Istnieją różne rodzaje podróży służbowych w różnych celach, od jednodniowych konferencji po wielodniowe spotkania z klientami.
Podróże służbowe to wielki biznes, który do 2027 roku ma osiągnąć wartość ponad 800 miliardów dolarów. Nowoczesne sposoby pracy mogą kłaść nacisk na pracę zdalną. Według Forbesa prawie 40% pracowników pracuje z domu, a 25% korzysta z modelu hybrydowego. Nie sprawiło to jednak, że podróże służbowe przestały być kluczowym elementem pracy na wielu stanowiskach.
Na tym blogu omówimy wszystko, co musisz wiedzieć o różnych rodzajach podróży służbowych i o tym, jak mogą one przysłużyć się Twojemu zespołowi.
Podróże służbowe to sprawdzony sposób na pozytywne wpłynięcie na Twój biznes. Mogą one obejmować udział w spotkaniach, konferencjach lub sesjach szkoleniowych, odwiedzanie klientów lub partnerów, badanie nowych rynków czy współpracę ze zdalnymi zespołami i biurami. Według badań podróże służbowe mają kluczowe znaczenie dla jednej trzeciej nowej sprzedaży, a dziewięciu na dziesięciu podróżujących twierdzi, że pomagają rozwijać relacje z interesariuszami. Podróże służbowe same w sobie stanowią branżę, przyczyniając się do funkcjonowania prawie 284 000 pełnoetatowych miejsc pracy tylko w Zjednoczonym Królestwie. Zasadniczo podróże służbowe to nieoceniony dodatek do każdego firmowego harmonogramu, jeśli chodzi o rozwój i wzmacnianie marki.
Każda organizacja dodająca różne rodzaje podróży służbowych do swoich planów może również zyskać coś więcej niż tylko lepsze wyniki finansowe. Według naszej ankiety wielu pracowników wymienia rozwój osobisty jako kluczową korzyść z podróży służbowych. Mają one mieć pozytywny wpływ na następujące kwestie:
Młodsi podróżujący cenią podróże służbowe najbardziej ze wszystkich grup wiekowych, choć niemal połowa dojrzalszych podróżujących służbowo (w wieku 46+) nadal uważa te podróże za wpływające pozytywnie na ich zdrowie psychiczne.
Podróże mogą również sprzyjać współpracy, zwłaszcza w przypadku współpracowników, którzy rzadko pracują razem lub nie znają się zbyt dobrze, ponieważ wspólne podróżowanie jest zawsze cennym doświadczeniem w budowaniu zespołu.
Jeśli weźmie się to wszystko pod uwagę, oferowanie zespołowi różnych rodzajów podróży służbowych może być strategicznym sposobem na zwiększenie satysfakcji i zaangażowania pracowników.
Istnieją różne rodzaje podróży służbowych, które warto rozważyć dla swojego zespołu:
Chociaż różnego rodzaju podróże służbowe mogą mieć odmienne cechy, głównym celem ich wszystkich jest w ostatecznym rozrachunku rozwój i wzmocnienie firmy, a spotkania z klientami pozostają istotną częścią firmowego kalendarza.
Spotkania z klientami mogą odbywać się w Twoim własnym biurze, w biurze klienta lub w lokalizacji zewnętrznej. Może to skutkować różnymi rodzajami podróży służbowych, niezależnie od tego, czy jest to podróż do siedziby firmy w innym kraju, czy jazda na drugą stronę miasta. A ponieważ sprzedaż zewnętrzna osiąga imponujący wskaźnik zamknięcia na poziomie 40%, osobiste spotkania z potencjalnymi klientami mogą się opłacić.
Istotną częścią rozwoju zawodowego zespołu są konferencje, które stanowią częsty powód podróży służbowych. Obserwuj uważnie kalendarz konferencji dla swojej branży. Podczas gdy w niektórych małych konferencjach możesz uczestniczyć na bardziej lokalnym poziomie, najważniejsze dla branży wydarzenia mogą wymagać od Ciebie (i wielu innych uczestników) podróży, co czyni je wyjątkowymi okazjami do nawiązywania kontaktów na poziomie krajowym, a nawet globalnym.
Badania pokazują, że za najważniejsze zalety podróżowania na konferencje uznawane są współpraca i nawiązywanie kontaktów (64%). Na drugim miejscu są profesjonalne szkolenia (53%). W połączeniu ze wspomnianym wcześniej rozwojem osobistym, jaki mogą zaoferować tego typu wyjazdy służbowe, podróż na konferencję może być świetnym sposobem na wspieranie członków zespołu i dbanie o nich.
