Gdy chcesz zapewnić bezpieczeństwo pracownikom, ocena ryzyka związanego z podróżą służbową jest niezbędna.
Od gwałtownych zdarzeń pogodowych po epidemie chorób wirusowych – w ocenie ryzyka związanego z podróżą uwzględnia się wszystkie potencjalne zakłócenia, aby zapewnić bezpieczeństwo pracownikom w podróży. Ten kluczowy element zarządzania podróżami służbowymi nie tylko chroni dobro pracowników, ale też pozwala Twojej organizacji spełniać wymagania w zakresie należytej staranności.
W tym przewodniku omówimy, jak przeprowadzić ocenę ryzyka związanego z podróżami międzynarodowymi oraz krajowymi. Dowiesz się, jak napisać własne zasady obowiązujące w całej firmie oraz jak identyfikować i ograniczać ryzyko za pomocą oprogramowania do oceny ryzyka związanego z podróżą i innych narzędzi cyfrowych.
Ocena ryzyka pozwala zidentyfikować potencjalne problemy, duże i małe, które mogą pojawić się w trakcie podróży służbowej. Są to na przykład zagrożenia zdrowotne, na przykład zatrucia pokarmowe czy epidemie, opóźnione i anulowane loty zakłócające przebieg podróży, a także zagrożenia bezpieczeństwa, takie jak klęski żywiołowe, przestępstwa, czy niestabilna sytuacja geopolityczna. Ponieważ ryzyka związane z podróżą cały czas się zmieniają, przed każdą podróżą należy przeprowadzić nową ocenę. Proces ten można usprawnić, stosując oprogramowanie do zautomatyzowanej oceny ryzyka.
Potencjalne zagrożenia należy wpisać do formularza oceny ryzyka podróży w celu ich analizy, podniesienia świadomości i opracowania strategii minimalizacji ryzyka.
Celem oceny ryzyka związanego z podróżą jest stworzenie spersonalizowanych zasad i procedur, które pozwolą zmniejszyć ryzyko powstania szkód i spełnić zobowiązania w zakresie należytej staranności. Pracownicy powinni być informowani o wszelkich potencjalnych zagrożeniach dla zdrowia i bezpieczeństwa podczas nadchodzących podróży, aby mogli wdrożyć strategie obrony.
Ryzyka związane z podróżami służbowymi dzieli się na kilka kategorii, a wszystkie one powinny być uwzględnione w kompleksowym formularzu oceny ryzyka związanego z podróżą.
Jednym z najczęstszych zagrożeń dla dobrostanu pracowników są choroby. Pandemie trafiają na pierwsze strony gazet, ale to zatrucia pokarmowe, wypicie wody niezdatnej do spożycia czy kontakt z lokalnymi wirusami częściej krzyżują plany podróży. Należy uwzględnić stany nagłego zagrożenia zdrowia podczas przeprowadzania oceny ryzyka związanego z podróżą zagraniczną.
Osoby podróżujące służbowo mogą zetknąć się z różnymi gwałtownymi zjawiskami pogodowymi i klęskami żywiołowymi. Niektóre, np. trzęsienia ziemi, pojawiają się bez ostrzeżenia, podczas gdy inne, jak huragany, można przewidzieć na krótko przed tym, zanim nastąpią, i się do nich przygotować. Aby ocenić to ryzyko, podczas planowania podróży organizacje powinny wziąć pod uwagę miejsce podróży i porę roku. Na przykład popularne miejsca podróży biznesowych, takie jak Tokio i Los Angeles, znajdują się w obszarze Pacyficznego Pierścienia Ognia. Są położone na liniach uskoków, co sprawia, że trzęsienia ziemi są tam statystycznie bardziej prawdopodobne.
Pracując poza bezpieczną przestrzenią biurową, Twoi pracownicy stają się bardziej narażeni na cyberataki. Phishing, ataki hakerskie, złośliwe oprogramowanie i socjotechnika to częste zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem czyhające na osoby podróżujące służbowo. Na lotniskach i w hotelach pracownicy mogą być narażeni na przekręty, których celem jest nielegalne uzyskanie dostępu do danych wrażliwych.
Nie tylko cyberprzestępczość może zagrozić bezpieczeństwu osób podróżujących służbowo. Mogą również paść ofiarą kradzieży i drobnej przestępczości w miejscu podróży. Oceniając ryzyko związane z podróżą, należy wziąć pod uwagę lokalne wskaźniki przestępczości – jest to szczególnie ważne na etapie wyboru hotelu. Możesz istotnie zmniejszyć ryzyko, że pracownik padnie ofiarą przestępstwa, korzystając z platform takich jak Tripeden.com for Business, aby znaleźć zakwaterowanie w bezpiecznych dzielnicach o niskiej przestępczości.
W niestabilnym świecie wydarzenia takie jak protesty polityczne czy ataki terrorystyczne mogą mieć wpływ na osoby podróżujące służbowo i potencjalnie narazić je na niebezpieczeństwo. Menedżerowie ds. podróży powinni być świadomi konfliktów geopolitycznych i uwzględniać aktualne wiadomości w swojej ocenie ryzyka korporacyjnego.
