Wyjazdy służbowe często wiążą się ze stresem. Sprawdź, jak radzić sobie z niepokojem i zadbać o samopoczucie psychiczne.
Chociaż podróże niosą ze sobą ekscytację i nowe możliwości, niepokój związany z wyjazdem służbowym może przesłonić te korzyści. Zmiany stref czasowych, zaburzony rytm dnia i ciężar oczekiwań odbijają się na osobach często podróżujących służbowo, co może wywoływać stres, niepokój, a nawet uczucie wypalenia.
Ważne, aby zespoły HR miały tego świadomość i odpowiednio planowały podróże pracowników, stosując strategie wsparcia na każdym etapie. Dzięki odpowiednim strategiom planowania i technikom uważności można zachować spokój i dobre samopoczucie podczas podróży służbowej, a przy tym realizować cele firmy.
W tym przewodniku zaprezentujemy kilka skutecznych sposobów na zmniejszenie obciążenia fizycznego i umysłowego związanego z wyjazdami służbowymi, dzięki czemu korzyści zdrowotne przeważą nad czynnikami stresowymi.
Już samo podróżowanie dla wielu osób jest źródłem stresu. Do obaw należą odwołane loty, zgubione bagaże i krótki czas na przesiadkę. Nawet gdy wszystko idzie zgodnie z planem, podróżującym może doskwierać jet lag oraz poczucie zagubienia w nowym miejscu.
W przypadku wyjazdu służbowego do tych typowych problemów dochodzi dodatkowy stres związany z pracą. Opóźnienie lotu może spowodować, że nie zdążymy na ważne spotkanie. Zmęczenie podróżą może przełożyć się na obniżenie produktywności. Ponadto częste podróże służbowe mogą być wyczerpujące, zaburzać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a w dłuższej perspektywie prowadzić do wypalenia.
Jak wynika z ankiety World Travel Protection, 32% osób podróżujących służbowo czuje się wyczerpanych po takiej podróży, 30% odczuwa stres, a 29% tęskni za domem. Aż 28% ankietowanych zgłaszało uczucie niepokoju, co wyraźnie wskazuje, że wyjazdy służbowe mogą bezpośrednio wpływać na zdrowie psychiczne.
Czasami stres związany z wyjazdami biznesowymi przeradza się w pełnoobjawowy lęk związany z podróżowaniem, co może objawiać się nawet atakami paniki. Jest to jednostka chorobowa nazywana hodofobią. Uważa się, że przyczyną hodofobii są wcześniejsze, negatywne doświadczenia związane z podróżowaniem. Hodofobię mogą też wywoływać niepokojące doniesienia medialne, dotyczące na przykład pandemii czy aktów terroryzmu. Rozpoznanie źródła problemu pozwala na pokonanie tego typu lęku związanego z podróżami dzięki terapii.
Dla wielu pracowników niepokój związany z podróżą służbową wynika z lęku przed nieznanym. Jeśli odczuwasz napięcie przed nadchodzącym wyjazdem służbowym, jedną z najlepszych strategii psychologicznych jest przygotowanie się przed wyruszeniem w drogę.
Firmowe zasady dotyczące podróży to ogólny dokument regulujący wszystkie aspekty wyjazdów służbowych. Wyjaśnia on wszystko, co musi wiedzieć osoba podróżująca na temat rezerwacji podróży i procesu jej zatwierdzenia, środków bezpieczeństwa, wydatków i płatności oraz przydatnych kontaktów.
Tworząc firmowe zasady dotyczące podróży, osoby odpowiedzialne za planowanie powinny wziąć pod uwagę dobre samopoczucie pracowników oraz inkluzywność, starając się odpowiednio wyważyć wpływ podróżowania na zdrowie psychiczne. Na przykład podczas wyboru zatwierdzonych przez firmę marek i obiektów noclegowych warto poszukać takich, które oferują udogodnienia z kategorii wellness, siłownię i zdrowe posiłki. Można też zaoferować elastyczne zasady oddające samym podróżującym część kontroli nad ich rezerwacjami.
Z kolei podróżujący pracownicy mogą odnieść się do tego dokumentu przed wyjazdem i w jego trakcie, aby dowiedzieć się, z kim w organizacji powinni się skontaktować, jeśli będą potrzebować pomocy. Już sama świadomość wsparcia ze strony firmy, mającej obowiązek zachowania należytej staranności, może złagodzić stres związany z podróżą służbową.
