Zakenreizenrisicobeoordeling is onmisbaar voor werknemersveiligheid.
Van slechte weersomstandigheden tot virusuitbraken: een reisrisicobeoordeling houdt rekening met alle mogelijke verstoringen om reizende werknemers veilig te houden. Dit belangrijke onderdeel van zakelijk reisbeheer beschermt niet alleen het welzijn van werknemers, maar zorgt er ook voor dat je organisatie aan haar zorgplicht voldoet.
In deze gids leggen we uit hoe je een risicobeoordeling van binnenlandse of internationale reizen uitvoert. Naast het opstellen van je eigen bedrijfsbeleid, ontdek je ook hoe je risico's kunt vaststellen en beperken met behulp van software voor reisrisicobeoordeling en andere digitale hulpmiddelen.
Een risicobeoordeling identificeert potentiële grote en kleine problemen waarmee een zakenreiziger te maken kan krijgen. Hieronder vallen gezondheidsrisico's zoals voedselvergiftiging en ziekte-uitbraken, vertragingen en annuleringen van vluchten die het reisschema verstoren, en veiligheidsrisico's zoals natuurrampen, misdaad en geopolitieke onzekerheid. Omdat reisrisico's altijd veranderen, is het belangrijk om voor elke reis een nieuwe beoordeling uit te voeren, een proces dat efficiënter wordt met geautomatiseerde risicobeoordelingssoftware.
Mogelijke bedreigingen worden ingevoerd in een reisrisicobeoordelingsformulier voor analyse, bewustwording en risicobeperkende strategieën.
Het doel van een reisrisicobeoordeling is om gepersonaliseerde beleidsregels en procedures op te stellen om het risico op schade te verminderen en aan je zorgplicht te voldoen. Werknemers moeten worden geïnformeerd over mogelijke gezondheids- en veiligheidsrisico's tijdens de aankomende plannen om defensieve strategieën toe te passen.
Risico's van zakenreizen vallen uiteen in verschillende categorieën, die allemaal moeten worden overwogen in een uitgebreid risicobeoordelingsformulier voor reizen.
Een van de meest voorkomende risico's voor het welzijn van werknemers is ziekte. Hoewel pandemieën het nieuws halen, is de kans groter dat voedselvergiftiging, niet-drinkbaar kraanwater en blootstelling aan plaatselijke virussen reisplannen overhoop gooien. Medische noodgevallen moeten deel uitmaken van elke risicobeoordeling voor reizen naar het buitenland.
Zakelijke reizigers kunnen te maken krijgen met verschillende ernstige weersomstandigheden en natuurrampen. Sommige komen zonder waarschuwing, zoals aardbevingen, terwijl bij andere rampen, zoals orkanen, de weersverwachting vaak tijd geeft om erop voor te bereiden. Om dit risico in te schatten, moeten organisaties bij het plannen van reizen rekening houden met de bestemming en de tijd van het jaar. Populaire zakenreisbestemmingen zoals Tokio en Los Angeles liggen bijvoorbeeld in de Ring van Vuur rond de Stille Oceaan. Deze liggen op breuklijnen, waardoor de kans op aardbevingen statistisch gezien groter is.
Wanneer je werknemers buiten de beschermde kantoorruimte werken, worden ze kwetsbaarder voor cyberaanvallen. Phishing, hacking, malware en social engineering zijn allemaal veelvoorkomende cyberveiligheidsbedreigingen voor zakenreizigers. Criminelen richten zich op werknemers op luchthavens en in hotels met scams die ontworpen zijn om illegaal toegang te krijgen tot gevoelige gegevens.
Niet alleen online criminaliteit kan de veiligheid van zakenreizigers in gevaar brengen. Er bestaat ook een risico op diefstal en kleine criminaliteit op hun bestemming. Let bij het inschatten van het reisrisico op de plaatselijke criminaliteitscijfers, vooral bij het kiezen van een geschikt hotel. Je kunt het risico op criminaliteit drastisch verminderen door platforms zoals Tripeden.com for Business te gebruiken om accommodatie te kiezen in veilige buurten met weinig criminaliteit.
In een onstabiele wereld kan alles, van politieke protesten tot terroristische aanslagen, van invloed zijn op zakenreizigers, waardoor ze mogelijk gevaar lopen. Reismanagers moeten op de hoogte blijven van geopolitieke conflicten en nieuwsupdates opnemen in een bedrijfsrisicobeoordeling.
