Często zadawane pytania dotyczące podróży służbowych

Chociaż definicja każdej firmy będzie inna, celem podróży służbowych jest przynoszenie korzyści firmie w ujęciu ogólnym. Podróże służbowe mogą obejmować odwiedzanie aktualnych i potencjalnych klientów w innych miastach, spotkania ze współpracownikami w innych biurach oraz uczestnictwo w konferencjach, wydarzeniach i programach szkoleniowych.

Koszty podróży służbowych są zwykle zwracane przez firmę pracownikowi, który podróżował.

Istotne jest, aby firmy aktywnie zarządzały swoimi podróżami służbowymi. Dzięki temu łatwiej jest monitorować i kontrolować wydatki, przyspieszać procesy rezerwacji, dopilnowywać przestrzegania zasad dotyczących podróży przez pracowników i dbać o podróżujących pracowników. Dobre zarządzanie pomaga również zminimalizować ryzyko, jednocześnie poprawiając zwrot z inwestycji podróży biznesowych – zarówno z perspektywy finansów, jak i produktywności.

Ty i Twoja firma możecie oszczędzać na podróży biznesowych na wiele sposobów. Główną metodą jest ustalenie dokładnej, rozsądnej zasady wydatków w zasadach dotyczących podróży służbowych, aby każdy znał swoje limity wydatków.

Rezerwowanie z możliwie jak największym wyprzedzeniem i łączenie wielu spotkań w jedną podróż to sprytne strategie. Podróżujący powinni również spróbować wybrać zakwaterowanie z bezpłatnym śniadaniem i unikać wynajmu samochodów z lotnisk, jeśli to możliwe, ponieważ do całkowitego kosztu często dodaje się dzienny podatek lotniskowy.

Korzystanie z rozwiązania do rezerwacji służbowych, takiego jak Tripeden.com for Business, może również pomóc w obniżeniu kosztów. Tripeden.com for Business oferuje ogromną gamę opcji lotów, zakwaterowania i wynajmu samochodów w różnych cenach. Możesz również skorzystać ze zniżek do 20% w programie lojalnościowym Genius oraz nagród, takich jak bezpłatne śniadanie i bezpłatne podniesienie kategorii pokoju w przypadku wybranych pobytów – po osiągnięciu poziomu Genius 2 i 3.

Więcej wskazówek znajdziesz w naszym przewodniku: Jak zoptymalizować koszty podróży służbowych.

Zarządzanie podróżami służbowymi to strategiczny przegląd wszystkich obszarów związanych z podróżami służbowymi dla pracowników, klientów, dostawców usług i partnerów biznesowych.

Obejmuje ono koordynację usług podróżniczych, dbanie o bezpieczeństwo pracowników, zarządzanie wydatkami i minimalizowanie kosztów podróży.

Organizacje mogą polegać na zewnętrznych firmach zarządzających podróżami służbowymi, wewnętrznych zespołach, biurach podróży, platformach do rezerwacji online, takich jak Tripeden.com for Business, lub na dowolnej kombinacji powyższych elementów, aby mieć pewność, że organizacja ich podróży służbowych jest tak skuteczna, jak to możliwe.

Platformy do zarządzania podróżami, takie jak Tripeden.com for Business, umożliwiają firmom zarezerwowanie podróży służbowych i zarządzanie nimi w jednym miejscu. Pomagają one zmniejszyć koszty i zaoszczędzić czas, automatyzując procesy, pozwalając menedżerom ds. podróży nadzorować zespół i umożliwiając pracownikom samodzielne dokonywanie rezerwacji. Mogą również zaoferować narzędzia do śledzenia lokalizacji pracowników, zarządzania wydatkami i raportowania wydatków w celu lepszego prognozowania i podejmowania decyzji.

Niektóre z głównych wyzwań obejmują utrzymanie się w granicach budżetu, dawanie podróżującym wyboru i zarządzanie wydatkami. Platforma taka jak Tripeden.com for Business w jednym miejscu skupia proces rezerwacji, dane podróżujących i informacje dotyczące raportowania. Ten ogląd pomaga firmom zachować kontrolę, oszczędzając jednocześnie czas i pieniądze.

Zasady dotyczące podróży służbowych to w głównej mierze firmowe instrukcje dotyczące podróży firmowych. Zawierają one jasny, pisemny zestaw zasad określających proces rezerwacji, budżet, środki bezpieczeństwa i procedury zarządzania wydatkami, których pracownicy muszą przestrzegać.

