Dowiedz się, kiedy zmieniać rezerwację lotów i ubiegać się o zwrot kosztów za opóźnienie lotów.
Zakłócenia w podróży mogą zrujnować nawet najlepiej zaplanowany wyjazd służbowy przez konieczność niezwłocznego wprowadzania zmian w rezerwacji lotów. Zgodnie ze statystykami urzędu lotnictwa cywilnego (CAA) w ubiegłym roku tylko w Wielkiej Brytanii 1,4% lotów zostało odwołanych z mniej niż 24-godzinnym wyprzedzeniem, a nowsze dane pokazują, że w 2024 roku do sierpnia odwołano w Stanach Zjednoczonych 1,6% lotów. I chociaż większość planów podróży udaje się zrealizować zgodnie z zamierzeniami, ważne jest, aby przygotować się na te nieliczne przypadki. Dlaczego loty są odwoływane? Przyczyn kosztownych opóźnień jest wiele, od problemów mechanicznych po strajki personelu._
Niezależnie od tego, czy rezerwujesz loty dla swojego zespołu, czy osobiście podróżujesz w celach służbowych, dowiedz się, jak skutecznie zmienić rezerwację dla odwołanych lotów i uzyskać odpowiednią rekompensatę od linii lotniczej lub z ubezpieczenia od odwołania lotu.
Odloty z lotnisk są odwoływane z wielu powodów. Mogą to być na przykład ekstremalne warunki pogodowe lub względy bezpieczeństwa. Powodem zakłóceń, o których podróżujący dowiadują się w ostatniej chwili, mogą być błędy mechaniczne, overbooking lotu czy niedobór personelu.
Jedną z głównych przyczyn odwoływania odlotów z lotnisk są zjawiska pogodowe. Chociaż współczesne samoloty są zaprojektowane tak, aby wytrzymać wysokie ciśnienie, niezwykłe zdarzenia, takie jak chmury popiołu wulkanicznego czy burze śnieżne, zwykle powodują zakłócenia.
Problemy techniczne również powodują masowe odwołania. Przykładem może być globalna przerwa w dostępie do cyberprzestrzeni w 2024 roku, która skutkowała zakłóceniami lotów w Stanach Zjednoczonych, Europie i Azji. W tym przypadku firma Delta Airlines sama odwołała 20% swoich lotów, ponieważ pracownicy nie mogli się zalogować do oprogramowania.
Odwołania lotów z lotnisk mogą być kosztowne dla administratorów podróży służbowych. I nie chodzi tylko o zmianę rezerwacji dla odwołanych lotów, ale także o koszt dodatkowych posiłków i zakwaterowania dla pracowników w czasie opóźnień. Które wydatki są, a które nie są pokrywane przez linię lotniczą, zależy od regionu i przewoźnika.
Linie lotnicze ponoszą odpowiedzialność za swoich pasażerów, więc w przypadku opóźnienia lub odwołania lotu powinny zorganizować alternatywny lot bez dodatkowych kosztów. Powinny one również zapewnić posiłki i zakwaterowanie przy znacznych opóźnieniach oraz zaoferować pełny zwrot kosztów w przypadku braku akceptowalnego alternatywnego transportu.
W Stanach Zjednoczonych nie ma żadnych ustaw federalnych chroniących konsumentów w przypadku odwołania lotu. Zamiast tego zasady te są określane przez poszczególne linie lotnicze. Przy rezerwacji lotu służbowego ważne jest, aby sprawdzić warunki linii lotniczych w celu uzyskania jasnych informacji dotyczących odwoływania i opóźnień lotów.
Większość linii oferuje pełny zwrot kosztów w przypadku odwołania lotu, ale niektóre ograniczą się tylko do przyjęcia pasażerów na późniejszy lot. Jeśli linie lotnicze nie są w stanie zapewnić nowego lotu na czas, możesz spodziewać się dodatkowej rekompensaty.
