Wat het nieuwe in-/uitreissysteem in de EU betekent voor zakenreizigers

Het in-/uitreissysteem (EES) van de EU is een nieuw digitaal grensinitiatief dat eind 2025 van start moet gaan. Het is bedoeld om het grensbeheer in het hele Schengengebied te stroomlijnen door middel van digitale registratie en biometrische controles voor alle niet-EU-burgers.

In deze gids leggen we uit hoe het EU EES-systeem in zijn werk gaat, zodat bedrijven de informatie krijgen die ze nodig hebben om te controleren of aan alle vereisten voor visumdocumenten en reizigersgegevens wordt voldaan. En voor frequente zakenreizigers betekent het begrijpen van de EES-regels zo min mogelijk frustratie en vertraging, zodat de grensovergang efficiënter verloopt.

Wat is het in-/uitreissysteem van de EU en hoe zal het werken?

Het in-/uitreissysteem zal gelden voor zowel visumvrije reizigers als houders van een visum uit niet-EU-landen voor korte verblijven. Zodra het systeem operationeel is, zal het handmatige stempelen van paspoorten worden vervangen door een volledig digitaal in- en uitreisproces. De nieuwe EES-regels zullen van toepassing zijn op veel zakenreizigers die de EU bezoeken voor een kort verblijf van maximaal 90 dagen.

Het systeem, dat voornamelijk wordt bediend via zelfbedieningsbalies, zal het volgende registreren:

1. Naam van de reiziger 2: Type reisdocument en gegevens
2. Biometrische gegevens
3. Datum en plaats van in- en uitreizen

Weigeringen van toegang worden ook geregistreerd voor een betere opvolging en controle van overschrijdingen van de toegestane verblijfsduur. Autoriteiten zullen in real time waarschuwingen ontvangen wanneer reizigers hun toegestane verblijfsduur overschrijden.

Wat is het doel van het in-/uitreissysteem?

Het EES is een belangrijk onderdeel van het Smart Borders-initiatief, dat bedoeld is om de verplaatsing in en uit de Schengenregio te optimaliseren. Het belangrijkste doel van het in-/uitreissysteem van de EU voor de Schengenregio is om het grensbeheer te stroomlijnen en tegelijkertijd de veiligheid te verbeteren.

Volgens de website van het EES zal het systeem onder andere de volgende voordelen bieden:

• Bestrijding van identiteitsfraude met biometrische gegevens
• Bestrijding van terrorisme en georganiseerde misdaad met geavanceerde identiteitsverificatie
• Verbetering van de reizigerservaring door efficiënte grenscontroles
• Het creëren van een gecentraliseerd register van in- en uitreizende bezoekers en van geweigerde toegang
• Bevordering van het in real time delen van informatie in de hele EU

Voor zakenreizigers zijn de voordelen onder andere kortere wachttijden voor paspoorten. Met geautomatiseerde, digitale grenscontrolebalies verlopen de wachtrijen sneller.

Voor organisaties verbetert het de naleving van de visumvereisten met preciezere informatie over toegestane verblijven.

Wanneer gaat het in-/uitreissysteem van start?

Een specifieke startdatum voor het in-/uitreissysteem is nog niet beschikbaar, maar de verwachting is dat het in oktober 2025 van start gaat. Oorspronkelijk zou het project in 2022 van start gaan, maar door technische problemen is het meerdere malen uitgesteld.

Zodra de specifieke ingangsdatum van het in-/uitreissysteem is vastgesteld, zal de Europese Unie de specifieke startdatum van te voren bekendmaken. Volgens een update van maart 2025 van de EU-ministers van Binnenlandse Zaken zal het in-/uitreissysteem hoogstwaarschijnlijk stapsgewijs worden uitgerold in plaats van in één keer. Deze aanpak geeft grensautoriteiten meer tijd voor livetests en aanpassingen.

Welke landen maken deel uit van het in-/uitreisysteem?

Het in-/uitreissysteem bestaat uit 29 landen in de Schengenzone.

Deze omvatten Oostenrijk, België, Bulgarije, Kroatië, Tsjechië, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, IJsland, Italië, Letland, Liechtenstein, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Noorwegen, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Zweden en Zwitserland.

Op wie is het in-/uitreissysteem van toepassing?