Nieco innym rodzajem podróży służbowych są wyjazdy integracyjne. W odróżnieniu od wysyłania członków zespołu na zewnętrzne spotkanie lub wydarzenie, wyjazdy integracyjne są wewnętrznymi wydarzeniami przeznaczonymi tylko dla Twojej firmy. Może to być wyjazd do ośrodka wypoczynkowego, miejskiego hotelu lub coś zupełnie innego. Wyjazdy integracyjne mają na celu budowanie więzi w ramach zespołu i omawianie celów biznesowych z dala od normalnych obowiązków biurowych, a lokalizacja może odgrywać kluczową rolę w zachęcaniu do kreatywnego myślenia.
Zorganizowanie i pomyślne przeprowadzenie udanego wyjazdu integracyjnego odgrywa również kluczową rolę dla zadowolenia i produktywności pracowników, przy czym ponad 80% pracowników w Europie twierdzi, że możliwość podróżowania poprawia ich ogólną satysfakcję z pracy i wydajność.
Są szczególnie ważne w przypadku pracy agencyjnej lub kontraktowej. Możesz mieć pozyskanego klienta, ale dopiero częste wizyty u niego są kluczem do jego utrzymania. Badania pokazują, że komunikacja twarzą w twarz jest 34 razy skuteczniejsza od korespondencji cyfrowej. Jest to również coś, co warto rozważyć, jeśli Twoja firma jest rozproszona między wiele biur i chcesz, aby zespoły czuły więź między sobą.
Aby zmaksymalizować wartość takich podróży, możesz, zależnie od liczby lub rodzajów podróży służbowych, rozważyć skierowanie członka zespołu do biura klienta na dłuższy czas, aby było to bardziej satysfakcjonujące dla wszystkich. Nie chcesz przecież, aby pracownicy czuli się jak posłańcy, a nie istotne części zespołu.
Stosunkowo nowym rodzajem podróży są podróże bleisure, które łączą w sobie interesy i wypoczynek. Cechują się zdrową równowagą między pracą i życiem prywatnym, która pozwala w pełni wykorzystać podróż służbową. Niezależnie od tego, czy członkowie zespołu pierwotnie udają się na spotkanie z klientem, konferencję, czy odwiedzić inne biuro, podczas podróży typu bleisure mogą przedłużyć wyjazd o kilka dni i poświęcić je wypoczynkowi.
Takie podejście może być niezwykle korzystne, ponieważ pozwala pracownikom zrelaksować się i w pełni przyswoić wszystko, czego nauczyli się podczas godzin pracy, a jednocześnie cieszyć się prywatną podróżą. Jeśli jest to coś, na co chętnie zezwalasz swojemu zespołowi, upewnij się, że zasady dotyczące podróży określają, gdzie kończą się obowiązki firmy, a zaczynają obowiązki pracownika, na przykład w kwestii pokrywania kosztów.
Wyjazdy służbowe wykonawców obejmują takich pracowników jak inżynierowie, budowlańcy i technicy podróżujący na miejsce pracy w celu realizacji tymczasowych projektów. W odróżnieniu od zwykłych podróży służbowych na spotkania, wyjazdy wykonawców koncentrują się na realizacji projektów i mogą trwać od kilku dni do kilku miesięcy. Wymagania dotyczące zakwaterowania wykonawców również będą inne, ponieważ potrzebne jest zakwaterowanie długoterminowe, które zaspokoi potrzeby zespołu pracującego fizycznie.
Niezależnie od powodu podróży, istnieje kilka cech różnych rodzajów podróży służbowych, które są stosunkowo uniwersalne i powinny być brane pod uwagę podczas planowania. Najważniejsze wskazówki dotyczące planowania podróży służbowych obejmują między innymi następujące kwestie:
W żadną podróż nie warto wyruszać bez solidnego planu działania. Po ustaleniu powodu podróży można rozpocząć związane z nią planowanie, w tym lokalizacji, zakwaterowania i rodzajów podróży służbowych, które należy wziąć pod uwagę, takich jak lot, pociąg lub szybki przejazd przez miasto. Tripeden.com for Business to idealne rozwiązanie do zarządzania podróżami, które umożliwia rezerwowanie zakwaterowania, lotów i wynajmu samochodów dla zespołu.
Długość podróży będzie miała wpływ na prawie wszystko inne, a sama może być podyktowana finansami i nadchodzącymi obciążeniami pracą. Przeznaczony czas może również dawać pewną swobodę w zakresie metody transportu lub zakwaterowania.
