Wyjazdowe wydarzenia firmowe to okazja, by połączyć integrację w zespole z kreatywną burzą mózgów, o ile tylko dobrze je zaplanujesz.
Dynamika współczesnego miejsca pracy wciąż się zmienia, a zespoły, harmonogramy i projekty są coraz bardziej rozproszone. Nowe sposoby pracy mogą wywołać w poszczególnych zespołach poczucie odizolowania od pozostałych części firmy. Ponieważ 63% pracowników przynajmniej czasami pracuje z domu, znaczenie integracji w zespole tylko rośnie – a doskonale sprawdzają się przy tym firmowe wydarzenia integracyjne.
W tym przewodniku omówimy korzyści z wydarzeń integracyjnych oraz to, o czym należy pamiętać podczas ich planowania.
Wydarzenie integracyjne to zorganizowane przez firmę wydarzenie odbywające się poza zwykłym miejscem pracy, mające na celu wzmocnienie relacji w zespole. Może przybierać różne formy, od dnia spędzonego poza firmą, gdzieś w okolicy, po kilkudniowe wyjazdy do innego miasta czy kraju – wówczas mówimy o firmowym wyjeździe integracyjnym. Celem wydarzeń integracyjnych jest wyciągnięcie zespołu ze „strefy komfortu” i zmiana otoczenia, z której może wynikać nowe spojrzenie. Zazwyczaj wyjazdowe wydarzenia firmowe dzielą się na dwie części – pierwsza poświęcona jest celom biznesowym, burzom mózgów i planowaniu na przyszłość, a druga to już czysta integracja poprzez atrakcyjne zajęcia grupowe.
Zespoły powinny każdego roku zaplanować wydarzenie integracyjne. Zachęcają one do kreatywnego myślenia i stanowią okazję do wzmocnienia więzi w zespole. Jest to też świetne narzędzie wprowadzania nowych osób do zespołu i okazja do rozmów z przedstawicielami wyższych szczebli kierownictwa, z którymi nie ma się na co dzień kontaktu.
Wydarzenia integracyjne wiążą się z kilkoma istotnymi korzyściami dla firm i zespołów, takimi jak:
Integracja zespołu: firmowe wydarzenia integracyjne promują komunikację i współpracę. Wyjazd integracyjny może być okazją do przełamania barier między zespołami czy osobami, które wcześniej wspólnie nie pracowały. Możliwość współpracy międzyzespołowej bywa źródłem nowych pomysłów czy rozwiązań problemów biznesowych, których wcześniej być może nawet nie rozważano.
Poprawa zaangażowania i morale: firmowe wydarzenia integracyjne powinny być przede wszystkim przyjemnością i cenionym punktem w firmowym kalendarzu. Atmosfera na takim wydarzeniu powinna być zawsze swobodna i otwarta, aby pozwolić pracownikom na kontakt wykraczający poza ich zwykłe relacje w miejscu pracy.
Networking i rozwój: networking to nie tylko kontakty z osobami z innych firm, to też ważna część relacji wewnątrz zespołu. Wydarzenia integracyjne dają pracownikom szansę na spotkanie z osobami, z którymi wcześniej nie pracowali, odkrycie nowych mocnych stron, które predysponują ich do awansu czy przeniesienia do innej roli, a także budowanie relacji, które potencjalnie usprawnią procesy.
Kreatywność: wyjście poza normę pozwala spojrzeć na sprawy z innej perspektywy – zwłaszcza jeśli wydarzenie integracyjne wiąże się z wyjazdem do innego miasta. Oddalenie się od tego, co zwykle nas rozprasza, i przełamanie codziennej rutyny bywa impulsem dla nowych pomysłów i sposobów myślenia.
Lepsze samopoczucie pracowników: wydarzenie integracyjne oznacza dzień (lub kilka dni) z dala od zwykłego miejsca pracy, harmonogramu i biurowej polityki. Te dni powinny być traktowane jako „bezpieczna przestrzeń”, w której można zidentyfikować, omówić, a może nawet rozwiązać wszelkiego rodzaju problemy. Wyznaczenie czasu na otwartą i szczerą rozmowę z przedstawicielami kierownictwa może dać pracownikom poczucie, że są dostrzegani, słuchani i doceniani.
