Skoro aplikacje do skanowania rachunków ułatwiają ich digitalizację, to w przyszłości rachunki z podróży będą tylko elektroniczne?
Częste podróże służbowe skutkują mnóstwem rachunków z podróży, czyli dokumentów niezbędnych do monitorowania wydatków, ich zatwierdzania i zwracania. A jeśli Twój zespół nadal przedkłada fizyczne rachunki za koszty podróży, wiesz, jak czasochłonny może być ten proces.
Chociaż papierowa dokumentacja potrafi czasami frustrować, istnieją aplikacje mobilne i zautomatyzowane platformy do obsługi wydatków, które zmieniają sposób zarządzania rachunkami za podróże w firmach. Z naszych danych wynika, że chociaż 16% decydentów nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych, 35% przeszło na specjalne systemy do zarządzania wydatkami. Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) i ekstrakcja danych oparta na sztucznej inteligencji pozwalają zrezygnować z papierowych dokumentów łatwiej niż kiedykolwiek wcześniej.
Dzięki odpowiednim narzędziom cyfrowym zespoły finansowe korzystają z przejrzystego, usprawnionego systemu monitorowania wydatków. Jednocześnie jednak często potrzebny jest ręczny nadzór. Poleganie wyłącznie na narzędziach AI może czasami prowadzić do problemów ze zgodnością z zasadami. Wynika to z faktu, że chociaż sztuczna inteligencja jest doskonała w stosowaniu reguł, nie jest całkowicie niezawodna, jeśli chodzi o ich interpretację. Systemy Al nie zawsze są też na bieżąco ze zmianami w przepisach podatkowych i kategoriach wydatków.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o zaletach i wadach rezygnacji z papierowych dokumentów, a także o kluczowych funkcjach, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji do zarządzania wydatkami.
Cyfrowa ewolucja zarządzania kosztami podróży jest napędzana przez technologię. W przeszłości zatwierdzanie i zwrot kosztów wymagały zbierania papierowych rachunków za koszty podróży i ręcznego wypełniania formularzy.
Obecnie podróżujący służbowo coraz częściej korzystają z aplikacji do automatycznego monitorowania wydatków, a 88% z nich uważa tę technologię za godną zaufania. Oprogramowanie do zarządzania wydatkami pomaga przetwarzać dane z faktur i rachunków, wyszukując odpowiednie hasła i na bieżąco identyfikując rozbieżności. Systemy AI mogą zautomatyzować przetwarzanie podróży i wydatków, pobierając dane nie tylko z rachunków i faktur za podróże, ale także z historycznych planów podróży, aby dokładnie powiązać wydatki z odpowiednimi podróżami i projektami.
Aplikacje do skanowania rachunków usprawniają również proces monitorowania i zatwierdzania wydatków na podróże służbowe. Korzystając z oprogramowania mobilnego, podróżujący służbowo muszą jedynie robić zdjęcia rachunków, a następnie przesyłać je bezpośrednio do platform zarządzania wydatkami w celu natychmiastowego przetworzenia.
Organizacje, które przestają korzystać z papierowych rachunków, zyskują na czasie i produktywności. Ankieta przeprowadzona wśród 235 firm w Skandynawii wykazała, że firmy poświęcają średnio 14 minut na przetworzenie każdego papierowego rachunku. Dzięki przejściu na bezpośrednie rachunki cyfrowe czas przetwarzania został skrócony nawet o 12,5 minuty, co przekłada się na oszczędność całego dnia roboczego na każdych 275 przetworzonych rachunkach.
Modernizacja procesu zarządzania wydatkami zwiększa dokładność prowadzonej dokumentacji. Zamiast przeszukiwać pliki papierowych rachunków w celu zweryfikowania wydatków na podróż, zespoły finansowe mogą kilkoma kliknięciami wyszukiwać zdigitalizowane zapisy. Prowadzenie cyfrowej dokumentacji poprawia zgodność z prawem i przepisami podatkowymi oraz ogranicza ryzyko zaginięcia rachunków za podróże służbowe.
Odejście od papierowych rachunków jest koniecznością dla dzisiejszych pracowników zdalnych. Gdy firma współpracuje z wykonawcami, freelancerami i pracownikami zdalnymi w odległych lokalizacjach, jednolity format cyfrowy pozwala utrzymać porządek w kosztach podróży. Pracownicy mogą po prostu skanować rachunki i na bieżąco je przesyłać.
Wreszcie biuro bez papierowych dokumentów jest bardziej zrównoważone. Wiele papierowych rachunków jest drukowanych na papierze termicznym zawierającym takie substancje chemiczne jak bisfenol A (BPA), których nie można poddać recyklingowi. Ograniczenie liczby drukowanych rachunków pozwala też oszczędzać wodę, energię i drzewa.
