtuigen ontworpen zijn om omgevingen met hoge druk te weerstaan, zullen ongewone gebeurtenissen zoals vulkanische aswolken en sneeuwstormen meestal verstoringen veroorzaken.
Technische problemen leiden ook tot massale annuleringen, zoals de wereldwijde cyberstoring in 2024 die leidde tot vluchtonderbrekingen in de Verenigde Staten, Europa en Azië. Tijdens dit incident annuleerde Delta Airlines alleen al 20% van zijn vluchten toen werknemers niet konden inloggen op hun software.
Vluchtannuleringen op luchthavens kunnen kostbaar zijn voor zakenreisbeheerders, niet alleen wat betreft het omboeken van geannuleerde vluchten, maar ook wat betreft de kosten van extra maaltijden en accommodatie voor werknemers tijdens vertragingen. Wat wel en niet gedekt wordt door de luchtvaartmaatschappij verschilt per regio en per maatschappij.
De luchtvaartmaatschappijen zijn verantwoordelijk voor hun passagiers, dus wanneer vluchten vertraagd of geannuleerd zijn, moeten zij zonder extra kosten een alternatieve vlucht organiseren. Ze moeten ook maaltijden en accommodatie verstrekken bij aanzienlijke vertragingen en volledige terugbetalingen aanbieden als er geen alternatief vervoer acceptabel is.
Er zijn geen federale wetten van kracht binnen de Verenigde Staten om consumenten te beschermen in het geval van een geannuleerde vlucht. Deze voorwaarden worden in plaats daarvan door de luchtvaartmaatschappijen afzonderlijk bepaald. Wanneer je een zakenvlucht boekt, is het belangrijk om de algemene voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij te controleren om duidelijkheid te krijgen over annuleringen en vertragingen.
De meeste luchtvaartmaatschappijen geven volledige terugbetalingen bij annuleringen, maar sommige maatschappijen laten reizigers op een latere vlucht meereizen. Als de luchtvaartmaatschappij niet tijdig voor een nieuwe vlucht kan zorgen, kun je extra compensatie verwachten.
De luchtvaartmaatschappijen kunnen geld of tegoed terugbetalen. Er wordt vaak de voorkeur gegeven aan tegoedvouchers boven een terugbetaling, maar let wel op de vervaldatums op de vouchers, want sommige vervallen binnen een jaar. Creëer bij het opstellen van een bedrijfsreisbeleid een duidelijk kader voor voorkeursmethoden voor restitutie.
De Europese Unie biedt daarentegen een hoge mate van passagiersbescherming. Zakenreizigers kunnen een stoel op de volgende beschikbare vlucht kiezen of een volledige terugbetaling aanvragen. Als er geen geschikte vlucht beschikbaar is bij de oorspronkelijke luchtvaartmaatschappij heb je de mogelijkheid om geannuleerde vluchten om te boeken bij een andere maatschappij. De oorspronkelijke luchtvaartmaatschappij is verplicht om het verschil in vluchttarief te vergoeden als de omgeboekte vlucht duurder is.
De EU-wetgeving dekt ook zakenreizigers in het geval van aanzienlijke vluchtvertragingen. Als deze langer dan drie uur duren, hebben reizigers recht op een extra compensatie van maximaal 600 euro, afhankelijk van de reisroute.
Onder de Britse wetgeving worden de rechten van passagiers beschermd, maar de exacte methode voor compensatie en omboeking verschilt per luchtvaartmaatschappij. Luchtvaartmaatschappijen moeten de boeker informeren over hoe hij/zij een claim kan indienen voor geannuleerde vluchten, en deze informatie zal ook op hun website te vinden zijn.
In het Verenigd Koninkrijk hangt de compensatie af van de kennisgeving van de annulering, of de verstoring binnen de controle van de luchtvaartmaatschappij valt, en de duur van de verstoring.
Voor vluchten van minder dan 1500 km stelt de CAA dat zakenreizigers recht kunnen hebben op een compensatie van 220 pond, waarvan 50% wordt afgetrokken als de duur van de vervangende vlucht vergelijkbaar is met die van de oorspronkelijke vlucht. Voor langeafstandsreizen kan de compensatie oplopen tot een maximum van £ 520.
In de meeste gevallen ontvang je compensatie voor geannuleerde vluchten, maar dit verschilt per wereldregio en consumentenbeschermingswetgeving. Het is ook de moeite waard om de algemene voorwaarden van je luchtvaartmaatschappij te controleren.
