Podczas pracy z freelancerami ważne jest, aby ustalić jasne oczekiwania dotyczące ich kosztów podróży.
Czy zasady firmy dotyczące kosztów podróży obejmują sposób postępowania z wydatkami wykonawców? Gdy współpracuje się z freelancerami, konsultantami lub wykonawcami, ważne jest, aby mieć jasno określone zasady zwrotu kosztów podróży.
W tym artykule omówimy typowe wyzwania, z którymi można się spotkać podczas monitorowania i zwracania kosztów podróży freelancerów. Zdefiniowanie zarysu dopuszczalnych wydatków, metod fakturowania i wymaganej dokumentacji gwarantuje, że zespoły ds. finansów i freelancerzy będą bazować na tych samych informacjach.
Tak, wykonawcy często mogą ubiegać się o zwrot kosztów podróży, ale sam proces może być inny niż w przypadku pracowników pełnoetatowych. Wydatki, które wykonawcy mogą zaliczać do kosztów działalności, obejmują wszelkie koszty poniesione w ramach prowadzenia działalności gospodarczej, niezależnie od tego, czy chodzi o podróż do klienta, czy koszty przelotu i zakwaterowania w związku z wizytą na targach.
Samozatrudnieni wykonawcy i freelancerzy zazwyczaj mogą ubiegać się o zwrot kosztów podróży od organu podatkowego w swoim kraju lub bezpośrednio od klienta. W obu przypadkach ważne jest, aby prowadzić dokładną ewidencję wszystkich wydatków, a na ich dowód przechowywać rachunki.
Zasady regulujące koszty podróży zwracane wykonawcom są podobne jak w przypadku wszystkich innych kosztów podróży służbowych. Ogólnie rzecz biorąc, wydatki można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności, o ile zostały poniesione na cele związane z prowadzeniem firmy poza domem lub biurem, a nie na cele osobiste.
Zasady różnią się w zależności od kraju. Najczęściej wydatki zaliczające się do kosztów działalności obejmują takie rzeczy jak bilety lotnicze, zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem samochodu, paliwo, przebieg, opłaty parkingowe, przepustki lub bilety na konferencje i transport publiczny.
W zależności od rodzaju pracy świadczonej przez wykonawcę na rzecz Twojej firmy mogą również obejmować koszty związane z tą pracą, takie jak wynajem sprzętu audiowizualnego.
Wydatkami wykonawcy, które nie zaliczają się do kosztów działalności, są wszelkie wydatki osobiste. Zwrotu takich wydatków freelancerzy nie powinni oczekiwać. Mogą one obejmować takie rzeczy jak rozrywka w pokoju hotelowym, codzienne dojazdy lub nowy strój na podróż służbową. Wydatki przekraczające budżet, takie jak loty klasą biznesową i luksusowe hotele, również mogą nie kwalifikować się do zwrotu. Ważne jest również, aby w zasadach dotyczących podróży dla freelancerów wyjaśnić, które wydatki są traktowane jako zaliczające się do kosztów działalności, a które nie.
Przed ustaleniem, jak najlepiej zarządzać wydatkami na podróże służbowe poniesionymi przez freelancerów, ważne jest, aby zrozumieć konsekwencje podatkowe. Zaczyna się to od zdefiniowania roli pracownika w organizacji i tego, czy kwalifikuje się on jako osoba samozatrudniona, czy też nie.
Konkretne zasady klasyfikacji pracowników różnią się w zależności od kraju. Będą one miały wpływ na obowiązki Twojej firmy w zakresie zwrotu kosztów w zależności od tego, kim będziesz dla wykonawcy: pracodawcą czy klientem. Oto kilka pytań, które określają, czy wykonawca jest klasyfikowany jako zatrudniony, czy samozatrudniony dla celów podatkowych:
Jeśli odpowiedź na te pytania jest twierdząca, jest bardziej prawdopodobne, że taka osoba zostanie sklasyfikowana jako pracownik.