Linie lotnicze mogą zaoferować zwroty kosztów w formie pieniędzy lub kredytów. Vouchery kredytowe są oferowane chętniej niż zwrot pieniędzy, ale należy pamiętać o ich terminach wygaśnięcia, ponieważ niektóre wygasają w ciągu roku. Przy sporządzaniu zasad dotyczących podróży w firmie należy stworzyć jasne ramy dla preferowanych metod zwrotu kosztów.
Unia Europejska natomiast zapewnia wysoki poziom ochrony pasażerów. Podróżujący w celach służbowych mogą albo wybrać miejsce w następnym dostępnym locie, albo ubiegać się o pełny zwrot kosztów. Jeśli pierwotna linia lotnicza nie ma w ofercie odpowiedniego lotu, można wybrać lot u innego przewoźnika w miejsce odwołanego. Pierwotna linia lotnicza jest zobowiązana pokryć różnicę w cenie, jeśli nowo wybrany lot jest droższy.
Przepisy UE chronią również podróżujących służbowo w przypadku znacznych opóźnień lotów. Jeśli opóźnienie jest dłuższe niż trzy godziny, podróżujący mają prawo do dodatkowej rekompensaty w wysokości do 600 EUR w zależności od planu podróży.
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w Zjednoczonym Królestwie prawa pasażerów są chronione, ale dokładna metoda rekompensaty i zmiany rezerwacji będzie różnić się w zależności od linii lotniczej. Linie lotnicze powinny powiadomić rezerwującego o sposobie żądania rekompensaty za odwołane loty, a dodatkowo informacje te będą również dostępne na ich stronie internetowej.
W Zjednoczonym Królestwie rekompensata zależy od tego, z jakim wyprzedzeniem poinformowano o odwołaniu, czy linia lotnicza ma kontrolę nad zakłóceniem i jak długie jest zakłócenie.
W przypadku lotów krótszych niż 1500 km urząd lotnictwa cywilnego stwierdza, że podróżujący w celach służbowych mogą mieć prawo do rekompensaty w wysokości 220 GBP, ale pomniejszonej o 50%, jeśli czas trwania lotu zastępczego jest porównywalny do czasu trwania pierwotnego lotu. W przypadku podróży długodystansowych rekompensata może wynieść maksymalnie 520 GBP.
W większości przypadków otrzymasz rekompensatę za odwołane loty, ale będzie to zależeć od regionu świata i przepisów dotyczących ochrony konsumentów. Warto również sprawdzić warunki linii lotniczej.
Tak, gdy opóźnienie jest wystarczająco duże, pasażerowie w UE otrzymają odpowiednią rekompensatę na pokrycie kosztów noclegu.
Większość podróży służbowych przebiega sprawnie, ale co się dzieje, gdy podróżujący przyjeżdża na lotnisko i widzi przerażające powiadomienie o odwołaniu odlotu? Oto kroki, które należy niezwłocznie podjąć, aby zapobiec dalszym zakłóceniom.
Zbierz informacje, aby podjąć świadomą decyzję. Twoja linia lotnicza musi zaoferować alternatywną podróż, ale może się to wiązać z przesunięciem rezerwacji na następny lot, czekaniem na kolejny dzień, podróżą pociągiem lub nawet skorzystaniem z usług konkurencyjnej linii.
Tam, gdzie to możliwe, preferowane jest przesunięcie rezerwacji na kolejny lot. Linie lotnicze zwykle natychmiast zaproponują alternatywny plan podróży, automatycznie przenosząc rezerwacje pasażerów na następny dostępny lot. Nie trzeba też czekać w długiej kolejce, aby potwierdzić szczegóły lotu. Można to szybko zrobić za pośrednictwem własnej aplikacji linii lotniczej lub portalu internetowego.
Jeśli linia lotnicza nie oferuje automatycznie nowego miejsca w następnym locie, planujący podróż mogą skorzystać z narzędzi do rezerwacji online, takich jak Tripeden.com for Business, aby znaleźć najlepsze alternatywne loty biznesowe.
