Inefficiënte workflows kunnen naleving van reisbeleid dwarszitten. Ontdek hoe deze te stroomlijnen zijn voor een soepelere goedkeuring.
Volgens onze recente onderzoek geeft 76% van de zakenreizigers aan op de hoogte te zijn van het reisbeleid van hun bedrijf. Toch waren veel mensen, vergeleken met leidinggevenden binnen bedrijven, niet op de hoogte van de details van het beleid, waardoor de algehele naleving ervan werd beperkt. De redenen voor deze kloof tussen bewustzijn en naleving variëren van slecht gecommuniceerde beleidsregels tot te restrictieve boekingsrichtlijnen en de noodzaak van meerdere goedkeuringen.
Een inefficiënt goedkeuringsproces kan frustrerend zijn voor reizende werknemers én het management. Vaak is het ook nog eens duur en tijdrovend. Uit een peiling van 2023 GBTA Business Travel Outlook bleek dat handmatige goedkeuring voorafgaand aan de reis vereist was voor 27% van de binnenlandse reizen en 34% van de internationale reizen. Hoewel strengere goedkeuringsprocessen een bedrijf kunnen helpen om ongeoorloofde uitgaven onder controle te houden, kan dit leiden tot extra uitdagingen als vertragingen en niet-naleving.
Een van de beste manieren om je reisbeleid voor werknemers gebruiksvriendelijker en effectiever te maken, is door de workflows voor het goedkeuren van reizen te stroomlijnen. Hieronder bespreken we veelvoorkomende uitdagingen en oplossingen voor reisaanvragen, zodat je het goedkeuringsproces soepeler kunt laten verlopen.
Een reisbeleid voor werknemers is een geheel van regels, richtlijnen en processen die een organisatie heeft opgesteld om zakenreizen beter te beheren. Een van de belangrijkste doelen van een reisbeleid is het vaststellen van een budget en het beheersen van zakelijke reiskosten. Het gaat echter verder dan dat en omvat ook aspecten als risicomanagement, welzijn van werknemers en goedkeuringsprocessen.
Een goed reisbeleid voor werknemers biedt structuur voor de gehele reis. In dit document worden de verschillende fasen van een zakenreis beschreven, van goedkeuring vooraf tot nabespreking, en alle stappen die daartussen liggen.
Zonder een duidelijk reisbeleid voor je bedrijf kunnen de kosten snel uit de hand lopen. In de richtlijnen voor zakelijk reisbeleid worden kostenlimieten, vergoedingsprocedures en voorkeursleveranciers vastgelegd.
Een reeks richtlijnen zorgt bovendien voor consistentie voor werknemers. Ze kunnen tijd besparen door vastgestelde, efficiënte procedures te volgen voor het verkrijgen van reisgoedkeuringen, het boeken van reizen en het indienen van onkostendeclaraties.
Vanuit het perspectief van personeelszaken beschermt het reisbeleid van bedrijven de organisatie door te zorgen voor naleving van wettelijke vereisten met betrekking tot zorgplicht en risicomanagement.
De eerste fase van een zakenreis is het indienen van een reisaanvraag ter goedkeuring. Reisaanvragen worden door werknemers ter goedkeuring voorgelegd aan de betreffende partij. Dit kan de Finance-afdeling zijn, een reiscoördinator of een direct managementteam. Aanvragen bevatten alle relevante details over de reis, zoals verwachte data, bestemmingen, doel en geschatte kosten.
Het aanvraag- en goedkeuringsproces moet duidelijk in het reisbeleid van je bedrijf worden beschreven. De specifieke regels variëren afhankelijk van de omvang van je organisatie, het budget en de frequentie van zakenreizen.
Voor grote ondernemingen kun je ervan uitgaan dat je de meeste onderstaande stappen moet volgen, terwijl MKB-bedrijven doorgaans minder stappen en goedkeuringsniveaus nodig hebben.
De werknemer start de goedkeuringsprocedure door een reisaanvraagformulier in te dienen, waarin alle relevante reisgegevens zijn ingevuld.
De manager van de werknemer controleert het reisaanvraagformulier om er zeker van te zijn dat de reis noodzakelijk is, binnen het budget past en de richtlijnen van het reisbeleid van het bedrijf volgt.
In sommige gevallen wordt de reisaanvraag doorgegeven aan andere stakeholders voor aanvullende goedkeuringen. Het Finance-team kan de kosten verifiëren om er zeker van te zijn dat deze binnen de goedgekeurde afdelingsbudgetten passen. Het senior management moet mogelijk aanvullende nalevings- en juridische controles uitvoeren en daarbij het reisbeleid raadplegen voor richtlijnen.
Als er problemen zijn met de reisaanvraag, wordt deze ter wijziging teruggestuurd naar de werknemer. Zo niet, dan wordt de aanvraag officieel goedgekeurd en begint de volgende fase.