Jeśli odpowiedź na te pytania jest twierdząca, dana osoba powinna być zwykle klasyfikowana jako niezależny wykonawca.
Więcej informacji na temat klasyfikacji zatrudnienia można również znaleźć na stronach internetowych instytucji rządowych danego kraju. Przykłady obejmują stronę brytyjskiej agencji HMRC do sprawdzania statusu podatkowego zatrudnienia lub stronę niemieckiego federalnego ministerstwa gospodarki. W Stanach Zjednoczonych w celu uzyskania wyjaśnień należy skorzystać ze strony internetowej urzędu skarbowego.
Różnica ma znaczenie dla zgodności z przepisami podatkowymi, zarówno dla Twojej firmy, jak i wykonawcy.
Pracownicy agencyjni, zwani również pracownikami tymczasowymi, często mogą ubiegać się o zwrot kosztów podróży, ale będzie to obsługiwane przez agencję, a nie przez Twoją firmę.
Kiedy firmy zatrudniają pracowników za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, to agencja płaci wynagrodzenie wykonawcy i pokrywa jego wydatki. Wynika to z faktu, że agencja jest zewnętrznym dostawcą usług między wykonawcą a firmą.
Jeśli Twoja firma zatrudnia wykonawców za pośrednictwem agencji, koszty podróży należy traktować jako część wszelkich wynegocjowanych opłat z agencją, a nie pracownikiem.
Gdy istnieje wyraźne rozróżnienie między pracownikami pełnoetatowymi i freelancerami, mogą obowiązywać różne procedury zarządzania wydatkami.
Diety to stałe kwoty przyznawane na pokrycie dziennych kosztów podróży, w tym zakwaterowania, posiłków i innych wydatków. Diety, które są powszechnie stosowane do zwrotu kosztów pracownikom, mogą również pokrywać wydatki związane z działalnością freelancera i usprawniać zwrot kosztów.
W przypadku współpracy z wykonawcami konieczne mogą być negocjacje w celu znalezienia stawki korzystnej dla obu stron. Jako punkt wyjścia firmy mogą stosować standardowe stawki ustalone przez organy rządowe lub wybrać własne stawki w oparciu o aktualne dane dotyczące kosztów utrzymania.
Często preferowane jest wybieranie oficjalnych, regulowanych przepisami stawek za podróże służbowe, ponieważ są regularnie aktualizowane.
Oto przykładowe diety z Departamentu Stanu USA, Unii Europejskiej i rządu Zjednoczonego Królestwa, które mogą posłużyć za punkt odniesienia.
Po wynegocjowaniu wysokości diety jasno przedstaw ją w pisemnej umowie. Powinny znaleźć się w niej nie tylko kwota diety, ale także informacje o pokrywanych wydatkach i konsekwencjach podatkowych.
Oprócz stawek kosztów podróży kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest preferowana metoda fakturowania. Kiedy wykonawcy podróżują w Twoim imieniu, mogą obciążać Cię kosztami stosownie do klasyfikacji podatkowej.
Wykonawcy zazwyczaj wysyłają faktury zgodnie z jedną z następujących metod:
Jeśli akceptujesz faktury z góry, ważne jest, aby zweryfikować szacunkowe wydatki. Jednym ze sposobów jest skorzystanie z rozwiązania do zarządzania podróżami dla MŚP, takiego jak Tripeden.com for Business, gdzie będziesz w jednym miejscu mieć pełny wgląd w ceny zakwaterowania, lotów i wynajmu samochodów. Możesz także wskazywać wykonawcom zatwierdzonych dostawców, aby utrzymać koszty podróży w budżecie.
