Explore as vantagens e desvantagens dos cartões pré-pagos
Os cartões de viagem pré-pagos não são apenas convenientes para os viajantes de negócios, são também uma mudança radical para a empresa. A utilização de cartões de viagem pré-carregados traz uma série de benefícios, um dos quais é a capacidade de manter o controlo sobre os orçamentos. Continue a ler para saber mais sobre as vantagens e desvantagens dos cartões pré-pagos, bem como os fatores a considerar na seleção da melhor opção para o seu negócio.
Um cartão pré-pago para empresas é um tipo de cartão de viagem que uma empresa pré-carrega com dinheiro antes de os colaboradores o utilizarem. Oferece uma forma económica e conveniente de gerir despesas de viagens de negócios. Os cartões de pagamento pré-pagos vêm em formatos virtuais e físicos. Após carregados com fundos aprovados, os viajantes de negócios podem utilizar estes cartões até ao limite definido. Quando os fundos se esgotam, a empresa pode aumentar o saldo conforme necessário, dando controlo total sobre o orçamento.
Qual é a diferença entre um cartão pré-pago para empresas e um cartão de crédito ou débito para empresas? Enquanto os cartões de débito estão ligados a contas bancárias e os cartões de crédito estão ligados a linhas de crédito, os cartões de viagem pré-pagos são independentes. Isto torna-os úteis para pequenas empresas e startups que ainda não se qualificam para cartões de crédito corporativos.
Um dos principais benefícios dos cartões pré-pagos é a sua simplicidade. A empresa carrega fundos no cartão até um limite definido. Estes fundos podem ser adicionados com o método de pagamento da sua preferência, geralmente diretamente através do website ou da aplicação da operadora do cartão.
Assim que o cartão for pré-carregado com fundos, um funcionário poderá utilizá-lo para despesas aprovadas. Receberá uma notificação quando o saldo estiver baixo.
Embora a maioria dos cartões de viagem pré-pagos possam ser utilizados para viagens nacionais e internacionais, as opções multimoeda oferecem o benefício adicional de transportar várias moedas num único cartão. Isto oferece a vantagem de taxas de câmbio acordadas, úteis quando os colaboradores viajam para vários países.
Também encontrará cartões pré-pagos na sua moeda local, seja em libras, dólares ou euros. Embora possam ser utilizados no estrangeiro, estarão sujeitos a flutuações cambiais.
Existem diferentes tipos de cartões pré-pagos para empresas, mas, em geral, poderá fazer tudo com um cartão pré-pago que faria com um cartão de crédito empresarial comum. Podem ser utilizados para levantamentos de dinheiro, compras online e para pagar despesas de viagem, incluindo voos de negócios, hotéis e refeições. A principal diferença é que a sua empresa não irá utilizar ou criar crédito.
Sim, os cartões de viagem pré-pagos vêm normalmente com taxas de transação. É importante comparar as taxas cuidadosamente ao selecionar um fornecedor para o seu negócio, para evitar pagar taxas exorbitantes que podem prejudicar um orçamento de viagem cuidadosamente planeado.
As vantagens dos cartões pré-pagos vão para além da comodidade para os colaboradores que viajam. Também proporcionam às empresas uma forma de gerir os gastos da empresa com despesas de viagem. Aqui está um resumo dos principais benefícios dos cartões pré-pagos.
Os sistemas pré-pagos podem tornar o controlo das despesas mais eficiente. Ao fornecer aos colaboradores um cartão de crédito pré-pago para viagens, poderá definir limites de acordo com as suas tarifas diárias e orçamento. Incentive o cumprimento das políticas de viagens da empresa, decidindo quem pode gastar o quê e onde, com limites pré-aprovados para diferentes categorias de despesas, como alimentação e alojamento.
Outro benefício importante dos cartões pré-pagos é a integração perfeita com o software de contabilidade da sua empresa. Fornecedores como o Soldo e o Wise integram-se diretamente com o Xero, por exemplo. Isto facilita um rastreio de despesas mais preciso, uma vez que as transações são atualizadas em tempo real, sem erros manuais dispendiosos.
Receba alertas em tempo real quando os viajantes de negócios se aproximam dos seus limites de gastos. Poderá agendar carregamentos regulares com base na política da empresa e nas regras de gastos associadas.