Złożone plany podróży mogą wymagać zmian na kilku etapach podróży, więc najlepiej jest uzyskać wgląd w przemieszczanie się członków zespołu, aby uniknąć dalszych zakłóceń. Odwołania mogą być stresujące. Menedżerowie ds. podróży powinni pytać pracowników o ich preferencje: czy wolą szybko wrócić do domu, czy spędzić noc w hotelu.
Zakłócenia wywołane pogodą lub problemy z zasobami IT mogą doprowadzić do unieruchomienia całych systemów, co oznacza, że nie ma natychmiastowych alternatyw. Na tym etapie podróżujący będą musieli porozmawiać bezpośrednio z agentami ds. obsługi klienta linii lotniczych, szczególnie jeśli są już na lotnisku. Zachowaj spokój, podczas gdy pracownicy będą starać się znaleźć rozwiązanie, którym może być zmiana rezerwacji lub zwrot kosztów. Zbieraj wszystkie paragony dokumentujące koszty poniesione podczas opóźnień, w tym za jedzenie i picie, rozmowy telefoniczne i zakwaterowanie.
Kluby lojalnościowe dowodzą swojej wartości podczas długich opóźnień lub odwołań lotów, zapewniając dostęp do saloników biznesowych i dając pierwszeństwo przy rezerwacji nowych lotów. Pasażerowie pierwszej klasy i klasy biznesowej powinni porozmawiać z przedstawicielami linii lotniczej, aby dowiedzieć się, jakich korzyści mogą spodziewać się przy długich opóźnieniach.
Bezpieczeństwo podróżujących pracowników powinno zawsze być na pierwszym miejscu, również w przypadku odwołań lotów. Używaj rozwiązania do zarządzania podróżami, które obejmuje pełną widoczność podróżujących pracowników, aby monitorować wszelkie nieoczekiwane zmiany w planie podróży i zapewnić im całodobową obsługę klienta.
Podczas gdy linie lotnicze mają obowiązek w ramach należytej staranności pokrywać koszty zmiany rezerwacji lotów, to w zależności od regionu i przepisów dotyczących ochrony konsumentów dodatkowe straty mogą wymagać ubezpieczenia podróży służbowej. Większość polis pokrywa rezygnację z podróży, ale specyfika ubezpieczenia od odwołania lotu będzie się różnić w zależności od polisy i dostawcy.
Zwrot kosztów odwołania często dotyczy wydatków poniesionych podczas opóźnienia lub odwołania, które nie zawsze mogą być pokryte przez linię lotniczą, takich jak koszty zakwaterowania, posiłków, transportu i rozmów telefonicznych.
Standardowe ubezpieczenie podróży biznesowych obejmuje takie rzeczy jak utracone bagaże i leczenie, a także pokrycie kosztów związanych z pracą, na przykład sprzętu potrzebnego do pracy.
Podobnie jak w przypadku zgłaszania roszczeń ubezpieczeniowych, ważne jest przechowywanie paragonów, kart pokładowych i wszelkich innych dokumentów. W przypadku kontaktowania się z linią lotniczą należy zachować zapis tych rozmów.
W przypadku odwołania lotu z powodu „nadzwyczajnych okoliczności” pasażerowie mogą automatycznie nie otrzymać odszkodowania. Takie czynniki są poza kontrolą linii lotniczych. Są to na przykład:
Chociaż te kwestie dają powody do odrzucenia roszczeń odszkodowawczych za odwołane loty, wiele linii lotniczych mimo wszystko zwraca koszty w przypadku opóźnień lotów w ramach gestu dobrej woli. A tam, gdzie nie jest zapewniona rekompensata, luki powinno wypełnić kompleksowe ubezpieczenie podróży służbowych.
Dla firm koszty odwołanego lotu mogą być wyższe niż sama jego cena. Takie odwołanie oznacza również utratę produktywności, koszty niewykorzystanego zakwaterowania lub niewykorzystanych biletów na imprezę, a także koszty komunikacji podczas zmiany rezerwacji przez podróżujących i administratorów.