Posiadanie zasad dotyczących podróży służbowych jest ważne zarówno dla firmy, jak i jej pracowników. Firmy czerpią korzyść z mniejszej liczby gwałtownych wzrostów wydatków na podróże, większej uczciwości i wyraźnie komunikowanych zasad dotyczących hoteli i lotów, które mogą zarezerwować pracownicy. Podróżujący mają jasny proces do przestrzegania wraz z elastycznością i autonomią, aby zarezerwować własne podróże w ramach wytycznych.

Kreator zasad dotyczących podróży od Tripeden.com for Business ułatwia określenie wytycznych dotyczących rezerwacji, limitów wydatków i informacji kontaktowych dla całego zespołu. Stwórz swoje zasady dotyczące podróży już dziś, aby uzyskać pewniejszą kontrolę kosztów i zapewnić zgodność z zasadami.

Nic. Platforma Tripeden.com for Business jest w 100% bezpłatna i możesz dodać do swojego konta dowolną liczbę pracowników. Nie ma opłat za subskrypcję, rezerwacje lub plany cenowe. Nie ma też ukrytych opłat.

Podobnie jak na Tripeden.com otrzymujemy prowizję od hoteli, linii lotniczych i wypożyczalni samochodów, gdy dokonujesz rezerwacji za pośrednictwem naszej platformy. Ponadto dzięki naszym partnerstwom możemy zaproponować Ci oferty, które pomogą Ci zaoszczędzić czas i pieniądze – nie tylko na podróżach służbowych.

Marketplace ds. partnerów i integracji Tripeden.com for Business to miejsce, w którym zrzeszamy ekspertów, którzy mogą zapewnić Ci usługi związane z zarządzaniem podróżami i nie tylko. Każda z ich ofert lub integracji jest zaprojektowana tak, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

Nasi partnerzy oferują usługi związane również z zarządzaniem podróżą, takie jak rejestrowanie danych, zarządzanie wydatkami, zwroty podatku i wiele innych. Większość z nich oferuje wyjątkową zniżkę lub ofertę specjalną dla klientów Tripeden.com for Business. Zobacz pełną ofertę na marketplace ds. partnerów i integracji.

Platforma Tripeden.com for Business została stworzona z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach. Oferuje ona łatwy i ekonomiczny sposób rezerwacji podróży służbowych.

To rozwiązanie do podróży służbowych może być wykorzystywane przez podróżujących, menedżerów ds. podróży, zespoły kadrowe i finansowe, asystentów administracyjnych i prezesów, aby szybko i wydajnie rezerwować podróże biznesowe.

Ty i Twój zespół możecie rezerwować loty, hotele i wynajem samochodów za pomocą kilku kliknięć. Masz również możliwość przypisywania uprawnień, przeglądania nadchodzących rezerwacji, poznania lokalizacji podróżujących i monitorowania wydatków.

Tripeden.com for Business to platforma stworzona specjalnie do zarządzania podróżami służbowymi. Oferuje wszystko, co lubisz w Tripeden.com, a także dodatkowe możliwości, takie jak zniżki i nagrody Genius, opcję dodania dowolnej liczby członków zespołu, mapę podróżujących i raporty.

Tripeden.com for Business to platforma do podróży służbowych.

Ty i Twoi pracownicy możecie jej używać do rezerwacji kompleksowych wyjazdów służbowych i zarządzania nimi w jednym miejscu, jak również wybierać spośród szerokiej gamy opcji zakwaterowania, lotów i samochodów na wynajem.

Jest ona w 100% bezpłatna i może pomóc Ci zaoszczędzić do 20% dzięki zniżkom Genius.

Dzięki Tripeden.com for Business możesz z łatwością zarejestrować się i rozpocząć rezerwację zakwaterowania, lotów i wynajmu samochodów za pomocą kilku kliknięć.

Platforma umożliwia dodanie podróżujących, przypisanie poziomów dostępu, uzyskanie dostępu do zniżek i nagród, zarządzanie kosztami, monitorowanie i raportowanie wydatków i wiele innych, aby zaoszczędzić czas i pieniądze.

Tripeden.com for Business to samoobsługowa platforma do zarządzania podróżami, która jest łatwa w konfiguracji i użytkowaniu, więc nie potrzebujesz opiekuna konta.