Są one stopniowo wycofywane, ale w niektórych krajach nadal używane.
Ze wszystkich powyższych powodów coraz więcej firm digitalizuje swoje rachunki za podróże służbowe i raporty wydatków. Niektóre rządy idą w ich ślady.
Przykładowo francuska ustawa antyodpadowa dotycząca gospodarki o obiegu zamkniętym obejmuje zakaz rutynowego drukowania papierowych rachunków w hotelarstwie i handlu detalicznym od 2023 roku. Chociaż klienci nadal mogą prosić o papierowe rachunki, prawo ma na celu ich stopniową eliminację.
Oczywiście w niektórych krajach, takich jak Niemcy i Japonia, papierowe rachunki są nadal najbardziej dostępną i preferowaną metodą. Zapewnienie fizycznego śladu wydatków na papierze poprawia przejrzystość i bezpieczeństwo, które zachęcają do zachowania zgodności z przepisami finansowymi, bez faktycznego lub ewentualnego ryzyka cyfrowych manipulacji. A gdy podróżujący służbowo odwiedzają kraje z ograniczonym dostępem do internetu, zachowanie papierowych rachunków do ręcznego wprowadzenia może być najbardziej realistyczną opcją.
Jeśli kierujesz zespołem, który często podróżuje służbowo, rachunki mogą szybko się piętrzyć. Istnieją dwa główne sposoby elektronicznego porządkowania rachunków.
1. Korzystanie z aplikacji do zarządzania rachunkami w drodze
Najłatwiejszym sposobem na uporządkowanie rachunków z podróży są aplikacje do ich skanowania. Umożliwiają one szybkie tworzenie cyfrowych wersji papierowych rachunków podczas podróży, które mogą być natychmiast przesyłane i pobierane z systemów cyfrowych przy użyciu filtrów i słów kluczowych.
Po pobraniu aplikacji na smartfon podróżujący może zrobić zdjęcie każdego rachunku za pomocą aparatu w urządzeniu. Aplikacja digitalizuje tekst i liczby za pomocą technologii OCR, tworząc bezpieczną wersję cyfrową. 2. Porządkowanie dużej liczby dokumentów za pomocą skanerów dokumentów**
Przejście z papierowego na cyfrowe raportowanie wydatków może być czasochłonne, szczególnie przy pracy ze starszymi systemami. W przypadku szybko rozwijających się firm, które mają zaległości w rachunkach za koszty podróży, warto zainwestować w biznesowy skaner dokumentów. Takie urządzenia skanują i digitalizują duże ilości dokumentów papierowych, aby przenieść istniejące raporty kosztów podróży do nowego, cyfrowego systemu.
Na rynku można znaleźć sporo oprogramowania do zarządzania wydatkami, a duża część ma specjalne narzędzia do skanowania rachunków z podróży. Oto krótka lista najważniejszych funkcji, za którymi warto się rozglądać:
Oto pięć rozwiązań do zarządzania wydatkami, które mogą pomóc zespołowi w skuteczniejszym skanowaniu, monitorowaniu i porządkowaniu rachunków z podróży.
Technologia SmartScan firmy Expensify sprawia, że jest to przyjazny dla użytkownika wybór dla podróży służbowych z dużą liczbą integracji. Aby rejestrować rachunki z podróży, wystarczy aparat w smartfonie. Następnie technologia automatycznie wyodrębnia ważne informacje, takie jak nazwa sprzedawcy, data i kwota.
Łączy się z usługami współdzielenia przejazdów, takimi jak Uber, a także ma funkcję monitorowania przebiegu dla samodzielnie podróżujących samochodem. Expensify współpracuje również z Tripeden.com for Business nad usprawnieniem zarządzania kosztami podróży. Gdy podróżujący używają firmowej karty kredytowej do opłacenia kosztów podróży, Expensify automatycznie dopasowuje zeskanowane rachunki do właściwej transakcji.
Czy Expensify jest za darmo?
Osoby fizyczne mogą korzystać z New Expensify za darmo i cieszyć się nieograniczoną liczbą skanowań SmartScans. Firmy muszą subskrybować plany Collect lub Custom, aby mieć dostęp do pełnych funkcji, takich jak kategoryzacja wydatków.
Zespoły finansowe będą już znać oprogramowanie księgowe QuickBooks, które jest wyposażone w pełne spektrum funkcji księgowych i do zarządzania wydatkami.