Dobra polisa ubezpieczeniowa dla podróży służbowych może potencjalnie zrekompensować te dodatkowe koszty, więc warto rozejrzeć się za taką, która obejmuje odwoływanie lotów.
Zakłócenia w podróży są problemem zarówno dla podróżujących, jak i administratorów, wywołując stres i frustrację. Po otrzymaniu powiadomienia o opóźnieniu lub odwołaniu lotu poświęć chwilę na ocenę sytuacji i zachowaj spokój.
Zbieraj dokumenty: niezależnie od tego, czy chodzi o linię lotniczą, czy dostawcę ubezpieczeń, Twoja firma prawdopodobnie będzie musiała w pewnym momencie złożyć wniosek o zwrot kosztów za odwołane loty. Zgromadzenie dokumentacji związanej z odwołaniem daje pewność uzyskania zwrotu kosztów.
Technologia zapewnia bardziej bezproblemowe podróżowanie dla firm, od rezerwacji po wsparcie po podróży. Najlepszym sposobem na zmianę rezerwacji dla odwołanego lotu i zachowanie spokoju podczas całego procesu jest wyposażenie podróżujących służbowo w odpowiednie narzędzia cyfrowe.
Przed każdą podróżą podróżujący służbowo powinni pobrać aplikację linii lotniczej. Są w niej przechowywane elektroniczne karty pokładowe i informacje o programie lojalnościowym, co ułatwia odprawę i wejście na pokład. Aplikacje linii lotniczych będą również automatycznie powiadamiać podróżujących o opóźnieniach lub odwołaniach. Po automatycznej zmianie rezerwacji miejsc podróżujący mogą też zalogować się do aplikacji, aby dokonywać zmian w czasie rzeczywistym.
Firmy mogą korzystać z narzędzi do współpracy, takich jak Slack, Microsoft Teams i Asana, aby prowadzić komunikację wewnętrzną na odległość. Skonfiguruj kanały lub czaty grupowe związane z podróżami, aby cały zespół był na bieżąco z wszelkimi zmianami w planach podróży.
Firmy mają obowiązek dochowania należytej staranności względem podróżujących pracowników, a narzędzia do monitorowania zapewniają pełną widoczność ich przemieszczania się, nawet w przypadku zmiany planów. Tripeden.com for Business współpracuje z firmą Traxo, dzięki czemu rezerwacje podróży służbowych można wyświetlać w jednym miejscu wraz z aktualizowaną na bieżąco mapą pokazującą miejsce pobytu każdego podróżującego. Ułatwia to zapewnianie pełnego wsparcia i podejmowanie świadomych decyzji.
Najlepsze platformy do zarządzania podróżą pomagają unikać zakłóceń tam, gdzie to możliwe, oferując przejrzyste procedury, których muszą przestrzegać administratorzy podróży i podróżujący służbowo. Przygotuj portal z narzędziami, których podróżujący potrzebują, aby czuć wsparcie i postępować zgodnie z zasadami w szybko zmieniających się sytuacjach. Powinien on zawierać:
Narzędzia takie jak Tripeden.com for Business przechowują wszystkie plany podróży w jednym miejscu, co pozwala lepiej monitorować potencjalne problemy w czasie rzeczywistym. Najlepsze sposoby zmiany rezerwacji dla odwołanych lotów obejmują elastyczność. Pozwalają odwoływać lub zmieniać rezerwację lotów służbowych i zakwaterowania bez płacenia kar, co minimalizuje koszty odwołania.
Dzięki tanim lotom w klasie biznesowej możesz wygodnie latać za mniej. Z tego przewodnika dowiesz si...
Dowiedz się, czego szukać w saloniku lotniskowym dla podróżujących służbowo, jak uzyskać do niego ws...
Wszystko, co musisz wiedzieć o radzeniu sobie z opóźnieniami i zakłóceniami podczas podróży służbowy...