Zasady dotyczące podróży w Twojej firmie powinny szczegółowo wyjaśniać proces rezerwacji. Wiele firm woli korzystać z centralnego systemu do zarządzania podróżami służbowymi, aby utrzymać porządek w planach podróży. Na przykład platforma Tripeden.com for Business umożliwia członkom zespołu rezerwowanie podróży, zarządzanie nimi, udostępnianie planów podróży i dokonywanie zmian przy użyciu centralnego panelu.
Koordynatorzy podróży i zespoły HR mogą dać osobom podróżującym możliwość decydowania o własnych planach podróży, aby zmniejszyć ich niepokój przed kolejnym wyjazdem. Jeśli jesteś menedżerem, rozważ zaoferowanie samouczków dotyczących najlepszego sposobu korzystania z firmowych systemów rezerwacyjnych.
Większa decyzyjność co do zbliżającej się podróży służbowej może sprawić, że pracownicy poczują się spokojniejsi i lepiej przygotowani. Będą mogli rezerwować zatwierdzone przez firmę loty i hotele z uwzględnieniem własnych preferencji, co przełoży się na większy komfort podróży.
Oprócz typowych stresów związanych z podróżą w trakcie wyjazdu służbowego mogą pojawić się nieoczekiwane trudności. Konieczność zmiany planów, czy to przez problem z wizą, czy przez odwołany lot, to istotne źródło niepokoju podczas podróży służbowej.
Firmy powinny zapewnić pracownikom możliwość uzyskania wsparcia w sytuacjach awaryjnych przez całą dobę, 7 dni w tygodniu, aby mogli ze spokojem poradzić sobie z wszelkimi problemami. Przed wyjazdem zapisz dane kontaktowe swojego menedżera ds. podróży służbowych.
Kompleksowy plan podróży będzie zawierał między innymi następujące informacje:
Zapoznaj się z planem podróży, gdy tylko go otrzymasz, a następnie wracaj do niego przed wyjazdem i w jego trakcie, aby czuć się pewniej. Znajomość oczekiwań na każdym etapie zminimalizuje stres i pomoże dotrzeć do miejsca docelowego na czas.
Aplikacje dla podróżujących oferują mnóstwo przydatnych funkcji: od znalezienia najbliższego saloniku lotniskowego, przez tłumaczenie obcojęzycznego menu podczas posiłku z klientami, po przeliczanie walut po kursach aktualizowanych w czasie rzeczywistym na podstawie danych rynkowych. Przed wyjazdem zainstaluj podstawowe aplikacje dla osób podróżujących służbowo, takie jak:
Kontrola paszportowa i odprawa celna to kolejne typowe źródła napięcia związanego z podróżowaniem. W przypadku podróży służbowych tymi kwestiami powinien zajmować się w Twoim imieniu koordynator podróży w Twojej firmie. Mimo to warto trzymać wszystkie najważniejsze dokumenty w jednym miejscu, aby można było łatwo je znaleźć.
Koordynatorzy podróży powinni mieć też kopię zapasową zapisaną w chmurze, co dodatkowo zabezpiecza pracowników.
Wśród podstawowych dokumentów związanych z podróżą służbową mogą znajdować się na przykład:
Przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu pozwala uniknąć niepewności i stresu na lotnisku przed odlotem.
Przygotowując się do wyjazdu, warto spakować bagaż podręczny już poprzedniego wieczora. Włóż do niego zmianę ubrania, podstawowe przybory toaletowe, urządzenia do pracy i potrzebne w danym kraju adaptery do gniazdka elektrycznego. Dzięki temu poradzisz sobie po przybyciu na miejsce nawet w przypadku zagubienia Twojego bagażu.
Według osób podróżujących jednym z najlepszych sposobów radzenia sobie ze stresem podczas wyjazdów służbowych jest wcześniejsze przygotowanie. Wiesz wtedy, co spakować, kogo poprosić o pomoc i czego się spodziewać w czasie podróży. Mimo tego wiele osób i tak odczuwa niepokój, przebywając z dala od domu i zwyczajowego miejsca pracy.
Oto jak poradzić sobie z niepokojem podczas podróży.
U niektórych osób jest to strach przed lataniem. W innych przypadkach chodzi o nieznajomość języka. Czasami niepokój podczas podróży wywołują czynniki fizyczne, takie jak odwodnienie, długotrwałe przebywanie w pozycji siedzącej czy brak dostępu do zdrowych posiłków. Rozpoznanie czynników wyzwalających niepokój na podstawie wcześniejszych doświadczeń pozwoli lepiej sobie z nimi poradzić w kolejnej podróży służbowej.
