Co nowy unijny system wjazdu/wyjazdu oznacza dla podróżujących służbowo

Unijny system wjazdu i wyjazdu (Entry/Exit System, EES) to nowa cyfrowa inicjatywa związana z ochroną granic, która ma zacząć działać w drugiej połowie 2025 roku. System ten ma na celu usprawnienie zarządzania granicami w całej strefie Schengen poprzez cyfrową rejestrację i kontrole biometryczne wszystkich obywateli spoza UE.

W tym przewodniku wyjaśnimy, jak unijny system EES będzie działał, zapewniając firmom informacje potrzebne do weryfikacji zgodności ze wszystkimi wymogami dotyczącymi dokumentacji wizowej i danych podróżujących. A w przypadku osób często podróżujących służbowo zrozumienie zasad systemu EES minimalizuje potencjalne frustracje i opóźnienia, zapewniając sprawniejsze przekraczanie granic.

Czym jest unijny system wjazdu/wyjazdu i jak będzie działał?

System wjazdu/wyjazdu będzie miał zastosowanie zarówno do podróżujących zwolnionych z obowiązku wizowego, jak i posiadaczy wiz krótkoterminowych z krajów spoza UE. Po uruchomieniu system zastąpi ręczne stemplowanie paszportów w pełni cyfrowym procesem obsługi wjazdów i wyjazdów. Zasady nowego systemu EES będą miały zastosowanie do wielu podróżujących służbowo do UE na pobyty krótkoterminowe do 90 dni.

System, który będzie obsługiwany głównie przez samoobsługowe kioski, będzie rejestrować:

1. imię i nazwisko podróżującego,
2. rodzaj i szczegóły dokumentu podróży,
3. dane biometryczne,
4. datę i miejsce wjazdu oraz wyjazdu.

W celu lepszego monitorowania i kontroli przekraczania dozwolonego czasu pobytu będą również rejestrowane wszelkie odmowy wjazdu. Władze będą w czasie rzeczywistym otrzymywać alerty o podróżujących przekraczających dozwolony pobyt.

Jaki jest cel systemu wjazdu/wyjazdu?

System EES jest kluczowym elementem inicjatywy Inteligentne granice mającej na celu optymalizację ruchu do strefy Schengen i z niej. Głównym celem unijnego systemu wjazdu/wyjazdu dla strefy Schengen jest usprawnienie zarządzania granicami przy jednoczesnej poprawie bezpieczeństwa.

Zgodnie ze stroną internetową systemu EES korzyści płynące z systemu będą obejmować:

• zwalczanie oszustw związanych z tożsamością za pomocą danych biometrycznych;
• zwalczanie terroryzmu i przestępczości zorganizowanej dzięki zaawansowanej weryfikacji tożsamości;
• poprawę komfortu podróżowania dzięki skutecznym kontrolom granicznym;
• stworzenie scentralizowanego rejestru wjazdów, wyjazdów i odmów wjazdu;
• promowanie wymiany informacji w czasie rzeczywistym w całej UE.

Dla podróżujących służbowo korzyści obejmują skrócenie czasu oczekiwania w kolejce paszportowej. Dzięki zautomatyzowanym, cyfrowym kioskom do kontroli granicznej kolejki przesuwają się szybciej.

Dla organizacji system poprawia zgodność z wymogami wizowymi dzięki precyzyjniejszym informacjom o dozwolonych pobytach.

Kiedy zostanie uruchomiony system wjazdu/wyjazdu?

Konkretna data uruchomienia systemu wjazdu/wyjazdu nie jest jeszcze znana, ale oczekuje się, że zostanie uruchomiony w październiku 2025 r. Pierwotnie miał zacząć działać w 2022 r., ale projekt kilkakrotnie opóźniano z powodu problemów technicznych.

Gdy konkretna data zostanie ustalona, Unia Europejska ogłosi ją z odpowiednim wyprzedzeniem. Zgodnie z informacjami z marca 2025 r. od ministrów spraw wewnętrznych UE system EES najprawdopodobniej będzie wdrażany stopniowo, a nie od razu. Takie podejście da służbom granicznym więcej czasu na testowanie go w działaniu i dostosowanie.

Jakie kraje należą do systemu EES?

Do systemu EES należy 29 krajów strefy Schengen.

Są to Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Dania, Estonia, Finlandia, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Islandia, Liechtenstein, Litwa, Luksemburg, Łotwa, Malta, Niemcy, Norwegia, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Szwecja, Węgry i Włochy.

Kogo dotyczy system wjazdu/wyjazdu?