Het systeem is van toepassing op alle bezoekers van niet-EU-landen die voor een kort verblijf naar een van de 29 landen komen waarvoor het in-/uitreisreissysteem geldt. De EES-regels definiëren een kort verblijf als maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen.

Het systeem is van toepassing op alle zakenreizigers uit alle niet-EU-landen die:

1. Geen visum nodig hebben voor een kort verblijf binnen Europese landen
2. Wel een visum voor een kort verblijf nodig hebben om naar Europese landen te reizen

Hoewel Cyprus en Ierland deel uitmaken van de Europese Unie, gelden de EES-regels niet aan de grens omdat het geen Schengenlanden zijn. In plaats daarvan worden paspoorten nog steeds handmatig gestempeld.

Voor wie geldt het EES niet?

Het nieuwe EU-in-/uitreissysteem geldt niet voor EU-burgers.

Er zijn nog andere omstandigheden waarin de EES-regels mogelijk niet gelden. Enkele voorbeelden:

• Niet-EU-burgers die directe familie zijn van een EU-burger en die houder zijn van een verblijfskaart
• Reizigers die houder zijn van een verblijfsvergunning of een visum voor verblijf van langere duur
• Niet-EU-burgers die binnen een onderneming worden overgeplaatst of een uitwisseling van onderzoekers
• Grensarbeiders die zijn vrijgesteld van grenscontroles

Deze lijst is niet volledig en de regels worden regelmatig bijgewerkt. Voordat je voor je werk naar de EU reist, kun je het beste naar de EES-website gaan voor de meest actuele informatie.

Wat is het verschil tussen heet EES en de ETIAS-reistoestemming?

Het EES wordt tegelijk met het Europees reisinformatie- en toelatingssysteem (ETIAS) gelanceerd. Hoewel beide zijn ontworpen om de grensveiligheid en -efficiëntie te verbeteren, is ETIAS-reistoestemming een ander systeem.

Dit zijn de belangrijkste verschillen waar zakenreizigers rekening mee moeten houden:

Visa:

• Het EES geldt voor visumvrije en visumplichtige reizigers
• Het ETIAS is alleen beschikbaar voor visumvrije reizigers

Landen:

• Het EES geldt voor 29 Schengenlanden
• Het EU ETIAS geldt voor alle 29 Schengenlanden en voor Cyprus

Tijdschema:

• Het EES registreert reizigers aan de grens
• Het ETIAS wordt van tevoren aangevraagd

Details

• Het EES verzamelt in- en uitreisgegevens van reizigers en biometrische gegevens, waaronder vingerafdrukken en gezichtsopname
• Het ETIAS verzamelt persoonsgegevens, waaronder het beroep, adres, paspoortgegevens en de reisgeschiedenis

Startdatum

• Het EES wordt gelanceerd vóór het EU ETIAS

Welke gevolgen hebben de EES-regels voor zakelijke reizigers?

Hoewel het EES-systeem van de EU nog niet van kracht is, kunnen bedrijven nu al beginnen met het voorbereiden van reizigers op de komende vereisten. Hier volgen verschillende manieren waarop de nieuwe regels van invloed kunnen zijn op werknemers die voor hun werk reizen.

1. Vertragingen tijdens de implementatiefase

Als het nieuwe in-/uitreissysteem eenmaal operationeel is in de EU, zou het de grensovergangen efficiënter moeten maken. Handmatige paspoortcontroles worden vervangen door biometrische verificatie, waardoor de grenscontroles sneller kunnen verlopen. Hoewel reizigers een biometrische scan moeten ondergaan bij het binnenkomen of verlaten van de EU, zullen deze gegevens worden opgeslagen in de EES-database voor een snelle, geautomatiseerde verwerking bij toekomstige bezoeken.

Maar zoals bij elke grootschalige IT-uitrol, kunnen zakenreizigers in het begin vertragingen en kinderziektes verwachten. Houd rekening met dit nieuwe systeem als je zakenreizen naar de EU in eind 2025 of begin 2026 plant, en reken extra tijd in je schema voor vertragingen.