Ja, als de vertraging lang genoeg is, krijgen passagiers binnen de EU voldoende compensatie om de kosten van een overnachting te dekken.
De meeste zakenreizen verlopen vlot, maar wat gebeurt er als een reiziger op de luchthaven aankomt en het gevreesde annuleringsbericht in de vertrekhal ziet? Hier zijn de onmiddellijke stappen die je kunt nemen om verdere verstoring te voorkomen.
Verzamel informatie om een weloverwogen beslissing te nemen. Je luchtvaartmaatschappij moet alternatieve reizen aanbieden, maar dit kan betekenen dat je de volgende vlucht moet omboeken, een dag moet wachten, een trein moet nemen of zelfs gebruik moet maken van een concurrent.
De volgende vlucht reserveren heeft meestal de voorkeur, waar mogelijk. Luchtvaartmaatschappijen zullen meestal onmiddellijk een alternatieve route voorstellen en passagiers automatisch omboeken naar de eerstvolgende beschikbare vlucht. Je hoeft ook niet in een lange rij te wachten om de vluchtgegevens te bevestigen. Dit kun je snel doen via de eigen app of het online portaal van de luchtvaartmaatschappij.
Als de luchtvaartmaatschappij niet automatisch een nieuwe stoel op de volgende vlucht aanbiedt, kunnen reisplanners online boekingstools zoals Tripeden.com for Business gebruiken om de beste alternatieve zakenvluchten te vinden.
Gecompliceerde routes kunnen het nodig maken om verschillende delen van de reis om te boeken, dus het is het beste om een overzicht te krijgen van de bewegingen van teamleden om verdere verstoringen te voorkomen. Annuleringen kunnen stressvol zijn. Reismanagers moeten werknemers vragen naar hun voorkeuren, of ze liever snel weer naar huis gaan of in een hotel overnachten.
Verstoringen door het weer of IT-problemen kunnen volledige systemen platleggen, wat betekent dat er mogelijk geen onmiddellijke alternatieven zijn. In dit stadium moeten reizigers rechtstreeks met de medewerkers van de klantenservice van de luchtvaartmaatschappij spreken, vooral als ze al op de luchthaven zijn. Blijf rustig terwijl het personeel naar een oplossing zoekt, zoals een omboeking of een terugbetaling. Bewaar alle ontvangstbewijzen voor kosten die je hebt gemaakt tijdens vertragingen, waaronder eten en drinken, telefoongesprekken en accommodaties.
Loyaliteitsclubs zijn het geld meer dan waard tijdens langdurige vertragingen of annuleringen van vluchten, en bieden toegang tot business lounges en prioriteit bij het boeken van nieuwe vluchten. Eerste klas- en business class-passagiers moeten met vertegenwoordigers van de luchtvaartmaatschappij praten om te weten te komen welke extraatjes ze kunnen verwachten tijdens een lange vertraging.
De veiligheid van reizende werknemers moet altijd op de eerste plaats komen, ook als het gaat om geannuleerde vluchten. Gebruik een reisbeheeroplossing met volledige zichtbaarheid op reizende werknemers, zodat je alle onverwachte wijzigingen in je reisschema kunt volgen en 24/7 klantenservice kunt bieden.
Hoewel luchtvaartmaatschappijen een zorgplicht hebben om de kosten van het omboeken van vluchten te dekken, kan het, afhankelijk van de regio en consumentenwetgeving, voor bijkomende verliezen nodig zijn om een zakenreisverzekering af te sluiten. De meeste polissen dekken het afbreken van een reis, maar de specifieke kenmerken van een vluchtannuleringsverzekering verschillen per polis en aanbieder.
De annuleringsvergoeding heeft vaak betrekking op kosten die tijdens een vertraging of annulering worden gemaakt en die niet altijd door de luchtvaartmaatschappij worden gedekt, zoals accommodatie, maaltijden, vervoer en telefoongesprekken.
De standaard zakenreisverzekering dekt zaken als verloren bagage en medische behandeling, evenals werkgerelateerde dekking voor zaken als bedrijfsuitrusting.
Net als bij het indienen van een verzekeringsclaim is het belangrijk om ontvangstbewijzen, instapkaarten en andere documenten te bewaren. Als je contact opneemt met de luchtvaartmaatschappij, bewaar dan transcripties van deze gesprekken.