Coraz częstsze protesty przeciw turystom w krajach takich jak Hiszpania i Grecja również mogą powodować opóźnienia w podróżach służbowych, a brak świadomości kulturowej może skutkować urażeniem mieszkańców i wywołaniem negatywnej lub nawet wrogiej reakcji z ich strony. Należy upewnić się, że pracownicy znają etykietę biznesową, lokalne zwyczaje oraz zasady dotyczące stosownego ubioru i zakrywania określonych części ciała w miejscach takich jak Bliski Wschód.
Nie w przypadku każdej podróży trzeba specjalnie tworzyć ocenę ryzyka związanego z podróżą. Jeśli Twoi pracownicy odwiedzają współpracowników w pobliskim mieście, najprawdopodobniej nie wymaga to przeprowadzenia pełnej oceny ryzyka.
Jednak ocena ryzyka związanego z podróżami służbowymi jest zalecana w przypadku podróży zagranicznych, wieloetapowych i obejmujących nieznane regiony. Po utworzeniu podstawowego formularza oceny ryzyka związanego z podróżą możesz dostosowywać szczegóły tak, aby odpowiadały specyfice każdego nowego miejsca podróży. Może to obejmować takie czynniki jak lokalne przepisy, wskaźniki przestępczości, zagrożenia dla cyberbezpieczeństwa i klimat.
Obowiązek dochowania należytej staranności wobec pracowników jest wymogiem prawnym w wielu krajach, w tym w Australii, Kanadzie, Francji, Hiszpanii, Stanach Zjednoczonych, Zjednoczonym Królestwie i innych miejscach. Oznacza to, że ocena ryzyka związanego z podróżą jest ważna nie tylko dla dobrego samopoczucia pracodawcy – wymaga tego prawo.
Dzięki przeprowadzeniu oceny zagrożeń związanych z podróżą możesz zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenie dotyczące odwiedzanej lokalizacji, aby byli tam bezpieczni. Dzięki temu oraz dzięki dobrze napisanym zasadom dotyczącym podróży pracownicy będą wiedzieć, z kim należy się skontaktować, jeśli stanie się coś niepokojącego. W ten sposób ryzyko jest bardziej przewidywalne, a Ty możesz chronić swoich pracowników i firmę. Najlepszą obroną jest dobre przygotowanie.
Formularz oceny ryzyka związanego z podróżą służbową zawiera informacje o wszystkich potencjalnych zagrożeniach, jakie osoba podróżująca może napotkać podczas podróży służbowej. Można je podzielić na dwie kategorie.
Oczywiście wiele z tych czynników ma charakter osobisty, a więc ujawnienie ich przez pracownika jest dobrowolne. Rozważ zaproponowanie pracownikom kwestionariusza, który mogliby wypełnić przed podróżą według własnego uznania.
Poszczególne rodzaje ryzyka można następnie uszeregować według prawdopodobieństwa, aby ustalić priorytety w zakresie szkoleń i zwiększania świadomości. O ile bowiem tornada stanowią potencjalne zagrożenie na południu Anglii, są tam one znacznie mniej prawdopodobne niż na amerykańskim Środkowym Zachodzie.
Zagrożenia związane z podróżami służbowymi ciągle się zmieniają, co utrudnia menedżerom ds. podróży zidentyfikowanie każdego potencjalnego zagrożenia. Właśnie w tym może pomóc oprogramowanie do zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie, które porządkuje informacje w przejrzysty, zautomatyzowany sposób. Najlepsze platformy oferują następujące korzyści:
Oto kilka przykładów oprogramowania służącego do oceny ryzyka podczas podróży służbowych.
Specjalizująca się w kwestiach medycznych i bezpieczeństwie podróży firma International SOS oferuje różnorodne aplikacje dla firm, które usprawniają ocenę ryzyka i ograniczanie go. Obejmuje to aplikację oferującą alerty w czasie rzeczywistym, dzięki którym Twój zespół będzie na bieżąco informowany o zagrożeniach, a także moduły do przeprowadzenia szkoleń online przed wyjazdem. Ponadto International SOS to jeden z partnerów Tripeden.com for Business (aby uzyskać pełne omówienie wszystkich naszych integracji partnerów, sprawdź nasz Marketplace).
Crisis24 wykorzystuje technologię wykrywania zagrożeń opartą na sztucznej inteligencji, aby zapewnić kompleksowe informacje o ryzyku w czasie rzeczywistym dla osób podróżujących służbowo. Zarejestruj się, aby otrzymywać szczegółowe oceny dotyczące ponad 200 krajów i 400 miast na całym świecie, oceniane szczegółowo według wielu kategorii zagrożeń.
Ta globalna firma specjalizuje się w zarządzaniu ryzykiem związanym z podróżami dla firm – od oceny sytuacji po powrót do normy. Narzędzia doradcze oferują osobom podróżującym służbowo i menedżerom wiedzę na temat bezpieczeństwa jeszcze przed podróżą. Oferta komercyjna obejmuje narzędzia takie jak CAP Advantage, platformę do analizy ryzyka związanego z podróżą, która oferuje przycisk pomocy w nagłych wypadkach aktywowany za pomocą jednego dotknięcia.