System ma zastosowanie do wszystkich osób spoza UE, które odwiedzają jeden z 29 krajów systemu EES na pobyt krótkoterminowy. Zasady systemu EES definiują pobyt krótkoterminowy jako maksymalnie 90 dni w dowolnym 180-dniowym okresie.

Dotyczy to wszystkich podróżujących służbowo ze wszystkich krajów spoza UE, które:

1. nie potrzebują wizy na krótkie pobyty w krajach europejskich;
2. potrzebują wizy krótkoterminowej, aby podróżować do krajów europejskich.

Chociaż Cypr i Irlandia są częścią Unii Europejskiej, to ponieważ nie są krajami strefy Schengen, zasady systemu EES nie będą stosowane na ich granicach. Zamiast tego paszporty będą nadal stemplowane ręcznie.

Kogo nie dotyczy system EES?

Nowy unijny system wjazdu/wyjazdu nie ma zastosowania do obywateli UE.

Istnieją dodatkowe okoliczności, w których zasady systemu EES mogą nie mieć zastosowania. Niektóre przykłady obejmują:

• obywateli spoza UE bezpośrednio spokrewnionych z obywatelem UE, którzy mają kartę pobytu;
• podróżujących mających zezwolenie na pobyt lub wizę długoterminową;
• obywateli spoza UE uczestniczących w programie transferu wewnątrz przedsiębiorstwa lub wymiany badawczej;
• pracowników transgranicznych zwolnionych z odprawy granicznej.

Lista ta nie jest wyczerpująca, a zasady są często aktualizowane. Przed podróżą do UE w celu podjęcia pracy najlepiej odwiedzić stronę internetową systemu EES, aby uzyskać najbardziej aktualne informacje.

Jaka jest różnica między systemem EES a zezwoleniem na podróż ETIAS?

System EES jest uruchamiany równolegle z europejskim systemem informacji o podróży oraz zezwoleń na podróż (European Travel Information and Authorisation System, ETIAS). Chociaż oba mają na celu poprawę bezpieczeństwa granic i przepustowości, zezwolenia na podróż ETIAS są innym systemem.

Oto najważniejsze różnice, o których powinni wiedzieć podróżujący służbowo:

Wizy:

• System EES ma zastosowanie do podróżujących bez wiz i objętych obowiązkiem wizowym.
• System ETIAS jest dostępny tylko dla podróżujących bez wiz.

Kraje:

• System EES ma zastosowanie do 29 krajów strefy Schengen.
• Unijny system ETIAS ma zastosowanie do wszystkich 29 krajów strefy Schengen oraz Cypru.

Czas:

• System EES rejestruje podróżujących na granicy.
• Wniosek o zezwolenie ETIAS składa się z wyprzedzeniem.

Szczegóły

• System EES gromadzi dane dotyczące wjazdu i wyjazdu podróżujących, a także dane biometryczne, w tym odciski palców i wizerunek twarzy.
• System ETIAS gromadzi dane osobowe, w tym zawód, adres, dane paszportowe i historię podróży.

Data uruchomienia

• System EES zostanie uruchomiony przed unijnym systemem ETIAS.

Jak zasady systemu EES wpłyną na podróżujących służbowo?

Choć unijny system EES nie wszedł jeszcze w życie, firmy mogą już teraz zacząć przygotowywać podróżujących na nadchodzące wymogi. Oto kilka sposobów, w jakie nowe przepisy mogą mieć wpływ na pracowników podróżujących służbowo.

1. Opóźnienia w fazie wdrażania

Po uruchomieniu nowy unijny system wjazdu/wyjazdu powinien usprawnić przekraczanie granic. Ręczne kontrole paszportowe zostaną zastąpione weryfikacją biometryczną, co pozwoli na szybsze przesuwanie się kolejek do kontroli granicznej. Chociaż podróżujący muszą poddać się skanowaniu biometrycznemu przy wjeździe do UE lub wyjeździe z UE, dane te będą przechowywane w bazie danych systemu EES w celu szybkiego, zautomatyzowanego przetwarzania podczas przyszłych wizyt.

Jednak podobnie jak w przypadku każdego szeroko zakrojonego wdrożenia IT, podróżujący służbowo mogą spodziewać się w fazie początkowej opóźnień i niedogodności. Planując podróże służbowe do UE w drugiej części 2025 r. lub na początku 2026 r., należy pamiętać o tym nowym systemie i uwzględnić w swoim harmonogramie dodatkowy czas na opóźnienia.

2. Monitorowanie w czasie rzeczywistym limitów krótkiego pobytu

Dla podróżujących służbowo, którzy często podróżują do Europy na spotkania z klientami i konferencje, ważniejsze niż kiedykolwiek będzie śledzenie dni spędzonych w strefie Schengen. Zasady krótkiego pobytu zezwalają na wizyty do 90 dni w dowolnym 180-dniowym okresie. Ta zasada nie ulega zmianie, ale ręczne stemplowanie paszportów może czasami prowadzić do przypadkowego przekroczenia dozwolonego okresu pobytu z powodu błędu ludzkiego.