Funkcja skanowania rachunków w narzędziu oferuje kompleksowy sposób skanowania rachunków i automatycznego integrowania ich z raportami wydatków. Jest to najlepsza opcja dla większych firm poszukujących całościowego rozwiązania księgowego.
Dext ułatwia automatyzację monitorowania wydatków na podróże dzięki wbudowanej aplikacji skanera rachunków. Gdy podróżujący pracownicy skanują swoje rachunki, informacje są digitalizowane i przesyłane do centralnego repozytorium w celu analizy. Narzędzie integruje się z całą gamą usług księgowych i sprzedażowych Dext.
Aplikacja skanera rachunków Dext jest prosta w użyciu i płynnie integruje się z platformami księgowymi, takimi jak Xero i QuickBooks. Narzędzie jest droższe niż niektóre inne na tej liście. Podstawowe plany dla małych firm zaczynają się od 23 GBP miesięcznie.
Aplikacja do skanowania rachunków Wave dla systemów Android i iOS wykorzystuje technologię OCR do wyodrębniania i porządkowania danych z drukowanych dokumentów. Po pobraniu aplikacja nie tylko umożliwia skanowanie nieograniczonej liczby rachunków, ale także ma opcję importowania zbiorczego do zarządzania dużymi ilościami dokumentów. Rachunki z podróży są bezpiecznie przechowywane w chmurze, dzięki czemu można je łatwo pobierać na wiele urządzeń.
Oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania rachunkami i wydatkami eliminuje potrzebę przechowywania dokumentacji w formie fizycznej. Jednak przed całkowitym wyeliminowaniem papierowych rachunków należy wziąć pod uwagę regulacje prawne i podatkowe, aby zachować z nimi zgodność.
Wiele organizacji podatkowych, w tym amerykański IRS i brytyjski HMRC, zachęca do korzystania z elektronicznego, bezpapierowego systemu zarządzania wydatkami. Niektóre kraje, takie jak Szwecja, dopiero niedawno dopuściły dokumentację elektroniczną, a ustawa o rachunkach została przyjęta w 2024 roku.
Inne kraje mają restrykcyjne przepisy dotyczące bezpiecznego przechowywania danych. Na przykład Japonia wymaga, aby wszystkie zeskanowane rachunki były przechowywane w zabezpieczonych przed manipulacją magazynach ze znacznikami czasu, podczas gdy niemiecki GObd wymaga przechowywania cyfrowych zapisów w certyfikowanym oprogramowaniu księgowym.
Uproszczenie zarządzania rachunkami z podróży zaczyna się od użycia odpowiednich narzędzi. Cyfryzacja rachunków z podróży usprawnia proces monitorowania wydatków i raportowania. Możesz także skrócić czas poświęcany na zarządzanie wydatkami na podróże, wybierając narzędzia, które integrują się bezpośrednio z platformami do rezerwacji podróży w celu łatwiejszego pobierania danych, takie jak Expensify z Tripeden.com for Business.
Oto kilka najlepszych praktyk w zakresie usprawniania zatwierdzania przy jednoczesnym zachęcaniu do zachowywania zgodności z zasadami.
1. Uczyń procesy przyjaznymi dla urządzeń mobilnych
Jeśli chcesz, aby podróżujący pracownicy na bieżąco dokumentowali koszty podróży, muszą mieć możliwość robienia tego za pomocą swoich urządzeń mobilnych. Opracuj przyjazny dla urządzeń mobilnych proces obsługi podróży i wydatków, który obejmuje aplikacje do skanowania i monitorowania rachunków. 2. Przygotuj jasne zasady dotyczące podróży służbowych**
Firmowe zasady dotyczące podróży służbowych zawierają zarys zatwierdzonych wydatków, aby przyspieszyć proces zwrotu kosztów. Podczas tworzenia zasad upewnij się, że zawierają one odniesienia do narzędzi cyfrowych, których zespół powinien używać do rejestrowania rachunków i przesyłania ich do zatwierdzenia.
3. Zautomatyzuj przepływy pracy
Korzystaj z oprogramowania do automatycznego zarządzania wydatkami, aby skrócić czas i obniżyć koszty ręcznego przetwarzania. Dzięki zautomatyzowanym rozwiązaniom do zarządzania podróżami, takim jak Tripeden.com for Business, będziesz w stanie skonfigurować niestandardowy przepływ zatwierdzeń, który będzie zgodny z zasadami dotyczącymi podróży służbowych.
Zasady dotyczące kosztów podróży wyznaczają oczekiwania osób podróżujących służbowo. Skorzystaj z na...
Zautomatyzuj swoje systemy dzięki naszemu przewodnikowi po najlepszym oprogramowaniu do zarządzania...
Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...