Podróż służbowa wiąże się z wieloma kwestiami, na które nie masz wpływu. Tym, na co masz wpływ, są Twoje własne oczekiwania i reakcje. Czy Twój plan podróży zostawia wystarczająco dużo swobody, by poradzić sobie w razie problemów? Jeśli na przykład celem wyjazdu jest ważna prezentacja sprzedażowa, upewnij się, że dotrzesz na czas nawet wtedy, gdy nie wsiądziesz do pierwszego samolotu czy pociągu.
Podróż do nowego miejsca pracy to ekscytujące przeżycie, a po całym dniu spotkań możesz mieć ochotę na poznawanie okolicy ze współpracownikami. Jednak nadmiernie wypełniony plan może prowadzić do stresu i wypalenia. Uwzględnij w planie podróży czas na relaks i zadbaj o równowagę, tworząc harmonogram.
Jeśli zaczniesz odczuwać objawy stresu lub lęku, takie jak przyspieszone bicie serca, drażliwość, czy nadchodzący atak paniki, zatrzymaj się na chwilę i weź głęboki oddech. Ćwiczenia oddechowe są powszechnie zalecane w przypadku lęku dowolnego rodzaju i równie dobrze sprawdzają się wtedy, gdy wiąże się on z podróżą służbową.
Według amerykańskiej Krajowej Rady Zdrowia Psychicznego (National Council for Mental Wellbeing) ćwiczenia oddechowe i techniki uważności redukują stres i niepokój oraz sprzyjają jasności umysłu. Dzieje się tak, ponieważ mózg kojarzy sposób oddychania z konkretnymi emocjami. Gdy odczuwasz strach lub stres, oddech staje się płytki i nieregularny. Spokojnemu i pozytywnemu nastawieniu towarzyszy regularny, miarowy oddech.
Techniki głębokiego oddychania pomagają „oszukać” mózg, przywracając poczucie spokoju i obniżając stężenie kortyzolu, a co za tym idzie, nasilenie stresu. Warto wypróbować prostą technikę: wdech z liczeniem do czterech, następnie wydech z liczeniem do ośmiu. Dla jeszcze lepszych efektów połącz ją z technikami uważności. Spróbuj na przykład oczyścić umysł i skoncentrować się wyłącznie na odczuwaniu powietrza napływającego do nosa i wydostającego się z niego, zwracając uwagę na to, co wtedy czujesz. To szybko i skutecznie działająca technika, która może Cię uspokoić nawet w lotniskowym chaosie.
Zabierz ze sobą uspokajający spray do poduszki, ulubione playlisty i słuchawki z funkcją redukcji hałasu, aby zrelaksować się w podróży. Jeżeli plan podróży obejmuje przesiadkę, wykorzystaj ją na relaks w jednym z saloników lotniskowych lub klubów dla pasażerów klasy biznesowej. Znajdziesz w nich wygodne, miękkie fotele, bezpłatne posiłki i napoje, a nawet usługi wellness, które pomogą Ci się odprężyć w czasie podróży.
Jeśli często zdarza Ci się odczuwać niepokój w związku z wyjazdem, prawdopodobnie będziesz czuć się lepiej, podróżując w gronie współpracowników, a nie samemu. Rozmowa z towarzyszami podróży odwraca uwagę od lotniskowego stresu, a sama ich obecność zwiększa poczucie bezpieczeństwa – w grupie siła. Ponadto te osoby mogą Ci od razu pomóc w razie jakichkolwiek kłopotów. W przypadku krótszych podróży można wykorzystać czas w drodze na pracę lub burzę mózgów.
Chociaż istnieje związek między podróżami służbowymi a zdrowiem psychicznym, mają one także wpływ na fizyczne samopoczucie. Jeśli masz trochę dodatkowego czasu wolnego, postaraj się realizować swój zwykły plan ćwiczeń fizycznych. Wybierz się na spacer lub przebieżkę przed rozpoczęciem dnia pracy i korzystaj z siłowni w hotelu. Regularna aktywność nie tylko pomaga w walce z jet lagiem i korzystnie wpływa na sen, ale też uwalnia endorfiny i obniża stężenie kortyzolu. To wszystko sprawia, że lepiej radzisz sobie w miejscu pracy.
Wyjazdy służbowe są też często okazją do spotkań z klientami i wspólnego próbowania lokalnych przysmaków, a wszystko to może wpłynąć na Twój nastrój i poziom energii. Poza reprezentacyjnymi posiłkami wybieraj świeże, zdrowe opcje i zadbaj o nawodnienie organizmu, pijąc dużo wody.
Aktywnie zadbaj o samopoczucie psychiczne w podróży, korzystając z nowoczesnych narzędzi cyfrowych, których możesz używać w dowolnym miejscu świata.