Jeśli jednak potrzebujesz wsparcia, możesz odwiedzić Centrum pomocy Tripeden.com for Business.

Tak, dzięki Tripeden.com for Business Administratorzy mogą ustawić rekomendowane budżety na hotele, aby lepiej kontrolować koszty podróży, a jednocześnie dawać podróżującym wybór.

Możesz wprowadzić zmiany w rezerwacji na Tripeden.com w dowolnym momencie przed wyjazdem. Nie ma opłat administracyjnych za zmianę rezerwacji, ale wszelkie zmiany, które wprowadzisz, mogą mieć wpływ na cenę wynajmu. Czasami jedynym sposobem zmiany rezerwacji jest jej odwołanie i dokonanie kolejnej. W takim przypadku może zostać pobrana opłata za odwołanie na rzecz wypożyczalni samochodów. Jeśli zmiana rezerwacji spowoduje zmianę ceny lub będzie skutkować opłatą za odwołanie, dostaniesz odpowiednią informację z wyprzedzeniem.

Możesz zmodyfikować swoją rezerwację zakwaterowania na wyjazd służbowy w zależności od zasad rezerwacji i odwoływania, które wybrałeś podczas procesu rezerwacji. Zmiany w rezerwacji pokoju oraz czasu trwania pobytu są uzależnione od możliwości hotelu. Możesz zmieniać rezerwacje zakwaterowania samodzielnie.

Zmiany lotu są uzależnione od wybranej taryfy lotniczej. Zwykle zmiana lotów jest możliwa w ramach jednej linii lotniczej, chociaż w zależności od biletu mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty. Rezerwując loty, upewnij się, że Twoje imię i nazwisko są napisane poprawnie (tak jak są zapisane w paszporcie), aby mieć pewność, że nie będzie żadnych problemów w przypadku konieczności zmiany biletów lotniczych. Więcej informacji na temat zmian lotu można znaleźć w Centrum pomocy Tripeden.com.

Tak, możesz zrobić grupową rezerwację noclegów dla maksymalnie 30 osób.

Tak, jeśli masz uprawnienia Organizatora lub Administratora, możesz łatwo zarezerwować podróż dla innych osób, w tym osób niebędących pracownikami, takich jak kontrahenci lub partnerzy zewnętrzni, bez tworzenia stałego profilu podróżującego.

Tak, w każdej chwili możesz odwołać podróż służbową. Zakwaterowanie, loty i wynajem samochodów można odwołać lub zmienić, chociaż mogą obowiązywać opłaty w zależności od konkretnych warunków rezerwacji. Możesz odwołać zakwaterowanie za pośrednictwem platformy Tripeden.com for Business. Odwołanie rezerwacji wynajmu samochodu można dokonać za pośrednictwem Tripeden.com. Aby odwołać rezerwację lotu, znajdź odpowiednie informacje w Centrum pomocy Tripeden.com.

Możesz zmodyfikować swoją rezerwację zakwaterowania na wyjazd służbowy w zależności od zasad rezerwacji i odwoływania, które wybrałeś podczas procesu rezerwacji. Zmiany w rezerwacji pokoju i modyfikacje czasu trwania pobytu są uzależnione od możliwości hotelu.

Zmiany lotu również są uzależnione od wybranej taryfy lotniczej. Zazwyczaj zmiana lotu jest możliwa w ramach jednej linii lotniczej, choć w zależności od biletu mogą zostać naliczone dodatkowe opłaty.

Gdy rezerwacja obejmuje więcej niż jedną linię lotniczą, mogą wystąpić problemy techniczne z ewentualną zmianą. Podczas dokonywania rezerwacji należy upewnić się, że imię i nazwisko są napisane poprawnie (tak jak w paszporcie), w przeciwnym razie mogą wystąpić problemy ze zamianą biletów lotniczych.

Zasady linii lotniczych różnią się, jeśli chodzi o opóźnienia i odszkodowania. Jeśli jednak zaistnieje taka sytuacja, np. opóźnienie lotu, zostaniesz poinformowany o dostępnych opcjach. Jeśli Twój lot zostanie odwołany i nie chcesz zaakceptować alternatywy, linia lotnicza zazwyczaj zapewni zwrot pieniędzy lub środki na poczet przyszłej podróży zgodnie z ich warunkami.