De groeiende anti-toerismeprotesten in landen als Spanje en Griekenland kunnen ook vertragingen veroorzaken voor zakenreizigers, terwijl een gebrek aan culturele kennis aanstoot kan geven en een negatieve of zelfs vijandige ontvangst door de lokale bevolking kan veroorzaken. Zorg ervoor dat werknemers op de hoogte zijn van bedrijfsetiquette en lokale gebruiken, en dat ze zich gepast kleden en zich bedekken op gevoelige locaties zoals het Midden-Oosten.
Er is niet voor elke reis een unieke risicobeoordeling nodig. Als je werknemers op bezoek gaan bij collega's in een nabijgelegen stad, is een volledige risicobeoordeling waarschijnlijk niet nodig.
Het wordt echter wel aanbevolen om een risicobeoordeling uit te voeren voor zakenreizen naar internationale bestemmingen, onbekende regio's of complexe routes. Zodra je een basisformulier voor de beoordeling van zakenreisrisico's hebt gemaakt, kun je de details aanpassen aan de bijzonderheden van elke nieuwe bestemming. Dit kunnen factoren zijn zoals lokale wetten, misdaadcijfers, cyberveiligheidsbedreigingen en het klimaat.
Zorgplicht voor werknemers is wettelijk verplicht in veel landen, waaronder Australië, Canada, Frankrijk, Spanje, de Verenigde Staten en het Verenigd Koninkrijk. Dit betekent dat het beoordelen van reisrisico's niet alleen belangrijk is voor het welzijn van de werknemer, maar ook wettelijk verplicht is.
Door een beoordeling van reisrisico's uit te voeren, kun je ervoor zorgen dat werknemers de locatiespecifieke training krijgen die ze nodig hebben om veilig te blijven op hun bestemming. Samen met een goed geschreven reisbeleid zorgt dit ervoor dat werknemers alle details hebben over met wie contact moet worden opgenomen als er iets gebeurt. Het maakt risico's beter voorspelbaar, zodat je zowel je werknemers als je bedrijf kunt beschermen. Voorbereiding is de beste verdediging.
Een risicobeoordelingsformulier voor zakenreizen beschrijft alle potentiële risico's die een reiziger tijdens zijn werkreis kan tegenkomen. Deze kunnen in twee categorieën worden onderverdeeld.
Veel van deze factoren zijn natuurlijk persoonlijk en hangen af van vrijwillige openbaarmaking. Overweeg om voor het reizen een vragenlijst te geven aan werknemers die ze naar eigen inzicht kunnen invullen.
Elk risicotype kan vervolgens gescoord worden in volgorde van waarschijnlijkheid om prioriteit te geven aan veiligheidstraining en -bewustzijn. Terwijl tornado's bijvoorbeeld een potentieel risico vormen in het zuiden van Engeland, zijn ze daar veel minder waarschijnlijk dan in het Midden-Westen van Amerika.
Zakelijke reisrisico's veranderen voortdurend, waardoor het voor reismanagers moeilijk is om elke potentiële bedreiging te identificeren. Software voor bedrijfsrisicobeheer kan hierbij helpen door informatie op een duidelijke, geautomatiseerde manier te organiseren. De beste platforms bieden voordelen zoals deze:
Hier volgen enkele voorbeelden van softwareoplossingen voor risicobeoordeling voor zakenreizen.
Gespecialiseerd in medische en reisbeveiliging, International SOS biedt een verscheidenheid aan apps voor bedrijven om de risicobeoordeling en -beperking te verbeteren. Dit omvat een app met realtime reiswaarschuwingen om je team op de hoogte te houden van nieuwe bedreigingen, samen met online trainingsmodules voor vertrek. Bovendien is International SOS een van de partners van Tripeden.com for Business (voor een volledig overzicht van al onze partnerintegraties kijk je op onze Marketplace).
Crisis24 maakt gebruik van AI-gestuurde dreigingsdetectietechnologie om uitgebreide risico-informatie in real time te bieden voor zakenreizigers. Je kunt zich aanmelden om gedetailleerde beoordelingen te ontvangen voor meer dan 200 landen en 400 steden wereldwijd, die tot in detail beoordeeld worden aan de hand van meerdere dreigingscategorieën.
Dit internationale bedrijfis gespecialiseerd in risicobeheer van zakenreizen, van beoordeling tot herstel. Pre-reisadviezen voorzien zakenreizigers en managers van kennis over veiligheid. Het commerciële aanbod omvat tools zoals CAP Advantage, een platform voor informatie over reisrisico's dat een noodhulptoets bevat die wordt geactiveerd met slechts één druk op de knop.
