Poznaj zalety i wady kart przedpłaconych i znajdź najlepsze rozwiązanie.
Przedpłacone karty podróżne to nie tylko wygoda dla osoby podróżującej służbowo, ale też przełomowe rozwiązanie dla firm. Korzystanie z przedpłaconych kart podróżnych wiąże się z wieloma korzyściami, a jedną z nich jest możliwość utrzymania kontroli nad budżetem. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o zaletach i wadach kart przedpłaconych, a także o czynnikach, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszej opcji dla Twojej firmy.
Firmowa karta przedpłacona to rodzaj karty podróżnej, na którą firma przelewa środki, z których może później korzystać pracownik. Umożliwia optymalne i wygodne zarządzanie kosztami podróży służbowej. Przedpłacone karty płatnicze mogą być wirtualne i fizyczne. Gdy zostaną doładowane zatwierdzonymi środkami, osoby podróżujące służbowo mogą korzystać z nich do ustalonego limitu. Po wyczerpaniu środków firma może doładować kartę odpowiednio do potrzeb, co daje jej pełną kontrolę nad budżetem.
Czym różni się firmowa karta przedpłacona od firmowej karty kredytowej lub debetowej? Karty debetowe są powiązane z kontami bankowymi, a karty kredytowe są powiązane z limitem kredytowym, natomiast przedpłacone karty podróżne to autonomiczny produkt. To sprawia, że są one przydatne dla małych firm i startupów, które mogą jeszcze nie spełniać warunków otrzymania firmowych kart kredytowych.
Podstawową zaletą kart przedpłaconych jest prostota korzystania z nich. Firma doładowuje kartę środkami do wysokości ustalonego limitu. Środki te można dodawać za pomocą wybranej metody płatności, zwykle bezpośrednio na stronie internetowej lub w aplikacji dostawcy karty.
Po zasileniu karty środkami pracownik może z niej korzystać, aby płacić za zatwierdzone wydatki. Gdy saldo będzie bliskie wyczerpania, użytkownik otrzyma powiadomienie.
Mimo że z większości przedpłaconych kart podróżnych można korzystać podczas podróży krajowych i międzynarodowych, opcje wielowalutowe zapewniają dodatkową korzyść w postaci możliwości załadowania wielu walut na jedną kartę. Daje to przewagę w postaci z góry uzgodnionych kursów wymiany, co jest przydatne, gdy pracownicy podróżują do wielu krajów.
Możesz również znaleźć karty przedpłacone w swojej walucie krajowej, na przykład w funtach, dolarach czy euro. Chociaż można z nich korzystać za granicą, wiąże się to ze zmiennym kursem wymiany walut.
Istnieją różne rodzaje kart przedpłaconych dla firm, ale zwykle z karty przedpłaconej korzysta się dokładnie tak, jak ze zwykłej firmowej karty kredytowej. Służy do wypłacania gotówki, zakupów online i płacenia za wydatki służbowe, w tym bilety lotnicze, hotele i posiłki. Główna różnica polega na tym, że nie wiąże się to z wykorzystaniem limitu kredytowego ani zaciąganiem zobowiązań kredytowych.
Tak, z korzystaniem z przedpłaconych kart podróżnych zazwyczaj wiążą się opłaty transakcyjne. Należy uważnie porównać te opłaty podczas wybierania dostawcy dla swojej firmy, tak aby uniknąć nadmiernie wysokich opłat, które mogą zrujnować starannie zaplanowany budżet na podróż.
Karty przedpłacone to nie tylko wygoda dla podróżujących pracowników. Ułatwiają również firmom zarządzanie wydatkami podczas podróży służbowych. Oto lista najważniejszych zalet kart przedpłaconych.
Dzięki kartom przedpłaconym śledzenie wydatków może być bardziej efektywne. Udostępniając pracownikom przedpłaconą kartę kredytową na podróże, będziesz w stanie ustawić limity zgodnie ze stawkami diety i budżetem. Wspieraj przestrzeganie firmowych zasad dotyczących podróży, decydując o tym, kto może wydawać środki, gdzie i na co, zgodnie z wcześniej zatwierdzonymi limitami dla różnych kategorii wydatków, takich jak wyżywienie i zakwaterowanie.
Kolejną kluczową zaletą kart przedpłaconych jest bezproblemowa integracja z oprogramowaniem księgowym Twojej firmy. Dostawcy tacy jak Soldo i Wise umożliwiają na przykład bezpośrednią integrację z oprogramowaniem Xero. Ułatwia to dokładniejsze śledzenie wydatków, ponieważ transakcje są aktualizowane w czasie rzeczywistym, co zmniejsza ryzyko kosztownych błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Gdy osoby podróżujące służbowo zbliżają się do limitu wydatków, możesz otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym. Będziesz w stanie zaplanować regularne doładowania w oparciu o zasady obowiązujące w firmie i powiązane zasady dotyczące wydatków.
Karty przedpłacone usprawniają raportowanie wydatków na podróże i zwrot kosztów dzięki cyfrowemu rejestrowaniu wydatków. Niektóre karty przedpłacone, takie jak Wise i Equals Money, mają też aplikacje mobilne, które umożliwiają użytkownikom przesyłanie zdjęć paragonów wraz z notatkami na bieżąco w trakcie podróży i przekazywanie ich bezpośrednio do działu księgowości.