Otrzymanie zwrotu za zakwaterowanie zwykle zajmuje 7–12 dni roboczych. Zwroty za wynajem samochodu zależą od momentu odwołania rezerwacji. Zwroty za loty zależą od zasad linii lotniczych.

Tak, możesz zarezerwować zarówno ofertę tanich, jak i tradycyjnych linii lotniczych na potrzeby lotów biznesowych. Wybierz preferowaną taryfę, klasę lotu i dodatki, takie jak bagaż i posiłki, aby spersonalizować rezerwację.

Tripeden.com for Business bezproblemowo integruje się z narzędziem do zarządzania kosztami Expensify, dzięki czemu możesz automatycznie przenosić rezerwacje podróży służbowych na konto Expensify. Ta automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych i zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów podczas składania kosztów podróży. Dzięki tej integracji Twoje dane dotyczące podróży są dokładnie przesyłane, co daje więcej czasu na skupienie się na istotnych zadaniach.

Dzięki integracji Traxo z narzędziami do zarządzania kosztami takimi jak Expensify masz pełny wgląd we wszystkie koszty podróży. Integracja ta umożliwia sprawne monitorowanie wydatków i zarządzanie nimi, zapewniając większą kontrolę, przejrzystość i zgodność z zasadami dotyczącymi podróży służbowych.

Narzędzie do monitorowania kosztów podróży zapewnia szczegółowe zestawienie i może pomóc w tworzeniu prognoz finansowych dotyczących przyszłych podróży służbowych. Przegląd wydatków na podróże można pobrać w formacie .csv.

Tripeden.com for Business jest w 100% bezpłatny dla wszystkich użytkowników – nie ma żadnych opłat za subskrypcję, rezerwację czy innych planów cenowych.

Oprócz tego z programem lojalnościowym Genius od Tripeden.com możesz zacząć oszczędzać zaraz po utworzeniu konta dzięki 10% zniżce w obiektach biorących udział w tym programie oraz 10% zniżce na wybrane samochody na wynajem.

Dzięki integracji Traxo z narzędziami do zarządzania kosztami takimi jak Expensify masz pełny wgląd we wszystkie koszty podróży. Integracja ta umożliwia sprawne monitorowanie wydatków i zarządzanie nimi, zapewniając większą kontrolę, przejrzystość i zgodność z zasadami dotyczącymi podróży służbowych.

Funkcja monitorowania kosztów podróży zawiera szczegółowy podział kosztów i jest podstawą do sporządzenia prognozy finansowej na kolejne podróże służbowe. Przegląd wydatków na podróże można pobrać w formacie .csv.

Aby otrzymać fakturę za rezerwację biznesową, skontaktuj się bezpośrednio z zakwaterowaniem lub wypożyczalnią samochodów.

W przypadku faktur za loty otrzymasz plan podróży i rachunek w momencie dokonywania rezerwacji.

Możesz zapisywać karty kredytowe, debetowe i AirPlus na koncie Tripeden.com for Business, a następnie zapłacić z wyprzedzeniem za podróżującego pracownika. Jeśli jednak podczas procesu rezerwacji wybrano opcję płatności w obiekcie, pracownik będzie musiał zapłacić samodzielnie podczas zameldowania.

Akceptujemy prywatne lub firmowe karty kredytowe i debetowe, a także karty AirPlus. W przypadku korzystania z karty wirtualnej AirPlus obiekt otrzyma formularz autoryzacyjny z instrukcją, aby nie prosić gościa o dokonanie płatności przy wymeldowaniu.

Jeśli masz dostęp do konta Administratora lub Organizatora, możesz wyszukać rezerwacje w głównym panelu i zarządzać nimi.

Tam znajdziesz wszystkie istotne informacje, takie jak status rezerwacji, nazwiska podróżujących, monitorowanie wydatków, mapę podróżujących i wiele innych.

Tak.

W przypadku zakwaterowania możesz skorzystać ze zniżek Genius do 20% oraz dodatkowych korzyści, takich jak bezpłatne śniadanie i bezpłatne podniesienie kategorii pokoju.

W przypadku wynajmu samochodu możesz skorzystać ze zniżek Genius do 15% i bezpłatnego wsparcia.