Konsekwencje podatkowe wydatków związanych z działalnością freelancera mogą szybko się skomplikować. Jednym z ważnych szczegółów, które należy wziąć pod uwagę, jest podatek VAT. Jeśli Twój wykonawca jest zarejestrowanym płatnikiem VAT, będzie musiał doliczać podatek VAT od wszelkich świadczonych usług i upewniać się, że podatek VAT nie jest dwukrotnie naliczany przy zwrocie kosztów.
Jasne zasady zwrotu kosztów wykonawcom eliminują wszelkie niejasności z procesu zwrotu kosztów podróży. Nie tylko pomagają utrzymać firmę w ryzach budżetowych przy opłacaniu kosztów podróży wykonawców, ale także wyznaczają ramy oczekiwań po obu stronach.
Możesz skorzystać z istniejącego szablonu zasad dotyczących wydatków na podróże służbowe i dostosować go do szczegółów specyficznych dla kontrahenta. Upewnij się, że odpowiadają one na następujące pytania:
Najlepszy sposób zarządzania wydatkami wykonawców zależy od wielkości firmy i przepływu pracy. Oto kilka ostatnich wskazówek dotyczących optymalizowania zarządzania wydatkami freelancerów.
Aby dotrzymać własnych terminów księgowych, ważne jest, aby otrzymywać wszystkie faktury i rachunki na czas. W przeciwnym razie rachunki mogą zaginąć, a przetwarzanie może się opóźnić. Współpraca z wykonawcami oznacza, że nie zawsze będziesz mieć swój zespół na miejscu, przez co jeszcze ważniejsze jest ustalenie jasnych terminów składania raportów wydatków.
Korzystaj z technologii, aby usprawnić proces składania wniosków i zwrotu kosztów. Poproś wykonawców o cyfrowe przesyłanie rachunków w miarę ich otrzymywania, aby przyspieszyć proces zwrotu kosztów. Aplikacje takie jak Expensify umożliwiają podróżującym służbowo robienie zdjęć paragonów w podróży w celu ich natychmiastowego przesłania, a także mają funkcje monitorowania przebiegu oraz pełną integrację z narzędziami księgowymi w celu dokładniejszego fakturowania.
Średnie ceny hotelowe mogą się znacznie różnić z roku na rok, szczególnie biorąc pod uwagę wahania kursów walut i regionalną inflację. Przed negocjowaniem wysokości diet z nowymi wykonawcami pamiętaj, aby rozeznać się w rzeczywistych kosztach podróży. Korzystaj z narzędzi takich jak Tripeden.com for Business, aby porównywać ceny lotów i zakwaterowania oraz znajdować najlepsze ceny dla firm.
Bez względu na to, w jakim kraju prowadzisz działalność, sprawdzaj lokalne przepisy podatkowe dotyczące współpracy z freelancerami i pracownikami. Będzie to miało bezpośredni wpływ na odliczenia kosztów podróży, które należy uwzględnić w swoim budżecie. Niezbędne jest też dokładne prowadzenie dokumentacji, aby zachować zgodność z przepisami podatkowymi.
Dzięki narzędziom do śledzenia wydatków firmy zyskują wgląd w czasie rzeczywistym w wydatki na podróże służbowe kontrahentów, ograniczając czasochłonną papierkową robotę. A dzięki oprogramowaniu do zarządzania podróżami będziesz w stanie usprawnić proces zwrotu kosztów podróży zarówno dla pracowników etatowych, jak i wykonawców. Tripeden.com for Business pomaga firmom zarządzać planami podróży wykonawców przy jednoczesnym zachowaniu zgodności wydatków na podróże służbowe z potrzebami budżetowymi. Uczyń zgodność z zasadami częścią procesu rezerwacji, jednocześnie korzystając z ekskluzywnych zniżek i całodobowej obsługi klienta.
Odliczenia podatkowe pozwalają obniżyć koszty. Dowiedz się, jakie koszty można odliczyć od podatku i...
Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z na...
Zautomatyzuj swoje systemy dzięki naszemu przewodnikowi po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania...