2. Realtime monitoring van limieten voor korte verblijven

Voor zakenreizigers die vaak naar Europa reizen voor vergaderingen met klanten en conferenties wordt het belangrijker dan ooit om de dagen die in de Schengenzone worden doorgebracht bij te houden. Regels voor korte verblijven staan bezoeken van maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen toe. Deze regel verandert niet, maar het handmatig stempelen van paspoorten kan soms leiden tot onbedoelde overschrijdingen van de toegestane verblijfsduur als gevolg van menselijke fouten.

Het nieuwe digitale systeem zal daarentegen uiterst nauwkeurig zijn. Met een centrale EES-database die automatisch alle in- en uitreizen bijhoudt, is er geen ruimte voor overschrijdingen van de toegestane verblijfsduur. Alle bestede dagen worden in real time berekend. Onthoud dit bij de reisplanning. Het voorkomen van visumoverschrijdingen is een van de hoofddoelen van het EES en zakenreizigers die de regels overtreden, kunnen boetes of een inreisverbod opgelegd krijgen. Als onderdeel van het beheer van reisrisico's is het voor bedrijven van groot belang om korte reizen binnen de limiet te houden.

3. Biometrische gegevensverzameling en veiligheidskwesties

Met het EU-in/uitreissysteem moeten alle niet-EU-reizigers gezichtsopnames en vingerafdrukken verstrekken. Deze biometrische gegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG.

Sommige zakenreizigers kunnen zich zorgen maken dat hun persoonsgegevens worden bewaard. Bedrijven moeten deze bezorgdheid wegnemen door teamleden te adviseren over veiligheidsmaatregelen en uit te leggen hoe de gegevens zullen worden gebruikt.

Hoe zakenreizigers zich kunnen voorbereiden op het in-/uitreissysteem voor het Schengengebied

Individuele zakenreizigers kunnen ook enkele voorbereidende stappen nemen voordat ze de EU bezoeken in het nieuwe EES-kader.

1. Lees de EES-regels door voordat je op reis gaat om vertrouwd te raken met de biometrische procedures en het vereiste papierwerk.
2. Tel je reisdata bij elkaar op en houd deze bij met de regel van 90 dagen in gedachten.
3. Controleer je reisdocumenten, inclusief paspoorten en visa, om er zeker van te zijn dat ze overeenkomen met de boekingsgegevens.
4. Voeg EES-apps zoals Travel to Europe toe aan je paklijst voor zakenreizen. Hiermee kun je vooraf reisdocumentgegevens en gezichtsfoto's registreren om de tijd bij de grens te verkorten.

Hoe je het bedrijfsreisbeleid kun bijwerken voor het nieuwe in-/uitreissysteem in de EU

Met zowel het EES- als het EU ETIAS-systeem in het verschiet, is 2025 het moment voor bedrijven om te beginnen met plannen.

Begin met het herzien en bijwerken van het bedrijfsreisbeleid om deze veranderingen op te nemen.

• Maak in je reisbeheervoorwaarden duidelijk wie verantwoordelijk is voor het controleren of reizigers binnen de toegestane 90 dagen blijven en hoe dit wordt bijgehouden.
• Werknemers moeten zich er ook van bewust zijn dat hun biometrische gegevens verzameld zullen worden en wat dit inhoudt.
• Stem reisboekingsprocessen af op grensvertragingen tijdens de EES-implementatiefasen.
• Het is de moeite waard om reisvertraging en gegevensbeveiliging te evalueren als onderdeel van een volledige risicobeoordeling.

Naleving van het in-/uitreissysteem

Het EES belooft een efficiëntere, modernere grenscontrole, hoewel de eerste uitrolperiode langere wachttijden met zich mee kan brengen.

Geavanceerde gegevensverzameling aan de grens betekent dat bedrijven proactiever en georganiseerder dan ooit moeten zijn als het gaat om deplanning van zakenreizen. Dit begint met het bijwerken van het reisbeleid om de nieuwe vereisten te weerspiegelen en deze wijzigingen vervolgens effectief te communiceren naar alle stakeholders.

Het is ook de moeite waard om gebruik te maken van oplossingen voor zakenreisbeheer zoals Tripeden.com for Business om boekingen op te slaan en te beheren in één enkele, toegankelijke ruimte. Dit maakt het gemakkelijker om je reisplanning nauwkeuriger te volgen, zodat je dure visumoverschrijdingen kunt voorkomen aan de hand van een overzicht van de bewegingen van reizigers.