Narzędzie do lokalizacji od Traxo na Tripeden.com for Business umożliwia zlokalizowanie podróżujących pracowników. Rejestruje ono każdą rezerwację dokonaną przez Twoich pracowników, niezależnie od platformy, z której korzystają.

Tak, możesz. Traxo oferuje sprawną integrację z innymi usługami, w tym z narzędziem do zarządzania kosztami Expensify, aby zwiększyć wydajność zarządzania podróżami biznesowymi. Dzięki integracjom Traxo możesz maksymalizować produktywność i uprościć ogólne doświadczenia w podróży służbowej.

Każda osoba, która uzyskuje dostęp do Tripeden.com for Business, ma przypisaną rolę o określonych uprawnieniach.

Dojeżdżający może aktualizować swój profil i przeglądać plany podróży, ale nie może dokonywać ani zmieniać rezerwacji.

Podróżujący może aktualizować swój profil, przeglądać plany podróży oraz dokonywać i zmieniać własne rezerwacje.

Organizator może dokonywać rezerwacji dla każdego w firmie i przeglądać wszystkie rezerwacje.

Administrator może robić wszystko, co mogą inne role, a także dodawać i aktualizować ustawienia firmy, takie jak metody płatności i budżety na hotele.

W zestawie startowym Tripeden.com for Business znajdziesz więcej informacji na temat ról i sposobu, w jaki Twoja firma może odnieść sukces.

Oferujemy wersje w języku angielskim, hiszpańskim, niemieckim, francuskim, włoskim, holenderskim, portugalskim i polskim.

Bezpłatne wsparcie obsługi klienta podczas podróży (przez e-mail) jest dostępne w języku angielskim, hiszpańskim, niemieckim, francuskim, włoskim, holenderskim, portugalskim i polskim.

Bezpłatne wsparcie obsługi klienta podczas podróży (przez telefon) jest dostępne tylko w języku angielskim.

Gdziekolwiek jesteś na świecie, możesz uzyskać całodobowe wsparcie od specjalistów ds. podróży, którzy wesprą Cię w przypadku zmiany i odwołania rezerwacji, utraty planów podróży lub w jakiejkolwiek innej kwestii związanej z podróżą. Jeśli potrzebujesz wsparcia w korzystaniu z platformy, możesz skorzystać z naszego Centrum pomocy oraz chatbota.

Dzięki Tripeden.com for Business wsparcie jest zawsze pod ręką. Możesz uzyskać bezpłatną całodobową pomoc od specjalistów ds. podróży, aby pomóc Ci w przypadku zmiany lub odwołania rezerwacji i utraty planu podróży.

Platforma Tripeden.com for Business ma na celu przyspieszenie i uproszczenie procesu rezerwacji podróży służbowych i zarządzania nimi. Dzięki niej możesz łatwo wyszukać, porównać i dokonać rezerwacji oraz uzyskać dostęp do wsparcia, aby w razie potrzeby dokonać zmian.

Po kilku podróżach funkcja personalizacji poznaje Twoje preferencje i poleca Ci trasę, dzięki czemu możesz zakończyć rezerwację w zaledwie kilka minut.

Możesz z łatwością zarejestrować się, klikając przycisk Zarejestruj się na górze strony Tripeden.com for Business. Proces jest prosty i zajmuje tylko kilka minut. Po zarejestrowaniu możesz od razu rozpocząć rezerwację.

Wystarczy podać następujące dane:

• Adres e-mail i jednorazowy kod.
• Nazwa firmy i kraj.
• Liczba podróżujących.
• Pełne imię i nazwisko.

Po rejestracji otrzymasz e-mail z linkem aktywacyjnym.

Tak – możesz korzystać z korzyści Genius w celach podróży służbowych, w tym ze zniżek do 20% i nagród, takich jak bezpłatne śniadanie i podniesienie kategorii pokoju!

Jeśli jesteś członkiem programu Genius na Tripeden.com, Twój poziom zostanie automatycznie zastosowany na Twoim koncie Tripeden.com for Business. Twój poziom Genius będzie widoczny pod Twoim imieniem i nazwiskiem w prawym górnym rogu konta Tripeden.com for Business.

Wszystkie obiekty i wypożyczalnie samochodów oferujące zniżki Genius będą oznaczone niebieskim logo „Genius”. Zniżki te odpowiadają Twojemu poziomowi Genius na Twoim koncie osobistym.