Nagrodzenie pracowników: planowanie firmowego wydarzenia integracyjnego to nie lada przedsięwzięcie, a wysiłek włożony w organizację tych dni poświęconych zespołowi rzadko pozostaje niezauważony. Im więcej zainwestujesz w swój zespół, wypełniając plan dnia ciekawymi warsztatami, rozmowami i zajęciami towarzyskimi, tym bardziej docenieni poczują się pracownicy. Dlatego też popularnym punktem programu wydarzeń integracyjnych jest wręczenie pracownikom nagród, będących okazją do wyrażenia uznania dla ich zasług.
Wydarzenia integracyjne mogą trwać od jednego dnia aż do tygodnia. Ostatecznie wszystko będzie zależeć od Twoich celów i budżetu. Warto pamiętać, że wydarzenia integracyjne, choć stanowią nierzadko dużą atrakcję, nadal są zasadniczo częścią pracy i odbywają się kosztem czasu zwykle spędzanego z bliskimi czy poświęcanego na inne zobowiązania – trzeba więc wziąć to pod uwagę, planując ich przebieg.
Na zakończenie wydarzenia integracyjnego zazwyczaj planuje się nieco zabawy czy relaksu – dając członkom zespołu „dzień wolny” na samodzielne zwiedzanie okolicy, albo organizując wieczorną imprezę. To także trzeba uwzględnić w harmonogramie.
Chociaż wydarzenia integracyjne mogą być świetną zabawą, wiąże się z nimi też wiele obowiązków administracyjnych. Zobacz, jak utrzymać wszystko w ryzach podczas planowania firmowego wydarzenia integracyjnego:
Warto zebrać informacje ze wszystkich części firmy, tak aby wydarzenie było jak najlepiej dopasowane do potrzeb poszczególnych zespołów. To jednak może oznaczać, że wszyscy po chwili zapomną o procesach, regułach, a co najważniejsze – o ograniczeniach budżetowych. Program podróży służbowych to przejrzysty zbiór wytycznych dla zespołu związanych z planowaniem i realizacją podróży firmowych, który ułatwia pogodzenie sugerowanych aktywności z potrzebami biznesowymi. Udostępniany przez Tripeden.com for Business kreator zasad dotyczących podróży to cenne narzędzie, które może pomóc Ci w przygotowaniu tych kluczowych dokumentów w organizacji.
Kwestie budżetowe zawsze powinny być traktowane priorytetowo podczas planowania wydarzeń integracyjnych. Zarządzanie podróżami służbowymi wymaga znalezienia właściwej równowagi między dostępnością budżetu a zapewnieniem atrakcyjnych przeżyć członkom zespołu. Rozważ więc takie rozwiązania jak nietypowe zakwaterowanie, co pozwoli stworzyć wyjątkowe otoczenie bez nadmiernych kosztów. Na platformie Tripeden.com for Business znajdziesz oferty milionów obiektów, wśród których możesz znaleźć idealne zakwaterowanie na wyjazd firmowy, od klasycznych hoteli po wille i domy na wynajem.
Łatwość przemieszczania się jest kluczem do sukcesu całego wydarzenia integracyjnego i zadowolenia zespołu. Tripeden.com for Business umożliwia także łatwe wyszukiwanie i rezerwowanie opcji transportu, w tym lotów i wynajmu samochodów.
Zadbaj o efekty wydarzenia integracyjnego, wyznaczając cele już na początku. Czy jest jakiś konkretny problem albo określony obszar działalności, na którym chcesz się skoncentrować? A jeśli tak, to czy to wydarzenie integracyjne powinno być przeznaczone dla całej firmy, czy tylko dla wybranego zespołu? Cele wyjazdu będą też decydować o tym, jak długi powinien on być i jakie zajęcia należy zaplanować.