Zasady dotyczące podróży służbowych oraz ocena ryzyka związanego z podróżą służbową powinny zawierać wszystkie istotne szczegóły, których pracownicy potrzebują, aby odbywać bezpieczne podróże służbowe. Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń, a następnie określenie poziomu ryzyka i zaplanowanie konkretnych kroków w celu ograniczenia go.
Zacznij od stworzenia listy wszystkich potencjalnych zagrożeń, zarówno środowiskowych, jak i indywidualnych, które mogą mieć wpływ na osobę podróżującą podczas tej konkretnej podróży. Chociaż często myśli się o poważnych katastrofach, takich jak terroryzm i niepokoje polityczne, znacznie bardziej prawdopodobnym zagrożeniem dla członków Twojego zespołu są drobne kradzieże i zatrucia pokarmowe.
W przypadku każdego miejsca podróży skorzystaj z oprogramowania do oceny ryzyka lub przeprowadź własne badania, aby odpowiedzieć na następujące pytania:
Należy również wymienić ryzyka indywidualne, w tym dostarczone przez pracowników szczegółowe informacje na temat stanu zdrowia, problemów z poruszaniem się i alergii. Należy wziąć pod uwagę zagrożenia związane z tożsamością osób podróżujących, które mogą mieć wpływ na ich bezpieczeństwo. Na przykład w niektórych krajach kobiety podróżujące służbowo w pojedynkę mogą być bardziej narażone na kradzieże i napaści. Czy związki osób tej samej płci są legalne? Czy istnieją inne drażliwe kwestie kulturowe, o których należy pamiętać?
Po sporządzeniu listy wszystkich zagrożeń należy skorzystać z matrycy oceny ryzyka, aby określić, jak poważne mogą być poszczególne problemy. Zagrożenia takie jak zamach stanu lub wysokie zagrożenie terrorystyczne należałoby umieścić w kategorii poważnych, podczas gdy ryzyko ukąszeń owadów byłoby skategoryzowane dość nisko.
Głównym celem oceny ryzyka związanego z podróżami służbowymi jest zapewnienie bezpieczeństwa osobom podróżującym służbowo. Do każdego ryzyka należy dodać praktyczne, możliwe do zastosowania strategie, aby pracownicy wiedzieli, co robić i z kim się skontaktować. Dane kontaktowe w nagłych wypadkach powinny być również wymienione w zasadach dotyczących podróży Twojej firmy. W razie potrzeby należy również przeprowadzić szkolenie.
Dzięki oprogramowaniu do oceny ryzyka i szablonom nie trzeba mieć do tego specjalnych kwalifikacji. Jednak ciągłe szkolenie z zarządzania ryzykiem jest zawsze przydatne w organizacji.
Chociaż formularze oceny ryzyka mogą mieć dowolną strukturę, warto uwzględnić sekcje wymienione w poniższym przykładzie.
Przykład oceny ryzyka związanego z podróżą służbową:
Miejsce podróży: Denver, Kolorado, Stany Zjednoczone
Zagrożenie: ugryzienia zwierząt lub owadów
Ryzyko: uraz lub reakcja alergiczna
Prawdopodobieństwo: niskie
Działanie:
Miejsce podróży: Medellin, Kolumbia
Zagrożenie: warunki pogodowe
Ryzyko: udar cieplny
Prawdopodobieństwo: średnie
Działanie:
Miejsce podróży: Paryż, Francja
Zagrożenie: wcześniej istniejące choroby osoby podróżującej
Ryzyko: zachorowanie podczas podróży
Prawdopodobieństwo: średnie
Działanie:
Niezależnie od konkretnych zagrożeń Twoja organizacja może poprawić bezpieczeństwo podróżujących pracowników, stosując się do ogólnych wskazówek dotyczących bezpieczeństwa.
Chociaż wyeliminowanie wszystkich zagrożeń związanych z podróżami służbowymi jest niemożliwe, przeprowadzenie szczegółowej oceny ryzyka przed każdą podróżą pozwala utrzymać zagrożenia pod kontrolą.
Dzięki platformie Tripeden.com for Business masz pełen wgląd w rezerwacje pracowników. Dzięki temu nie tylko możesz dokładnie porównać hotele biznesowe, aby wybrać zakwaterowanie w bezpieczniejszych okolicach – ta platforma do zarządzania podróżami jest również wyposażona we wbudowane narzędzie Traxo do lokalizacji w podróży, dzięki czemu możesz przeglądać ruchy pracowników w czasie rzeczywistym, zapewniając im wsparcie na każdym kroku.
Najlepsze wskazówki, jak zapewnić bezpieczeństwo podczas podróży służbowych, jak się do nich przygot...
Zarządzanie ryzykiem w podróży to ważny element, o którym należy pamiętać, i opanować go w fachowy s...
Zrozumienie należytej staranności dla podróży służbowych jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przeczyta...