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, heeft de reiscoördinator of werknemer toestemming om vluchten, hotels, huurauto's en andere voorzieningen te boeken. Deze boekingen moeten overeenkomen met de kostenramingen en details die in de oorspronkelijke aanvraag zijn opgegeven.
De reisaanvraag, boekingsbevestigingen, ontvangstbewijzen, facturen en alle andere gerelateerde documenten dienen te worden bewaard voor administratieve doeleinden.
Zodra de reis is voltooid, dient de werknemer een onkostennota in bij de Finance-afdeling, voorzien van alle bonnetjes. Ook hier is het belangrijk om het reisbeleid van het bedrijf te raadplegen voor naleving van rapportage- en vergoedingsvoorwaarden.
Zakelijke reizen zijn over het algemeen de op een na grootste operationele kostenpost van een bedrijf, waarbij te hoge uitgaven door werknemers een vijfde tot een derde van het budget in beslag nemen. De kosten van het niet naleven van de regelgeving kunnen dan ook enorm zijn, vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen.
Door goedkeuring van de manager te vragen voor zakenreizen, wordt ervoor gezorgd dat de reizen niet alleen essentieel zijn voor de bedrijfsdoelstellingen, maar ook binnen het budget blijven.
Met goedkeuring van de manager blijven de kosten weliswaar binnen de richtlijnen voor het reisbeleid van werknemers, maar het goedkeuringsproces voor reizen kent ook zijn eigen uitdagingen.
Reisaanvragen moeten voldoen aan alle beleidsrichtlijnen van het bedrijf, waaronder richtlijnen met betrekking tot budget, veiligheid en boekingsprocedures. Als deze gegevens niet centraal worden opgeslagen en duidelijk worden gecommuniceerd naar alle relevante partijen, kunnen er dure fouten ontstaan.
Zelfs als je al papierloos werkt, kan een handmatig goedkeuringsproces een lange e-mailstroom met zich meebrengen. Het heen en weer sturen van reisaanvragen tussen verschillende inboxen brengt een groter risico op fouten, miscommunicatie en vertragingen met zich mee.
Voor sommige workflows is goedkeuring van meerdere stakeholders nodig, waaronder directe managers, reiscoördinatoren en Finance-beheerders. Omdat elke aanvraag door meerdere lagen van een organisatie gaat, leidt iedere achterstand in het goedkeuringsproces tot vertraging.
Een ineffectief reisbeleid kan de kosten van zakenreizen doen stijgen, of dit nu komt door het niet naleven van de regels of door tijdrovend papierwerk. Als je je beleid al een tijdje niet hebt bijgewerkt, algemene templates gebruikt of afhankelijk bent van een langdurig, handmatig goedkeuringsproces, is de kans kleiner dat je reizende werknemers zich aan de regels houden.
Als het antwoord op een van deze vragen nee is, is het wellicht tijd om je reisbeleid voor werknemers te herzien.
In het bedrijfsleven betekent het stroomlijnen van een proces het elimineren van onnodige stappen die de efficiëntie in de weg kunnen staan. Het doel van het stroomlijnen is om de productiviteit te verhogen, verspilling te verminderen en onzekerheid te minimaliseren.
De digitale hulpmiddelen van vandaag de dag hebben de zakenreiswereld getransformeerd. Ze stroomlijnen je goedkeuringsproces en maken reisbeleid begrijpelijker. Combineer digitale oplossingen met efficiëntie-initiatieven om het goedkeuringsproces te vereenvoudigen en verlaag de werklast voor zakenreizigers, reismanagers en Finance-afdelingen.
Het stroomlijnen van je reisbeheersysteem begint met digitale automatisering. Van het genereren van reisaanvragen tot het opslaan van documenten: automatiseringssoftware zorgt ervoor dat elke stap in het goedkeuringsproces voor reizen soepel verloopt.
Platformen zoals Traxo detecteren bevestigingsmails automatisch en halen relevante reizigersgegevens op voor weergave in je reisbeheersysteem. Software voor uitgavenbeheer zoals Expensify automatiseert de rapportage van onkosten en de documentatie van goedkeuringen, waardoor de kans op fouten wordt verkleind en het reisbeleid beter wordt nageleefd.
Niet elk type zakenreis vereist hetzelfde goedkeuringsniveau. Voor dagtochten en binnenlandse vluchten is bijvoorbeeld toestemming van de directe leidinggevende van een werknemer nodig. Voor langere internationale reizen is mogelijk toestemming van meer dan één afdeling nodig. Deze goedkeuringsprocessen moeten duidelijk worden vermeld in het reisbeleid van het bedrijf, zodat aanvragen tijdig worden afgehandeld.
Als er één manager is die verantwoordelijk is voor alle reisgoedkeuringen, leidt diens afwezigheid tot onnodige vertragingen. Met reismanagementplatforms zoals Tripeden.com for Business kun je meerdere beheerders aanstellen om je workflow te stroomlijnen. Administratieve assistenten, reismanagers en HR- en Finance-teams kunnen allemaal inloggen op het platform om reizigersinformatie te bekijken vanaf een centraal dashboard.