Dla powodzenia wyjazdowych wydarzeń firmowych niezbędne jest zaangażowanie wszystkich zespołów. Możesz wykorzystać anonimową ankietę, otwarty kanał na czacie albo skrzynkę na pomysły, aby dowiedzieć się, czego pracownicy oczekują od kolejnego wyjazdu – i zastanów się, jak możesz dostosować swój plan do ich potrzeb i oczekiwań.
Różnorodność i inkluzywność to kluczowe zagadnienie w każdym nowoczesnym miejscu pracy. To samo dotyczy planów wyjazdowych. Szukając miejsca na kolejny wyjazd firmowy, pamiętaj o następujących kwestiach:
Czy miejsce, które rozważasz, jest bezpieczne dla wszystkich osób w zespole, w tym kobiet, osób o innym kolorze skóry czy osób ze społeczności LGBTQ+?
Zadbaj o to, aby miejsce podróży, zakwaterowanie oraz środki transportu były dostępne dla członków zespołu z niepełnosprawnościami, zarówno widocznymi, jak i niewidocznymi.
Postaraj się, aby Twoje plany nie komplikowały codziennego życia Twoich pracowników, którzy mogą potrzebować w tym czasie opieki dla dzieci albo obchodzić swoje święta religijne. Chociaż może się wydawać, że każdy chętnie poleciałby na tydzień za granicę, dla osób mających różne prywatne zobowiązania może się to okazać niewykonalne.
Istnieje też kilka typowych problemów, których warto się wystrzegać, aby zapewnić, że wydarzenie będzie udane:
Brak odpoczynku: podczas wydarzeń firmowych pracownicy mogą mieć poczucie, że muszą być ciągle aktywni, co ostatecznie prowadzi do wypalenia. Pamiętaj o uwzględnieniu w harmonogramie czasu na odpoczynek – może to być czas dla siebie każdego wieczora albo cały wolny dzień rozdzielający kilka dni wypełnionych pracą i atrakcjami grupowymi.
Niewykorzystanie potencjału miejsca podróży: możliwość podróżowania może podnieść morale pracowników, ale ten korzystny wpływ łatwo zmarnować, planując zbyt intensywny harmonogram. Zadbaj o umożliwienie pracownikom zwiedzania miejsca, w którym są, i korzystania z jego walorów – nie planuj całych dni w sali konferencyjnej. Pamiętaj, że wyjazdowe wydarzenie firmowe to też okazja do wyjścia poza normę, a możliwość zmiany otoczenia i spotkania z inną kulturą tylko w tym pomagają.
Nieuwzględnienie indywidualnych różnic: współczesne zespoły tworzą osoby o różnych typach osobowości, w tym introwertycy, ekstrawertycy i ambiwertycy. Z tego względu warto ułożyć program z uwzględnieniem różnych mocnych stron tych osób i ich różnych poziomów energii. Oczywiście w takich wydarzeniach chodzi o współpracę, ale także o wzajemne poznawanie się oraz o poszanowanie różnic występujących w zespole, które także stanowią o jego sile. Dobrym sposobem na to może być wprowadzenie godzin „obowiązkowych” i „nieobowiązkowych” w planie dnia. Dzięki temu, gdy ktoś poczuje, że potrzebuje godziny dla siebie, może zrobić sobie przerwę, nie zakłócając programu.
Planowanie wyjazdowych wydarzeń firmowych może być łatwe, gdy korzystasz z narzędzi do zarządzania podróżami. Tripeden.com for Business ma wszystkie funkcje, których potrzebujesz do planowania podróży swojego zespołu. Zapewnia pełną widoczność rezerwacji zespołowych i związanych z nimi oszczędności, a przy tym umożliwia łatwe monitorowanie i kontrolowanie budżetu. Dzięki temu kolejne firmowe wydarzenie integracyjne zarezerwujesz z łatwością.
Zapoznaj się z przewodnikiem na temat skutecznego wykorzystywania networkingu przez osobę podróżując...
Co cenią sobie podróżujący służbowo uczestniczący w wydarzeniach firmowych w 2025 roku?