Nowy system cyfrowy będzie z kolei niezwykle precyzyjny. Dzięki centralnej bazie danych EES, która automatycznie rejestruje wszystkie wjazdy i wyjazdy, nie ma możliwości przekroczenia dozwolonego czasu pobytu. Wszystkie dni będą zliczane w czasie rzeczywistym, co należy uwzględnić przy planowaniu podróży. Zapobieganie zbyt długim pobytom w stosunku do przyznanej wizy jest jednym z głównych celów systemu EES, a podróżujący służbowo, którzy złamią zasady, mogą podlegać karom finansowym lub zakazom wjazdu. Ważne jest, aby w ramach zarządzania ryzykiem podróży firmy pilnowały mieszczenia się krótkoterminowych podróży w limicie.

3. Gromadzenie danych biometrycznych i kwestie bezpieczeństwa

Unijny system wjazdu/wyjazdu wymaga od wszystkich podróżujących spoza UE dostarczenia zdjęć twarzy i odcisków palców. Te dane biometryczne będą przechowywane zgodnie z unijnymi przepisami o ochronie danych, w tym RODO.

Niektórzy podróżujący służbowo mogą niepokoić się o przechowywanie ich danych osobowych. Firmy powinny rozwiewać te obawy, doradzając członkom zespołu w kwestii środków bezpieczeństwa, a także wyjaśniając, w jaki sposób dane będą wykorzystywane.

Jak podróżujący służbowo mogą przygotować się na system wjazdu/wyjazdu do strefy Schengen

Podróżujący służbowo mogą również podjąć pewne kroki przygotowawcze przed wizytą w UE z wdrożonym systemem EES.

1. Przed podróżą zapoznaj się z zasadami systemu EES, aby dowiedzieć się, jak wyglądają procedury biometryczne i jakie dokumenty są wymagane.
2. Sumuj i monitoruj daty podróży, pamiętając o zasadzie 90 dni.
3. Sprawdzaj dokumenty podróży, w tym paszporty i wizy, aby mieć pewność, że zgadzają się one z danymi rezerwacji.
4. Dodaj aplikacje EES, takie jak Travel to Europe, do swojej listy rzeczy do zabrania na podróż służbową. Takie aplikacje umożliwiają wstępną rejestrację danych dokumentów podróży i zdjęć twarzy, aby przyspieszyć czas wjazdu.

Jak zaktualizować zasady dotyczące podróży służbowych pod kątem nowego unijnego systemu wjazdu/wyjazdu

Ponieważ zbliża się wdrożenie zarówno systemu EES, jak i unijnego systemu ETIAS, 2025 rok to czas na rozpoczęcie planowania.

Zacznij od przejrzenia i aktualizacji korporacyjnych zasad dotyczących podróży, aby odzwierciedlały te zmiany.

• Wyjaśnij w swoich zasadach zarządzania podróżami, kto będzie odpowiedzialny za weryfikację, czy podróżujący mieszczą się w dozwolonych 90-dniowych limitach i jak będzie to monitorowane.
• Pracownicy powinni być również świadomi, że ich dane biometryczne będą gromadzone i co się z tym wiąże.
• Dostosuj procesy rezerwacji podróży, aby uwzględnić opóźnienia na granicach podczas faz wdrażania systemu EES.
• Warto oszacować opóźnienia w podróży i bezpieczeństwo danych w ramach pełnej oceny ryzyka.

Zachowanie zgodności z systemem wjazdu/wyjazdu

Wprowadzenie systemu EES powinno skutkować wydajniejszą, nowoczesną kontrolą graniczną, chociaż początkowy okres wdrażania może wiązać się z dłuższym czasem oczekiwania.

Zaawansowane gromadzenie danych na granicy oznacza, że firmy muszą być bardziej proaktywne i zorganizowane niż kiedykolwiek w kwestii planowania podróży służbowych. Należy zacząć od aktualizacji zasad dotyczących podróży w celu odzwierciedlenia nowych wymagań, a następnie skutecznie poinformować o tych zmianach wszystkie zainteresowane strony.

Warto również skorzystać z rozwiązań do zarządzania podróżami służbowymi, takich jak Tripeden.com for Business, aby przechowywać rezerwacje i zarządzać nimi w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Ułatwia to dokładniejsze monitorowanie planów podróży, a przegląd przemieszczania się podróżujących pozwala zapobiegać kosztownym zbyt długim pobytom.