Może Cię korcić, aby do maksimum wykorzystać każdą minutę podróży, planując wydarzenia i spotkania do późnych godzin wieczornych, ale jest mało prawdopodobne, aby zespół mógł dać z siebie wszystko, jeśli będzie zmuszany do ciągłej pracy. Ludzie potrzebują czasu na odpoczynek, refleksję i przygotowanie się do kolejnych kroków.
Dopilnuj, aby przed wyruszeniem w podróż Twój zespół zapoznał się z wszelkimi zasadami dotyczącymi podróży, w tym ze sposobami obsługi wydatków, kodeksami zachowania i postępowaniem z własnością firmy.
Wiele firm publicznie zobowiązuje się do utrzymywania niskiego śladu węglowego, dlatego upewnij się, że dotrzymujesz swoich obietnic. Pomyśl, czy podróż można odbyć pociągiem zamiast samolotem lub czy na pobyt został wybrany ekologiczny obiekt. W Tripeden.com for Business znajdziesz oferty ponad 3 milionów obiektów, dzięki czemu łatwo znajdziesz odpowiedni.
Musisz liczyć się z tym, że coś może pójść nie tak, od odwołanych lotów i rezerwacji pokoi hotelowych po niedziałającą technologię po przybyciu na miejsce. Upewnij się, że wszyscy zostali poinformowani o tym, co należy zrobić, jeśli tak się stanie, aby nie wpłynęło to na efekty podróży.
Skontaktuj się ze swoim zespołem i upewnij, że odpowiada mu podróżowanie zgodnie z Twoim planem, w tym czas, miejsce docelowe i środki transportu. Jeśli tego nie zrobisz, członkowie zespołu mogą znaleźć się pod nadmierną presją, gdy okaże się, że nie są w stanie jednocześnie radzić sobie z osobistymi zobowiązaniami lub innymi kwestiami oraz realizacją celów podróży służbowej.
Całkowity koszt podróży służbowej będzie różny dla różnych podróży. Na budżet będą miały wpływ różne cechy podróży służbowych zależne od czasu, celu i powodu planowanych podróży. W zapanowaniu nad tym może pomóc nasz kalkulator oszczędności (a także nasze plany lojalnościowe). Wydatki obejmują:
Może to być lot, pociąg lub przejazd taksówką. W zależności od terminu i odległości może się okazać, że jedno jest znacznie tańsze od drugiego.
Mogą istnieć duże różnice w kosztach między hotelem biznesowym, apartamentem z obsługą i innym rodzajem zakwaterowania. Niektóre rodzaje podróży służbowych mogą wymagać hotelu w pobliżu centrum konferencyjnego, podczas gdy w przypadku innych, takich jak wyjazdy integracyjne, mogą wystarczyć bardziej elastyczne i przystępne cenowo opcje.
Networking przy drinku, lunche biznesowe, bilety na imprezy firmowe – wszystko to może być sporym obciążeniem dla budżetu, dlatego górne limity wydatków należy określić z dużym wyprzedzeniem.
Drobne wydatki mogą szybko uszczuplić budżet. Czy masz pieniądze przeznaczone na takie rzeczy jak opłaty parkingowe, podatek miejski lub nieoczekiwane wydatki?
Jak wspomniano, należy mieć opracowane solidne zasady dotyczące podróży służbowych, aby zespół wiedział, czego się spodziewać i jak postępować w przypadku różnych rodzajów podróży służbowych wymienionych powyżej. Przy ich opracowywaniu możesz wspomóc się naszym kreatorem zasad dotyczących podróży. W Twoich zasadach powinny się znaleźć:
Skuteczne zarządzanie podróżami służbowymi wymaga efektywnych procesów, w tym posiadania zasad dotyczących podróży i narzędzi do budżetowania. Ponieważ praca zdalna nadal kształtuje sposób, w jaki prowadzimy działalność, opanowanie planowania podróży może być kluczem do przygotowania marki na to, co przyniesie przyszłość. Aby usprawnić procesy i ułatwić zarządzanie zakwaterowaniem, a także zapewnić swojemu zespołowi najlepsze wrażenia, korzystaj z Tripeden.com for Business. Wybieraj spośród ponad 3 milionów obiektów, dokonuj rezerwacji dla maksymalnie 30 członków zespołu jednocześnie i korzystaj z prostego monitorowania wydatków, aby łatwiej trzymać się budżetu i zachowywać kontrolę nad wydatkami na podróże.
Zapoznaj się z przewodnikiem na temat skutecznego wykorzystywania networkingu przez osobę podróżując...
Co cenią sobie podróżujący służbowo uczestniczący w wydarzeniach firmowych w 2025 roku?
Firmowe wyjazdy integracyjne mogą dodać zespołowi energii. Dowiedz się, czym jest firmowy wyjazd int...