Os cartões pré-pagos simplificam os relatórios de despesas de viagem e o reembolso com registos digitais de despesas. Alguns cartões pré-pagos, como o Wise e o Equals Money, vêm com aplicações móveis que permitem aos utilizadores enviar fotografias de recibos em qualquer lugar, com anotações, e enviá-las diretamente para a contabilidade.
Ao escolher contas multimoedas de fornecedores como a Revolut e a Wise, pode poupar dinheiro no custo de câmbio e nas transações em moeda estrangeira. Com os cartões de crédito comuns, estes valores podem geralmente acrescentar 2% a 3% do total das compras. No entanto, é sempre importante comparar as taxas com cuidado, uma vez que alguns cartões pré-pagos têm custos adicionais.
Os cartões de crédito internacionais pré-pagos reduzem a necessidade de transportar dinheiro em muitos países, mantendo os seus colaboradores em segurança. Os cartões vêm com características de segurança integradas para reduzir as hipóteses de transações fraudulentas. Os administradores de viagens podem subscrever alertas automatizados sobre transações suspeitas. Congele os cartões com um clique, caso sejam perdidos ou roubados. Também pode optar por opções protegidas por PIN para uma maior camada de segurança.
Embora existam inúmeros benefícios, também é importante estar ciente das desvantagens dos cartões pré-pagos.
Para as empresas, a principal desvantagem dos cartões de viagem pré-pagos são as taxas, que em alguns casos são mais elevadas do que as de um cartão de débito ou de crédito de viagem comparável. É essencial ler as letras miudinhas, pois poderá ser cobrada uma taxa de transação cada vez que um colaborador fizer uma compra. As desvantagens do cartão pré-pago incluem custos como:
Embora os cartões de crédito corporativos sejam amplamente aceites internacionalmente, os cartões de viagem pré-pagos não são aceites por todos os comerciantes, especialmente se o emissor do cartão não for muito conhecido.
Fornecer um cartão de viagem pré-carregado para despesas comerciais funciona melhor quando essas despesas são previsíveis. Se o orçamento para uma viagem futura depender de alguma suposição, os colaboradores que viajam podem ser apanhados de surpresa por custos ocultos. É melhor inscrever-se para receber alertas automatizados para uma monitorização cuidadosa do saldo e evitar estas desvantagens do cartão pré-pago.
Como acontece com qualquer tipo de pagamento, existe um pequeno risco de fraude com o cartão pré-pago. Uma vez que os cartões pré-pagos não estão diretamente ligados a contas bancárias corporativas ou linhas de crédito, é possível que os burlões utilizem números de cartões roubados para fazer compras.
Ao comparar cartões de crédito internacionais pré-pagos, tenha em mente as taxas de transação estrangeira. Alguns cobrarão taxas adicionais para uso internacional, incluindo taxas de levantamento em ATM estrangeiros.
Mas em muitos casos oferecem poupanças. Isto porque os cartões pré-pagos multimoeda oferecem uma forma segura e conveniente de navegar pelas flutuações das taxas de câmbio estrangeiras. Com este tipo de cartão de crédito internacional pré-pago, as empresas podem carregá-lo com os fundos necessários, na moeda de destino, antes da chegada dos seus colaboradores. Isto elimina a necessidade de lidar com casas de câmbio ou bancos durante a viagem, para além das taxas de processamento associadas.
Existe uma grande variedade de opções no mercado quando se trata de cartões pré-pagos para viagens corporativas. É importante comparar as suas opções cuidadosamente para maximizar as suas vantagens. Eis alguns fatores importantes a considerar na sua comparação:
Embora a melhor opção dependa do tamanho da sua empresa e das necessidades de viagem, aqui estão alguns cartões de viagem populares a considerar.
Com os gastos globais em viagens de negócios a atingirem quase 1,5 triliões de dólares em 2024, as organizações de todas as dimensões procuram formas de otimizar os gastos. Aproveite ao máximo as suas despesas de viagens corporativas com estas dicas sobre cartões pré-pagos:
A previsão financeira anda de mãos dadas com as dicas sobre cartões pré-pagos. Quando se trata de elaborar um orçamento de viagem realista e compatível, recorra a ferramentas de gestão de viagens, como o Tripeden.com for Business. Poderá comparar voos, alojamento e custos de aluguer de carros com antecedência com descontos de fidelização aplicados. Faça os pagamentos de viagem para alojamento com antecedência e pré-carregue os cartões de viagem de acordo com as tarifas diárias. Seguindo estes passos, poderá poupar dinheiro e ter um maior controlo sobre as despesas de viagem.
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