Samen met het reisbeleid van je bedrijf moet een risicobeoordeling voor zakenreizen alle relevante details bevatten die werknemers nodig hebben om veilig voor hun werk te reizen. Dit begint met het identificeren van potentiële risico's, voordat het risiconiveau en de concrete stappen om risico's te beperken in kaart worden gebracht.
Start met het inventariseren van alle mogelijke risico's, zowel omgevingsrisico's als individuele risico's, die de reiziger tijdens deze specifieke reis kunnen overkomen. Hoewel het gebruikelijk is om te denken aan grote rampen zoals terrorisme en politieke onrust, is het veel waarschijnlijker dat je teamleden te maken krijgen met risico's zoals kleine diefstal en voedselvergiftiging.
Gebruik voor elke bestemming risicobeoordelingssoftware of doe je eigen onderzoek om vragen te beantwoorden, zoals deze:
Individuele risico's moeten ook worden vermeld, inclusief door de werknemer verstrekte details over gezondheidstoestanden, mobiliteitsproblemen en allergieën. Denk aan identiteitsgerelateerde risico's die gevolgen kunnen hebben voor reizigers. In sommige landen lopen vrouwelijke zakenreizigers die alleen reizen bijvoorbeeld meer risico op diefstal en aanranding. Zijn relaties tussen mensen van hetzelfde geslacht wettelijk toegestaan? Zijn er andere culturele spanningen waar je op moet letten?
Wanneer je alle risico's op een rijtje hebt gezet, is het tijd om een risicobeoordelingsmatrix te gebruiken om te bepalen hoe ernstig elk probleem zou kunnen zijn. Iets als een militaire staatsgreep of een grote terrorismedreiging valt bijvoorbeeld in de categorie ernstig, terwijl een risico op insectenbeten als een vrij laag risico kan worden gezien.
Een belangrijk doel van een risicobeoordeling van zakenreizen is dat zakenreizigers weten wat ze kunnen verwachten en waar ze terecht kunnen. Elk risico moet vergezeld gaan van praktische, bruikbare strategieën, zodat werknemers weten wat ze moeten doen en met wie ze contact moeten opnemen. De contactgegevens voor noodgevallen moeten ook worden vermeld in het reisbeleid van je bedrijf. Zorg indien nodig voor trainingssessies.
Met behulp van risicobeoordelingssoftware en sjablonen zijn specifieke kwalificaties niet nodig. Toch is voortdurende training in risicobeheer altijd nuttig binnen een organisatie.
Hoewel risicobeoordelingsformulieren elke structuur kunnen volgen, volgt hier een voorbeeld van de secties die moeten worden opgenomen.
Voorbeeld van risicobeoordeling voor zakenreizen:
Bestemming: Denver, Colorado, VS
Gevaar: Dierenbeet
Risico: Letsel of allergische reactie
Waarschijnlijkheid: Laag
Handeling:
Bestemming: Medellin, Colombia
Gevaar: Weersomstandigheden
Risico: Zonnesteek
Waarschijnlijkheid: Gemiddeld
Handeling:
Bestemming: Parijs, Frankrijk
Gevaar: Al bestaande persoonlijke gezondheidstoestand
Risico: Ziek worden tijdens het reizen
** Waarschijnlijkheid**: Gemiddeld
Handeling:
Ongeacht de specifieke bedreigingen kan je organisatie reizende werknemers uitrusten voor een veiligere ervaring met behulp van algemene veiligheidstips.
Hoewel het onmogelijk is om alle risico's van zakenreizen uit te sluiten, houdt het uitvoeren van een gedetailleerde risicobeoordeling vóór elke reis de bedreigingen onder controle.
Met Tripeden.com for Business heb je volledige zichtbaarheid over de boekingen van je werknemers. Met dit reisbeheerplatform kun je niet alleen zakenhotels zorgvuldig vergelijken om accommodatie in veiligere gebieden te kiezen: het wordt ook geleverd met de ingebouwde reiszoekertool Traxo, zodat je verplaatsingen in real time kunt bekijken en bij elke stap ondersteuning wordt geboden.
De beste tips voor het waarborgen van veiliger zakenreizen, de voorbereiding ervan en het beoordelen...
Als het om zakenreizen gaat, is het begrijpen van de zorgplicht belangrijker dan ooit. Lees de werkg...
Reisrisicobeheer is een belangrijk aspect om te overwegen en vertrouwd mee te raken.