Wybierając konta wielowalutowe od dostawców takich jak Revolut i Wise, możesz zaoszczędzić na kosztach wymiany walut i transakcji. W przypadku wielu zwykłych kart kredytowych opłaty te mogą zwiększać łączny koszt zakupów nawet o 2–3%. Jednak zawsze należy dokładnie porównać opłaty, ponieważ niektóre karty przedpłacone wiążą się z dodatkowymi kosztami.
Przedpłacone międzynarodowe karty kredytowe ograniczają potrzebę noszenia przy sobie gotówki w wielu krajach, zapewniając bezpieczeństwo pracownikom. Karty posiadają wbudowane funkcje bezpieczeństwa, które zmniejszają ryzyko nieautoryzowanych transakcji. Administratorzy podróży mogą zdecydować się na otrzymywanie automatycznych powiadomień po wykryciu podejrzanej transakcji. Zablokuj karty jednym kliknięciem w przypadku zgubienia lub kradzieży. Można też zdecydować się na dodanie kodu PIN jako kolejnej warstwy zabezpieczeń.
Mimo że karty przedpłacone mają wiele zalet, trzeba też zdawać sobie sprawę z ich minusów.
Z punktu widzenia firm główną wadą przedpłaconych kart podróżnych są opłaty, które w niektórych przypadkach są wyższe niż w przypadku porównywalnej podróżnej karty debetowej lub kredytowej. Ważne jest, aby przeczytać to, co jest napisane drobnym drukiem, ponieważ opłata transakcyjna może być naliczana za każdym razem, gdy pracownik dokonuje zakupu. Do wad karty przedpłaconej należą takie koszty jak:
Podczas gdy firmowe karty kredytowe są powszechnie akceptowane na całym świecie, nie wszyscy sprzedawcy akceptują przedpłacone karty podróżne, zwłaszcza jeśli wystawca karty nie jest dobrze znany.
Płacenie za wydatki służbowe za pomocą doładowanej z góry karty podróżnej sprawdza się najlepiej, gdy wydatki są przewidywalne. Jeśli budżet na nadchodzącą podróż nie jest pewny, podróżujący pracownicy mogą zostać zaskoczeni przez ukryte koszty. Najlepiej zdecydować się na otrzymywanie automatycznych powiadomień w celu dokładnego monitorowania salda, aby uniknąć tych problemów związanych z kartami przedpłaconymi.
Jak w przypadku każdego rodzaju płatności, także w przypadku kart przedpłaconych istnieje niewielkie ryzyko oszustwa. Ponieważ karty przedpłacone nie są bezpośrednio powiązane z firmowymi kontami bankowymi ani limitami kredytowymi, oszuści mogą używać skradzionych numerów kart do dokonywania zakupów.
Porównując międzynarodowe przedpłacone karty kredytowe, należy pamiętać o opłatach za transakcje zagraniczne. Czasem za użycie takich kart do transakcji międzynarodowych pobierane są dodatkowe opłaty, w tym opłaty za wypłatę z bankomatów zagranicznych.
Jednak w wielu przypadkach karty te oferują oszczędności. Dzieje się tak, ponieważ przedpłacone karty wielowalutowe stanowią bezpieczny i wygodny sposób radzenia sobie z wahaniami kursów walut. Firmy korzystające z tego rodzaju międzynarodowej karty przedpłaconej mogą doładować ją potrzebnymi środkami w walucie miejsca docelowego, zanim pracownicy tam dotrą. Eliminuje to konieczność korzystania z kantorów wymiany walut lub banków podczas podróży, a także związane z tym opłaty manipulacyjne.
Na rynku dostępnych jest wiele przedpłaconych kart podróżnych dla firm. Ważne jest, aby dokładnie porównać dostępne opcje, aby maksymalnie wykorzystać ich zalety. Oto kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę, porównując różne opcje:
To, która karta będzie najlepsza dla Twojej firmy, zależy od wielkości firmy i jej potrzeb w zakresie podróży, warto jednak poznać i rozważyć poniższe popularne karty podróżne.
Globalne wydatki na podróże służbowe wyniosły niemal 1,5 biliona dolarów w 2024 r., organizacje każdej wielkości poszukują więc sposobów na optymalizację wydatków. Usprawnij zarządzanie wydatkami na podróże służbowe dzięki następującym wskazówkom dotyczącym kart przedpłaconych:
Prognozowanie sytuacji finansowej idzie w parze ze wskazówkami dotyczącymi kart przedpłaconych. Jeśli chcesz stworzyć zgodny z zasadami, realistyczny budżet na podróże, skorzystaj z narzędzi do zarządzania podróżą, takich jak platforma Tripeden.com for Business. Umożliwia ona porównanie cen biletów lotniczych, zakwaterowania i wynajmu samochodów z zastosowaniem zniżek lojalnościowych. Dokonuj płatności za zakwaterowanie z góry i doładuj karty podróżne zgodnie ze stawkami diet. Postępując zgodnie z tymi instrukcjami, będziesz w stanie zaoszczędzić pieniądze i zachować większą kontrolę nad wydatkami na podróże.
Odpowiednie rozwiązanie płatnicze w zakresie podróży służbowych jest kluczowe do zarządzania wydatka...
Czy karty wirtualne to przełom w podróżach służbowych? Bezpieczne, proste płatności z mniejszym ryzy...
Zoptymalizuj podróże służbowe, usprawnij procesy i zwiększ wydajność swojej organizacji dzięki temu...