Podróżujący służbowo mogą skorzystać między innymi z następujących aplikacji:
Pobierz je przed wyjazdem, aby zawsze mieć przy sobie zestaw narzędzi do dbania o siebie.
Częstą przyczyną niepokoju związanego z podróżą służbową jest obawa o zaległości w pracy, z którymi trzeba będzie uporać się po powrocie. Możesz złagodzić wynikający z tego stres, pozostając w kontakcie z zespołem, który został w biurze, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami. Wygospodaruj w planie dnia trochę czasu, aby odpowiedzieć na e-maile, i rób na bieżąco notatki, przygotowując się do zaprezentowania wyników i osiągnięć z wyjazdu.
Nawet jeśli podróżujesz ze współpracownikami, tęsknota za rodziną i znajomymi może wywołać poczucie osamotnienia w czasie wyjazdu służbowego. Zabierz ze sobą kilka pamiątek z domu, takich jak zdjęcia czy przedmioty, które trzymasz na biurku, aby stworzyć bardziej znajome otoczenie. Zadbaj o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym w drodze, kontaktując się z bliskimi zawsze, gdy masz na to czas – dzwoniąc do nich na Facetime albo chociaż pisząc na WhatsAppie. Wsparcie otrzymywane od domowników pozytywnie wpływa na samopoczucie psychiczne.
Około jednej trzeciej dorosłych doświadcza jakiegoś rodzaju lęku podczas lotów. Jeśli stresuje Cię latanie, a musisz wyjeżdżać służbowo, firma może opłacić Ci kurs dla osób bojących się latać. Są to profesjonalne szkolenia, odbywające się na żywo lub online, w czasie których zapoznasz się z naukową wiedzą o lataniu i otrzymasz wskazówki pomocne w radzeniu sobie z lękiem przed lataniem.
Na przykład na stronie Flying with Confidence (Latanie bez obaw) linii British Airways opisano proces selekcji i szkolenia pilotów, wyjaśniono, na czym polegają turbulencje, i przedstawiono techniki kontrolowanego oddychania, łagodzące stres podczas podróży.
Jeśli z kolei masz prawdziwą fobię latania, możesz wypróbować terapię poznawczo-behawioralną, która skutecznie pomaga wielu osobom podróżującym służbowo. Po wejściu na pokład samolotu możesz skorzystać z technik głębokiego oddychania, aby wyciszyć układ nerwowy, i zająć myśli ofertą rozrywkową dostępną w czasie lotu.
Osoby podróżujące służbowo czasami stosują leki o działaniu uspokajającym, aby złagodzić lęk i zachować spokój podczas podróży. Przed zastosowaniem leków łagodzących objawy lęku skonsultuj się z lekarzem.
Choć dostępnych jest wiele porad dotyczących samodzielnego radzenia sobie z napięciem podczas podróży służbowej, podstawą w łagodzeniu stresu jest strategicznie opracowana „siatka bezpieczeństwa” w organizacji.
Uwzględnienie aspektów związanych ze zdrowiem i samopoczuciem pracowników w firmowych zasadach dotyczących podróży, na przykład przez jasne określenie oczekiwań i oddanie pracownikom decyzji o pewnych elementach planu podróży, może wyeliminować wiele ze źródeł niepokoju podczas wyjazdów biznesowych.
Dobra wiadomość jest taka, że w przypadku większości osób podróżujących służbowo lęk słabnie w miarę nabierania doświadczeń. Innymi słowy, im więcej wyjazdów służbowych masz na koncie, tym mniej będziesz się ich obawiać. Jednocześnie możesz korzystać z licznych dostępnych zasobów dla osób podróżujących służbowo, od aplikacji łagodzących stres odczuwany na lotnisku po techniki głębokiego oddychania.
Od strony administracyjnej dobrze napisane zasady dotyczące podróży oraz wygodna platforma do zarządzania podróżami dla MŚP mogą pomóc zapobiec lękom u osób podróżujących, eliminując niepewność będącą ich źródłem. Tripeden.com for Business umożliwia pracownikom samodzielne rezerwowanie lotów, zakwaterowania i samochodów na wynajem oraz zarządzanie tymi elementami za pomocą centralnego systemu. Bezpłatna całodobowa pomoc w podróży i zintegrowana mapa dla podróżujących dadzą im poczucie wsparcia i bezpieczeństwa podczas wyjazdu.
Poznaj nasz przewodnik dotyczący poprawy samopoczucia podczas podróży służbowych zawierający wskazów...
Dowiedz się, czym jest podróż bleisure, jakie korzyści może przynieść pracownikom i co należy wziąć...