Inconsistente opmaak kan betekenen dat het langer duurt voordat sommige reisaanvragen worden goedgekeurd, omdat beheerders extra tijd nodig hebben voor de beoordeling. Het is het beste om gestandaardiseerde formulieren voor alle afdelingen te gebruiken, ongeacht of je reisaanvragen goedkeurt voor fulltime werknemers of externe contractanten. Als je reisbeheersoftware gebruikt, worden hiermee automatisch consistente aanvraagformulieren gegenereerd.
Hoewel complexe reisaanvragen een gedetailleerde beoordeling vereisen, kunnen veelvoorkomende reisaanvragen vooraf in het systeem worden goedgekeurd om tijd te besparen. Maak in je zakenreisbeleid onderscheid tussen goedkeuringen voor dure en goedkope reizen, die elk hun eigen aanpak vereisen.
De beste software voor workflowbeheer bevat tools voor data-analyse waarmee je reistrends kunt identificeren, uitgaven kunt bijhouden en kostenbesparende oplossingen kunt bedenken die zijn afgestemd op je eigen zakelijke behoeften. Monday.com biedt bijvoorbeeld aangepaste dashboards om je workflow weer te geven met behulp van Gantt-diagrammen en realtime gebruikersgegevens. Met deze inzichten voor zakenreizigers kun je je reisbeleid aanpassen aan de realistische behoeften van je team.
Een van de beste manieren om je goedkeuringen te stroomlijnen, is door reisaanvragen en -beleid te integreren met bestaande technologie. Het is ouderwets en tijdrovend om werknemers te vragen om een PDF- of Word-document te gebruiken. Door je reisbeleid te integreren met je boekingstechnologie, kun je richtlijnen en limieten instellen.
Zo kunnen beheerders bij Tripeden.com for Business aanbevolen hotelbudgetten instellen. Hiermee wordt gewaarborgd dat reisaanvragen van werknemers voldoen aan het reisbeleid. Met een oplossing voor zakenreisbeheer zoals Tripeden.com for Business stroomlijn je bovendien je goedkeuringen, omdat je boekingen kunt maken zonder dat je aparte accountmanagers of IT-ondersteuning nodig hebt.
Als je bedrijf te maken heeft met een groot aantal boekingen van reizen die niet aan de regels voldoen, overweeg dan of de tekst van je beleid de oorzaak is. Zakenreizigers negeren vaak omslachtig verwoord reisbeleid, wat hen tijd en geld kost.
Om de naleving van je zakelijke reisbeleid te maximaliseren, moet je het eenvoudig en effectief communiceren. Allereerst moet het document eenvoudig toegankelijk zijn voor alle relevante stakeholders, doorgaans via een werknemers- of HR-portaal. Het kan ook rechtstreeks in boekingssoftware worden geïntegreerd.
Schrijf je beleid met stapsgewijze instructies voor reisaanvragen, goedkeuringen en vergoedingen. Vermijd het gebruik van zakelijk of juridisch jargon en overweeg om het beleid op te splitsen in secties voor elke rol.
Het is handig om een checklist voor zakenreizen op te nemen, die werknemers kunnen volgen om ervoor te zorgen dat ze aan alle vereisten van het goedkeuringsproces voldoen. Ook is het handig om een sectie voor Veelgestelde Vragen op te nemen die regelmatig wordt bijgewerkt op basis van feedback van zakenreizigers.
Naast het bijwerken van je reisbeleid is een van de beste manieren om het goedkeuringsproces te verbeteren, het gebruik van een MKB-reismanagementplatform zoals Tripeden.com for Business.
Met Tripeden.com for Business houd je alles op één plek bij, met efficiënte tools voor het boeken, beheren en monitoren van de zakenreizen van je team. Je kunt werknemers uitnodigen voor het platform en aan elk profiel een rol toewijzen om het goedkeuringsproces te stroomlijnen. Voor veelvoorkomende, algemene reisbehoeften kunnen reizigers zelf hun vluchten, hotels en huurauto's boeken, afhankelijk van het reisbeleid en -budget. Met een realtime uitgaventracker heb je volledig inzicht in je reisuitgaven. Deze kun je exporteren naar gedetailleerde rapporten.
Integreer je zakelijk reisbeleid in digitale platforms zoals deze voor betere zichtbaarheid, minder stress en een hogere nalevingsgraad.
De onderstaande gids dient als volledige stapsgewijze handleiding voor je reisbeleid.
Met deze uitgebreide gids leer je wat een reisbeleid is, hoe je de naleving ervan kunt controleren e...
In een reiskostenbeleid staan verwachtingen voor zakenreizigers. Gebruik ons template voor reiskoste...