Wanneer vluchten geannuleerd worden vanwege 'buitengewone omstandigheden', krijgen passagiers mogelijk niet automatisch compensatie. Dit zijn factoren waar de luchtvaartmaatschappij geen invloed op heeft, zoals:
Extreme weersomstandigheden
Stakingen van luchthavenmedewerkers
Terrorisme
Veiligheidsrisico's
Politieke onrust
Hoewel deze kwesties reden zijn om compensatieclaims voor geannuleerde vluchten af te wijzen, zullen veel luchtvaartmaatschappijen nog steeds restituties voor vluchtvertragingen geven als teken van goede wil. En als er geen compensatie wordt geboden, moet een uitgebreide zakenreisverzekering de gaten opvullen.
Voor bedrijven kunnen de kosten van een geannuleerde vlucht verder gaan dan de vluchtprijs zelf. Het leidt ook tot productiviteitsverlies, kosten van ongebruikte accommodatie of tickets voor evenementen en kosten van communicatie terwijl reizigers en beheerders omboeken.
Een goede zakenreisverzekering kan deze extra kosten compenseren, dus is het de moeite waard om te kijken naar een verzekering met vluchtannuleringsverzekering.
Reisonderbrekingen zijn een kopzorg voor zowel reizigers als beheerders, en zorgen voor stress en frustratie. Heb je bericht ontvangen van een vertraagde of geannuleerde vlucht? Neem dan de tijd om de situatie te beoordelen en blijf kalm.
Bewaar documenten: Of het nu via de luchtvaartmaatschappij of een verzekeringsmaatschappij is: je bedrijf moet waarschijnlijk op een bepaald moment een vergoedingsclaim indienen voor geannuleerde vluchten. Het archiveren van alle documentatie over de annulering geeft de zekerheid van een terugbetaling.
Technologie zorgt voor een meer naadloze reiservaring voor bedrijven, van boeking tot nazorg. De beste manier om een geannuleerde vlucht om te boeken en kalm te blijven tijdens het hele proces is door zakenreizigers te wapenen met de juiste digitale hulpmiddelen.
Voordat ze op reis gaan, moeten zakenreizigers de app van de luchtvaartmaatschappij downloaden. Deze bevat elektronische instapkaarten en informatie over loyaliteitsprogramma's, wat het inchecken en instappen vergemakkelijkt. Apps van luchtvaartmaatschappijen zullen reizigers ook automatisch op de hoogte brengen in geval van vertraging of annulering. Wanneer stoelen automatisch worden omgeboekt, kunnen reizigers inloggen op de app om ook in real time wijzigingen aan te brengen.
Bedrijven kunnen samenwerkingstools zoals Slack, Microsoft Teams en Asana gebruiken om interne communicatie op afstand te beheren. Zet reisgerelateerde kanalen of chatgroepen op om het hele team op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen in de reisroute.
Bedrijven hebben een zorgplicht voor reizende werknemers, en reistrackers zorgen voor volledige zichtbaarheid van verplaatsingen, zelfs als er een wijziging in de planning is. Tripeden.com for Business werkt samen met Traxo om boekingen voor zakenreizen op een centrale plaats weer te geven, samen met een realtime kaart, waarop te zien is waar alle reizigers zich bevinden. Dit vergemakkelijkt volledige ondersteuning en geïnformeerde besluitvorming.
De beste reisbeheersystemen voorkomen waar mogelijk verstoringen met duidelijke procedures die reisbeheerders en zakenreizigers moeten volgen. Zet een portaal op met de tools die reizigers nodig hebben om zich ondersteund te voelen en compliant te blijven tijdens snelle situaties, zoals:
Tools zoals Tripeden.com for Business houden alle reisplannen op één plek om potentiële problemen in realtime beter te kunnen volgen. De beste manieren om geannuleerde vluchten om te boeken zijn flexibel. Zo kun je zakelijke vluchten en accommodatie kosteloos annuleren of omboeken, waardoor de kosten van annuleringen tot een minimum worden beperkt.
Met goedkope zakenvluchten vlieg je goedkoper en in stijl. Ontdek hier onze tips voor het scoren van...
Ontdek waar op te letten in een businesslounge op een luchthaven, hoe je toegang krijgt tot een loun...
Alles wat je moet weten over het beheer van vertragingen en verstoringen tijdens zakenreizen.
